办公室礼仪规范

任务一　办公室礼仪规范

一、办公室环境礼仪

1.配备必要的清洁卫生工具

要搞好办公室环境礼仪，办公室应配有必要的清洁卫生工具。如扫帚、垃圾筐、垃圾袋、水桶、吸尘器、拖把、抹布、簸箕、清洁液等。但这些卫生工具摆放在隐蔽的地方。

2.定期进行打扫

秘书应在早上上班前打扫办公室卫生，擦去灰尘，下午下班之前清理垃圾。每周应进行一次卫生大扫除。有些办公室的沙发、电话、办公设备盖有遮罩物，也应定期清洗。

3.保持办公室家具协调与整齐

在选用办公室家具时，要注意办公室家具颜色、款式、规格的统一，摆放这些家具时，要注意整齐，与办公室的结构相一致。

4.分类摆放办公室物品与设备

办公室的小物件可以先放在文件筐中，然后按类型放在物品架上，办公室的设备可以按工作流程摆放，保持设备连线整齐有序。办公室设备最好选择一体机，以节约办公室空间。文件报纸要及时清理，分类存放。绿色植物要定期浇水、去掉枯叶，并放置在不影响工作与行走的地方。

5.收藏好个人生活用品

个人生活用品除水杯外，应放在隐蔽的地方。

二、上下班礼仪

秘书上班场所主要在办公室，秘书在上班时，也要讲究礼仪。在办公室中讲究礼仪，不仅可以更好的展示自己的良好形象，同时也有利于营造良好的工作人际关系。

1.做好上班前的准备工作

在上班之前应检查必须携带的物品，如钥匙、记事本、文件、名片盒等。以免遗忘而影响一天的工作情绪。出门前，要再次整理自己的服饰和仪容。为保证第二天有饱满的精神去上班，在头天晚上最好不熬夜。上班时应考虑路上突发事件，应尽量提早15～20分钟出家门，做到不迟到。

2.专心工作

上班时间是用于办公的时间，因此在上班时，应专心工作，不能在工作时间内做与工作无关的事，闲聊与工作无关的话题，更不在上班时间干私活，甚至离开工作岗位。上班时间最好不要打私人电话，如果有朋友来找，又不是为了单位工作的事，应尽快解决或要求对方下班后联系。

3.遵守单位规章制度

不同单位对办公室工作人员有不同的制度，作为办公室人员就毫无条件地遵守这些制度。不能以别的单位制度或以前工作单位的制度来评说现有的制度，尤其不能以别的单位制度作为自己不遵守本单位制度的理由。

4.举止行为得体

办公室是单位的一个窗口，自己的举止行为也影响到企业的形象，因此办公室人员应有言行举止礼仪。具体举止行为礼仪要求与规范如前文所述。

5.准时下班

下班是一天工作时间结束，但很多人没有下班的概念，尤其是在公务繁忙时，加班成了常见的事，但是必须清楚，适当的休息和放松对第二天的工作至关重要，为此办公人员应在工作时间提高效率、养成准时下班的习惯。工作人员下班之前，应预定好次日的工作事项，将桌面物品清理整齐，将文件和材料锁好。如果是最后一个离开办公室，要把窗户、电器设备关好。万一手头还有工作没有做完，尽可能在工作完成告一段落后再下班。

三、办公室办事礼仪规范

（1）尊重领导。服务领导、辅助领导是秘书岗位存在的前提，秘书人员在服务领导和辅助领导过程中，首先应尊重领导。尊重领导主要表现在服从领导，尊重领导的权威，凡事多向领导汇报请示。在显要场合，要突出领导，向客人介绍领导时态度要恭敬，不论什么场合，与领导说话要有分寸，陪领导外出要料理好领导的生活琐事，根据事情的轻重缓急，为领导挡驾。

（2）与同事和睦相处。秘书在办公室中要记住“和为贵”。也就是要求秘书人员与同事和睦相处。要做到和睦相处，首先对同事要笑脸相迎，热情招呼。同事有病，主动打电话问候或抽时间去看他。对同事的成功要给予真诚的祝贺，当同事遇到挫折时，应主动送去鼓励。如果是新到一个单位，不要在同事面前将现在的工作单位与以前的工作单位进行对比、评说，应与同事应保持一定距离，不要显示跟人天生就熟。

（3）热情服务同事。办公室是联系单位各部门的枢纽，很多部门在运作过程中需要办公室给予协助，有时还会求助于办公室。作为办公室人员对前来办事的同事，要服务周到，在政策规定的范围内积极给予办理。不能有意为难同事，尤其不能公报私仇。

（4）善待上访员工。在单位中员工遇到不公平，有时会直接找领导解决。作为领导秘书，应主动接待、尊重并理解上访者，积极与上访者沟通，倾听他们的意见与要求，并根据相关规定作出适当的承诺。

（5）热情接待来访者。无论是对待有预约的来访者，还是未预约的来访者，都要热情接待，在弄清楚来意的基础上，区分处理，最后礼貌送客。

（6）认真接听电话。接听电话是办公室人员的基本工作，办公室人员在接听电话时要迅速，要认真倾听，并做好电话记录，让对方等待时，要说声抱歉，结束电话要说再见。

（7）外出办事要注意维护单位形象。

四、办公室人际关系礼仪规范

1.与同事相处的礼仪

同事之间应相互尊重、相互关心、相互帮助，后辈应虚心向前辈学习，前辈应关心爱护后辈。求同事帮忙要用商量的口气，得人之助后要诚心表示感谢。同事之间有分歧时，应以大局为重，求同存异。同事之间不能以自己的标准去苛求别人。

2.与上司相处的礼仪

对待上司在感情上要高度尊重，在组织上要高度服从，而不是表面上的谦恭。在上司遇到困难时，下属应协助解决，而不能拆台。上司不了解情况时，要帮助他们了解情况，以辅佐其工作。当上司之间或上司与同事有矛盾时，应积极从中调解，解释。自己与上司发生分歧时，不要当面顶撞上司，而应从尊重上司，爱护上司的角度出发，婉转表达自己的意见。遇到不关心下属、以权压人、给人“穿小鞋”的上司时，也不要消极怠工或到处发泄。

3.与下属相处的礼仪

上司对下属既要关心，也要严格要求与管理。上司对下属态度要和蔼，要心平气和，接待下属要热情，对下属反映的问题与意见要仔细倾听，耐心解释，合理解决。上司对下属的生活要关心，但不要干涉他的私人生活。上司对下属的错误要批评指正，同时要倾听下属对自己提出意见，要信任下属。