企业的文书处理

项目一　企业的文书处理

◎学习目标

知识目标

●熟悉企业文书的种类。

●掌握文书语言的要求。

●掌握文书的写作原则。

能力目标

●掌握各种文书写作技巧并熟练应用。

●能够按要求处理文书。

●能够熟练拟写常用企业文书。

◎工作任务

●任务一：文书的起草及制发。

●任务二：收文与发文管理。

◎导入案例

案例一　文书处理：规范、周密

某集团公司是一家专营电子信息产品的大型集团公司，在业内颇有影响。由于电子信息产品更新速度很快，按公司惯例，在每年的新品推出之前总公司都将召开一次重要的市场销售工作会议，要求各分公司主管此项工作的负责人参加，讨论新品营销方案，会期两天。

李秘书是一位新人，由于总公司新品销售会议召开在即，办公室主任将下发会议通知的任务交给了小李。小李接到任务后很快拟好了会议通知，当她准备将文件交班公室主任过目时，不巧主任正好在参加一个谈判会议。考虑这份通知非常紧急，同时秘书小李又认为企业文书的拟写与运转不像行政文书那样程序严谨，她便直接将会议通知送到了文印室进行打印。打印完毕后，小李便盖好章，准备将通知封发。此时，办公室主任回来了，看见小李便问起会议通知的事情。小李便高兴地回答说：“已全部弄好，正准备发出。”办公室主任便问：“怎么不见文件拿来审核？”小李回答道：“刚才拿去给你看时，你正好不在。我想只是份会议通知，为了赶时间，就弄好了准备下发。现在我拿给您看。”主任看完后，指出这份通知上会议时间、地点有遗漏，此外，文件的格式和排版都不够规范，文件还需要进行修改。

思考题：本案例中，小李在文书处理中存在哪些问题？

案例二　文书拟写：真实准确、严谨规范

有网友爆料，中国消防在线网站刊载的河南开封消防支队与漯河消防支队的宣传稿件严重雷同，区别在于漯河稿件中的“政法委书记”，在开封的稿件中是“副市长”。针对开封市副市长讲话中出现“构建和谐平安漯河”，网友戏称之为“开封指导漯河工作”。（2009年3月24日《环球时报》）

开封市副市长的讲话中出现了“构建和谐平安漯河”，看来是开封副市长抄袭了漯河政法委书记。这事一经爆出，开封的副市长一定有点难堪。可我以为，最难堪的还是这位副市长的秘书。由于自己抄袭中的不小心，出了大娄子，即使不受处分，怕是政治前途要受些影响的。

“开封指导漯河”，听起来是笑话，可在机关工作的人都知道，这样的抄袭，天天都是“正在进行时”，有时是抄别人的，有时是抄自己的。2008年9月9日，四川省巴中市政府发出的关于中秋节放假的通知中，“中秋节”误为“端午节”，只因错了两个字，结果，4人被问责，3人丢官。（2008年9月23日《人民日报》）“中秋节”误为“端午节”，显然是抄袭自己以前的通知时一时疏忽所致。

提示：文书拟写担负着领会精神、指导工作、展示成绩、交流经验的功能。每个阶段，每个部门，具体情况不同，发展阶段各异，秘书人员必须实事求是，因地制宜，创新发展，不断提高自己的文书起草水平。如果“千文一面”，机械化地拟写撰稿，既不能体现秘书工作的特点，也不能为领导做好相关辅助工作。

◎理论导读

企业文书基础

一、企业文书的含义

企业文书是企业在市场经济环境中经营运作、贸易交往、协调公关、开拓发展等一切活动所需要涉及的各种文书的总称。企业文书按照特定的体式、经过一定的处理程序形成，又称公务文书或公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过文书来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，使工作正确地、高效地进行。

文书有两个基本性质：一是直接效用性，二是体式的规范性。文书的格式、种类、行文规则、办理等都形成了规范化的体式，依照这些文体规范进行写作和阅读，方便快捷而又简练明白。

二、文书的种类

广义的企业文书是指企事业单位在公务活动中形成并使用的具有特定效力和规范格式的各类应用文书。企业秘书制作的文书可划分为两大块：一是企业通用文书，二是企业专用文书。

（一）企业通用文书

企业通用文书有：通知、请示、报告、提案、决定、通报、批复、函、会议纪要等。

（二）企业专用文书

企业专用文书从其作用和写作体例来划分，可分为企业行为规范性文书、企业活动分析性文书、企业活动介说性文书、企业宣传公关性文书等四类。

1.企业行为规范性文书

企业行为规范性文书类由对内行为规范性文书和对外行为规范性文书组成。对内行为规范性文书主要有章程、条例、规定、公司组织章程、企业集团董事会工作条例、股票发行办法、股份有限公司内部细则、财务人员守则等；对外行为规范性文书主要指契约性文书，如意向书、协议书、合同等。例如：中外合资意向书、投资协议书、海外合资经营企业合同。以上各种文书具有两个共同特点：一是就其内容来说，它们都是用以对各种行为进行约束和规范；二是就文书体式来说，它们都采用条式文书体式予以表述。

2.企业活动分析性文书

企业活动分析性文书主要包括市场调研报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、企业咨询诊断报告、事故调查报告、质量检查分析报告等。上述各种文书同样具有两个共同特点：一是就其内容来说都是对商务活动事前或事后进行研讨分析，二是就其文书体式来说，它们都采用议说性文书体式予以表述。

3.企业活动介说性文书

企业活动介说性文书主要包括产品说明书、商品介绍、计划、方案、总结、述职报告以及各种填制性文书等。上述各种文书也具有两个共同特点：一是就其内容来说都是对商务活动的某一物品、某一事件或某一过程进行介绍和说明；二是就其文书体式来说，它们都采用叙说性文书体式予以表述。

4.商务宣传公关性文书

商务宣传公关性文书主要包括各种各样的经济新闻，形形色色的广告词，以及五花八门的礼仪性文书。这一类文书使用频率高，使用范围广。这类文书仍然具有两个共同特点：一是就其内容来说，都是为树立企业的良好形象而进行的对外、对内的宣传、联络；二是就其表述形式来说，它们都采用装饰性语体进行描叙，采用描叙性文书体式予以表述。

三、企业文书语言要求

文书写作的语言要准确、规范、简明，要语法规则、合乎逻辑，具体要注意以下四点。

1.规范的书面语言

文书写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重，常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝练、严肃郑重。文书写作应字斟句酌，用词准确无误，句子成分完整，句子中词语之间的搭配恰当，符合逻辑。

2.专用的文书语

文书用语中如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿袭下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了文书文体庄重色彩。

3.常用的介词结构

文书中经常使用介词结构，使表述更为确切，如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的，一些介词常在文书中使用而一般文章则较少采用。

4.独特的修辞手法

文书写作常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合的语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。

四、企业文书的写作原则

不同类别的文书虽然它的特定对象、目的、条件不一样，格式各异，但它们有明显的共性，写作时必须遵循共同规律及相同的原则。

1.准确性原则

文书是办事的依据，文书的拟写必须真实准确，实事求是。准确性原则体现在文书内容、文书表述与文书格式等方面，体现了文书的权威性与严肃性。文书内容要实事求是，要全面、准确地反映客观实际，提出的意见、措施要切实可行。文书叙述的情况、列举的材料，提供的数据，引用的人名、地名、时间、数据和引文要确凿可靠，准确无误。文书表述概念要准确，判断要恰当，不能含混与矛盾。文书具有一定的程式性，文书格式要准确规范。

2.逻辑性原则

文书行文要周严，成篇要有逻辑性。所谓文章，有“章”才能成“文”，“章”指的就是成文的逻辑性问题。一篇合格的文书，要做到结构严谨，层次分明，条理清楚，内容逐级推进，推理合乎逻辑。

3.针对性原则

文书在拥有完整且简洁结构的同时，还必须主次分明，做到有的放矢。每一篇文书都有它的具体使命，也就是行文的目的，拟写时应针对所要解决的实际问题而命笔行文，突出一个论点，重点明确，有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理问题的意见、措施。

4.工具性原则

文书是依法行政和进行公务活动的重要工具，这是文书的本质属性。因此，文书写作要有工具性意识，即文书写作要有明确的意图和目的意识、强烈的政治意识、严谨的程序意识、严格的规范意识和实在的功用意识，充分了解文书写作起着达成决策的重要工具作用。文书的文体要合乎规范，语言要简洁明快，文种要恰如其分，格式要合乎规范。每一种文书适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如需要用批复的，不能用通知。

5.时效性原则

文书的时间与效用是直接关联的，效用会随着时间的推移而变化。文书一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的文书，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。文书的拟写要迅速及时，文书何时交稿，何时行文都有时限要求，只是因任务、情况的不同而时限不一。

6.创新性原则

无论是何种文书的写作，若只是一味沿袭旧法，提不出新见解、新办法，都不能算一篇成功的文书。所以，文书写作还要注意创造性原则，要能分析新情况，提出新建议，在起到下情上达作用的同时，也能有效辅助相关领导做出正确决策。