组织和组织结构

1.组织

汉语中,组织的原始意义是编制的意思。“管理领域组织”一词有两个方面含义,其一,是指为了某种目的按照一定功能和要求建立起来的集体或系统,如一个企事业单位或社会团体;其二,是指安排分散的人或物使之具有一定功能和系统性的行为过程,即强调组织关系建立的行为和方式。

“组织”一词的两个方面含义派生出组织管理理论的两个分支,即组织结构学和组织行为学。组织结构学侧重于组织的静态研究,以建立高效的组织机构为目的;组织行为学侧重于组织的动态研究,以建立良好的组织关系和实现组织职能为目的。

组织的成功或失败经常归因于组织文化。组织文化是被组织成员共同接受的价值观念、思维方式、工作作风、行为准则等群体意识的总称。组织通过培养、塑造这种文化,来影响成员的工作态度,引导实现组织目标。因此,根据外在环境的变化适时变革组织文化被视为组织成功的基础。

2.组织结构

组织结构是指组织内部各构成要素相结合的形式和相互关系,是组织管理的主要研究对象。为保证组织结构的协调运行和组织目标的有效实现,必须对组织要素之间的相互关系和运作规则进行优化设计。

组织结构设计的具体内容有:设置组织内各个职能部门并明确各部门及人员职责;确定各部门及人员的权利和相互关系;确定组织内指令下达和信息沟通方式;确定各种规章制度和工作流程。

组织结构设计需要遵循一些共同原则:

(1)因事设职和因人设职相结合的原则。为保证组织目标的实现,必须将任务落实到具体的岗位和部门。

(2)权责对等的原则。权责对等意味着权利和责任不能相脱离,权利大于责任易导致不负责任的滥用职权,权利过小易导致责任无法落实,任务无法完成。

(3)目标明确,命令统一的原则。组织系统目标明确,命令统一才能防止政出多门,遇事互相推诿以及多头领导或无人负责现象,才能有效地协调和统一各方面的力量和整个组织的活动。

(4)分工与协作相一致的原则。一般而言,分工越细,专业化水平越高,责任越明确,但易出现机构增多和协作工作量增加,甚至协作困难。反之,分工较粗,机构设置会减少,协调容易,但专业化水平低,易产生互相推诿责任的现象。

(5)管理跨度与管理层次相适应的原则。管理跨度也称管理幅度,是指某一组织单元或管理人员能有效地直接管理下一层次组织单元的数量或下属人员数。管理层次是指纵向的组织层级数。管理跨度与管理层次呈反向相关关系。管理跨度小,管理层次就会增加;要压缩管理层次,管理跨度就得扩大。一般来说,直接管理的下级以4~7人为宜。合理确定管理跨度和管理层次是一个非常复杂的问题,就总体而言,组织机构有“宽跨度、少层次”和“窄跨度、多层次”两类形式。对一个特定的组织,其适宜的管理跨度和管理层次取决于多种因素,尚无固定的模式,一般主张采用扁平化组织。

(6)合理授权与分权的原则。授权是上级决定的,将属于上级的权利授予下级,是一个短期性质的行为;分权是组织权责制度规定的,某一部分权力归下级所有,是一个长期性质的行为。组织的职权结构和职权关系,对组织的运营十分重要,必须恰当的授权和分权。授权和分权是相对于集权而言的,集权的长处在于可以统一指挥、统一步调、提高效率、加强控制;分权有利于激发下属的工作热情,更易使高层管理者集中精力考虑本组织的发展战略和目标问题。