企业文书的整理归档

第一节　企业文书的整理归档

一、情景导入

浙江远大集团有限公司是一家大型的民营企业，王云是公司秘书，工作10年来一直兼管档案工作。王云在职期间，公司发生了很大的变化：内部组织机构由原来的5个增加到现在的16个，部门职能也有了很大变化。作为档案管理工作人员，王云一直采用组织机构—年度—保管期限的分类方法对归档文件进行分类。一天，部门领导要找一份3年前的文件，由于部门变动，王云已记不清这份文件的形成部门了，结果翻遍了所有的档案柜，才找到这份文件。

二、项目任务

王云为什么无法及时找到领导所需文件？如果你是王云，你会采用什么方式对文件进行分类？

三、任务分析

企业文书能够客观反映企业各方面工作、见证企业发展历程，对企业今后的发展具有参考和指导作用。商务秘书应对处理完毕的具有参考价值的文书材料进行科学的整理归档，以备今后使用。企业文书进行整理归档时应遵循一定的工作原则，根据企业实际情况采用合理、科学的分类方法进行归档。

上述案例中的秘书王云在文件整理归档过程中没有根据本单位的规模、部门设置等选择合理的分类方法，没有根据公司情况的变化调整分类方法，导致无法及时找到所需文件。根据案例描述情况，该公司可采用年度—问题—保管期限分类方法对企业文件进行分类。

四、相关知识

（一）文书整理归档的范围与原则

1.文书整理归档的范围

文书整理的范围这里是指企业在商务活动中形成的文书材料哪些可以归档。文书整理归档工作与文书处理工作密切相关。也是企业档案制度中一个非常重要和关键的内容，它上升为企业档案管理之根。

企业各部门的大多数管理人员，特别是商务秘书人员一般都明白文件应归档保存。但具体哪些文件属归档范围，哪些文件不在归档范围，却没有一个明确的标准，没有一个范围界定。因此，商务秘书要确定文书整理归档范围，这样是为了避免归档的文书有遗漏和不必要的重复，避免造成“玉石不分”的现象。在企业商务活动中形成的文书，有内部的和外部的，有承办的和不承办的，作用各有不同，份数有多有少，如不划分归整范围，出现遗漏和重复现象，不利于保管和利用。为保证企业文书归整的完整性，正确划分企业文书整理的范围是十分必要的。

确定企业文书整理归档的范围，不仅要考虑到文书本身的作用，更主要是看这份文书是否具有重要的长远查考价值。一般来说，企业文书整理归档包括两方面：

（1）属于整理归档的文件材料。它是指企业在商务活动中形成的、办理完毕的、具有查考保存价值的收发文件、会议文件、内部文件、簿册、图表、技术文件、电话记录、企业编印的出版物原稿、印模、照片、影片、录音带、录像等需要整理归档的文书。

（2）不属于整理归档的文件材料。不属于归档范围的文件包括：重份文件，即同一份文件有时会有几份甚至许多份，整理时只需将有领导批示或有部门承办标记、说明的要保存，多余的文件不需归档；未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；普发供参阅、不须办理的文件材料；事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料；无特殊保存价值的信封；内容被其他文件所包括了的文件材料等等。如日报、周报、旬报的内容，已被月报、季报所包括，所以应看内容来判定；一般召开业务会议的临时通知；人事任免非本单位工作人员的文件；卫生检查、节假日通知等均不属于整理归档的文件材料。

显然，这样的一个归档范围在企业中很难作为划分档案材料的操作依据，企业还须有一个更符合企业实际、更具有可操作性的一个归档范围。企业性质不同、规模不同、管理体制不同、生产经营的主体不同、企业管理者不同等，档案的归档范围就不同，哪怕是同样生产鞋业的企业，同样的生产流水线，同样的管理体制下，由于管理组织者的不一样，形成档案就不同，其档案管理的归档范围也是不同的。所以企业档案管理的归档范围必须依据企业的实际情况进行编制，作为制度去执行。

2.文书整理归档的原则

企业文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。

（1）遵循文件形成的客观规律。企业文书是企业商务活动的客观、自然的反映。每个企业的商务活动都是有规律的、按计划来完成工作指标。如要完成一项工作指标，往往事先要有一定的计划布置，工作进行过程中要总结经验教训，工作结束要汇报总结、统计整理等，各个步骤都会有相关的文书产生。因此，整理文件时，应当按照文件的形成规律，以反映企业商务活动中的真实历史面貌，反映企业的方针、制度落实执行情况，使整理后的档案成为系统的历史记录。

（2）保持文件之间的有机联系。一个企业不是孤立地进行商务活动的，企业有主管部门、下属部门和许多兄弟企业，有上下左右、四面八方的联系。在商务活动中的联系，决定了文件之间自然的、历史的联系，这种联系就是文件的有机联系。只要企业的商务秘书能把文件收集齐全，又按照其自然形成规律，保持它们之间的有机联系，正确分类整理，就能反映出企业商务活动中的真实面貌，反映出企业的主要业务工作情况。

（3）区分文书的不同价值。在企业商务活动中形成了许许多多的文件，虽然都是历史的记录，但它们的记录价值不同。有些需要长期、永久保存，有些则是短期、临时的参阅，这就需要商务秘书区分它们的价值，分开进行整理，以便以后查考。

（4）便于保管和查找利用。企业文书整理的根本目的就是便于保管和利用。失去这个目的，文书整理归档工作就变得毫无意义。如企业某项工程形成了许多文件，整理时不能单纯从保持联系的角度去看，要将永久、长期、短期的文件分开整理，以利于日后的鉴定、利用、留存或销毁。

（二）文书整理归档的方法与步骤

文书整理归档的方法步骤主要包括编制符合企业实际的文件材料分类方案、归档文件材料整理的具体程序两部分构成。

1.编制符合企业实际的文件材料分类方案

企业文件材料整理工作目的在于使之系统化、有序化，使之最终能便于保管，更便于查找利用，这一整理的过程主要是通过分类来进行的。企业对文件资料进行整理的过程中应保持文件之间的有机联系，而文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、事由、时间、形式等四方面。

按分类原则，可以确定一个单位中的文件材料分类大致脉络，即可以采用按组织机构、问题、年度、文件形式作为基本的分类方法。

（1）按组织机构分类。这是按企业文件形成时的责任者或文件处理时承办的组织机构对归档文件进行分类。是党政机关最常用的分类法。

（2）按问题分类。这是按归档文件所涉及的内容主题，即按事由对归档文件进行分类。是使用最广泛的分类方法。

（3）按年度分类。这是根据形成和处理文件所属的年度对归档文件进行分类。

（4）按文件形式分类。这是按文件的名称或载体材料分类，如会计档案中按凭证、账册、报表分类；声像档案中按照片、磁带、光盘来分类等。

但是文件与文件之间其保存价值是有区别的，依据文件的保存价值，可将文件分别列入不同的保管期限，不同的保管期限的文件应分类保管。因此，保管期限也可作为一种基本的分类方法列入。我国目前规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

永久保管是反映企业基本历史面貌及本单位主要职能活动形成具体长远利用价值的文件材料需永久保存；长期保管是指档案保管16至50年，如单位的一般工作活动，不具有广泛的社会、科学、历史意义而相当长时间内本单位又需要查考的档案；短期保管是指档案保管1至15年，如单位在短时间内有参考利用价值的各种文件材料。

在档案管理现实工作中，往往不会将以上几种基本方法单独使用，而是将以上基本方法组合起来，形成一种复式分类法。一般采取将年度、保管期限、组织机构（或问题）几种因素相结合，如保管期限—年度—组织机构分类法、年度—问题—保管期限分类法、年度—组织机构—问题分类法等等。

在中小型企业中，由于机构高度精简、机构之间分工不甚明确、文书工作不正规等因素，一般只适合使用“问题”作为文件材料的主要分类依据。譬如说，在中小型企业中，往往将秘书、人事、财会等部门合在一起成立一个“综合办公室”，简称“综合办”。这一综合办的职能和它所涉及的事项与机构齐全的单位文秘、人事、财会部门所处理的工作并无太大的区别。因此，一般的企业常用两级分类法，即“年度—问题”分类法、或者是“保管期限—问题”分类法。企业的大小在文档分类方法上的差异主要表现在，是使用“组织机构”作为主要分类项，还是使用“问题”作为主要分类项。

2.归档文件材料整理的具体程序

文书整理归档是顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。商务秘书要整理好企业文书档案就必须领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。

归档文件材料整理的具体工作程序主要有以下几点：

（1）收集。收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

（2）归档判断。立档单位将收集到的材料，根据归档范围进行归档。

（3）修整。为保证档案能够长期保存和有效提供利用，要对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易退变的文件进行复制、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大件进行折叠等。

（4）装订。用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。装订的部位与对齐方式及注意事项：一是文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。二是装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（5）分类。归档文件材料以“件”为单位进行装订后，需要将归档文件按某些特征分别归类。在中小型企业中，归档文件一般采用年度—问题—保管期限分类法进行分类。分类的注意事项：一是区分年度。年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。二是区分保管期限。根据企业的文书档案保管期限表进行区分。

（6）排列。一是要把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、长期、短期三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起；二是在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起；三是在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。

（7）编号。归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章（见表9.1）的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

表9.1　归档章

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等项目。

①全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

②年度。文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。

③保管期限。归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

④件号。归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号（即每年分期限共编三条流水号）。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2008年永久件号：1、2、3……82。馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

⑤机构（问题）。即作为分类方案类目的机构（问题）名称。

⑥页数。每份归档文件的总页数。

（8）编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。（见表9.2）

表9.2　归档文件目录

①件号。填写室编件号。

②责任者。文件的发文机关或署名者，可用通用简称。

③文号。文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如“浙东政〔2009〕5号”，没有发文字号的不填写。

④题名。即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔　〕”号附于原标题之后。

⑤日期。文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708。

⑥页数。每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

⑦备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

归档文件目录用纸采用国际标准A4型。

（9）装盒。装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

①备考表。包括盒内文件情况说明、整理人和日期等项目。

②档案盒封面。标明全宗名称。

③盒脊。应设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。

五、实践训练

（一）模拟训练

小李是某公司的秘书，她在整理董事长办公室的时候，收集到了以下文件：①某公司2009年度职工考核管理办法的通知；②关于进一步做好安全生产管理工作的通知；③某公司2009—2011年三年发展规划；④关于加强甲型H1N1流感的防控工作的通知；⑤某公司与××学院开展校企合作的协议书；⑥2006至2009公司年度工作计划和总结等文件。

假如你是小李，请根据所学的文书整理归档知识，对这些文件进行整理归档。

（二）综合训练

【实训背景】

天日汽车制造有限公司是天地集团有限公司旗下一个主营汽车制造和销售的控股子公司，目前部门设置为综合办公室、销售部、财务部、生产部、物资部、技术改造办公室、技术质量部、人力资源部、下料车间、总装车间、冲压车间等。该公司形成如下文件：2009年12月28日形成的《天地公司关于2009年下半年产品销售情况的报告》；2009年12月20日形成的《天地公司2009年度工作计划》；2010年1月2日形成的《天地公司2009年度财务预算报告》；2009年12月10日印发的《天地公司薪酬管理制度（试行）》，自2010年1月1日起实施；2010年1月8日，市政府制发的《关于天地公司年产5000辆重型汽车项目列入重点工程的批复》；2010年2月8日，天地公司向市政府报送的《关于将天地公司年产5000辆重型汽车项目列入市重点工程的请示》等文件。

【实训内容】

请将上述案例中提及的文件进行分类。

【实训要求】

分类方法应符合上述案例实际情况。