会议安排事项及议程

总体上认识和了解会前准备工作的全部内容及工作流程，深入了解会议议程、日程的不同作用，重点掌握会议议程、日程的规范格式及写法。

李丹所作的2010年度工作总结暨表彰大会的会议方案经讨论修改后，基本获得通过，为此，有关部门和人员开始着手进行会前准备了。会议的议程和会议的日程是会议要发放的主要书面文件材料。秘书李丹又忙开了。……

（1）了解会议议程该写什么，怎么写。

（2）清楚会议日程与会议议程的不同，以及会议日程该写什么，怎么写。

（3）根据会议策划的内容，把会议的议程拟写出来。

（4）根据具体的会议安排，拟写会议日程。

由于有了前面会议策划方案的写作经验，这一次李丹写这两个文件很快就上手了。她用了30分钟写完会议议程，又用了不到40分钟写好了会议日程。当她把这两份文件上传给领导审核时，她轻轻地舒了一口气。

一、议定评先的标准（细则）、评先的办法、奖励的措施

二、议定公司2010年度工作总结报告，商定新年工作目标及计划

三、公司总经理作总结报告

四、主持人公布评先标准

五、评定公司2010年度先进集体和先进个人

六、总经理宣布评选结果，嘉宾颁奖

七、先进集体和先进员工代表发言，介绍先进经验

八、全体员工宴会聚餐

九、休闲娱乐竞赛活动

2010年度工作总结暨表彰大会日程安排表（2011年1月5—7日）

（一）会前准备工作的内容

会议前准备工作的内容如下：

（1）拟订会议议程和日程等会议文件；

（2）选择、布置会议场所；

（3）拟写、发送会议信息；

（4）准备会议资料和会议用品；

（5）预算和申请会议经费。

（二）会前准备工作的重要性

会议的召开需要做好充分的准备，这关系到会议是否能顺利举行、是否能达到预期目的、是否能取得满意的效果。为此，我们在会前应该细致地做好各项准备工作。

（一）会议议程的概念

如前所述，会议议程是指根据会议议题对会议内容所作出的具体安排。会议议程一般由主办单位的领导来确定。

（二）会议议程的拟写方法及格式

1．标题的拟写

通常，“拟召开的会议名称＋议程”即成为此次会议议程的标题。如，“××院校2011年度学术专题研讨会议程”。

2．题注的拟写

（1）议程如未经大会审议，应在标题后面或者下方居中处，用圆括号注明“草案”二字。

（2）议程如已获大会审议通过，则去掉“草案”二字，在标题下方注明该议程通过的日期、会议名称，并用圆括号括入。

（3）无须大会通过的议程，可注明会议的起讫日期。如：（2011年3月5日—3月8日）。

3．正文的拟写

应用序号简明扼要地分行列出每项议题（或活动）的先后顺序，每句句末一般不用标点。

4．落款

（1）会议组织机构确定的议程，应当标明制订机构的名称，如“秘书处”。

（2）由会议通过的议程不用标写落款。

5．制订日期

无须大会审议通过的议程，要标明制订的具体日期。

（一）会议日程的概念

会议日程是以“天”为单位，对会议议程的各项内容作出具体的时间安排。会议日程一般采用表格形式，所以我们常称之为“会议日程表”。

（二）会议日程表的作用

会议日程表是会议全程各项活动及与会者安排个人时间的依据。

（三）会议日程表的基本内容

会议日程表必须包括具体明确的会议时间、会议的内容（包括报到、招待会、参观、考察、娱乐等辅助活动和工作环节）、会议地点、当次会议（或活动）的主持人（或负责人）。

（四）会议日程的结构和写法

1．标题

由会议（或活动）的名称＋“日程”或“日程安排”、“日程表”，组成其标题。如：“政协第十届广州市委员会第二次会议日程安排”。

2．正文

会议日程的正文通常有表格式和日期式两种。

（1）表格式日程安排：一般以上午、下午、晚上为单元，也可标明中午和傍晚的时间安排。每个单位时间内可再分段，以适应不同议题或活动的需要。

内容上一般要写清楚会议活动的起止时间、名称、主要内容、主持人（或召集人）、参加对象、活动地点、活动要求（备注）等项目。

（2）日期式日程安排，即按会议（或活动）日期的先后具体排列会议（或活动）的各项内容，每项议程（或活动）名称前标明序号或起止时间。

3．落款

一般由会议组织机构的秘书处署名，在大会上或主席团会议上通过的会议日程无需落款。

（一）会议程序表的概念

会议程序表是指一次会议（或活动）的内容按照先后顺序依次安排下来的操作流程。通常，会议的主持人员应持有一份会议程序表，以便据此来主持操作整个会议（或活动）的进程。

（二）会议程序表的拟写

会议程序表的拟写方法比较简单，例文如下。

会议程序：

1．主持人宣布正大公司年度总结大会正式开始

2．公司总经理彭程先生作2010年度公司工作总结报告

3．会议分组讨论总结报告

4．各小组代表作大会发言

5．公司副总经理刘青小姐作大会总结发言

6．宣布散会，会议结束

·训练目标

（1）能够进行会议议题的编写。

（2）能够根据实际情况编写会议议程。

·知识要求

（1）熟练掌握议题收集的方法和程序。

（2）熟练掌握议题编制的注意事项。

（3）熟练掌握议程编制的技巧。

（4）熟练掌握议程编制的流程。

·训练要求

（1）概括叙述秘书小燕完成这项任务的步骤。

（2）能够编制会议议题。

·任务描述

远扬公司将于年底召开年终总结大会，公司办公室负责会议的筹备与组织工作。办公室负责人对总结大会进行了分工，其中，秘书小燕负责编写会议议题和议程。请协助小燕完成此项工作。

·操作提示

（1）要求学生在3个课时内在实训室机房里独立完成。

（2）在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集一个该单位编写会议议题、议程的实例，以及该单位的组织结构。假设你是该单位某部门的秘书，按照上述工作情境及工作要求进行会议议题的收集及议程的编写工作。