计划在组织存在的意义和价值

第一节　计划职能概述

一、计划职能的概念、特点及作用

哈罗德·孔茨曾经讲过，计划工作是一座桥梁，它把我们所处的这边和我们要去的对岸连接起来，以克服这一天堑。这一格言体现了计划职能在管理工作中的重要性。管理者要面对未来，把握未来，通过切实的努力去实现自己的理想，而做好这一切，计划工作是极其重要的。

(一)计划的概念

在管理学中，计划可以从两个方面去理解：第一，计划作为一项最重要的管理职能是制定目标工作的过程，并确定为达成这个目标所必需的行动，即干什么和怎么干的问题；第二，计划也是指在制定计划的工作中所形成的方案，它可以是目标、策略、政策、程序和预算方案等。

计划有广义和狭义之分。广义的计划工作包括制订计划、执行计划、检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。狭义的计划工作则是指制订在未来一定时期内要达到的目标，以及实现目标的途径。计划工作还是一种需要运用智力和发挥创造力的过程，它要求高瞻远瞩地制订目标和战略，严密地规划和部属，把决策建立在反复权衡的基础之上。

西方管理学将计划工作的内容归纳为“5W1H”，即计划必须清楚地确定和描述这些内容：

WHY：确定计划工作的原因和目的。

WHAT：明确所进行活动的内容和要求。

WHO：规定由哪些部门和人员来负责实施计划。

WHEN：规定计划中各项工作的起始和完成的时间。

WHERE：规定计划的实施地点。

HOW：制订计划实施的手段和措施。

这种观念认为，任何一项计划都要包含以上几个要点，即组织的计划必须明确地提出未来行动的目的、原因、内容、负责人及实施的时间、地点和方法。

(二)计划的特点

与其他管理职能相比，计划有如下特点：

1.计划着眼于组织的未来

虽然各项管理职能都必须考虑组织的未来，但都不可能像计划那样以谋划未来为主要任务。无论是规划、预算，还是政策、程序，都是为未来的组织行动具有明确的目标和具体的方案做指导。当然，对未来的一切谋划必须建立在过去和现在的基础上，只有这样，谋划未来的方案才可能是科学的、合理的和可行的。

2.计划的实质是要保证组织行动的有序性

计划形式是组织行动的标准。如果一个组织没有计划，对未来心中无数，走到哪儿算哪儿，这个组织必然会陷入混乱之中。应通过计划明确组织行为的目标，规定实施目标的措施和步骤，来保证组织活动的有序性。

3.计划的本质是要经济地使用组织内的各种资源

经济一词在这里的含义是节约。计划不仅要保证组织未来的行动有条不紊地进行，并且还必须使之在投入产出效益最高的状态下有序进行。任何一个组织的资源都是有限的，计划就是要对组织内有限的资源在空间和时间上做出合理的组织(配置)和安排，即达到资源配置和使用的最优化。

【阅读材料】

10分钟提高效率

美国某钢铁公司总裁舒瓦普向一位效率专家请教更好地执行计划的方法。专家声称可以给舒瓦普一样东西，在10分钟内把他公司的业绩提高50%。接着，专家递给舒瓦普一张白纸说：“请在这张纸上写下明天你要做的六件最重要的事。”舒瓦普用五分钟时间写完了。专家接着说：“现在用数字表明每件事情对于你和公司的重要性次序。”舒瓦普又花了五分钟做完。专家说：“好了，现在这张纸就是我要给你的。明天早上第一件事就是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不看其他的，只做第一项，直到完成为止。然后用同样的办法对待第二项、第三项……直到下班为止。即使只做完一件事，那也不要紧，因为你总在做最重要的事。你可以试着每天这样做，直到你相信这个方法有价值时，请按你认为的价值给我寄支票。”

一个月后，舒瓦普给专家寄去了一张2.5万美元的支票，并在他的员工中普及这种方法。五年后，当年这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大的钢铁公司之一。

(三)计划的作用

组织是一个人造系统，它与自然系统的本质区别就在于它是一群有意识的人在一定的目标支配下形成的。有意识、有目的的活动是组织活动的基本特征。有意识的活动首先表现为在活动之前，人们会良觉地进行规划、设想、安排。无论这种规划设想是简单还是十分复杂，都是计划职能。可以说计划是人类组织所特有的管理职能，也是人的社会性的基本特征之一。正如马克思在论述人的意识时所说的：“最蹩足的建筑师从一开始就比最灵巧的蜜蜂高明的地方，是他在用蜂蜡建筑蜂房以前，已经在他自己的头脑中把它建成了。”建筑师在头脑中建筑房屋的过程就是一个计划过程。

计划作为管理的第一个职能还指任何一个管理者，不论他居于什么层次，对什么样的部门负责，都必须做好计划工作。否则其工作就无法开展，即使展开了，也将会是一团糟。组织是为实现一定的目标而建立起来的。要将实现目标的愿望变为现实，必须建立起一定的保障。

(1)从明确目标着手为实现组织目标提供了保障。组织的目标有长远目标与近期目标、主要目标与次要目标、直接目标与间接目标之分。计划工作就是要通过对组织内外条件的分析，使组织要实现的总体目标、各部门的目标、各阶段性目标明晰化，并制订出实施这些阶段性目标的方法、措施，使组织的各项活动为实现总目标服务。

(2)计划还通过优化资源配置保证组织目标的实现。实现组织的目标，需要调动组织内的各种资源，在最经济的条件下实现目标是市场经济体制下一切组织都应遵循的原则。换言之，任何组织部必须讲究成本核算，厉行节约，使投入产出效益最高。通过计划管理对组织的资源进行优化配置是最大的节约，也是最重要的节约。不做预算，不进行成本费用分析，即使组织的目标得以实现，也会因成本失控而显得不合理、不合算。节约是从事现代管理的基本准则之一。任何组织，无论是企业还是非企业，都必须重视投入产出的效益。认为只有企业才讲成本核算、讲节约的观点是错误的。

(3)计划通过规划、政策、程序等的制定保证组织目标的实现。计划还为控制提供了标准。实现组织目标的活动会受到多种因素的影响。在一些没有见到的因素的影响下，组织行动可能偏离计划轨道。这些偏差要靠管理控制来纠正。纠正偏差，需要有标准。这个标准只能是组织的计划。计划不仅是组织行动的标准，同时又是评定组织效率的标准。没有计划显然是无法实施控制的。没有控制，组织目标也就难以实现。

【阅读材料】

偷鸡者

曾有这样一个人，每天都要去偷邻居的鸡，有人告诉他说：“这样的行为，不符合君子之道。”那人回答说：“那就减少一点好了，以后每月偷一只鸡，等到明年的时候，就完全不偷了。”

这也是一种循序渐进的理论？是不是很荒谬？但是我们有时候自己就做着这样的事情。吸烟有害身体健康，怎么办呢？戒掉吧，每天少抽点；企业的管理机制有问题，一步一步来解决。可是事情到了最后怎么样？烟依然还在抽，企业的问题还是没有彻底解决，一步一步来嘛！

案例点评：

明智的管理者在制定一项计划的时候，总是会记得这样一件事：制定一个日程安排表，不实现目标决不罢休。计划使我们的思想具体化而体现出我们期望做什么，什么时候做好，谁去做什么事，以及如何做。

二、计划与决策的区别

计划工作包括哪些内容，不同的管理学家的看法是很不一样的。有的管理学家认为，计划包含着决策职能，比如法约尔认为，计划是管理的一个基本部分，包括预测未来并在此基础上对未来的行动予以安排；西克斯认为，计划工作在管理职能中处于首位，是评价有关信息资料、预估未来可能的发展、拟定行动方案的建议说明的过程，决策是这个过程中的一项活动，是在两个或两个以上的可选方案中做选择。但有的管理学家则认为，决策职能是独立的，更有学者认为，计划应包含在决策职能之中。以西蒙为代表的决策理论学派强调，管理就是决策。决策是包括情报活动、设计活动、抉择活动和审查活动等一系列活动的过程；决策是管理的核心，贯穿于整个管理过程。因此，决策不仅包括了计划，而且包含了整个管理，甚至就是管理本身。

其实，决策与计划是两个既相互联系又相互区别的概念。说它们是相互区别的，是因为这两项工作需要解决的问题不同。决策是对组织活动方向、内容以及方式的选择。我们从管理的首要工作来把握决策的内涵。任何组织，在任何时期，为了表现其社会存在，必须从事某种社会需要的活动。在从事这项活动之前，组织当然必须首先对活动的方向和方式进行选择。计划则是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内的行动任务的具体安排，它详细规定了不同部门和不同成员在一定时期内的行动任务的具体安排，它详细规定了不同部门和成员在该时期内从事的活动的具体内容和要求。

但计划与决策又是相互联系的，这是因为：

(1)决策是计划的前提，计划是决策的逻辑延续。决策为计划的任务安排提供了依据，计划则为决策所选择色的目标活动的实施提供了组织保证。

(2)在实际工作中，决策与计划是相互渗透的，有时甚至不可分割地交织在一起。

决策制定过程中，不论是对内部能力优势或劣势的分析，还是在方案选择时对各方案执行效果或要求的评价，实际上都已经开始孕育着决策的实施计划。反过来，计划的编制过程，既是决策的组织落实，也是对决策更为详细的检查和修订。

【阅读材料】

决策与计划的区别

1982年9月28日，强生公司的泰诺胶囊占据了止痛药市场35%的市场份额，让竞争对手好生羡慕。由于疗效好，这种产品得到了消费者、医生和医院的广泛好评，它每年能给强生公司带来四亿美元的收入。然而，在1982年9月29日到10月1日之间，有七人服用了强力泰诺胶囊后死亡。在这期间，由于记者散布消息说，一些胶囊里含有氰化物，结果泰诺销量下降了87%，公众信心也荡然无存。对此，公司采取了迅速、果断的反应行动：2200万瓶胶囊被收回并销毁，损失高达一亿美元。另外，还迅速开通了一条800免费热线电话，以便消费者、法律执行机构和其他相关人员能就此事询问强生公司的行政人员。

在此案例当中，强生公司对于胶囊含氰化物而导致销售量减少所做出的迅速反应是收回并销毁了2200万瓶胶囊，还开通了一条800免费热线电话。我们可以说，强生公司在此次事件中做出的反应就是一次决策。同时我们还可以说，公司计划收回并销毁2200万瓶胶囊，另外决定开通一条800免费热线电话以力主改变公众对该产品安全性能和功效的认识，从而夺回了原有的市场份额。通过这样一分析，决策就自然而然地成为了计划中的一个组成部分。首先，公司计划收回并销毁2200万瓶胶囊，开通一条800免费热线电话，然后计划以防伤害的包装形式重新投入市场并夺回原有的市场份额。这就是一个完整的计划，首先决策，就是前计划，然后是具体方法、工作内容的制定及具体工作的实施等，也就是后计划。