第二节 有效控制的原则
不管采用什么样的控制方法和手段，最终总是要达到一个好的控制效果。因此，必须保证控制方法应用的有效性，这才能保证最终的效果。控制的有效性是一个明确的概念，是指管理者能够根据管理环境的变化适时采用合理科学的管理方法和手段，针对性地应用管理控制技术保证计划目标的实现。控制的有效性需要多方面的保证，既需要在原则和理念上形成控制有效的价值观念，也需要在制度和措施上有所保证。
一、控制的有效性原则
1．重点例外原则。在任何一系列需控制的因素中，总是存在着少数相当重要的因素，而其他许多因素是无关紧要的。因此，在控制工作中有必要对那些重要的点和位置上进行重点控制，而无须对所有的点、过程和位置上进行控制。
如果管理者能关心其下级工作的关键领域，他的下级也会这样做。如果管理者只关心琐事而忽略了工作的关键领域时，其下级也会同样如此。个人监督应当是周期性、系统性的，并辅以随机性的个人关注。在他的随机性检查中，管理者必须寻找哪些可能出现差错的、不寻常的、例外的事件。在控制过程中注重这些例外事件，被称为“例外控制”。
控制关键点原理意味着必须注意哪些需要观察的点，而例外原理则强调必须观察在这些点上所发生的偏差的大小（特别好或特别差）。
2．科学合理原则。我们希望能够以客观的标准来衡量下属的业绩，但是作为管理者不可避免地要会受到许多主观因素的影响。因此，需要有科学合理的控制标准去衡量计划执行的效果，并进而合理的控制。因此，这个过程需要精确和适宜的衡量计划执行的绩效。这需要掌握控制的科学性。
3．简单灵活原则。现代社会环境复杂多变，不可预见的环境因素使得计划的实施面临着诸多不定因素。如果要保持计划实施的有效性那么就必须在计划实施的控制方面能够灵活运用。这需要给予控制者以适当授权。让计划的实施者能够根据环境的变化主动调整实施方案，如果没有这个权利，过分强调实施的计划性那么可能得到使得其反的效果。当然，控制的灵活不是无原则的灵活，是要保证目标任务完成的前提下的灵活，是不脱离控制的灵活。这需要在灵活控制时要把握度，防止过渡灵活而伤害目标的实现。
4．及时经济原则。控制的过程是管理的过程，这个过程必然会形成控制成本。也就是说控制也要讲究投入产出的合理性。控制的方案可能有多个，既可能达到同样的效果，也可能有不同的效果。我们要选择控制成本最低，控制效果最好的方案。但这是不容易做到的。
（1）偏差分析的及时性。作为管理这对于计划实施过程出现偏差的特征要清楚。当计划实施时出现某些不符合标准的偏差要及时认定偏差的性质和寻找出现偏差产生的原因。及时采取措施，把偏差的出现可能造成的负面结果控制的最小状态，抑制偏差的发展。
（2）纠偏措施的适当性。采取纠偏的方法要适当。根据企业的规模，复杂程度，企业生产特点，确定不同的控制系统，控制系统运行成本可以预先计算出来。根据控制成本结合企业的规模及产品特点确定一个合理的控制系统。比如，大型企业的运用电子监控的成本分析的产品上可能单位产品的成本非常低。但是小型企业，尤其是生产数量比较小的企业电子监控系统的成本分摊在产品可能就比较高，倒不如运用人工监控的方法，当然，要根据监控的质量进行详细设计。
（3）控制措施的经济性。随着控制技术的发展，控制的科技性越来越强。如果随着科技进步控制系统逐渐降低了成本，建议更多地采用先进的控制技术和方法进行控制。因为，这代表了控制的发展方向，只要能够精心很好的控制预算，保证控制的经济性，就应该采用高水平的控制技术及控制系统保证控制的及时性。
二、影响控制效率的因素
1．失当的权力划分。分权和控制之间存在着因果关系，分权是控制的原因之一，控制是分权的保障。如果管理者在管理中分权不当，权力失控，就会影响控制效率。管理实践中常见的分权不当有如下几种情形：
（1）将不应下放的管理权力不适当地下放给下级，如企业给非独立性的车间，分厂单独对签订合同的权力，就有可能造成经营失控；
（2）权力下放和责任落实不对称，下级权大责小，下放的权力失去约束，造成权力滥用，失去控制；
（3）因为分权造成内部竞争，组织内部各种矛盾变得更加复杂。这种局面使组织内的关系复杂化，控制变得更加困难。
2．反馈信息的不畅。控制必须以有效的信息为前提。如果组织内的信息不能顺畅流动，缺乏信息传递和反馈，控制就无法进行。所以，信息通畅与否直接影响着控制效率。信息流通不畅的主要表现及原因有：
（1）反馈不真实。下属受多种因素影响，不及时向上级报告新发生的问题，计划执行中产生了偏差的信息不能及时传递到施控者手中。下属不愿向上级如实汇报情况的主要原因常见的有：上级好大喜功，下级报喜不报忧；下级故意隐瞒错误，逃避责任。
（2）层次太多。反馈不及时，环节太多，程序繁琐，文牍主义，造成信息传递缓慢，待等情况递到施控者手中，问题已经成了堆，并且，层次太多造成层层过滤，施控者接受到的是不完整的信息，据此无法做出判断与决策。
3、过严的标准。标准是控制的依据，但控制标准必须实事求是，科学可行。标准不能太低，低的标准缺乏压力，不利于调动员工的积极性。更值得注意的是，标准也不能过高过严。若标准过高，下级和员工经过努力之后仍然不能达到，就会产生抵触情绪。如果过严的标准进行控制，施控者与受控者往往会产生对立情绪，控制也将失去作用。
4．不健全的控制制度。控制制度决定着控制工作本身的效率。控制制度规定着组织内施控人员的职责，权力、内容和程序等。若控制制度不完善，控制效率肯定低下。
控制制度不完善常常表现为：
（1）缺乏完善的检查考核制度，不能及时获得信息；
（2）控制机构和人员无约束，缺乏责任制；
（3）缺乏明确的控制机构和人员，纠正措施不能及时落实，无法了解纠偏措施的执行效果。
5．部门之间的目标冲突。控制的最终目标是要保证计划顺利完成，实现组织的目标。在一个较大规模的组织中，组织的目标和计划往往要进行分解，再落实到各个部门中去。目标分解和执行过程中，稍不注意，就可能使各部门之间的工作不一致，甚至各自的目标相互冲突，这会给施控人员的控制带来困难，降低控制效率。
三、提高控制效率的措施
提高控制效率，最为主要的是必须做到如下几点：
1．现代控制观念的树立。现代控制观念与现代管理观念的主要组成部门虽然控制在管理科学的诞生的初期就被确立为管理的职能之一，但今天的控制所包含的内容已远不是早期控制职能所包含的内容了。什么是现代控制观念呢？这必须先理解什么是传统的控制观念，传统的控制管理观念认为：施控者处于绝对支配地位，受控者处于被支配地位。二者之间只有命令和服从的关系。现代控制观念则认为，控制者与受控者是平等的，施控者的权威只有被受控者承认和接受才有意义，施控者只有靠权力和威望才能施控，控制才能发挥作用。
2．对反馈的重视。反馈是现代控制的特征之一，没有反馈，控制不可能高效率。施控者不是万能的，他必须依据受控者的反馈来判断和决策。建立反馈观念，重视反馈，不仅要建立制度化的反馈机制。更为重要的是要让下级畅所欲言，敢讲，愿讲真话；全面、及时地反映真实情况。
3． 分权的合理性。分权是控制中的问题，也是组织机构设置的中心问题。怎样才能做到合理分权，没有放之四海而皆准的真理，分权的合理与否只能根据实际情况来判定。一般来说，以下几条原则保证分权合理性：权力下放和责任落实相一致，保证权责对等；切忌越级接权，越级接权必然导致越级指挥，从而给中层管理人员的控制活动造成困难；从实际出发，分权是因人、因时、因地、因事而异的管理活动，管理者的分权必须从实际出发，不能盲目地照搬他人的做法。否则，分权不仅难以调动下层的积极性，反而会造成失控的局面。
4．控制制度的优化。控制制度建设包含着广泛的内容，在某种意义上来说，基本上与管理相等同。就狭义的控制制度建设而言，主要应做好如下几道工作：建立精简、高效的控制机构，配备合格的施控人员；建立明确的控制责任制；完善组织内部的信息沟通体系，保证信息上下沟通顺畅，反馈及时；搞好协调工作，形成有机的控制网络。
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