确定会议的议程

五、确定会议的议程

议程，是会议所要通过文件解决问题的概略安排，用简练文字逐项写出即可。顾名思义，议程即是会议的程序表，它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。无论何时，只要可能，一份议程应该在会议召开之前准备好，如果来不及准备，一定要在会议开始之前花几分钟来建立议程。议程可以帮助主持者避免会议中的一些漫谈，能够从容地把大家带回到议程所列的诸项目中。

会议的议程是会议最为重要的文件之一，议程本身就会使与会者很好地理解会议的目的。他们也可以提前查询相关的事实和资料。在议程中各项议题上可以加注“信息”、“讨论”、“决策”等小标题，以便使与会人员知道他们努力要实现的每个议题的目的是什么。

议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议是注定不具实效的。因此，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。

1.会议议程确定原则

会议的议程应当表明需要讨论的事项顺序。一般情况，可以从发言人那里得到这些议题。对议题的安排应认真考虑，以保证最好的逻辑顺序。议程的另一个优点是可以正确评价在有限的时间内可达到目标的能力。议程的安排，作为一般原则可做以下考虑：

（1）一定要按照议题的轻重缓急编排处理会议的议程

这就是说越紧要的事项越应排在议程的前端，不紧要的事项则应排在议程的后端。这样做的好处是：如果在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议题已被处理过。那些较不紧要的议题，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予以处理。

（2）每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来

假如能这样做，则主持人可让某些人只参与与他们有关的某些特定议题的讨论。这即是说，假如议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议题，则会议组织者可以让某些人在涉及他们的议案被讨论前几分钟进入会场，也可让某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，组织者只能有限度地容许迟到或早退，从而将会场秩序受干扰的程度控制在最小化。

（3）事先通知与会者，以使其做好准备

为让与会者对会议及早做准备——包括心理准备及物质准备，议程一定要随会议通知事先发给与会者。虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议程是受到尊重还是被忽视，这与会议组织者对它的利用程度是成正比的。

2.安排议程的顺序

根据会议的性质和议题的具体情况，议程顺序的安排可以分别采取下列方法：

（1）先主后次

如果次要的议题数量较多且需要花较多的时间讨论研究，或会议时间有限，可采取先主后次的方法，即会议一开始先讨论研究主要议题，以保证开会时与会者头脑清醒，精力充沛，同时也确保有足够的时间研究主要议题。

（2）先次后主

与先主后次的方法相反，如果次要的议题数量较少，而研究主要议题可能要花较多的时间，可采取先次后主的方法，即会议开始后先将一些次要的议题解决掉，然后集中精力讨论研究主要议题。

（3）由报告，到审议，再到表决

需要对提交的文件进行表决的会议，一般都采取先报告，再审议辩论，最后付诸表决。

（4）由总结，到表彰，再到交流

总结表彰交流会，一般采取先对某项工作或某项活动作总结性报告，然后宣布表彰决定和表彰名单并颁奖，最后进行交流发言并安排领导讲话。

3.会议议程的书面格式

①标题。由会议全称加上“议程”二字组成，如“第十六届全国人民代表大会第一次会议议程”。

②题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，并用圆括号括入，如：（2000年3月4日第九届全国人民代表大会第三次会议预备会议通过）。一般性会议议程注明会议的起讫日期，如：（2004年3月17日—3月21日）。

③正文。简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。

书面议程有一个重要的好处就是，会议组织者将其写成书面议程有助于会议目的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的关系。

4.会议议程的内容

会议的议程如同有序排列的轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划地进行，所以会议的议程内容十分重要。一般来说，大多数的会议议程内容都需要包括以下几个方面：

（1）开场

主持人的开场白是会议开始后首先需要进行的部分。开场白的内容包括：必要的与会者介绍，此次会议所要解决的问题，问题的有关背景，此次会议的目标等各方面的内容，甚至有时还要透露出主持人或召集者的态度。开场白的内容范围由会议召集者来恰当把握，但具体内容应由主持人本人来控制（针对主持人的开场白，我们会在本书第四章中详细分析）。

（2）基本情况介绍

在主持人的开场白中提出问题后，应设计由几位与会者介绍他们对这个问题所掌握的情况，这样可以令其他与会者对这个问题有一个初步的概念，并且可以以这些基本的情况为出发点进行思考，为之后的讨论做铺垫。

这里有两点需要注意：第一，介绍者应是提前指定并对问题有了一定研究的人，他们介绍的情况应当是可靠的；第二，介绍者的发言应简练扼要，重点突出，不需要介绍更多细节方面的问题。因为即使介绍了，其他与会者也不一定能记得下来，至于一些细节问题，可以在讨论阶段再详细介绍说明。

（3）自由发言讨论问题

虽然是自由发言，但实际上仍应提前拟订一个大致的顺序，这个顺序可以让一些反应较快、性格外向的与会者首先发言，再让一些思考时间较长、较深入的与会者接着发言，这样可以避免出现无人发言的尴尬场面，并且可以使整个讨论逐步深入，从而调动和活跃大家的思维。

在差不多每个人都表明了自己的观点之后，会议的讨论就该进入更激烈的阶段了，这时与会者极容易分为几派，并且有些与会者会彼此针锋相对，虽然场面可能会有些混乱，但这时正是问题讨论最深入的时候，可以令所有的矛盾都自行充分暴露出来，为后面作出的决议做准备。

（4）结论

在充分的讨论之后，就需要逐步地进行意见整合，找到共同点，在分歧上相互妥协。这时候，主持人就应处在主导地位，他的任务主要是，促成与会者们的意见相互配合，达成一致，最后以一定的形式表述出来，提交上级或传达下级。

（5）会议结束

会议达成决议后，还没有正式结束，会议主持人或是会议组织者一般都需要对会后的工作进行简单的安排，或明确地向与会者布置任务。

会议议程除应包括以上内容外，还可以根据实际需要而对会议的议程进行添加删减，例如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况介绍由主持人代为进行等。这些，都要视具体会议的情况而定。

5.其他相关事宜

每次会议都应该有一个议程，这自不必说，值得注意的是，会议议程最好在会前发给每一位与会者。在理想情形下，每一位与会者在会议前都应该有机会对议程提出意见。

（1）议程发布

议程可以不是十分正式的公文。它可以是用手写的，也可以写在黑板或是挂图上，如果议程的内容只有两三项，也可以口述。

（2）议程发布注意事项

在发送议程给与会者之前，应该想想有哪些人应该收到这份议程。收到这份议程的人，除了希望他们前来参加会议之外，有的只需要提供有关的信息而已。应该将正式的开会通知发送给需要参与会议的人，而将议程发送给只需要获得会议信息的人。这样也便于理清哪些人需要开会。

（3）与会人员注意事项

与会者只要认真地看一下会议议程，就能初步了解对某项议题应该有什么样的准备，等会议召开后就能充分地发表意见。或者能决定手头该有些什么资料，应该把什么样的资料带到会议上以供翻阅。为了明鉴，我们将对会议的议程不可取的甚至是错误的做法，举例说明一下，诸如以下几点：

①把会议议程直接丢到自己的文件袋里，等到开会前几分钟看几眼就行了；

②看一遍之后就不再瞧它了；

③只注意自己关心和感兴趣的议程，而其余的一概不管；

④只关心自己是否需要在会上有所表现，如发言、阐述观点等等；

⑤只浏览一遍，看看是否与自己的活动日程有所冲突。

正确的做法应该是认真地推敲会议议程，并尽量能从中发现问题，然后再提出中肯的修改建议。

不过，值得注意的是，不必准备得过于充分。因为在会前准备得过于充分，胸有成竹，在会议开始后便侃侃而谈，容易浪费大家的时间，反而带来负面作用。这样会场上很可能会出现某一个人当了整个会议的主角，忽略了其他与会者的存在的情形，使发言中所讨论的议题占用了过多的时间而接下来要讨论的议题往往得不到充分的讨论，甚至不得不将重要的议题搁置下来，从而导致主次不明的局面的产生。

所以，与会者既要仔细推敲、认真分析议程，又要在会议进行中把握住“适时适地适度”这个原则。