会议日程与议程的区别

（一）制定完善的议事日程

期望会议高效，一个完善的议事日程便是你的会议蓝图。没有它，会议会十分混乱（没有秩序），也不可能达到预期目的。议事日程的价值是：当你把议程落实到纸上时，可以抽时间考虑此会议的目的和应优先考虑的事。它是个有效的领导工具，使会议按计划进行。它有益于参加者，他们因此能逐渐获得成熟的想法，愿意而且能够对会议作出贡献。当你准备议程时，明确时机、抓住机会，而不是问题。制定详细完整的议程，下面是一个议程应包括的事项。

1．把握会议时间

会议的开始、结束、会间休息时间和报告的长度要明确。会议持续的时间应以足以解决手边的事务为限——刻不拖延。记住：一个半小时之后效率逐渐降低，两个小时后则急剧下降。

①时间很长的会议，每隔一个半小时就休息几分钟，让参加人员可以伸展筋骨，跟同事聊聊天，打打电话等。

②自行设置时限。例如，您可能需要立刻作出决定并即刻召集人员。

③早晨，人们最为清醒。

④尽量避免星期一早晨之前或星期五下午之后开会。

⑤除非不可避免，不要召开近似于消磨时间的会议。

⑥开会避开宗教节目。

2．地点

办公室和会议室是能为会议的召开提供便利且不必支付费用的场地，但有时你没有选择权。假使你有选择权的话，这些事情应予以考虑：

①交通便利。确保会议地点容易到达。

②地点中性。如果开会的目的是解决一场冲突，选择一个中立的地点——不是冲突双方任何一方的办公室。

③审慎选择。明确会议内容，谁必须到会。例如，你想与客户会谈，去客户那里拜访是一个明智的选择。

3．其它

①预算。明白你所承受的费用。

②需求。认真估计你的需要和参与会议者的需要。

③目的。如果有必要，列出目标和预期结果。

④出席者。要求参加会议者的名单。

⑤谨慎地选择和思考后，再邀人与会。只有必须参加的人才邀请，很多会议其实不一定必须召开。与会者应包括对会议要讨论议程的生意有直接责任的人，以及那些必须在会议中学得经验的人。另外，邀请公司其他部门的人参加，因为他们的专业知识对会议有帮助。

（二）组织高效会议

如何花较少的时间，又能使会议富有成效呢？一般应遵循如下原则（尤其当你主持一个会议时）：

1．会议开始前

（1）分发会议日程表

即使已经给每一个参加者分发了一份议程，但某些人可能没有带来。如若每人桌上都有一份议程，有益于会议按照计划进行。

（2）使所有的与会者相互了解

如果此次会议只涉及几个人，可适当地作一下介绍。如果是大型会议（12个人或更多），并且绝大多数与会人员彼此间并不了解，可以主持一个结识会议，你可以赞美的态度将所有新人介绍给大家，而且将其他人的姓名、头衔和职责介绍给新人。

（3）会议要有开始和结束时间

会议记录上要提及会议开始和结束的时间。会议期间，要参照结束时间进行议程，到时要尽快结束会议。如果需要一个或三个小时，要把时间分配好、计划好。要知道，人们无论是否需要都愿在规定时间内完成，因此，会议越短越好。

2．会议正式开始

①主持会议（或请他人主持）。主持会议的人要有权威，有官职或有知识都可以，他要能维护会议秩序，保证会议开得有效率。

②要有书面的议程。会前不一定把议程分发下去，尽管这样有利于与会者先做准备。重要的是要有一个议程，会上可以分发，它不仅可以提高与会者的兴趣和信心，也可以帮助会议正常进展。

③创造一个有成效的环境。通过引导争论来调节气氛、管理会议的进程。为新观点的发表和共同分享提供良好的环境，做会议推动者而不仅仅是上司。通过提问和回答问题、询问意见、选择有价值建议的评判标准、提出解决办法，并激励与会者等等。使会议成员觉得易于交流、合作，提出或接纳有建设性的批评。

④决不要指责他人不成熟、不专业、笨拙或没有责任感。

⑤不要轻易下结论。

⑥避免坏的、糟糕、万一、总是、可能等不确定性词语。

⑦主持会议时，有帮助的语言包括：“你能跟上吗？”“我们不全体讨论”（对那些底下讲话的人说），或者“今天我们不打算解决这个问题”（对那些离题的人说），以及“对不起，玛丽有话要说完”（对那些企图打断别人讲话的人说）。不要怕行使自己的权利，与会人员会喜欢会议有序地进展的。

⑧在会场内洋溢紧张和非言语能沟通的气氛时，知道以严正的态度来掌握现场，事后和每一位相关的人详谈。当然，与会者有时候会有公开的敌意，记住，必须立即处理。

⑨确保会议顺利进行：当激烈争论时，可以指定几个发言人。如：你可以第一个发言，然后……；当长时间的沉默时，可以开玩笑地说：你们是睡着了还是正在思考；当情绪开始衰落时：我们还有一会儿就要结束，完成之后继续上午的工作，要不我们先休息一会儿喝杯咖啡；当陷入困境时，可以说：好，就到这儿。我们马上就结束……或看起来我们的讨论陷入了僵局、让我们悄悄地回到正题；当一言堂时，可以说：为什么我们不听听其他人怎么说？我们该继续进行了，如果我们有时间还可以多讨论一会儿，或者我们会后讨论它，您能讲得更简明一些吗？

⑩请某人做记录并编写会议纪要。尽管没人喜欢做记录和写纪要，但是，它可以记录会议内容，给没有参加会议的人提供帮助。做记录是秘书和行政人员的工作。如果有秘书，很好。如果没有，低级职员可以轮流做。

做会议记录时，应注意：

第一，记录会议日期、时间、场所、出席会议的人员等。如果你对与会人员不熟悉，问清他们的姓名或索要名片。

第二，坐在会议主席附近，以便听得准确清晰，不要羞于请求重复有关的信息。

第三，自始至终保持清醒、机敏。每有一个新观点提出，你必须记录提出者和赞同者的姓名。

第四，自行判断应记录的会议内容。当你不能确定时，不要把这个信息漏记。

3．会议结束时

在会议结束前，要形成清楚的结果，即：决策或下一步行动。许多会议共同的问题是没有一个清楚的结局，只简单地说一句“今天会议到此为止”就草草地结束了，或者无目的说一句“我只想重申早上我们所取得的成果”，就结束了。其实，没有人知道今天早上取得了什么成果。如果你不清楚，可以问一下，“今天早上取得了什么成果？”“我们下一步到底该做什么才对？”等等。