现场工作人员管理

二、现场工作人员管理

（一）现场工作人员类型

1.技术人员

一个活动项目的制作、举办要涉及许多专业人员，作为演出活动的技术支持可能会包括以下专业人员：

艺术总监；

制作经理；

技术总监；

舞台总监；

舞蹈设计总监；

编剧；

灯光设计；

灯光操作；

音响设计；

音响制作；

视频设计；

视频操作；

前台管理。

2.管理和服务人员

下列人员直接组织和管理活动的举行：

场地管理人员；

服务接待人员；

后勤管理人员；

餐饮管理人员；

清洁和垃圾处理人员。

3.临聘人员

由于节事活动尤其是大型活动往往都需要大量的临时工作人员来进行现场管理，尤其是志愿者，他们已经成为活动管理中不可缺少的重要部分。

志愿者通常参与的工作包括：

引座员；

礼仪员；

记时员；

裁判员；

各种协调员，如媒体协调员、交通协调员、信息协调员、后勤协调员等；

急救员；

公共关系助理；

安保员等。

（二）现场人员管理的几个关键问题

1.重视活动举办前的短期培训

把“人”视为可开发资源和崇尚“以人为本”的管理原则的今天，只有通过不断地培训、提高来实现这一目标。尤其在节事活动开幕之前，要加强员工的短期培训。这种员工培训与活动的总体目标是一致的，是与实现活动组织单位的发展方向、目标规划相结合的。对于组织者来说，举办前的短期培训是一项低投入高产出的工作，这种短期教育培训，可以提升员工素质，提高员工对活动重要性的认识，让员工熟悉整个现场管理的流程，保证活动的顺利进行和开展。

（1）培训的作用：

丰富员工的各类知识，提高鉴别力和灵活性；

提高活动的管理水平和质量；

开拓思维、激励员工的工作热情，提高对危机事件的应变力；

让员工明确本次活动的工作目标，珍惜工作机会，提高凝聚力；

加深对活动的认识，提高对活动重要性的理解，提升忠诚度；

通过活动营造相应的文化，为活动及组织机构的升级奠定基础。

（2）通过培训，希望达到的品质：

正直的操守（integrity）：做正当的事。

无畏的勇气（courage）：面对挑战能迅速采取行动。

坚毅的耐力（persistence）：不畏艰苦，坚韧不拔。

团队精神（team work）：能团结合作以达到希望的成果。

顺畅的沟通（communication）：能交换对他人有影响的信息与构想。

追求成果（drive for result）：能不懈怠地将任务完成。

系统性思考（systemic thinking）：能够洞见细节以外。

服务的热忱（desire to server）：能充分体现个人对顾客满意的承诺。

不断的创新（innovation）：能将所学转为竞争优势。

（3）培训的内容：

活动的基本框架，包括活动产生的背景、历史情况、举办目的等；

场地情况；

具体任务分工；

工作职责；

工作守则；

意外事故处理程序；

应急措施；

其他相关信息等。

2.采用有效的激励措施

一个活动如果想要建立一个好的形象的话，除了可以靠宣传推广之外，更是通过现场管理的水平和质量来体现，因此运用员工激励这种非常有效的好方法，经由内部的努力，孕育出一种一体的共识，透过这种共识，而导出一个特殊的活动文化来，经由员工们在现场的服务及各种表现，很自然地获得公众对活动的认同。那么，如何进行有效的设计与运用激励措施来增强员工对活动的认同呢？

激励措施往往有很大的风险性，在制定和实施激励时，一定要谨慎。运用因人而异、奖惩适度、公平性、奖励正确的事情等关于激励的基本原则，能提高激励的效果。常见的激励措施包括目标激励、榜样激励、强化激励、情感激励等。

奖励作为强化激励的正面手段可以极大地影响员工的工作热情，包括物质奖励和精神奖励。物质奖励包括奖金、提高工资、发活动的入场券、实物奖品、提供高档次的工作服和餐饮、活动纪念品、庆功表彰和庆功聚会等，精神奖励包括岗位轮换、多样化工作内容、工作肯定或口头表扬、颁发奖励证书、媒体宣传、提供与偶像见面的机会、奖励旅游与度假等。

（三）加强现场沟通

在活动举办的现场，保持及时、顺畅的沟通非常重要。通过信息沟通、意见交流，将分散在现场的许多独立的员工贯通起来，成为一个整体。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突，改善员工与员工、员工与观众之间的关系。活动项目管理者要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。加强沟通是现场组织控制管理过程的依据和手段。没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高现场管理的效能。通过现场内、外部环境之间的信息沟通，就可以获得众多的变化的信息，从而为现场管理及决策提供依据。

加强沟通也是活动项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级并使下级理解和执行。如果沟通不畅，下级不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。因此，提高项目经理的沟通能力，与领导过程的成功性关系极大。

沟通的效率直接影响管理者的工作效率。一个高素质的团队组织者和协调管理者所发挥的作用往往对项目的成败起决定作用，一个优秀的项目经理必然是一个善于沟通的人。尤其是突发事件出现时，各方面的协调和沟通更是重要。

（四）组织和管理好临聘人员

一般一个活动项目组的组成人员少，而在现场管理中需要大量的执行人员来完成不同区域的繁重的工作任务及阶段性工作，活动项目组织者就需要聘用临聘人员。本着“公开、公正、择优”的原则，通过社会招募，面试合格后办理有关录用手续。节事活动的临聘人员一般以志愿者为主，经过总体培训、分类培训和实地演练后，充实到翻译、商务售货、文秘、接待、安保、裁判、新闻中心等岗位上。

2008F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛志愿者招募公告

F1摩托艇世界锦标赛中国大奖赛将于2008年10月在最具有活力的深圳开赛，为全力配合F1摩托艇世界锦标赛中国大奖赛在我市成功举办，同时为来自世界不同国家的运动员提供多方面、多层次、高质量的志愿服务，展现我市志愿者的良好精神风貌，F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛组委会决定面向在校大学生招募志愿者。公告如下：

一、服务时间：2008年10月25—26日

二、服务地点：深圳市南山区后海内湾公园F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛赛场。

三、招募事宜

（一）招募时间

2008年10月10日—2008年10月24日

（二）招募形式

按照“先组织推荐、后测试考核”的基本方式，经过相应的程序选拔确认赛会志愿者。形成规范、严格、有效的工作流程，采取积极健康、正面引导的方式进行选拔。

（三）招募的基本条件

1.自愿参加2008F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛志愿服务；

2.年满18周岁，身体健康；

3.遵守中国法律法规；

4.能够参加赛前的培训及相关活动；

5.能够在2008F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛期间连续服务2天以上；

6.母语为汉语的申请人应具备基本的外语交流能力，母语不是汉语的申请人应具备基本的汉语交流能力；

7.具备志愿服务岗位必需的专业知识和技能。

（四）志愿者的权利和义务

权利

1.了解赛会志愿者服务的宗旨；

2.获得赛事期间必要的工作安全保障；

4.参加赛会志愿者评比表彰；

5.对赛会志愿者工作提出意见和建议；

6.申请退出志愿服务。

义务

1.维护国家形象，展现青年志愿者积极向上的精神面貌，遵守F1摩托艇运动宪章，传播F1摩托艇运动精神；

2.遵守2008年深圳大奖赛各项政策和规章制度；

3.履行经本人签署的志愿服务承诺书；

4.完成相应的培训；

5.服从大奖赛组委会对志愿服务工作岗位的安排；

6.服从大奖赛的指挥和调配，认真完成志愿服务工作任务；

7.服从志愿服务期间所在团队的管理。

（五）招募人数及岗位

招募总人数：575人，

其中赛事服务类435人，

语言翻译类100人（含意大利语翻译2名），

赛事旗手和礼仪28人，

网络维护4人，

医疗救护8人，英语要好。

四、报名方式

各高校志愿者可以直接到各高校团委领取并填写报名表，详情请登录各高校官方网或F1boat中国官方网www.F1boat.com.cn了解更多招募信息。

五、联系电话：

0755-83517755-235

2008F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛

组委会志愿者中心

二○○八年十月八日

资料来源：http://www.f1boat.com.cn，F1摩托艇世锦赛中国官方网站。

图12-14　F1摩托艇世界锦标赛中国深圳大奖赛接受培训的志愿者们

志愿者等虽然为临聘员工，但不能忽视对他们的激励措施，不能挫伤他们的工作积极性，欧洲F1志愿者就曾不满待遇问题，向国际汽联发出最后的通牒。现在很多招聘单位打破“身份界限”，使临聘人员与正式职工同工同酬，工资、奖金视技能、责任、贡献大小拉开档次，并帮他们购买保险，享有正式职工同样的精神奖励和物质奖励。当然，聘用人员不遵守劳动合同规定事项或不胜任工作的，聘用方有权解除合同。

又危险钱又少F1志愿者扬言起义

法拉利车队的著名德国车手舒马赫一年进账6 000万美元，他是靠玩命赚来的；相比之下，在比赛中保护着舒马赫和车迷的F1赛场的志愿者每天的午餐津贴只有3.5美元，可是他们也得面临着生命危险。日前，来自欧洲的众多一级方程式志愿者发出最后通牒，要求提高待遇并加强赛场的保护措施。

自1994年巴西车王塞纳命丧意大利之后，车手的相关防护得到了很大的改善，专家认为目前的F1赛车简直安全得像防弹衣。然而，志愿者的工作条件却几乎是在原地踏步。2001年3月4日，在本年度F1首站墨尔本大奖赛中，英美车队加拿大车手维伦纽夫的赛车在高速行进中撞上了防护栏，52岁的安保人员贝弗里奇不幸被飞溅的轮胎碎片击中面部而当场丧命，而维伦纽夫则丝毫无损地走出了赛车。

面对赛场上的悬殊差距，抗议人群中的一员、来自英国的F1工作人员阿贝愤怒地表示，“我们的待遇如此菲薄，而面临的危险是如此巨大，真不知道是否值得。”阿贝和他的妻子为英国大奖赛工作，两人在比赛期间工作四天，一共才能得到60美元的午餐补贴。为马来西亚大奖赛工作的汉扎赫无奈地说，“我成为F1的志愿者就是为了能亲眼目睹自己热爱的赛车运动，但赛场是如此不安全，收入又是如此菲薄。”

目前，在F1的赛场中，志愿者负责的工作主要是打旗语、清理赛道、与驾驶中的车手保持通讯联系以及管理好现场观众。对于他们的不满，国际汽联正在进行紧急磋商，以期能采取措施平息他们的愤怒。

资料来源:enjoy.eastday.com，东方体育网。

（五）活动的现场执行管理①

1.活动过程中最容易出现的三个问题：

（1）活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺；

（2）活动现场分工不明确导致管理混乱；

（3）对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧。

2.“角色管理”

由于活动现场的参与人员数量大、事务繁杂，所以如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序化管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。

其实每次活动的参与人员都很固定，根据他们参与活动的不同身

①资料来源：www.tw103.com，项目管理网。份大致可以分为六类，即：活动组织方、场馆方、演员／主持／选手等、舞台／灯光／音响制作方、嘉宾／观众方和媒体记者方。

所以，我们可以根据活动参与者的角色来分配管理工作，分工明确、各负其责。把这种管理暂时称为“角色管理”。即：根据参与活动者的不同身份把现场的管理任务分为若干方面，每一参与角色群体的相关事务为一方面的管理任务，再分别安排专人来负责每一方面的相关事务，最后由项目负责人来统一管理各个方面的负责人，协调和控制整个现场工作。

当然，在每次的具体活动中以上几方面并不是什么时候都一成不变。根据活动的不同情况，它所容纳的角色或多或少，但并不会影响我们的管理工作，因为现在所提出的是一种管理的方式或者说概念，根据不同的情况，它的具体内容也会随之更改。

（1）角色划分。角色管理的前提是对参与活动的全体人员进行科学的角色划分，这也是实施操作活动现场工作的基础。在角色划分的过程中既要注意角色的独立性，又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。因为角色划分的最终目的就是为了使工作分工明确，易于操作。

例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会，在舞台方面会涉及音响、灯光和舞美；而在表演方面又会涉及主持人、演员和道具。要想保证演出的顺利进行，舞台方必须充分配合演员的各方面需要，而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。他们之间的联系不用说是非常的密切，照理说安排一个人来全权负责是再好不过了，但是因为各方的事务都非常的多，如果一个人来处理未免会显得心有余而力不足；而且两方的人员又有明显的系统属性，所以还是把两方的管理分开来比较好。当然，这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。但是如果是一场小型的演出，也许一个人来管理两方面的事也会游刃有余的。

a.活动的组织方：主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上，还是事件的实际处理过程中，活动的组织各方都需要很紧密地合作与联系，对于他们的管理和协调亦非常重要。

b.场馆方：主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方，在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。

c.演员／主持／选手方：这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员，是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员，因为很多时候的活动主体人员主要是观众，但是观众这一块一般会单独管理。

d.舞台／灯光／音响制作方：主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。这些都属于活动的基础设备，而且具有很强的联系性，所以把对他们的管理专门划为一方面。

e.嘉宾／观众方：主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。因为参与活动的领导、嘉宾和观众等在活动举行过程中的活动范围基本都限于同一场地，所以把他们主要归为一方。当然，对于某些大型的活动，因为参与嘉宾人数众多，且与之相关的活动频繁时，也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。

f.媒体记者方：主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应，而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力，媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。所以对于媒体方的管理也就理所当然地独立为面了。

有时候，某些大型活动的每一项都可能会有很多事务，例如一场大型的演出在演员方面，可能在道具、演员食宿、后台设备等方面都有很多事情要做，那么这个时候可以在角色划分的基础上，再对各项事务进行进一步的细分。

总之，在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的实际情况，根据实际情况来决定划分的具体内容才能获得事半功倍的效果。

（2）工作职能。各种角色的管理人员的职能主要表现在：

a.监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名片等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；

b.负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；

c.负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；

d.及时向项目负责人报告工作进展情况；

e.现场出现的其他相关事务。

（3）角色管理在筹备期的运用。在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，我们往往以事件为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”。毋庸置疑，这种管理方式具有很强的目的性和针对性，所以在活动的筹备期间具有很强的实用性。但是，如果在活动筹备期适当地运用角色管理，那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼”，而对于活动现场的管理也会显得更加得心应手，游刃有余。

在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期，以各类参与角色为线索，分别展开与之相关的筹备工作，并安排专人负责跟进整个筹备进程，并且承担活动现场的同一方面的工作。例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到最后签订合同都由一个人专门负责跟进（当然也可能是几个人或一个小团队），而且在最后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的相关事务。这样的话，在对现场舞台方面的监督和控制都会更加顺利高效。

但是，由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”，从而进一步保证活动的进程速度和效率。

3.项目负责人制

在角色划分好以后，就是实实在在的执行和管理了。角色划分是管理的基础和前提，如果管理没有效率，角色划分得再科学、再合理也是无济于事。“项目负责人制”，无疑是目前有利于整个活动策划和实施过程中顺利、高效进行的较好的管理制度。

经历过活动执行的人一定都很了解，活动的开展现场简直就是一个沸腾的油锅，特别是工作人员都保持着高度的紧张，只有大家都固定地听从一个人的统一安排，互相配合，才能保证各项工作有条不紊地开展。如果每个人都去“指手画脚”，那么场面一定会非常的乱，员工不知道该听谁的，管理者也不知道各项工作的进展如何，某件事情是否有人去处理，或者是否安排妥当等问题都会接踵而来。每个“指手画脚”的人都认为自己在帮助处理现场事务，但却不知自己的插手只能“越帮越忙”，只会让现场越来越乱。

如此一来，现场就无所谓什么管理和协调了，每个人都去控制现场，现场也就失去了控制。现场一旦失去控制，什么情况都有可能发生。所以为了保证现场工作顺利、高效地展开，现场管理必须只能由一个人统一管理。在这种情况下，如果有些承办方的领导或者某个主管发现现场有些问题需要有人去处理时，可以告知项目负责人，在项目负责人的统一调配下，协助负责人处理。

4.现场管理中应该注意的几点：

（1）认识场馆方负责人。活动现场出现的问题很多都需要场地的管理方来协同解决，所以被安排和场地管理方接触的人必须提前和场地管理方负责本次活动的主管取得联系，以便在处理现场问题时能够及时和场馆的负责人沟通，提高办事效率。

在这个过程中最好让场馆的本次活动总负责人把负责当场活动的相关管理人员都介绍给你认识，以便在不能马上找到总负责人时也可以让其他相关管理人员配合你解决问题。同时，也可以把组织方的相关管理人员介绍给场馆方认识，同样也是为了在出现问题时双方可以及时、高效地沟通。

通常在活动现场，活动的组织方一般通过服装来辨认场馆工作人员，而场馆方亦是通过工作证件来确定组织方的工作人员。这种情况虽然对于双方人员身份的确认很少出错，但是在解决问题时难免会出现一些尴尬的局面。例如有时候找场馆的普通工作人员，他们又没办法也没权利为你解决和确认任何事情，最后还是让你去问他们的负责人。同样，场馆的工作人员在询问有关活动现场的某些问题时，也并不是我们的每个工作人员都知道或者可以决定的。所以，如果时间和条件允许的话，活动开展前，双方的相关管理人员最好都互相认识一下。

（2）工作协调会议。在各方面工作都安排妥当的时候，还不要忘了在活动开始前召开工作协调会议。工作协调会议的目的一方面是在活动开始前让所有工作人员最后确认自己的工作职责，加强员工对自己本职工作的实施印象；另一方面，也是为了及时向员工传达临时变动的若干事项。

在这里需要强调的是，不管自己的工作在之前安排得多么妥当，活动正式开始前一天的这个工作协调会议一定要开。因为这不仅仅是为了布置工作，它更是活动前的一次动员会，有利于进一步提高员工的工作紧凑感和相互之间的协作默契。它不仅让员工明白自己要干什么，而且还让员工明白自己应该拿出什么样的干劲来工作。因此这次会一定不能少。而且通过之前做过的众多活动，也已经证实了这次会议的必要性：开过会的工作人员往往在第二天的活动中工作的目的性更强，效率更高，相互之间的配合也十分的完美；而没开过会的工作人员，往往精力不够，工作任务和目的意识模糊，效率低下。

除此之外，对于举办时间过长的活动，例如要好几天，或者好几周，甚至是更长的，在每天或者每个系列的活动结束后还应该举行一次对于当天或当场活动的总结会议，以便及时总结活动的得失，一方面对于出现的情况马上进行处理，另一方面也防止在以后的活动中再次出现类似情况，以及对接下来的活动进行更加详细的安排。很多活动的组织方有时候是因为对这方面不够重视，有时候是因为考虑到活动执行的过程中员工都很疲劳，非常厌烦这些“无聊的不必要的”会议，往往会忽略这些会议。但是事实上，这些都是非常必要的事情，如果是因为疲劳，可以在时间和福利上做出适当调整，如果是因为不够重视，希望以后能够重视起来。总之，不管怎样，我们最好都能坚持召开总结会议。有时候，最无所谓的事往往就是事故的缘由。