计划在公司组织存在的意义和价值

第一节　计划的含义

一、计划的概念

什么是计划？不同的学者对此有不同的理解，关于计划的含义主要包括以下一些观点。

“计划是预先决定的行动方案。”

“计划是事先对未来应采取的行动所作的规划和安排。”

“计划职能包含规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，以及将计划逐层展开，以便协调和将各种活动一体化。计划既涉及目标（做什么），也涉及达到目标的方法（怎么做）。”

“计划是一种结果，它是计划工作所包含的一系列活动完成之后产生的，它是对未来行动方案的一种说明。”

“计划是一种预测未来、设立目标、决定政策、选择方案的连续程序，以期能够经济地使用现有的资源，有效地把握未来的发展，获得最大的组织成效。”

这些陈述分别从目的的角度、过程角度、结果角度、内容角度、实施角度给出了计划所包含的含义，对于我们完整地理解计划的含义非常重要。

管理存在于集体协作活动中。为了使人们的集体活动卓有成效，就必须使人们明确他们应该去完成什么目标，明确为了完成这些目标必须通过什么途径，采取什么方案。这种旨在明确所追求的目标以及相应行动方案的活动就是管理的计划职能。计划是所有管理职能中的一个最基本职能，它是针对未来活动所进行的预先的行动安排，即为实现已定的决策目标而对各项具体管理活动以及所需人力、物力、财力的设计和谋划。古人所说的“运筹帷幄”，就是对计划职能最形象的概括。

我们认为，作为管理学中的计划包括两重含义：一方面是作为动词的计划工作，指为实现组织既定的目标，对未来的行动进行规划和安排的活动；另一方面，计划又有名词方面的含义，指为实现既定目标所制定的具体行动方案，是计划工作的结果。

从作为动词的计划工作来看，计划工作有广义和狭义之分。广义的计划工作是指制订计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程；狭义的计划工作则是指制订计划。这里所讲的计划是狭义的计划，也就是通过计划的编制，合理地安排组织内的一切具体管理活动，有效的利用各种资源，以期达到决策目的的实现。

二、计划的要素

计划就是预先确定要做什么、如何做、何时做、由谁做、在哪儿做、为什么做（即5W1H）的一种程序。这就是计划的六要素。

“5W1H”表示的意义是：（1）做什么（What），即需要什么样的行动。也就是明确所要进行的活动内容和要求。例如企业信息资源计划，就是要明确企业的信息范围、信息量、信息的组织方式、进度、费用等，以保证充分利用企业的其他资源，按质、按量、按期完成企业信息资源建设，并提供考核依据。（2）为什么（Why），即为什么需要这项行动。这是要明确计划的目的和原因。使计划执行者了解、接受和支持这项计划，把“要我做”变成“我要做”，以充分发挥计划执行者的积极性、主动性和创造性，实现预期目标。这体现了计划的灵活性，即计划是纲领，是依据，而不是教条和死框框。（3）何时做（When），即何时行动。规定计划中各项工作的开始和完成时间，以便进行有效的控制，对组织的能力和资源进行平衡，保证各项工作有条不紊地进行，而不会导致顾此失彼。（4）何地做（Where），即在何地实施这项行动。规定计划实施的地点或场所，做到知晓计划实施的环境条件和限制因素，从而合理安排计划的实施空间。（5）谁去做（Who），即谁负责这项行动。规定计划工作任务由哪些部门和人员负责，哪些部门和人员协助，哪些部门和人员参加鉴定和审核。总之，要使得参与计划活动的部门和人员各司其职，相互配合，各环节交接手续完备，责任明确。（6）怎么做（How），即如何行动。制订实现计划的措施以及相应的政策和规则，对资源进行合理有效地利用，以达到计划的目标。

“5W1H”是管理工作中对计划进行分解和进行决策的思维程序。它对要解决问题的目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并寻求解决问题的答案。

三、计划与决策的关系

计划作为管理功能中的一个重要职能，它与决策的关系十分密切。通常认为，计划是决策的灵魂，计划是决策的具体化和落实。决策功能的使命是确定未来活动的目标、方向和原则，以及为了实现目标在整体上必须采取的程序、途径、手段和措施。但是，决策只是勾勒了未来行动的大致轮廓，远远没有达到周密设计的程度。决策确定的目标能否实现？决策选择的方法能否实施？在决策和决策的实施之间还需要有一种管理功能作为桥梁把它们彼此衔接起来。计划功能就是发挥这个桥梁作用。计划功能的使命是在决策所确定的目标、方向和原则的基础上，使决策方案具体化。

在管理活动中，管理者通过一系列的计划管理活动，对决策目标进行分解、计算，并拟定实施目标的步骤、方法和策略，以期合理的安排人力、物力和财力资源，调动各方面的积极性，迅速有效地达到决策目标。可以说，计划是决策的延伸，是拟定了一条通往决策目标的具体途径。正是通过计划的制订、执行和检查，才能够有效地协调和合理安排组织中各方面的管理活动，有效利用各种资源，取得最佳的经济效益和社会效益。可见，管理活动离不开周密详细的计划，计划是决策实施的有力保证。

四、计划在管理中的地位和作用

（一）计划在管理中的地位

计划、组织、领导和控制等方面的管理活动，是为了支持实现组织目标的，并交织成一个行动网络。其中，计划工作直接涉及制定整个组织努力的目标，因而计划工作应放在所有管理职能的首位。关于计划对管理的重要性已经被越来越多的管理者所认识和关注。因为在现代社会，每一个社会组织的活动不仅要受到内部多种因素的影响，还要受到外部环境的制约。一个组织要在复杂多变的环境中生存和发展就需要科学地制订计划，协调和平衡各方面的关系，不断适应变化了的形势，寻找新的生存和发展的机会。换言之，任何组织，为了达到预定的目标都需要计划。因而，计划在管理中的地位日益提高。其实早在19世纪，美国著名的管理学家泰勒在推行他的科学管理理论时就指出，计划作为管理的功能之一是整个管理活动的核心。法约尔在他的《工业管理和一般管理》一书中，也强调了计划的重要性。

管理者必须制订计划，以了解需要什么样的组织关系，什么样的人员配备，按照什么样的方针、政策去领导员工，以及采取什么样的控制方法。总之，计划工作直接影响且贯穿于组织、领导和控制等管理活动全过程。要使所有其他管理职能发挥作用，必须安排好计划。随着科学技术的迅猛发展和生产技术的日新月异，一个以知识创新为基础的知识经济时代已经到来。现代社会经济的发展为现代管理工作增添了新的内容，一些新的计划理论相继产生。同时计划在管理中的地位也随之变得越来越重要，计划在管理者进行管理和控制，以及合理配置资源、提高效益、降低风险、掌握主动的过程中其地位举足轻重。

（二）计划的作用

著名管理学家法约尔认为：统一、延续、灵活、精确都是一个好的行动计划的显著特点。计划是管理活动赖以开展的依据，不仅组织的结构在一定程度上需要根据计划的情况来作出调整和变革，而且管理者所采取的每一个步骤、做出的每一项指令、下达的每一个命令，都需要以计划为基准。没有计划和背离计划的管理活动都属于“瞎指挥”。计划作为决策的进一步展开，它赋予了决策的内容以现实的可能性；计划作为管理活动的前提，它对组织、协调、控制等职能具有指导作用；计划作为对组织活动的具体化和明朗化，它可以起到激发士气的作用，成为团结和鼓舞组织成员为实现目标而奋斗的动力；计划作为制定组织活动就有未来程式的活动，需要管理者自觉去认识和预见未来可能出现的局面和可能遇到的情况，从而使管理者在事前就有充分的准备并采取相应措施，不至于事到临头才仓促上阵。

计划作为管理的基本职能，在管理中具有重要的作用。计划作为管理的职能，对管理的成败起着关键的作用，良好的计划是成功的先决条件，计划在管理中的作用主要表现在以下几个方面：

1．计划是组织目标实现的保证

计划首先要确定整个组织的目标，然后确定每个部门及其人员的工作单位目标，以及确定长期的和短期的目标。在此基础上，计划还为目标确定预期结果，并且说明要去做哪些工作才能保证目标的实现。这样，就为组织中各级主管人员的工作指明了方向和目的，有利于组织通过精心分工和协作安排活动，促使组织中的全体人员的活动方向趋于一致从而形成一种复合的组织行为，以保证达到计划所设定的目标。例如，国家要根据五年计划安排基本建设项目的投资，企业要根据年底生产经营计划安排各月的生产任务，并进行新产品的开发和技术改造。如果没有计划，实现目标的行动就会成为一堆杂乱无章的活动。

2．计划是管理的实施纲领

任何管理都是管理者为了达到一定的目标对管理对象所实施的一系列的影响活动（这些活动包括计划、组织、领导、控制等）。计划是管理过程的首要职能，是管理中一切活动的纲领。只有通过计划，才能使管理活动按时间、有步骤地顺利进行。因此离开了计划，其他职能的作用就会减弱甚至不能发挥作用，当然也就难以进行有效的管理。

3．计划能够协调社会劳动、合理利用一切资源，使管理活动取得最佳的效益

组织是一个协作系统。组织往往是由众多的组织成员和许多独立的部门构成的，而它们之间的协调需要借助于计划来实现的。计划的一项重要任务就是组织各部门的工作能够协调统一、井然有序的展开，消除不必要的活动带来的浪费，避免在以后的管理活动中由于缺乏依据而进行轻率判断所造成的损失，从而有助于用最短的时间完成工作任务，减少迟滞和等待的时间，提高工作效率。计划还根据各个部门的实际情况进行合理的分工和协作，使组织有限的资源得到更合理的配置和更充分的利用，产生巨大的组织效应，在整体上极大地提高组织的工作绩效。当所有有关人员了解了组织的目标以及为了达到组织目标他们应当作出什么贡献时，他们就会自觉地协调他们的活动，互相合作，结成团队。而缺失计划会多走许多弯路，从而使实现目标的过程失去效率和效益。

4．计划有助于组织降低风险、掌握主动

计划工作的意义就在于根据过去和现在的信息，预测未来可能发生的变化，尽可能把握事物的发展趋势，并在科学预测的基础上制定相应的补救措施，最大限度地提高计划的科学性，将风险减少到最低程度，弥补未来情况变化所带来的损失。

彼得·德鲁克曾指出，计划当然不能完全消除长期决策中的风险，但无论如何，计划作为组织未来活动的一种筹划必然会对未来的各种情况进行预测，帮助鉴定潜在的机会和威胁并且能减少风险。通过促使管理者展望未来，预见变化，考虑变化的冲击，以及制定适当的对策，计划可以减小不确定性，它还使管理者能够预见到行动的结果。在不断变化的环境中，组织要获得持续的成功，就必须通过计划职能，寻找尽可能最好的行动方案，以便抓住机会，减少风险，从而掌握主动。

5．计划能够激励人员士气

计划通常包含有目标、任务、时间安排、行动方案等。由于计划中的目标具有激励人员士气的作用，所以包含目标在内的计划同样具有激励人员士气的作用。例如，有的研究发现，当人们在接近任务完成的时候会出现一种“终末激发”效应，即在人们已经出现疲劳的情况下，当人们看到计划将要完成的时候会受到一种激励，使人们的工作效率又重新上升，并一直会坚持到完成计划，达到目标。

总之，正如哈罗德·孔茨所说：“计划是从我们现在所处位置达到将来预期的目标之间架起的一座桥梁。它把我们所处的此岸，和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。有了这座桥梁，本来不会发生的事，现在就可能发生了。虽然我们很少能够预知确实的未来，虽然那些超出我们控制的因素干扰制定最佳的计划，但是，除非我们搞计划，否则就只能听凭自然了。”