办公室环境礼仪

一、办公室环境

办公室空间虽然有限,却是一个大的公众环境,是商务人员处理日常工作的重要场所。在这里,不但要与同事朝夕相处,还要经常接待客户。因此,掌握和应用好办公室礼仪,规范自己的一言一行,才能创造良好的办公和商务交往环境。

办公室既是公共场合,又是办公场所。如果在办公室创造并保持一个整洁、舒适的工作环境,容易使人产生积极的情绪,很快进入工作角色,效率就会提高;反之,容易使人情绪低落,工作效率也会随之降低。

办公室环境首先是一种无声的语言,向空间内的人传递出某种信息,可营造文明、友善、积极、奋进的氛围。办公室的合理布置和规划能使置身其中的人自觉提升职业素养,提高工作效率。因此,在日常工作中我们应注意以下几点:

1.保持办公室环境干净、整洁,物品摆放井然有序

在通常情况下,办公桌上应当只摆放手头正在处理的与工作有关的资料,与工作无关的物品要一律清除。如果工作人员暂时离开座位,应将文件覆盖起来,保密的资料更应该注意随时收存。

2.保护好办公设备

办公设备是公用的,私人的各种事务不要随意在公用设备上进行。虽然现代社会讲究自由,但是公私分明的原则不能丢。

小知识

1.使用计算机的注意事项

不要在工作期间玩游戏;学会正确使用,如果不会使用可以请别人帮助;注意保养计算机,使用前可以将计算机杀毒;注意文件的保密,不偷看别人的文件。

办公室里的计算机桌面和屏幕保护图片应当以山水风景画为主,风格健康向上,不要使用与本人工作岗位和职业风格不符的图片。

2.使用会议室的注意事项

保持会议室清洁。若桌面或者地面有污渍,离开会议室时应该随手以抹布或者吸尘器清理。使用会议室的文具或者其他用品完毕之后,应立刻归还原位。饮料纸杯等残留物应及时清理干净。个人的衣服等物件摆放到指定地方。下雨天,使用过的雨伞应该放置于会议室外的指定地点。

3.使用复印机等的注意事项

要充分考虑他人的需要,不要霸占公用的传真机、复印机、打印机,并爱护这些设备。如果对这些设备不熟悉,则应当先阅读使用说明书或者向同事请教。千万不可随意乱用,或者粗暴地对待这些设备。

复印机是公司里使用频率较高的公共设备,容易和同事在使用时间上产生冲突。一般来说,应坚持先来后到的原则,但后来的人在复印数量少且比较急的情况下,可以让他先印。如果先来的人已经花费了不少时间做前期准备工作,后到的人理应等一会。在公司里一般不要复印私人的资料。如果复印纸用完了,不要悄悄走掉,把问题留给下一个同事,谨记添加,不要让别人以为你不为别人着想。使用完毕后,不要忘记把自己原有的文件拿走,否则容易丢失,或泄漏商业秘密,给自己带来不便。还要记住,最后离开时要把复印机设定在常规状态。

资料来源:中国礼仪网。

二、乘电梯的礼仪

案例7-2

进入电梯就等于进入工作场所

小美刚进公司不久,就被叫到经理办公室。经理委婉地询问她的生活状况,又试探性地问她是否结婚。小美感到莫名其妙,不知经理葫芦里卖的什么药。经理见其大惑不解,就对她说出了实情。原来,物业询问经理,最近招来的新人中是否有处于热恋或者刚完婚的。因为通过电梯的摄像头,他们发现最近有一对情侣每天乘电梯的时候总是搂搂抱抱的。小美听完后面红耳赤,她的老公经常来接她下班,每次都在乘电梯的时候做些亲昵的小动作。没想到,这一切都被安装在电梯里的摄像头记录了下来,更为那些闲来无事的人提供了谈资。

资料来源:中国百科网。

电梯是每一个办公人员在工作中都离不开的服务设施。“细节见证品质”,电梯礼仪是个人形象的缩影。在电梯里的一举一动、一言一行都可以直接反映出个人的素质和涵养。

电梯就是这么一个奇怪的地方,在这个狭小的、封闭的、运动的空间里,人们总是左右为难。很多人习惯把电梯当成自己的谈笑地,以为电梯门一关,就成了一个小世界。因为隐蔽性好,很多话在办公室里不好说,乘电梯时四下无人,也就成为某些人嚼舌根的阵地。殊不知,这大大有损自己的形象。在电梯里安装监控设备是众所周知的,即使他人听不到你所说的事情,也可以从表情中看出一二,起码可以窥探出这是神秘或是可笑的事情。因此,你在电梯里的举手投足都影响着他人对你的评价。

以下几点是乘坐电梯时应注意的礼仪规范:

(1)在电梯里不要大声谈论个人隐私或者有争议的话题。

(2)与不相识的人同乘电梯,进入时讲究先来后到,出来时则应由外而里依次而出,不可争先恐后。与熟人同乘电梯尤其是与尊长、女士、客人同乘电梯时,若是进入有人管理的电梯,应主动后进后出;若是进入无人管理的电梯,则应先进去、后出来,这样是为了控制电梯,来为他人服务。

(3)电梯内尽量侧身面对客人。到达目的楼层,一手按住开门按钮,另一手做请出的动作。客人走出电梯后,立刻跟上,并热情地引导前进的方向。

(4)在使用电梯的高峰期,先上来的人要主动往里走,为后面的人腾出地方;超载铃声响起,最后上来的人应主动退出,等下一趟。如果最后上来的人比较年长,已经上来的人要主动去等下一趟。

(5)电梯到达时,熟人间也不要太客气,你推我让,不要影响后面的乘客。

总之,电梯虽小,但是里面的学问不小,充满着为人处世的礼仪。电梯的微妙在于,它是私密与公众之间的自主转换。因此,在电梯中,要注意自己的言行,以免给人落下笑柄,还要熟知其中的礼仪,展现自己良好的工作形象。

三、办公室人文环境

办公室人文环境是指影响工作人员工作心理的环境因素,包括同事关系、上下级关系、异性关系、客户关系等。

(一)同事关系

办公室里的人际关系是一门学问。同事是与自己每天一同工作、一同进餐、偶尔一同娱乐的人。与同事相处,太近了不好,容易让别人说闲话,或者让上司认为你在搞小圈子;太远了也不好,会给人一种冷漠、不合群或者自视清高的感觉。与同事相处得如何,直接关系到自身的工作效率,因此,掌握和同事相处的礼仪规则就显得尤为重要。与同事相处的好坏直接影响工作质量和个人、集体的事业发展。同事之间要相互尊重和支持。

同事之间应注意以下几点:

(1)要注意团结合作,主动关心和帮助同事。

(2)要宽宏大量,尽量谅解同事的错误,产生误会时要及时化解。

(3)不要评论同事,指责他人。

(4)不要背后议论,中伤他人。

案例7-3

遭遇尴尬场面,要帮同事找台阶下

新春在即,老张又被评上了单位的先进工作者,心情特别好。这天上班,他特意带上自己到南方旅游时买的一条乳白色珍珠领带,神采奕奕地走进办公室。同一办公室的小李本来就对年年都评上先进的老张有意见,看到老张这般大摇大摆的神情,更是气不打一处来,找茬说:“老张,你这领带在箱底压了多少年啊,都有霉点了,哈哈!”无端遭到奚落,老张火冒三丈。

旁边的赵姐见形势不妙,连忙出来打圆场:“小李,外行了吧,那可不是霉点,是白珍珠上点缀着珍贵的黑珍珠,黑白分明,好看极了。”小李自觉理亏,又看走了眼,顺势下台阶:“哎哟,我真是不识货,对不住了,老张。”自己的心爱之物有人赏识,老张的气也消了,一场风波随之平息。

资料来源:深圳天骏礼仪网。

在上面这个案例中,同事之间由于言语不慎引起当事人的不满,造成尴尬局面。第三人及时出来补救,通过对失误一方的调侃和对另一方的善言抚慰,努力缓和气氛,消解当事人的尴尬处境。要注意对失误者的调侃与责备不能伤其自尊,要以轻松、玩笑的口吻来冲淡责备的色彩,以免加深当事人之间的对立情绪,甚至引火烧身。

之所以陷入尴尬局面,就是当事人某个不合情理的地方被过分放大,在众目睽睽之下现出窘态。要想摆脱这种尴尬局面,就要想办法把当事人不合情理的行为说成合乎情理,把荒唐的事情说成顺理成章。说白了,打圆场,就是给出一个符合人之常情的借口。

实训7-1 有个理发师带了个徒弟,徒弟学艺3个月后,正式上岗。他分别给四位顾客理发。第一位顾客说“头发留得太长”。第二位说“头发留得太短”。第三位说“剪个头发花这么长的时间”。第四位说“用的时间太短了,20分钟就完事了”。如果你是理发师,怎样做才能化解此时的尴尬?将同学分为四组,每组化解一个尴尬。

(二)上下级关系

1.与下级共事的礼仪

与下级共事强调平等对待,不可颐指气使、高高在上。

(1)要指示明确,领导有方。

(2)要言行一致,以身作则。

(3)要宽容下属,培养下属的工作能力。

(4)要知能善任,多多赞赏。

(5)要言而有信不轻易允诺。

上级身为一位管理者,最重要的工作之一就是成为一个为下属喝彩的领导人,必须有别人所不及的洞察力,懂得适时鼓励下属。在工作中,下属避免不了犯错误,因此上级想要纠正错误、批评下属一定要注意场合,否则再温和的批评也有可能刺激下属的自尊。上级不可能在各方面都表现得出类拔萃,而下属在某些方面必然有过人之处。作为上级,对下属的长处应及时肯定和赞扬。如接待客人时,将本单位的业务骨干介绍给客人;在集体活动中,有意地突出一下某位有才能的下属的地位;节日期间到为单位作出重大贡献的家属家里走访慰问等,都是尊重下属的表现。这样做可以进一步激发下属的工作积极性,更好地发挥他们的才干。相反,如果上级嫉贤妒能,压制人才,就会造成和下属关系紧张的局面,不利于工作的顺利开展。

2.与上级相处的礼仪

(1)与上级沟通的礼仪

公司的上级一般具有较高的威望、资历和能力,有很强的自尊心。作为下属,应当维护上级的威望和自尊。在上级面前应有谦虚的态度,不能顶撞上级。在公共场合尤其要注意,即使与上级的意见相左,也应在私下里与上级沟通。下级对上级的工作安排必须服从,即便有意见或不同想法也应执行,对上级指挥中的错误可事后提出意见或者执行中提出建议。值得注意的是,在工作中给上级提建议一定要考虑场合,要根据上级的个性特点确定具体的方法。不要急于否定原来的想法,而应先肯定上级的大部分想法,然后有理有据地阐述自己的见解。

与上级相处的核心要义是体现尊重:

①要服从领导,执行上级的工作指示,维护上级的领导地位。

②要及时汇报,接受上级的指导和批评建议。

③要礼遇相待,不可熟视无睹,甚至避而远之。

④要公私分明,不可混淆工作和社交之间的关系,胡乱攀认。

⑤要懂得分寸,在上级忙碌或不方便时不要打扰。

⑥要多做请示,不可越俎代庖,行使领导权责。

⑦要知情重义,在领导给予关怀和帮助时要及时致谢,不可受之当然、心安理得。

⑧要自尊自爱,面对上级不可盲目屈从、无原则地妥协而丧失自我。

(2)与上级握手的礼仪

与上级握手时,首先要注意的是一定要等上级伸手后,再伸出手迎合相握。与上级握手时,不要迅速将手抽出来,也不能过于用力,而要让上级掌握时间和力度。不论上级是男性还是女性,上级欲和你行握手礼,都必须热情予以响应,你可以用双手和上级握手,但和异性握手时最好不要这样。

(3)与上级打招呼的礼仪

上下级见面时打招呼是必要的。按照打招呼的先后顺序,下级应该先与上级打招呼。如果上级与其他人在一起,应该从级别最高的人开始问候。打招呼的目的是向对方表达一种敬意,态度不好会起到适得其反的作用。与上级见面时应主动打招呼,面带微笑,热情大方,不要夸大表情或扭捏作态。当你想与上级打招呼时,刚好赶上上级与其他人谈话,此时应向他点头微笑,以示敬意。

(三)异性关系

在当今社会,男女共事已是司空见惯的事情。由于男女性别的差异,在性格、能力、心理上形成互补之势,在工作中容易相互平衡、互相帮助,发挥各自的优势,以弥补不足,达到事半功倍的效果。但各位职场人士既是工作人员,同时又是社会人,各自都有其他社会角色。故而男女同事在交往中要把握好尺度,不可交往过度,混淆了角色身份,引发家庭和社会的矛盾。男女同事应避免在隐蔽或私密空间共处。在办公室中应注意不穿暴露或不雅服饰,如夏天女性不能穿透明或者布料少的衣物,男士不着背心短裤等。不做非分无礼的举动,如男士不可随便接触女性身体任何部位,女性和男同事不可打打闹闹等;不谈论各自的隐私;不共用私人财物;若借款、借物要说明,并及时归还。

(四)客户关系

在办公室与客户相处,必须是热情而有效率的。有客户来访时,应热情地微笑问候,语言和态度都显示出诚恳、友好之意。当客户以电话告知将要来访时,接听的声音也应该真诚而愉悦。会客区应随时保持整洁,同时置放单位的一些参阅资料,如产品目录、简报等。无论对方是其他单位的主管或是普通工作人员,都应以礼相待,让客人有宾至如归的感觉。