企业文书的起草及制发

任务一　企业文书的起草及制发

一、企业文书起草的特点

文书起草，是指执笔人个人或集体遵照领导人或者领导机关的指示精神，从领命、准备、构思到写就文书初稿的行为过程。文书起草具有鲜明的特点。

1.写作动机的制约性

一般文章的写作是作者个人对生活的观察、感受和体验，通过写作来表情达意。文书的写作动机却不同，文书的起草是完全受命于领导的指令授意，必须忠实地贯彻领导的意图。文书起草是一项重要的辅助决策活动，一个单位做出的决策，即决定、意见、办法、精神、意图、做法，报告上去，传达下去，推行开去，得到法定的批准、颁布、执行、交流，都要借助于文书。秘书工作者通过文书的起草，使领导者的意志这种无形的思想转化为有形的文字，形成文本，从而发挥着辅助决策的作用。

2.写作过程的复杂性

文书起草是一个复杂的脑力劳动过程。要完成好文书起草过程，思维能力是基础，认识能力是前提。文书写作以抽象思维即逻辑思维为主，以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质，在写作过程中主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段去概述事实，分析事理，从而提出解决实现问题的措施、办法、意见或要求，达到处理公务的目的。秘书人员要完成好文书起草工作，必须要提高写作水平，写作水平提高了，就能把信息传递出去，从而产生效用。

3.写作主体的代言性

一般文章的作者，都是代表自己，以个人的身份在说话，见解是个人化的，情感是个人化的，风格也是个人化的。而文书它不是个体化写作，而是代表一个机关、一个部门、一个团体、一个单位。作为代言人，文秘人员在起草过程中，一方面，要领会领导的意图，弄清文件的性质、行文目的、任务和范围，把领导的意志充分地表达出来。另一方面，不能完全消极的只当一个没有思想的传声筒，文本起草中要发挥主观能动性，对文书主题的正确性、深刻性进行检验，对有关材料的真实性进行斟酌，不断提高文稿质量。

二、企业文书的起草流程

文书起草是文书处理的基础。文书处理大致可分为两大流程，一为“吐”，即发文办理，一为“吞”，即收文办理。文书起草，是发文机关“吐”文件的起始，也是收文机关“吞”文件的源泉。文书的所有流程，校核、会签、签发、印制、装订、用印、分发、收文、登记等等，无不是文书起草的延伸与继续。由此可见，文书起草是文书办理的基石。如果文书起草的质量高，办理落实就容易。因此，从一定意义上讲，文本起草的质量关系到文书办理的效率。

文书起草的工作流程如图5-1所示：

图5-1　文书起草工作流程示意图

1.领受任务

起草文书前，秘书人员应全面、准确地领会领导意图并做好记录。在领会领导意图的基础上确定文书的主题、目的和具体要求。同时，根据拟制文书的需要，确定文书的起草方式。比如：指定专人负责起草；确定相关处室或单位联合起草；组成专门起草小组起草等。

2.初步收集资料

文书起草的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料，进行一定的调查研究。文书资料收集的范围主要包括：国家的有关法律法规和政策规定；上级相关文件和领导讲话；本地相关文件和领导讲话；外地工作经验和主要做法；实际相关工作的具体情况；以往工作中积累的相关资料等。收集资料的方式主要有：查阅文件、书刊、报纸、音像制品、互联网等；有关单位提供；通过实地调查研究获取等。

3.阅读资料

资料收集完成后，就要对资料进行阅读。首先，秘书人员应对资料进行泛读，了解实践的基本内容和主要特点，初步认定其参考价值。其次，对资料进行筛选，将其中与文书主题密切相关，具有代表性、权威性和典型意义的资料挑选出来，根据其参考价值进行分类、记录。最后，对资料精研细读，深化认识和理解，从中提炼观点、汲取精华。

4.讨论分析

在资料阅读筛选的基础上，秘书人员应该组织相关人员围绕拟制文书的意图和收集的资料进行讨论分析。讨论时重点讨论分析拟制文书的工作背景、相关的政策法规和以往制发的文件，做到相互衔接并贯彻落实。最终，通过讨论分析决定资料的取舍，进一步明确拟制文书的主题和主要观点、基本内容。

5.编拟提纲

根据资料的筛选，资料的分析结果拟制文书的意图，提炼出主要的观点并确定文书的标题。确定合理布局，拟写出文书的间架结构，明确各部分之间的相互关系。确定文书各部分的主要观点和事实依据。另外，重要文书的起草提纲应征求领导的意见，并按照其要求进行补充和修改完善。

6.再次收集资料

根据提纲和领导要求再次有针对性地收集资料，进一步掌握情况，使所收集到的资料更加准确、完整、翔实。

7.起草初稿

根据文书的主题、目的和具体要求选择恰当的文体，分清上行文、下行文、平行文。同一方向行文也要确定合适的文种，如上行文中请示与报告不能混淆。把发文意图条理化，把发文目的具体化，文体规范格式化。

8.修改完善

初稿形成后，我们还要征求相关人员的意见和建议，反复进行推敲、修改、完善。要在内容上、文字上做到“三查三改”，要在体式上做到“五查五改”。

（1）内容上“三查三改”

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。

查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

（2）文字上“三查三改”

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

（3）体式上“五查五改”

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

9.文稿送稿

文稿确定后，由秘书按照规定职责权限呈送相关领导阅批，呈送时应同时提供相关资料。送稿办文过程中，必须给领导留足决策和签批时间，如属保密性质，送稿部门必须予以注明，并在交稿时告知。

10.文稿定稿

文稿审核签发后，秘书人员在终校清样上复核签字后付印。秘书人员在对文件用印前，应对文件的印刷和装订情况进行复核，最终按一定渠道进行发送。

三、企业文书主体格式

文书拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等，其中标题和正文是写作的重点，部分简单的文书可省略其中一些内容。

1.标题

文书标题是对文件内容的精确概括，它表明了文件的来源、主要内容及其性质，要准确、简要。标题一般由发文单位、文书事由和文种三部分组成，简称标题三要素。有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时也可只标以文件种类，如《通知》。文书标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，同行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.发文字号

包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于文书管理，有利备案查找，在引用时，可以作为文书的代号使用。

例如“审办发〔1989〕6号”，代表审计署（局）办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署（局）办公厅的代字，〔1989〕是年号，“6”号是发文顺序号。当文书是几个机关联合发文时，只标明主办机关发文字号即可。

凡有文件版头的，编号的位置放在文头名称的下面；凡无文件版头的，编号的位置放在标题的右侧方。

3.主送机关

主送机关是指文书的主要受理机关，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是文书发出后能否及时得到处理的关键。主送机关的名称应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字识别，回行时仍顶格。一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使文书首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

所有上行文都必须有主送机关。向上级报告、请示的文书，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以在文尾版记处“抄送”。用抄报的形式，可以避免责任不明，处理延误。必须同时主送两个上级机关的应在二者之间加“并报”一词。

下行文的主送机关有两种情况。一是针对性强的下行文，应该有主送机关。对下级发出的批复、指示、通知、通报等称为普发文书，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关。如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关；二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。如：布告、通告、公告等公布性文书，不写主送机关，可以在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。

4.正文

正文是文书的主体，是文书内容陈述的开始，是文书的核心部分。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。除综合性内容的文书主体外，一般正文要求一文一事，不要一文数事。

正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。

开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。

中段是文书主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写或用序数表明项目。

结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥帖得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函复”、“特此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。

5.印章（发文机关名称）

发文机关又称落款，发文机关应写明全称，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。文书除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。

盖章是表示发文机关对文书生效负责的凭证，应端正、清晰地盖在成文日期上，应上距正文2-4mm，做到上不压正文，居中下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的文书，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。

6.签署

签署即由签发文书的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的活动。签署权由正职负责人专有，副职领导不必联署；除特殊情况外，通常不能由副职代为签署，公布性文件尤其如此。签署适用于命令等以领导人名义的发文，合同等文书则既应用印又须签署。签署的位置在正文之后，成文时间之上，即正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识成文时间。

7.成文日期

成文日期是以文生效的起始时间，一定要用汉字书写，如“二OO一年一月一日”，不能阿拉伯数字与汉字混用，而且年月日须完整，年份不得略写。发文日期一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行文书如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以文书的批准日期为准，或文书最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。发文日期写在文书末尾、发文机关下面，应右空4字。

8.附注

文书如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。文书标注用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。标注一般对文书的发放范围、使用时需注意的事项加以说明等。

9.文件版头

正式文书一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××（机关名称）文件”，下加一条红线。公布性文件，如公告等通常不用版头。版头中包括了文书的密级、缓急程度、阅读范围。

文内容涉及机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密文书还要按份数编号，如“编号000××”或“No.000××”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。

缓急程度有“急件”、“紧急”、“特急”三种，是文书送达和办理时限的要求。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证文书时效和紧急工作的及时处理。缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的文书种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。

上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些文书还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如（此件发至县、团级）。行政性、事务性的非机密文书，向上级机关的报请性文书都不必规定阅读范围。

四、版记（文尾）格式

1.主题词

主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征、最能说明问题的、其关键作用的词。主题词主要供制作文书索引、检索文件的词或词组。一篇文书标注的主题词一般为3～5个词或词组，其间不用标点符号。如：主题词：经济增产节约增收节支决定。

主题词，必须是文书领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的词或词组。主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置，主题词之间的排列顺序应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式。如《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算管理”。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外需要执行或协助承办或需要了解文书内容的有关单位，应该使用全称或规范化简称、统称。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文书末页下端，在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”或“抄报”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。

3.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以文书付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.文书附件

文书附件是附属文书正文的材料叫文书附件。它是文书的补充说明或参考材料，是文书的重要组成部分，但并非每份文书都有附件。文书附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件×件”。

5.版记中的反线和版记的位置

版记中各要素之下均加一条反线，宽度为版心。反线是为了显示各要素之间的区别，最后一个要素下也要加一条反线。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一面的最下面的位置。