“让数字说话”

有读者会问我：报表这东西真有说的那么好吗？在我们公司里，表做得再讲究，几乎是没人看的。

想想这话，似乎有点道理，但请你回答我三个问题。

第一，如果没有报表，如何衡量公司的KPI进展？换句话说，怎么知道自己跑到哪儿了？连米粉店的老板，都会常备一个小本子，记下每碗面的销售额。晚上回到家，点根蜡烛也要算算，再卖几碗，这个月就能回本赚钱了。

第二，你的这张报表，和每个人的提奖、考评等切身利益是否直接挂钩？好多时候，员工表现的认定，与你出的报表没太大关系。这可能是两种情况导致的：一是这家公司管理混乱、虚设规则，在评价一位员工时，表面上靠数字，实际全是老板一个人说了算，由此不可避免地受到其主观情绪或偏好的影响。二是报表结果不能直接指向KPI，报表内容与游戏规则就无法匹配。比如根据KPI的考核办法，一位同事自己一算，已经得到了80分。而此时，你因为上级的摊派项目，下达了一个阶段性的任务，并形成了一张报表。你认为销售会去认真研究这张报表吗？虽然这个任务，也能部分地提高他们的KPI，但这只是员工的一个选择而已，他们完全有理由选择自己认为更容易产出的方向。事实上，从你的出发点开始，就已经和大规则产生了背离。

第三，所谓没人看，这其中是否包括你自己？在报表可以反映KPI的前提下，如果作为管理者的你，都没有研究报表的习惯。那么，员工会把你的态度，当成是一种信号，从而产生各种猜测：你是不是不在乎大家业绩了？你是不是快跳槽了？可这些疑问又不能找你证实，因此，一部分业绩较差，平时就在混日子的人，一下获得了新生，干脆不做业绩了，更别说去看那些报表了。

因此，我们重新回头，再来看看“报表”这件事。是真没用，还是我们没学会怎么用。

一张好的报表，首先一看就让人觉得“舒服”。

不就是一张报表吗，有必要搞这种形式主义吗？坦白讲，我最早也觉得有点多余。可之后看过专业的，审美水平就不可逆转地提高了。现在再见到那些责任心差或没经验的人做的报表，就会很难过，忍不住要挑挑毛病。

报表的第一层意义，是作为KPI的“语言”而存在的。

第一章中已提到，KPI背后反映的是企业的战略思想。可这个思想，不是员工们一看到这几个指标的名称，就能立刻理解的。每项指标究竟长成啥样？对员工努力的反馈灵敏度有多大？为什么一项指标普遍较好或普遍不好？这些问题，都是可以在系统“跑数”后，经过一定的加工，从形成的报表上读出来的。因此对于主管而言，这张表，几乎就是他们理解业务发展状况的全部。为了使管理层能够不用皱起眉头，就快速理解报表的内容，可以从以下几个细节入手，提高这种“语言”的准确性与生动感。

先说说报表的“标题”。好多人会说：这不是小儿科吗！把这张表要反映的内容起个名字，在第一排放上不就结了吗。当然，一个夺人眼目的标题，字体也要比正文内容突出。可遗憾的是，我们常常会忽略看这张表的人的感受。

假设一位高管平时很忙，桌头上摆了许多张报表等着他看。这时，你将一张报表递给了他。可他仅扫了眼标题，长达20个字，还没看清内容就已经觉得烦了。于是，很可能出现的情况是：当你转身离开时，他毫不犹豫地将这张纸塞进了一摞报表的最下面，甚至可能再也不会翻出来看了。

那么，如果把标题文字压到10个字左右怎么样？字是差不多了，可要看你怎么组合这几个文字。举个例子，你想展示销售部2013年的人均创利情况，可以写成“2013年销售部人均利润排名表”。虽然已经比较清楚了，但还有更一目了然的表达。在这句话中，“人均利润”是关键字。按第一种写法，老板要读到第7个字，才能看到这4个字。如果改成“人均利润——销售部2013年”，可以让人马上捕捉到报表的主题。绝大多数报表一定是以“2013年”等年份开头的，审美疲劳也是管理层直接屏蔽这类报表的一个原因。

标题栏中，还应该标注出这张表上相关数据的生成时间。注意，是“生成时间”，而非报表的制作日。因为我们做报表的时间，通常会比数据源的生成日滞后，这不仅受我们自己时间安排的影响，也受系统能力的限制。对于一个大型企业而言，底层海量基础数据的汇集，本来就需要一个时间，也就是我们常常听到的系统“跑批”时间。数据只有加上了时间的标识，才有意义。所以，我们必须将这种严格的对应关系，准确地在标题中加以注明。也有人问：在给老板或员工发的邮件中注明日期不就行了吗，干嘛在表头也一定要写呢？原因很简单，当有一天我们需要查看历史数据时，狂翻邮件，却发现不小心被删除了。再去硬盘上找当时存下来的报表时，悲催地发现，上面竟没有日期，这下傻眼了。我就遇到过这种情况。

另外，如果整张报表中的数据都可以使用一个单位，或主要是一个单位时，应该在标题栏中，统一写上“单位：**”。我遇到过许多报表，明明可以用这个方法一次性表达，却在每一项名称的网格中，都写一遍单位。结果，因为字数，把网格撑得很长，十分影响美观。

表格中，文字与数据的显示，是影响美观的另一重要因素。一般而言，字号如果超过“四号”或“12”号大小，就会让人感觉不够精致。字体设为“宋体”，会显得有些呆板。而改成“Calibri”或“微软雅黑”，看上去就柔和灵巧很多。对齐方式也有讲究：项目名称等文字，通常采用居中对齐。各种数据，则采用靠右对齐方式，并在“单元格格式设置”中，用“千位分隔符”修饰。另外需要检查的，是所有单元格的格式需要一致，字与字或字与单元格起始位置间，不要有意外键入的空格等字符。如果不注意，会在后续你通过公式调用这张报表数据时，因定位不准而造成数据错误，给自己带来很多麻烦。

看到这儿，是不是有一种普及微软Excel常识的感觉？这里，我只想简单提供几条最常见的技巧。方法还有很多，但目的只有一个，就是使整张表一看，像一支装备齐整、纪律严明的军队，有整齐划一的秩序感。

报表的第二层意义，是为决策直接提供分析后的数据支持。

系统所生成的，是一些无序的、离散的数据，其本身对营销是没有什么帮助的。但经过处理的报表，则是根据我们的某种逻辑，将数据进行了分类和重组，把碎布变成衣服的过程。精良的布匹，只是做衣服的第一步，而款式风格的优劣，则完全由设计师的眼光决定。一张好的报表，不仅整体看上去要“整洁”，更重要的是通过变化其数据的排列组合，使这些不会说话的信息，可以从多角度，有侧重地释放出不同的信号，从而为决策者提供最直接的参考。

工作中，常遇到有同事做好了一张报表，确认了数据的准确性后，就直接发给了销售人员。可拿着这张表一看，却搞不懂为什么员工姓名在报表中是这样一种排列。于是请教“表妹”，问道：“这张表上的人，是按什么顺序排列的？”可人家理直气壮，回答得很潇洒：“没啥顺序，排名不分先后。”

这么重要的数据顺序，怎么能不分先后呢？人家电视上读串干部的名字，好歹也要注明，是按姓氏笔画排列的。我们严肃认真地做张表，却可以没顺序地随便排？这不便宜了那些潜伏在营销队伍中的“南郭先生”了吗！

在Excel中的常用选项里，“数据”项的下拉菜单中第一个功能就是排序。针对同一类型可比较的数据而言，一旦进行了排列，便可极大地提升报表的杀伤力。

大家应该有所耳闻，现在的中小学补习班，生意都特别好。去年十一回四川老家，遇上正读高三的表弟，高高帅帅的，可就是瘦得厉害，“压力山大”！和我们聚餐吃了一半，就赶去补习班做题了。我好奇地问：“你成绩不是挺好吗，怎么也去补习啊？”他一脸郁闷地说：“没办法，为了更好的排名，再坚持半年吧。”

教育改革进行了这么多年，什么“情商教育”、“能力教育”，都已渐渐深入人心。可有一个制度，却似乎从未根本改变，这就是“考试制度”。有考试就有排名，这没完没了的排名，应该说是应试教育中最耐人寻味的组成部分。为什么几千年来能一直保留？好用！当你每次把一群孩子的名字，按分数排个三六九等，挂在一进门就能看到的墙上。一开家长会，父母之间还会对着这张表指指点点，面面相觑，你说这能让小朋友不紧张吗？

如果说考试制度不合理，那指的是考试内容或规则不合理，关“排名”什么事？排名只负责忠实于一种规则，并客观记录下其运行情况罢了。当然，这只是多种数据分析中一种常见应用。对于纵横交错的各种数据而言，经过进一步“加减乘除”的运算加工后，又会出现各种如“完成率”、“覆盖率”、“转化率”等分析结果，为决策起到更为直接的推动作用。

报表，可以是卓越员工的光荣榜，也可以是落后员工的刺骨锥，关键看我们怎么用。