让数据说话用数据决策

管理控制信息系统的构建和运行需要借助相应的信息技术手段。以计算机为载体的信息技术在管理控制信息系统中的运用，从它们涉及的组织管理层次以及它们的发展历史来看，依次经历了电子数据处理系统（EDPS）、管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）、经理信息系统（EIS）等不同阶段。

电子数据处理系统（EDPS）也叫做事务处理系统（TPS）。它是在20世纪50年代初期，将计算机应用在经营管理工作中的数据处理，特别是会计和统计工作的数据。电子数据处理系统是用来处理一些具体电子数据，主要用于运作层的控制管理。EDPS的结构原理图如图16.4所示。

图16.4　电子数据处理系统

EDPS系统能迅速有效地处理大量数据的输入输出，能进行严格的数据整理与编辑，通过审计保证输入、处理过程与输出的完整与准确性，并有一定的安全防护能力。它的工作有脱机与联机两种方式。脱机方式使操作者与系统并不保持经常不断的联系，而联机则保持经常不断的联系，对输入及时进行处理（像现在的火车票与飞机票订票与购票系统）。当然还有联机与脱机相结合的混合系统。我国目前市面上流行的进销存管理系统，基本上属于这一类系统。

EDPS系统的主要功能是：记录、保存精确的记录；分类；数据检索；计算；汇总；产生文件、管理报告、账单等，定期生成常规的报表供检查与监督，也可能生成特别报告。

EDPS系统的特点是：它支持的是每日的运作；能够处理大量数据；精度要求高；逻辑关系简单；重复性强；能支持许多用户；无法制止非法或犯罪活动。

电子数据处理系统可以用在管理的各个部门，构成独立系统或子系统，如：工薪系统、订货系统、库存系统、计价系统、货运系统、销售系统、收支账目系统、总分类账系统等等。由于电子数据处理工作是常规例行的，有些还是法律、政令规定的，这一部分管理业务是最基本而且不可缺少的。计算机的应用可以减少差错、避免丢失、减轻劳动、改善工作条件、加速反应。所以随着计算机应用的普及，这类系统也愈来愈多，成为计算机辅助管理的基础和柱石。

总之，这类系统是面向数据的，对日常往来的数据进行按常规的处理。它充分利用了计算机对数据进行快速运算和大量存储的能力，可以减轻业务人员大量重复性的劳动。因此，它是基层业务人员的得力助手，无论是大企业、大机关，还是中小企业或单位，甚至是个体业者都可以使用。

1970年代兴起了管理信息系统是一个由人、计算机结合的对管理信息进行收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。它是由大容量数据库支持、以数据处理为基础的计算机应用系统。由于管理信息系统是从系统的观点出发，把分散的信息组织成一个比较完整的信息系统，从而提高了信息处理的效率，也提高了管理水平。对管理信息系统而言，有狭义和广义两种理解。狭义的管理信息系统是指那些能从内部和外部收集数据，经过加工处理，形成有用信息，以预定的形式提供给各管理层次（中层为主）使用的信息系统。广义的管理信息系统是指凡是使用于管理的信息系统。一般的说广义管理信息系统包括决策支持系统和专家系统。狭义的管理信息系统的结构原理，如图16.5所示。

图16.5　管理信息系统

1．EDPS部分，主要完成数据的收集、输入，数据库的管理、查询、基本运算、日常报表的输出等。

2．分析部分，主要在EDPS基础之上，对数据进行深加工，如运用各种管理模型、定量化分析手段、程序化方法、运筹学方法等对组织的生产经营情况进行分析。

3．决策部分，MIS的决策模型多限于以解决结构化的管理决策问题为主，其决策结果要为高层管理者提供一个最佳的决策方案。

4．数据库部分，主要完成数据文件的存贮、组织、备份等功能，数据库是管理信息系统的核心部分。

由于管理信息系统可以为各层次、各部门服务，它常常是由多个子系统构成的，如库存管理子系统、生产管理子系统、人事管理子系统、财务管理子系统、销售管理子系统、决策支持子系统等。各子系统有自己的功能与输入输出设备。在管理信息系统发展的初期，数据与信息是集中保存的，管理信息系统还有管理信息资源的任务，所以它的数据库及其管理系统（DBMS）比较完备。

1．MIS是一个人机结合的辅助管理系统。管理和决策的主体是人，计算机系统只是工具和辅助设备。

2．主要应用于结构化问题的解决。

3．主要考虑完成例行的信息处理业务。

4．目标是要实现一个相对稳定的、协调的工作环境。

5．数据信息成为系统运作的驱动力。只有保证完整的数据资料的采集，系统才有运作的前提。

管理信息系统与电子数据处理系统相比较，有许多不同的地方，这些不同之处正体现了管理信息系统的特点。

（1）管理信息系统为各管理层提供信息，而电子数据处理系统仅仅为基层处理电子数据。

（2）管理信息系统使用户随时能得到及时的信息，而电子数据处理系统则只是定期输出可提供信息的报表。但管理信息系统也能以定期报表为主。

（3）管理信息系统涉及各个职能部门，涉及综合职能，而电子数据处理系统仅仅面向单一职能。

（4）管理信息系统的操作有一定的灵活性，而电子数据处理系统却没有这种灵活性。

综合上述，管理信息系统常常是建立在计算机网络基础之上的，是包含了各职能子系统的综合性的系统。与电子数据处理系统相比，它是处理一些综合性、带有指标、趋势性的信息，以生成有用信息为核心的。

决策支持系统（DSS）是1970年代初由美国M. S. Scott Morton提出的，1980年代迅速发展起来的管理控制系统。它产生的原因主要是MIS系统只能解决结构性问题，处理例行的信息业务。MIS要求组织的环境相对稳定，这样就不可能充分发挥管理者的积极作用，无法面对不断变化的环境需求。

决策支持系统是以管理科学、运筹学、控制论和行为科学为基础，以计算机技术、仿真技术和信息技术为手段，针对半结构化的决策问题，支持决策活动的具有智能作用的人机系统。该系统能够为决策者提供决策所需的数据、信息和背景材料，帮助明确决策目标和进行问题的识别，建立或修改决策模型，提供各种备选方案，并且对各种方案进行评价和优选，通过人机交互功能进行分析、比较和判断，为正确决策提供必要的支持。

DSS的概念结构由会话系统、控制系统、运行及操作系统、数据库系统、模型库系统、规则库系统和用户共同构成。DSS逻辑结构原理，如图16.6所示。

图16.6　DSS三库逻辑结构图

DSS运行过程可以简单描述为：用户通过会话系统输入要解决的决策问题，会话系统把输入的问题信息传递给问题处理系统，然后问题处理系统开始收集数据信息，并根据知识库中已有的知识，来判断和识别问题，如果出现问题，系统通过会话系统与用户进行交互对话，直到问题得到明确；然后系统开始搜寻问题解决的模型，通过计算推理得出方案可行性的分析结果，最终将决策信息提供给用户。

DSS系统具有主要特点：

1．系统的使用面向决策者，在运用DSS的过程中，参与者都是决策者。

2．系统解决的问题是针对半结构化的决策问题。半结构化问题介于非结构化问题与结构化问题之间，系统的环境是变化的，问题的条件虽具有不确定和非唯一性，但模型和方法的使用是确定的。

3．系统强调的是支持的概念，帮助加强决策者作出科学决策的能力。

4．系统的驱动力来自模型和用户，人是系统运行的发起者，模型是系统完成各环节转换的核心。

5．系统运行强调交互式的处理方式，一个问题的决策要经过反复的、大量的、经常的人机对话，人的因素如偏好、主观判断、能力、经验、价值观等对系统的决策结果有重要的影响。

常见决策支持系统包括群体决策支持系统（GDSS）和智能决策支持系统（IDSS）。

群体决策支持系统，是指在系统环境中，多个决策参与者共同进行思想和信息的交流，群策群力，寻找一个令人满意和可行的方案，但在决策过程中只由某个特定的人做出最终决策，并对决策结果负责。群体决策支持系统从DSS发展而来，通过决策过程中参与者的增加，使得信息的来源更加广泛；通过大家的交流、磋商、讨论而有效地避免了个体决策的片面性和可能出现的独断专行等弊端。

智能决策支持系统（IDSS），是人工智能和DSS相结合，应用专家系统（ES）技术，使DSS能够更充分地应用人类的知识，如关于决策问题的描述性知识，决策过程中的过程性知识，求解问题的推理性知识，通过逻辑推理来帮助解决复杂的决策问题的辅助决策系统。IDSS可以有多种类型的信息库：文本库（TB）、数据库（DB）、方法库（AB）、模型库（MB）和规则库（RB）。其中文本库存储的是大量的自然语言书写的文档；数据库中存放的是事物关键因素的字段形式；模型库中存放的是反映信息本质关系的各种模型；规则库存放的是知识的最精炼的形式。从最初未加工的数据到经过加工的信息再到提炼出的知识，信息的这种演变关系被称为“演进链”。

如果说电子数据处理系统是以数据为焦点，管理信息系统以信息为焦点，则决策支持系统是以知识为焦点，利用知识来进行分析、选择。模型就是知识的一种表示方式。信息技术在管理领域中应用的广度与深度都在不断扩大。

从1980年代后期，信息控制系统又出现了为高层领导服务的经理信息系统（EIS）和经理支持系统（ESS）。它向高层领导提供的是汇总的综合的信息，不仅是单位内部的信息，还有外部的信息。至于系统的支持作用，最主要的是提供综合信息，以及在此基础上所做的比较、评价和分析。

经理信息系统是一类新的基于计算机的信息系统，是信息系统技术今后的发展方向之一。EIS和ESS的产生主要原因在于决策支持系统（DDS）有其自身的局限性：DSS主要用来解决半结构化的决策问题，这使得DSS往往比较复杂。除非经理对系统有充分地了解，否则让他直接使用这样的系统会感到比较困难。而事实上，经理工作的性质决定了他们不可能有很长的培训时间去掌握DDS系统的知识。许多系统分析人员由于缺少管理方面的知识，这使得系统往往不能给经理们提供非常有价值的信息。

由于EIS和ESS是一个比较新的领域，到目前为止，还没有一个被大家普遍接受的定义。Watson等学者认为EIS是一个计算机化的系统，它能够帮助经理方便地存取与他们的关键成功因素有关的企业内部和外部的信息。EIS应具有如下特点：

（1）它是为经理和高级管理人员专门设计和开发的；

（2）它抽取、筛选、压缩和跟踪关键数据；

（3）它能在线进行目前状况查询、趋势分析、例外报告以及正常报告，并能说明汇总数据的详细数据来源；

（4）它存取和综合广泛范围内的内部和外部信息；

（5）它的使用只需极少，甚至不需培训；

（6）它直接由经理自己使用，而无需别人帮助；

（7）它的输出用图形、表格和文本等多种形式。⁽¹⁾Watson等人对EIS和ESS做了区分。他们认为EIS主要完成信息支持，而ESS除了信息支持外，它还包括：支持电子通信；具有数据分析能力，如查询语言支持系统等；拥有组织工具，如电子日历、自动记事簿等。

EIS的性质和特点决定了它与事务处理系统（TPS）、管理信息系统（MIS）及决策支持系统（DSS）显著不同。TPS主要处理组织或企业中例行性的日常事务，它对高层管理级仅有非常小的影响；EIS主要面对主管人员。

EIS和DSS在性能和结构上有很大的差异：

（1）DDS是以问题为导向，EIS是以决策者为导向。DSS是要解决一个特定的半结构化的决策问题，而EIS是解决经理们面临的各种管理和决策问题。

（2）DSS解决的决策问题往往是重复出现的，而EIS辅助高层决策者解决的决策问题往往是不断变化的。

（3）DSS是面向模型和数据密集型的，而EIS不一定如此。

1980年代末为高层管理服务的战略信息系统（SIS）也崭露头角，它能使领导者把着眼点放在全国乃至全世界的经济、科技、社会发展上，根据外界环境的变化，采取全新的方式进行经营管理，或者开拓新的业务领域。

除了组织、企业内部工作的系统外，企业还有与供应商、客户、政府机关等联系的任务，电子数据交换（EDI）等系统就是集订货、发货、运输、报关、保险、结算等为一体的商贸系统，近年来也有所发展。

1．信息和数据之间有何区别和联系？

2．组织中的管理人员怎样去评估信息？

3．管理信息具有哪些特征？

4．信息系统的构成要素有哪些？信息系统的开发步骤包括哪几个阶段？以计算机为基础的信息系统在组织中得到了什么样的应用？

5．管理信息技术的运用与发展经历了哪几个不同的阶段？不同阶段的信息技术运用有何特征？

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(1) Watson H J, Rainer R K, Houdeshel H. Executive Information Systems: Emergence, Development, Impact. New York: John Wiley & Sons. Inc. 1992.