接电话前必要的准备
不管你是做文员还是秘书，不管你是普通职员还是堂堂经理，在办公室里有一项工作是离不开的，那就是接打电话。
接电话前，你知道要做的准备吗？不要说你不知道，那样，你将大错特错。接电话是一桩小事，但里面的学问，你一定要清楚。那么，听到电话铃声，你首先要做的是什么呢？
对了，要把工作热情调整起来，电话沟通，通过一根线略，能传递出你的满腔热情和活力。不要说，他看不到我的，那你将大错特错。如果你垂头丧气、神情沮丧，一定会通过那根线路，感染到对方的。相反，你若是精神抖擞、满腔热忱，也会令对方感受到。当你听到电话铃声一响，首先要做的就是：调整心态，忘掉所有的烦恼和不愉快，充满热忱和活力地去拿起电话吧。
有一位很成功的总裁，半夜睡下了。忽然，他想起来还有件事情必须要打电话交代一下，你猜到他是怎样做的吗？
他起床，穿线好西服、皮鞋，又对着镜子打扮一番，然后才拿起来话筒。对待工作中的一件小事，就能看出你的心态。那位总裁即使是在夜里，也没忘记要把自己带到工作的状态中去。这就是他成功的原因。
当你调整好工作状态，精神饱满时，就该去拿话筒了。记住，不能让电话响得太久，那样，会让对方认为你们公司管理混乱，或者人手不足，或者效率低下。总之，铃声响了三次之后，听筒就要拿起来了。
如果恰巧电话不在身边，等你赶到的时候已经响了很久，就应该在拿起话筒后，向对方表示歉意：“十分抱歉，让您久等了。”
拿听筒的姿势——声音准备过吗？
听筒拿起来了，好的，你用的是哪只手？右手吗？可能有人认为：用哪只手拿听筒还不是都一样？但是，如果你用的是右手，请快换成左手吧。电话的设计，你看到的，听筒都是放在左手位置。
生产电话的厂家的高明之处在于当你用左手拿话筒，右手就腾出来，在打电话的过程中，可以做记录、查资料。反之，每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”，并换另一只手拿听筒，就容易耽误时间。这样，就会让对方留下不得要领的印象。
为了避免这种不高明的做法，记住，听筒要用左手来拿，并随时将记录本和资料放在手边，以便迅速作出反应。
我们有时高兴，会表现得兴高采烈，声音飞扬；有时烦恼沮丧，说话的声调都是有气无力，很不耐烦。记住，不要把这些情绪化的语音，带到听筒里去。
平时多练习一下自己的声音吧，那样会很好的。说话的时候，咬字清晰，语调要热情明朗，声音是上扬的，不要带着低落的语气。语速要快慢适中，富有感染力，音量要高低适中，措辞正确，言辞诚恳，声调最好配合表情。这些你都要做到心中有数。
不要说：“请你大点声！”
而要说：“很抱歉，请你再重复一遍。”
我们常常认为：透过电话将事情说清楚，似乎是一件很容易的事，但实际上却很困难。
比如，对方的声音很小，我们听不清楚。但是，你不要因此而提高噪音，大声地说：“对不起，我听不清楚，请说大声一点！”即使对方的声音的确很小，不管是什么原因，也要采取如电话状况不好，因此听不清楚之类的说法。
“很抱歉，咱们电话的声音听起来有点远”，或者“很抱歉，能不能请你再说一遍”，这样，明白无误地告诉对方，并加以确认复述一遍。
有时候，对方所谈的事非常重要，我们常会出现一种“怯场”的状态，大脑一片空白。这时候，一定要沉着冷静，你可以这样说：“这件事太重要了，请你再把重点重复一遍好吗？”
不要说：“请你等5分钟吧！”
而要说：“我5分钟之后打给你。”
对方在打电话的中途，或许要问一些问题，或者需要用到资料，这种情况下，我们要有充分的准备。
遇到这种情况，我们要先向对方说一句“请您稍等片刻”，然后便着手弄清问题，或者马上开始查阅资料。但是，有时对方要找的资料，临时找不到。等过了5分钟后，好不容易将资料搬到了办公桌上，再拿起听筒的时候，电话往往断掉了。
当你在拼命地寻找资料，肯定会无意间忘记了时间，而你刚刚说的请对方“稍等片刻”，那么，5分钟似乎是太长了。你要知道，“片刻”是以一分钟为限。如果过了一分钟，就超出了“片刻”的范围，人家不知道还要等多久，这一点要多加注意。
在这种情形下，如果判断出寻找资料需要花费一分钟以上的时间，那就要明明白白告诉人家。但是，不要说：请你等五分钟，而要必须告诉对方“对不起，我5分钟之后打给您”，这样挂断电话，才是正确的礼仪。
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