虚拟环境下设计团队文化建构对策研究

作者：罗晨梦 指导老师：胡 淼 王希俊

罗晨梦简介

一、个人求学经历

本科毕业于湖南科技大学视觉传达专业，2010年获得中南大学建筑与艺术学院艺术管理硕士学位。

二、公开发表的论文

1．罗晨梦，王希俊．对艺术管理教育现状与发展的思考．第四届中国艺术管理教育年会论文集，2009（5）

2．王希俊，罗晨梦．产学研相结合培养创业型设计艺术人才．艺术与设计，2010（8）

三、获奖情况

1．2009年5月《让书画走进我们的生活》方案策划获全国大学生首届艺术展演受众拓展方案设计大奖赛三等奖；

2．2010年9月《华年日记：个人形象设计事务所》方案策划获2010全国大学生艺术项目创意策划方案大赛入围奖。

四、参与的课题研究

1．中南大学校级教改课题《中南大学研究生教育创新工程艺术管理课程建设》；

2．湖南省教育厅课题，湖南省学位与研究生教育教学改革研究项目《多元化视角下的设计管理研究生培养模式研究》；

3．湖南省社科基金项目《发展创意产业与艺术管理人才培养研究》；

一、公司概况

湖南浏阳花炮有限公司成立于2009年3月5日，传承了浏阳市著名花炮企业湖南华盛烟花有限公司的优质资产、客户资源和企业文化。华盛烟花始创于1993年，作为浏阳第一家经营烟花出口贸易的企业，公司凭借良好的信誉、过硬的产品质量、务实创新的经营理念全力开拓国际市场，经过16年的发展，客户遍布欧洲、美洲、东南亚的20多个国家和地区，在国际市场形成了良好的品牌效应，是浏阳花炮产业的领先企业。

浏阳花炮专注于花炮产业价值提升、促进花炮产业技术升级和产业结构调整，致力于行业健康发展。拥有专业的营销团队，行业经验丰富；技术精英专业知识精湛，能准确把握、引导花炮未来发展趋势。在规模化运作、规范化经营的发展中，用“忠诚、拼搏、高效、务实”的格言贯穿工作始终，全面优化运作流程，不断开发安全环保的新产品，提高产品附加值，为员工提供充分施展才华的舞台，为客户创造最大的经济效益。

2009年，华盛烟花迎来了辉煌时刻，公司通过了加拿大证券监管机构的严格审核，6月29日成功实现在加拿大多伦多证券交易所挂牌上市，上市名称为“浏阳花炮”，股票代码为“FWK”，是湖南省第一家在多伦多证券交易所上市的公司。湖南浏阳花炮有限公司凭借上市后的雄厚资金，和政府紧密合作，共同整合行业资源，促进产业结构调整，技术更新换代，使花炮产业发展进入快速发展的轨道。

二、公司虚拟设计团队的现状分析

（一）虚拟设计团队的组织结构

湖南浏阳花炮有限公司与中南大学艺术学院组建了虚拟设计团队。中南大学艺术学院需要完成以公司产品为主题的开发、展示、包装、形象宣传设计创意作品，相关产品的设计发展、目标市场状态、企业潜在能力评估和国内外同类产品竞争品牌的发展趋势比较研究报告，以及深入参与公司设计管理战略研究。虚拟设计团队由7人组成，公司派出3名人员，其中1名设计项目开发人员，1名市场营销人员，1名项目管理人员，负责整个设计项目的协调沟通。中南大学艺术学院共有4名人员，其中1名管理人员，3名设计人员，并在设计项目研发期间前往浏阳，与浏阳花炮有限公司人员共同工作。虚拟团队利用网络信息技术建立了自己的沟通平台，在整个项目设计过程中，公司的3名人员与中南大学4名人员共有7次的面对面交流，其他的时间都是通过网路媒介进行信息传递与分享。

在7位设计项目组成员中设置1个团队负责人，由浏阳花炮有限公司的一名管理人员担当，因为他比较了解公司的战略目标运作及本行业在市场中的情况。由公司的市场代表人员担当起设计项目与市场之间的联系和需求，项目管理人员负责向公司汇报项目的进展。他负责管理并协调着团队两方成员，其中，两方成员之间可以相互沟通，各方成员之间也可与团队主管相互沟通。组织结构如图1所示。

图1 虚拟设计团队结构图

（二）虚拟设计团队的技术平台

公司为保证虚拟设计团队能在跨地区间进行有效的沟通和运作，主要依靠电子邮件、电话、实时在线交流等通信手段进行交流。对虚拟设计团队成员在工作中使用各种沟通媒介进行交流的情况进行了简单的调查，得出了虚拟设计团队在实际工作中对沟通媒介的使用频率，如图2所示。

图2 沟通媒介使用情况表

根据图2结果显示，按照虚拟设计团队成员对于沟通媒介使用频率的高低顺序进行排列，从高到低分别是：电话、实时在线交流、电子邮件、面对面交流、电子布告栏。从虚拟设计团队沟通媒介的使用频率上看，排在首位的沟通媒介还是传统的电话，紧随其后的是实时在线交流，而对于一些先进的通信技术如电子会议系统的使用还存在相当的滞后性。

（三）虚拟设计团队运作过程中存在的问题

1．虚拟设计团队成员的文化冲突

浏阳花炮有限公司的虚拟设计团队是由不同地域的人员组成，团队成员生活在不同的城市，文化和教育背景有着明显的差异，这使得团队交流与合作变得艰难。由于中南大学成员并不了解浏阳花炮文化，特别是对行业在整个社会市场中的状况更是知之甚少。因此导致双方在合作过程中会出现了文化不适应、对行业的文化市场不了解，同时在组建虚拟设计团队初期，通信工具还未能完全确定，信任机制还没有完全建立，结果导致信息传递的错误，团队之间容易产生冲突。虚拟设计团队成员来自不同的利益主体，有不同的目标期望，质量保证和与效率意识与时间、利润观念的不同，导致合作中产生了各种摩擦。

2．存在一定的沟通障碍

虚拟设计团队成员在开展工作时与公司总部及各成员之间的沟通难度比较大，团队成员都在不同的地区工作，由于相隔甚远不能经常进行面对面的交流。沟通时采用网络、电话等通信工具，沟通的内容几乎都是与工作有关的信息，与工作无关的信息基本是没有交流，这样就很难形成团队精神和共同价值观。由于团队的阶层分得很明确，上级和下级有明显的差别，所以在制定设计项目、工作任务分配、实际操作过程中出现的种种问题，就不能很直接表达个人的看法。

团队成员通过网络通信和资讯科技的协助进行沟通交流也会出现很多细小的问题。比如，团队管理者把工作进展或是一些问题汇报给公司时，一般都是用电子邮件的形式把工作信息发送到公司总负责人的邮箱里，但网络有时会出现些问题，这样会使邮件不能准时发到公司负责人手上，直接就导致整个设计团队的工作不能顺利进行。使用电子媒介沟通也可能像传统团队那样能面对面用面部表情或是肢体语言那样直接明确的传递信息，因此沟通的效果就不是很理想。

3．团队成员之间难以建立“快速信任”

由于虚拟设计团队不像传统设计团队有足够的时间可以慢慢地建立信任关系，所以虚拟设计团队必须在最初就建立信任。然而“快速信任”是建立在深度沟通的基础上的，浏阳花炮有限公司的虚拟设计团队成员是来自不同的城市、组织，相距甚远，很难进行面对面的沟通，更不能通过面部表情、肢体、手势和语音语调等方式来表明个人的想法、立场和情感。并且跨距离的交流都只是工作方面的交流，有关工作以外的个人生活上的事情是很难进行沟通的。研究表明，团队成员之间交流与工作不相关的事情是有利于团队凝聚力的形成，有利于加速成员的相互了解和感情的加深，有利于团队文化的建构。浏阳花炮有限公司虚拟设计团队这样的组织形式使得团队成员间交流不畅，成员之间及上下级之间存在着差异而不能顺利沟通，导致团队共同目标和宗旨难以实现。由于团队成员的文化背景和社会经验方面有着明显的差异，所以要想在虚拟设计团队成员之间建立“快速信任”比较困难。

以上陈述的问题都会直接影响浏阳花炮有限公司的虚拟设计团队运作，譬如，没有快速建立信任就会致使虚拟团队的合作在面对市场变化做决定时的不确定，因此会影响虚拟设计团队的运作效率，又要花时间去了解对方的信息。这所有的原因都会致使虚拟设计团队运作的失败，更严重的是导致设计项目的无法完成。

（四）公司虚拟设计团队的文化建构

1．营造融洽的团队文化氛围

团队成员处在不同的地区，一般会有文化的差异。因此当成员之间可以互相了解彼此的文化背景、生活习惯等，才有可能做到真正的理解和沟通，使工作效率得到提高。只有认可了对方并接受和尊重对方的文化、学识、工作技能、工作行为等，才可以彼此间进一步的合作。对于这种跨距离的虚拟设计团队，文化的相互交流是非常重要的，既可以培养团队成员面对不同的文化氛围，加强成员的适应性，使用不同的方法，慢慢消除成员间跨文化沟通障碍。管理者可以通过培训的形式讲述团队组织的文化特征，并引导成员翻阅相关文化特点的书籍或是资料。之所以要建立相互包容理解的文化气氛，因为这样可以使团队成员保留自己独有的性格，并能很好地与其他成员进行交流，促进团队成员的文化融合。

2．加强相互沟通

公司虚拟设计团队成员之间的交流所存在的问题是双方沟通有一定的困难和网络信息技术的不稳定造成的。虚拟设计团队相距甚远，很难经常面对面地交流，如此一来要加强定期碰面。可以通过视频会议来加大面对面交流的机会，成员以此来沟通工作任务、项目选择、制定工作流程、协调工作、传递与任务有关的知识与技术等，大大提高了工作效率。或是一方直接前往对方地区进行面对面的交流，这样会使成员之间的沟通更为真实。团队成员之间在短时间内可以快速的相互认识，相互包容，并能交流非工作方面的其他信息，进而加速团队凝聚力的形成。这种形式的沟通交流是不太关于工作信息的交流，更有利于团队成员加深彼此间的了解，融入彼此间的文化。

3．建立“快速信任”

对浏阳花炮有限公司来讲，要建立团队与成员之间的信任，可采取以下三个方法：

首先，建立统一的约束机制。公司的虚拟设计团队是由不同地区的成员所组成，成员间有着不一样的工作方式和生活习惯，有时双方的工作时间不一样，往往使虚拟团队的整个进程不协调，难以同步沟通。所以要建立团队制度，对双方实现一样的要求，只有这样才可以使团队成员保持步调一致，在不同的地区一起完成任务。同时，通过这些制度的制定能及时地加以控制，促使成员加强自我检查，随时保持个人与团队目标和宗旨的一致，避免成员与团队间的冲突。还可以使成员在做某项决定时，考虑团队成员间的利益，做出客观的评价。

其次，建立必要的激励政策。任何信任的构建都不是在被动的条件下形成的，必须了解虚拟设计团队成员的建立特点，明确团队成员所需，建构有效的激励机制，并且建立良好的团队工作环境，营造良好的学习气氛，不断保持技术更新等，设立一些有创新难度的工作目标和多种形式的激励机制，开展跨区域学习交流等。尝试些不同的管理方法，让团队成员有相对的自由空间，这样可以使成员对虚拟设计团队产生依赖感和信任感。

最后，实行适度授权。团队信任成员应表现在完全相信成员能准时完成设计项目及成员的工作能力。团队的管理者不可能对每个领域都十分的了解，更不可能靠一个人的力量完成整个设计项目，因此要想完成设计目标就只有适当的授权给团队的成员，按项目的性质分配工作。

三、小结

浏阳花炮有限公司通过以上的虚拟设计团队文化建构对策，正确地处理了存在的问题，团队成员之间也形成了良好的合作关系，虚拟设计团队的设计项目也如期完成，为今后的合作打下良好基础。通过对浏阳花炮有限公司设计项目虚拟团队的案例分析，本文归纳了以下三点：

（1）在虚拟团队要进行合作之前，首先要共同讨论并制订跨组织合作协议。

（2）在虚拟设计团队的网络媒介沟通使用上，应该先从商定好用什么软件进行沟通交流，团队成员应协商好传递信息及答复信息的时间，这样一来就能很大程度上解决跨区域跨文化沟通中产生的问题。

（3）虚拟设计团队中的管理者要权衡工作任务分配，并做好与团队成员个体之间的沟通工作，尽量去解决矛盾，实行相适应的管理制度。