办公室日常文书处理工作

案例导入

某公司招聘文秘人员，考试题上给出了以下内容，要求应聘人具体解释如何去操作。

收文处理的主要工作环节：

签收→登记→分送→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办→归档。

发文处理的主要工作环节：

拟稿→核稿→签发→注发→缮印→校对→用印→登记→封发→归卷。

办公室日常文件处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书拟制并发出后，只有经过处理，才能完成它的使命。文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。每一个环节又包含着若干个互相衔接的工作程序。

一、文书处理工作的概念

文书处理是办公室工作的重要组成部分。文书处理就是对文书的制作、处置和管理。具体来说，是用特定的方法和原则，对机关的文书进行制作、加工、利用、传递和保管，使其完善，并且获得必要功效的行为。

二、文书处理工作的特点

文书处理是根据文书撰制、运转、处理和管理的规律，对文书工作中的一系列操作环节和工作步骤进行组合和安排结果的一系列活动。其特点有以下几个方面。

（一）独立性

文书处理工作中的任何一个环节，通常都可算作一步程序。每一步程序都有自己单独的工作内容和工作要求，各步程序的工作都有相对的独立性，由此构成文书在机关内部运转处理的具体环节与步骤。要完善有关的工作环节，保证每一个工作环节的质量，因此每一个环节都需要独立完成。

（二）连续性

文书处理工作是由一系列紧密衔接的工作环节构成的。其连续性是指各步程序的工作内容必须前后相接，环环相扣。由于处理文书工作所涉及的部门和工作人员较多，工作环节前后相连，因此需要加强协调合作，并合理控制。因此，在一个单位内部，由依次衔接、相互联系并彼此制约的一系列工作环节构成了文书处理体系，形成了一个连续不断的动态过程。

（三）规范性

文书处理的各个环节是在各有关部门和承办人中分工负责完成的。这些反复运转、周而复始的工作需要协调统一，需要规范化。各环节的先后顺序与工作步骤均有规定的秩序，不能随意打乱。所以，应该通过制定工作制度、科学规划、标准设计等方式，对每个工作环节及整个工作流程作出明确的规定，成为不同部门共同遵循的常规制度，这样才能起建立起正常的工作秩序。

（四）双轨制

双轨制是指纸质文书与电子文书同步随业务流程运转并行使用的情况。在办公自动化已广泛普及的今天，各单位的文书进入办理运转程序时，就形成了电子文书和纸质文书两种版本，文书人员要对同样内容的但是两种不同物质载体的文件进行重复或部分重复办理。这种双轨制的特点是现代科技发展对文书工作影响的结果，也是对电子文书实施全程管理，保障电子文书真实性、可靠性、完整性和有效性的关键举措。虽然增加了工作的难度，但在目前的情况下，确实有其存在的必要性。

三、文书处理工作的程序

文书处理是各单位重要的工作内容和办公方式。文书处理程序，是指在一个机关内部，按照制发、办理与管理文书的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。由于各单位的规模、工作性质、文件种类数量各不相同，文书处理的要求和方法也不一样，因此，处理程序也就不尽相同。但总的来说，文书处理一般都分为收文处理和发文处理两个方面。这两个方面又可细分为若干阶段和若干环节。

（一）收文处理程序

收文处理程序即收文处理的运转流程，是指对收进的外单位的文书进行合理处置的方法和步骤。它可以使文书正常运转，防止积压和运转不畅。

收文处理程序主要由以下两个阶段构成。

1.收进阶段

包括文件的签收、外登记、启封、内登记、分办、传阅等。

2.阅办阶段

包括文件的拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等。

（二）发文处理程序

发文处理程序即发文处理的运转流程，是指以本机关名义，对新制发的文件进行合理处置的方法和步骤。它可以使文书正常运转，并且发挥文书的效用。

发文处理程序主要由以下两个阶段构成。

1.制文阶段

包括拟稿、审核、签发、注发等。

2.制发阶段

包括缮印、校对、用印、登记、装封、发送、注办、整理、归档等。

文书处理流程图

从上页图中可以看到：在收文程序中，登记是非常重要的环节。它是秘书办文工作的开始。批办和承办两个环节也是极其重要的工作。批办是办理的指令，承办是办理的执行。

从拟稿开始，文书进入制文处理阶段。由此可见，承办和拟稿是同一内容和意义的不同称呼，是收文处理与发文处理的交接和结合环节。承办与拟稿是收文处理的终结，同时又是发文处理的开始。文件一经封发，发文程序即告完成，随后进入终结处理阶段。

贯穿于整个文书处理过程的还有注办、整理、归档管理等几个环节。

四、文书处理的分工情况

文书处理工作是由一定的职能部门承担的，文书处理工作程序也是在单位内各有关部门和承办人中分工负责完成的（表3-1）。因各单位类型不同，文书处理部门设置也不一样。

表3-1　文书处理程序分工一览表

（一）总收发室（外收发）

各单位一般设置总收发室，隶属办公厅（室），负责单位的所有文书收发工作。完成每天文件的收进、发出以及简要登记工作。收发员对文书进行封口登记后，将收件分送单位领导人（亲启件）及本单位的办公部门（秘书）部门和各业务部门。

（二）办公（秘书）部门及业务部门

1.内收发

由各部门的文书工作人员担任，负责函件的拆封和装封，对收发文件进行详细登记、分发运转，催办（对内）、查办（对内）、盖印、清退、整理、归档等。

2.承办人

指办公厅（室）、秘书处（科）及业务部门的工作人员，负责文件的拟办、拟稿、校对、注办、催办（对外）等工作。

3.负责人

指办公厅（室）秘书部门及各业务部门的负责人，负责一般文件的批办、签发、承办，重要文件的拟办、审核等工作。

（三）单位领导

负责本单位重要文件的批办和签发等工作。

（四）文印部门

包括打字室、文印室、印刷厂等，负责发文的印制、校对（初校）工作。

为使单位的文书处理工作有所遵循，更加规范，办公室工作人员在进行文书处理过程中，要深入实际，调查研究。根据国家有关规定，从客观实际情况出发，制定本单位的文书工作制度，选用适合本单位的文书处理程序。

案例分析与点评

根据本节“案例导入”中给出的考题，应聘者可回答如下。

1.收文处理的环节和要求

（1）收文处理是对文件的处置与管理活动。它是文书管理的实施生效阶段，其主要环节为：

签收→登记→分送→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办→归档。

收进阶段中，登记是重要的环节。它是办文的开始。阅办阶段中，批办和承办是重要的环节。批办是办的指令，承办是办的执行。

（2）凡是收来的文件，都必须经过一定的处理过程。由于文件的性质和内容不同，处理的程序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅，有的需要办复，有的需要承办。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书收文处理的各个工作环节，加快收文的运转处理速度，提高办文质量和工作效率。

（3）拟办文件，一般要说明此件应由哪个部门办理，如何办理等内容。

（4）批办是单位领导人对文件的办理作出批示，作为办文的依据，具有权威性。需要办理落实的公文，批明承办部门或承办人，以及承办期限和要求。并签上姓名，写明日期。

（5）承办是文件处理的关键环节，对需向下传达的公文，可以用开会、送达、电话或转发等方式传达。承办必须快速及时办理，不得延误、推诿，凡可用电话、口头联系等方法解决的问题，不必复文，但需做好记录。

（6）文件办结时，由承办人在文件处理单上注明办理结果，电话或面谈方式承办的，应注明谈话人（通话人）姓名、职务和谈话要点。

2.发文处理的环节和要求

（1）发文处理是文件的产生和形成阶段，也是决定公文质量的程序。其主要环节为：

拟稿→核稿→签发→注发→缮印→校对→用印→登记→封发→归卷。

（2）凡是发出的文件，都必须经过拟稿、审核、签发等环节。由于文件的性质和内容不同，处理的程序也不同。例如，法规性文件需经一定会议通过和法定的批准手续，有的文件只要本单位领导人签批就可生效，而有的文件则须经上级机关审核备案。

（3）公文的构成要素有：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。

（4）拟稿是办文的基础环节，直接关系到文书质量。拟稿的一般过程为：领导交拟-秘书领会-收集材料-构思起草-修改-送领导审阅。拟稿要在按统一标准制作的发文稿纸上书写，并按要求填写文稿首页有关栏目。

（5）核稿是对文稿进行文字加工或文字把关。要审核文件内容表述是否真实准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，文种使用是否恰当，公文格式是否规范，传达范围是否合理等。

（6）签发是文书制发的生效环节。签发时要在发文稿纸的签发栏批明意见，签署姓名和日期。

（7）发文登记后进行装封，要检查文件份数，检查有无附件，检查是否漏盖印章，检查有无多发、重发或漏发的单位。