现场活动管理

第一节　现场活动管理

节事现场活动管理涵盖了对场地、舞台、灯光、音乐及音响、视觉及特效、布景和装饰、节目和主持人、其他设备等具体事物以及其呈现效果的控制和调节。组织者应根据节事的整体需要，对相关活动进行统一协调，并指定相关人员负责现场活动的以上各技术环节。

一、活动场地的管理

活动场地的管理包括了对各个活动的场地选择、布置和装饰、设备和效果的确认以及活动现场突发事件应对。

（一）场地选择

节事，作为一个整体必然有其事先确定好的场地；而构成节事的一个个活动又需要组织者在现场分隔并设置出不同的场地和区域。

选择场地需考虑的因素

（1）场地的类型

通常，节事内各项活动所选用的场地类型有三种:一是室内场地，二是临时搭建的棚式场地，三是露天场地。其中，室内场地有会议中心、展览馆、体育馆、音乐厅、影剧院、宴会厅等固定的建筑物。这类场地是永久的，也往往是多功能的，因而适宜举办节事组成部分中的各类展览会议、论坛、讲座、研讨会、音乐会、发布活动和其他各项受天气制约的活动。而临时搭建的棚式场地通常是被用作举办节事某些活动环节的暂时性场所，往往会选在无建筑物遮挡与阻隔、有很大开阔空间的草坪和广场上搭建。比如，慕尼黑啤酒节组委会在园区内搭建了七个啤酒大篷，专门供当地的酒厂贩卖啤酒、食物以及小乐队现场演奏，游客们可自由地在啤酒大篷中畅饮啤酒、欢享美食和音乐。此外，有些活动出于流动性大或是不想过分限制参与者的考量，也有的是受活动性质和特点的制约，不搭有顶棚的场地，而是选择在草坪、广场、街道等露天场地举办。如广场音乐会、草坪婚礼、节事开幕式和花车巡游活动（图7-1）、为节事助兴的烟花大会（图7-2）等。

图7-1　2010年杭州西湖国际博览会花车巡游活动

（资料来源:www.zjol.com，浙江在线网站）

（2）活动的性质和规模

选择活动场地，还要依据活动的性质和规模。首先，有些活动的性质决定其只能在特定的场合举行。如，节事中的花车和队伍巡游活动环节，其性质是全民同乐的大型互动展示和表演，因而只能在城市道路上进行，所以组织者应提前选择好路线，并对现场的交通、安全和事故防范等做详细安排。其次，活动的规模也是选择场地的重要考虑因素之一。组织者应依据活动的类型和需求预估出大致的到场人数，还要依据观众的偏好、消费习惯、自身的预算以及其他外部条件来决定场地。比如每年的西博会当中都有美食节这一系列活动环节，其中“中华名小吃展销”又尤其受老百姓欢迎。组委会往往依据往年的参加人次、当年的预算、活动期间的天气预测、消费者的购买习惯、主要受众的行为分析等来选择场地。比如2011年，组委会最终就选定了交通方便、周边风景点酒店多、场地宽广且容易设置摊位、安保设施齐全、能同时容纳数万参与者且人流疏散方便、受天气影响小的黄龙体育中心举行。

图7-2　2011年杭州西湖国际博览会烟花大会

（资料来源:www.zjol.com，浙江在线网站）

（3）场地条件和区位因素

场地的自然形态也会限制能举办的活动项目。比如，航空展是一项融展览、表演、商贸于一体的综合性节事活动。它的每一个细分活动都对场地有着严格的要求:飞行器展览要求场地空旷且为硬地；飞行表演要求场地上空及周边无建筑物遮挡、无树林，要有足够的空间设置调度中心；而跳伞表演同样要求四周无阻碍且为草地。可见，组委会应积极寻找能满足活动需求的合适的场地。活动举办场地在城市中所处的区位条件也会大大影响参与者的数量与活动的效果。场地所处位置交通便利、吃住游购方便、且离闹市区近的活动通常容易吸引更多游客。

（4）设施设备

组织者在选择活动场地时应充分考查现场的设施和设备，以衡量其是否符合活动对硬件的需求。依据不同活动的需求，主要考察的设施和设备有:场馆座位、停车场、会议设施、仓储条件、供餐服务、电梯和卫生设施、门禁设备、装卸设备、水、电、空调及通讯设施等内容是否完善，是否配有商务中心、邮政、银行、报关、物流、广告等各项辅助服务。节事的一些环节，主要是演出活动等，还对场地的声、光、电等有特殊的要求，以确保能给观众带来一流的视听盛宴。因此，越是配备齐全、设施先进、交通便捷、提供人性化服务的场地，越能够满足各类活动的需求（如表7-1所示）。

表7-1　影响组织者选择活动场地的因素

（资料来源:［澳］Jonny Allen等著，《大型活动项目管理》，机械工业出版社2002版，第397页）

（二）现场的布置、装饰与管理

现场的布置和装饰是技术和艺术的结合，必须围绕着活动的主题展开，同时还要充分考虑到观众的视、听觉感受。例如，在节事开幕式现场，舞台、灯光、音响和特效等都要能烘托活动的气氛，布景和装饰物也要能充分吸引观众，而音乐和舞蹈的编排也要能与主题和谐且能引导观众全身心投入。

1.基本现场类型的布置和管理

（1）舞台和表演区域

舞台和表演区是活动发生的场地，是将演出者、制作人员和观众联系在一起的活动环节，因此舞台和表演区域的布置和管理显得十分重要。它包括了舞台、灯光、音乐和音响、视听设备和特效、布景和装饰、节目和主持人以及供电设备等的设置和现场调控。

A.舞台

舞台的布置和管理需要由专业的舞台监督、技术监督和执行人员负责，主要从事舞台的设计、布景、转换等工作。同时，组织者还要特别关注舞台的构造是否合理、出入口处是否通畅等会影响到安全的问题。

舞台的设置既要满足所有表演者和上台人员的需要，又要保证观众欣赏与参与的质量。尽可能采用开放式的舞台，这样无论观众处于哪个方位，都能拥有良好的视线。当然，舞台的布置绝不能与主题相脱节，否则会大大影响活动效果。

B.灯光

节事现场活动的灯光通常发挥着两方面的作用:一是照明，二是烘托艺术效果。灯光的设计和安排必须要注重其实用性，尤其是表演区域出入口的指示、场地内的照明灯。而舞台上的灯光应用则应更偏向其艺术性，以确保能营造独特的氛围。

灯光的应用也要与活动主题相吻合。通过灯光种类的不同、颜色的区别、指向的变化和布置的差异可以有效烘托现场气氛并强化互动体验的感觉。

C.音乐和音响

节事应根据各细分活动的主题来选择相应的音乐，从而制造恰当的情绪和营造良好的氛围，最终激发活动的生命力。音响设备的使用不仅能传送活动的声音，使观众清楚地听到语言和音乐，还能够创造丰富的听觉效果。

在活动现场，专业的技术人员可以通过不同的设备实现良好的效果。同时，也要及时对麦克风灯设备进行检查和调试，以防出现“失音”。而对于户外活动而言，对音乐和音响的音量控制十分重要，其原则是尽量降低对周边居民的干扰，以防招来投诉和不满，从而影响节事的美誉度。

D.视听设备和特效

如今的现场活动对视觉效果特别强调，因为它可以起到很好的互动效果，所以活动现场通常都会播放录像、投影和使用大屏幕播放资料、影片等。这些素材都需要提前准备且在现场由专人控制设备来播放。屏幕的尺寸要依据场地大小设置，活动之前也要做好各设备的连接和调试，以确保放映效果。

特效能够为活动现场带来新鲜的、别具一格的感觉。传统的气球、烟火和干冰以及运用高科技的手段制作的声、光、电都能够在最大程度上带动观众的情绪，成为活动的亮点。

E.布景和装饰物

合理的布景运用和局部装饰能为活动“锦上添花”。设计者必须充分了解活动的主题、把握活动的整体理念，才能知道该如何巧妙地将这些附加元素融入整体，从而进一步烘托气氛和主题。常见的附加元素有:气球、鲜花、彩带、横幅以及其他各种小道具。

运用布景和装饰物时，切忌“过大过全”。附加元素要有，但一旦过多，就会造成粗糙、俗气的感觉；相反，少而精的附加元素，则往往能成为亮点且易被人记住，起到画龙点睛的作用。

F.节目编排和主持人

现场活动的节目编排应遵循“紧凑、有序和灵活”的原则。首先，每个节目的表演时间要严加控制，整个活动的时长也不宜太长；其次，节目之间的转场要迅速且有条不紊；第三，节目原本虽然已定好演出的先后顺序，但由于现场活动的不确定性可能会导致排在前面的节目无法按时演出，这时候就要求现场导演随机应变，作出调整，以免冷场。

主持人在现场活动中的作用毋庸置疑。也正因此，在挑选主持人时要求比较高。主持人必须有足够的现场控制能力和互动能力，既能调节活动的气氛，又能处理一些突发事件。

G.电力设备

所有现场活动都需要有充足且安全的电力供应保障。因此，相关现场管理人员应该及时对电力设备进行全面的检查和维护。在活动现场电力调配时，必须充分考虑到供电类型、现场所需电量、电源插座的数量和位置、电线的内设和外布、各种设备分别需要的电源要求等，只有这样才能保证现场用电。值得一提的是，当有国外团体受邀参与活动的现场表演和展示时，必须为其提供与他们国家相应的电源制式转换设备等。

（2）会议区域

会议、论坛、发布活动等现场活动是很多节事的重要环节之一。它们通常在室内举行，特别强调现场的各种细节。与现场演出活动一样，会议区域的布置也十分重视音响、灯光、电力设备和其他通讯设备。除此之外，会议现场布置还有其特殊之处，即尤其注重对各类席位的布置和管理。

A.主席台

会议、论坛及很多活动的现场都要求设置主席台，其用途非常广泛，可作表演、颁奖、演示和讲演之用。主席台的大小和形状应依据屏幕和投影等设备的位置来安排，此外，还要特别注意台下观众对良好视线的需求。

大型会议等通常会在主席台的右侧放置讲台供主持人、演讲人所用，在讲台上应摆放安置好麦克风、鲜花、文件和其他相关材料；若是在开幕式、发布会、签约等现场活动中，则应根据就座人数在场地中央的正前方摆放一长桌作为主席台，上面摆放鲜花、桌签、水、麦克风等。

B.观看席

观看席通常可以被规划为几个不同的区域来布置。首先是最前面几排的嘉宾席，很多活动会给贵宾席的位子前加上长条桌，并放上桌签和水，通道两侧竖指示牌，有专人引导，以示对贵宾的尊重。而国际活动中还应用中、英文对贵宾席进行标识。其次是占据现场最多的普通观众席，现场管理应确认每一个座位的完好；若是在场地内摆放移动座位，则特别需要注意两排间的距离，避免过度拥挤。最后是对活动现场进行报道的记者席的安排。活动现场应开辟专门的记者区，通常都被设在现场第二层的前几排，一方面便于媒体架设摄影和摄像器材，另一方面也可以限制记者的随意走动。现在，越来越多的会议现场还为记者区提供了无线网络服务，以便于其迅速发稿。

（3）其他与现场活动相关的区域

节事现场活动的成功举办离不开很多辅助设施，它们的布置也有各自不同的要求。

A.贵宾室

规格较高的节事，尤其是一些国际型的节事，肯定会邀请许多来自海内外的贵宾参观现场和参加开、闭幕式等重要活动，因此设立贵宾室是十分有必要的。贵宾室应设置在距离现场活动主席台较近的地方，并开辟专门通道。贵宾室内应摆放沙发、茶几、鲜花和茶水饮料，还应准备胸花、纪念品等，而门上也应该注有中英文标牌。

B.休息室

除了贵宾室外，现场还应设立专门供观众和其他参与者休息的区域。休息室应配有椅子、免费饮用水、会刊等设施；若是人流量大的活动，还可设置简易餐点、咖啡饮料等服务供游客消费。

C.演员化妆室

有现场演出的活动，应该专门设置化妆室供演员化妆和更换服装。

D.储藏室

储藏室是存放现场活动所需要的物品、音响、播放设备等。同时，因为储藏室内也设有桌椅等，所以也可用作工作人员的休息与放松场所。

×汽车零部件制造集团公司十周年庆典现场布置方案（摘录）

一、活动目标

通过“庆祝×汽车零部件制造有限公司成立十周年”一系列盛大主题活动，进一步扩大公司知名度及品牌认知度。同时提高企业员工凝聚力，充分体现公司开拓进取、以人为本的经营理念，加强团队精神，提升产品质量。且充分体现×公司以市委、市政府加强工业兴市战略发展为中心，对荆州及湖北省经济建设做出的巨大贡献。

二、金九龙宾馆现场布置方案

A.金九龙宾馆大门外场布置科目

（一）拱门

1.金九龙宾馆大门外场拟摆放3个大型拱门，成一字型并肩摆放，以显示整体效果。

2.3个拱门中间一个，上面书写“×集团公司十周年庆典”，左边一个用小篆体书写10个“庆”字，右边一个拱门小篆体书写10个“典”字，寓意十周年庆典，又具别致。

3.现场摆放到位时间:9月26日上午至9月27日晚。

（二）空飘、巨幅

1.金九龙宾馆大门外场拟放空飘16个，每个空飘下垂一条条幅，其条幅内容为:

①热烈祝贺×集团公司十周年华诞；

②十年磨砺情，志诚恒隆心；

③热烈庆祝×集团公司成立十周年；

④放置其他祝贺单位名单。

2.空飘飘放位置:宾馆主楼左侧6个，右侧10个。

3.空中巨幅2组，1组飘放在宾馆主楼左侧，1组飘放在右侧。

4.每组空中巨幅采用喷绘文字:“×集团公司十周年庆典”，并附上公司企业标识。

（三）条幅

1.条幅40条，选用祝贺单位（配套厂），内容与空飘一致。

2.条幅长18米/条，宽0.7米/条，字为黑体字。

B.金九龙宾馆接待大厅布场科目

（一）签名墙（形象墙）（面幅保存时间5年以上，不褪色。室内保存）

1.签名墙（形象墙）。像国际大盛事一样，在宾馆接待大厅内设一个庆典签名墙（形象墙），采用喷绘制作蒙面，不锈钢立柱与不锈钢站架做支撑，供嘉宾签名题词。

2.签名墙（形象墙）全长6米，高2.3米，用架式竖立。嘉宾签名，提字后，可将签名墙卷拢，便于集团公司收藏。

3.该签名墙（形象墙）上面印字:“×集团公司十周年庆典嘉宾签名墙”，底色红色为主，嘉宾签字为黑色笔。

4.在签名墙下铺15米长红地毯，显示现场嘉宾签名气氛庄重。

5.签名墙制作摆放到位时间:9月26日至9月28日。

（二）电子屏幕

1.金九龙接待大厅处开启电子屏幕，上面显示:“热烈庆祝×集团公司成立十周年”。

2.与金九龙宾馆洽谈制作。

3.电子屏幕投放使用到位时间:9月26日至9月28日。

（三）嘉宾接待台

1.设一张大台面接待台，以红绸缎铺就。

2.接待台面上放一高小立牌，上面书写:“×集团公司十周年庆典接待处”。

3.安排2名礼仪小姐负责接待事宜。

C.庆典招待晚宴布场科目（多功能厅）

1.晚宴横幅。红底白字，上面书写:“×集团公司十周年庆典招待晚宴”，字为宋体，横幅长9米，宽0.7米。

2.司仪舞台背幅。彩喷形式制作，图选×公司标识和晚会流行色调，文字:“热烈庆祝×集团公司成立十周年”，尺寸:3.1米×8.2米，高×宽。

3.中国结。舞台左右侧各挂一束大型中国结。颜色大红，中国结肚内各编织一字:分为“庆”、“典”。

4.氢气球。大厅顶部四周边，悬挂多色彩氢气球，排列充满束堆，显示庆典热烈气氛，数量1000支。

5.鲜花摆放。围簇舞台（司仪台）摆放若干鲜花（已与宾馆洽谈不收费）。在宾馆大厅摆放6盆常青植物，以显生气十足。

6.招待晚宴外厅。摆常青植物10盆。

7.晚宴大厅背幅喷绘一幅，内容为:“十年磨砺情，志诚××心”。

8.嘉宾座椅背。粘贴嘉宾名字（题签天落实嘉宾名单个贵重嘉宾座次信息）。

9.灯光、音响。9月26日与金九龙宾馆联系，调试音响，灯光，以满意为止。

10.礼仪小姐。晚宴大厅内，舞台左右侧各设2名礼仪小姐，配合台面服务。晚宴大厅后厅设2名礼仪小姐，便于后台服务。

11.布场到位时间。9月26日

D.领导拜会小客厅布场科目

座椅或沙发摆放:主座:两个单人沙发（领导拜会坐），两边条发（陪同人员坐），主座面前置茶几一张，上面放4束鲜花。

金九龙宾馆住宿布场

1.竖两块立牌:分左右各一块摆放，立牌内容采用喷绘制作，左边一块写有“热烈欢迎参加庆典嘉宾入宿金九龙宾馆”，右边一块写有“嘉宾接待处”（字为艺术体，立牌1.5米高、80厘米宽）。

2.嘉宾客房每个房间内桌上玻璃小立牌1个，内插×公司十周年庆典标识。

注:由金九龙宾馆全权负责。

三、沙隆达广场现场布置方案

发布地点:沙隆达广场

发布形式:刀旗、空飘、拱门、电子屏广告宣传

发布内容:×公司十周年庆典

发布时间:（由×公司具体提供时间）

发布数量:沙隆达广场　　　　　　　刀旗50面

空飘　　　　　　　　2个

拱门　　　　　　　　1个

注:广告片由×公司提供。

广场上刀旗间距50公分，空飘拱门间距:80公分。

四、江津路武商转盘至红苑宾馆转盘（共4处）现场布置方案

转盘处刀旗间距50公分。

每处放置刀旗100面×4处＝400面。

五、嘉宾证、会务工作证设计

1.工作吊牌A:材料:塑料外壳，内插写真相纸。

2.工作吊牌B:材料:PVC打印覆膜。

3.嘉宾胸牌A:材料:塑料外壳，内插写真相纸。

4.嘉宾胸牌B:材料:PVC打印覆膜。

六、费用（省略）

（资料来源:和迅网http://www.hexun.com）

2.活动现场管理的流程

节事活动的性质、目标、计划不同，其现场管理的内容也不尽相同。而活动现场管理最大的特点就是灵活性、即时性和专业性，因此处理现场情况时更应遵循灵活原则，既不能妨碍活动的正常进行，又不能过多打扰参与者的兴致；即时性要求组织者迅速解决现场问题；专业性则意味着现场管理的各个环节都应交由专门的机构和人员操作。虽然节事现场管理的内容会有差异，但有一些基本的流程是共同的，活动现场管理的流程可以分为四个步骤。

第一步:准备环节。在活动正式开始前，组织者应确保与现场相关的各个环节的事项都有专门的机构和人员负责，并对其进行统一规划、安排。例如，负责现场食品的餐饮公司，负责现场布置的会务公司、物流公司、广告公司等。

第二步:活动开始前，检测所有音、视频设备及照明、供电设施等，以确保其正常运作。专业设备在进行调试之后，任何人不得随意乱动，一旦事故发生，负责技术维修的工作人员必须在第一时间内解决问题。

第三步:通过技巧性的手段排除活动现场的一些干扰音，如现场喧闹声和麦克风的杂音等，避免使参与者的兴致受影响。

第四步:确保主持人能在第一时间获得现场正确信息，如演出嘉宾未到场、现场发生安全事故等，以便其及时对观众作出解释、维持现场秩序乃至组织现场人员撤退等。

第五步:对各种现场发生的危机进行控制和管理，尤其要重视各类突发伤害事件和天气突然变化。一定要控制好负面影响的程度，避免引发大规模骚动和经济损失。

3.活动现场管理的注意事项

（1）节事活动现场的成功，很大程度上依赖于硬件和软件的正常运作。一方面，要确保活动涉及的相关设备和设施的正常运行；另一方面，活动中各节目、环节的顺利进行也相当重要。因此，现场管理要“两手抓，两手都要硬”。

（2）节事活动现场最应被关注的就是安全问题，包括了人身财产安全和设备安全等。无论活动多么的创新、多么的有特色，但只要安全上出了问题，其负面影响将及其巨大，所有的努力也都前功尽弃，活动将得不到认可。

（3）节事活动现场的氛围很重要，一个热烈的现场氛围有助于提升活动的完美度。因而，组织者需要很好地去考虑怎么样才能充分调动参与者的情绪，怎么样才能更好地表现活动主题。