强化大学生档案管理的思考

强化大学生档案管理的思考

邵　玲

摘　要:从大学生目前的就业形势看来，大学生档案管理工作应该成为一个被重视和被关注的新领域;大学生档案既是学生成长的客观写照，更是高校服务大学生就业的重要表现。信息时代下的高校大学生档案管理，将朝着更全面、更实用、更便捷的方向发展，而给我们管理工作者提出了新任务和新标准。

关键词:大学生档案　大学生就业　档案管理

2008年12月20日，国务院总理温家宝在北京航空航天大学参加《中日青少年友好交流年》闭幕式活动后，特地前往该校图书馆看望大学生，并与学生们一起就中国的飞机制造、金融危机、就业形势等话题进行了长时间的交谈。针对如何解决大学毕业生的就业问题，温家宝总理说:“我们要研究一整套措施:第一，一些重大的科研专项吸收研究生和优秀毕业生参加。第二，一些大型企业尽管有困难，一定还要吸收、留住大学生和研究生，留住有真才实学的技术干部。第三，学校的科研专项可以用于吸收学生参与研究，延长他们在学校学习和研究相结合的时间，这样既解决他们工作问题，还为今后的实践打下基础。第四，总还是有一部分同学，可能要从事与自己专业不完全相符的工作，但是这是暂时的现象，我们不希望这样做，因为岗位很紧，所以你们先找到工作，解决生活问题，然后，随着我们经济复苏再调整工作。”如何适应这种就业形势需求，做好高校大学生的档案管理工作，是我们从事教学管理工作者的应尽职责。本文拟对此作下述讨论。

一、大学生档案管理的现状

自大学扩招以后，大学生档案管理的数量明显增加，各高校也纷纷成立专门的档案部门负责管理学生档案。学生档案管理的系统构成如图1所示。

图1　高校大学生档案管理系统图

从大学生档案管理的总体状况来看，基本上客观、完整地记录和反映了大学生在校学习期间的整体情况，展现了大学生的成长历程和发展潜力，这为用人单位选择毕业生提供了可靠的信息;因此，受到用人单位的高度重视。随着高校扩招后学生数量的增加，毕业生分流情况复杂，如何更好地向用人单位展现更全面和更真实的大学毕业生信息，这给高校管理工作者提出了新要求和新标准。笔者认为，下述问题值得注意。

二、大学生档案的管理问题

综观目前的大学生档案管理，笔者认为存在下述问题:

(一)对大学生档案管理重视不够

不少高校对大学生档案管理重视不够，将其看成是单纯地为学生提供便利与服务，导致档案管理职能定位不明，安排一些兼职人员来进行管理，缺少系统、严格、制度化的程序。而大学生本人也对自己的档案管理不甚关心，很少过问。大学生只有在面对用人单位要求提供档案时，才会去关注自己档案的去处和完备情况。

(二)大学生档案转递安全性不高

大学新生的档案一般是由省招办统一寄到录取院校，有的是通过机要部门转递，有的是通过特快专递邮寄，有的是为了节省邮费，而让学生自带档案。档案转递最重要的是安全性，但是各种各样的转递途径，给录取院校档案接收工作带来混乱，同时，不统一的档案转递途径也降低了档案转递的安全性;特别是大学生自带档案，由于时间久，不重视保存，容易遗漏出错。

由于大学毕业生分流复杂，学校档案管理人员不能充分掌握用人单位是否具有机要文件接收部门，很多私人小企业对档案不了解，造成文件传递出错和延误，给毕业生的档案造成无法弥补的过失。学校档案只有每周一至周五才能交接，转递速度缓慢，许多档案有滞压现象。为此，学生和学校之间也产生了一些不必要的矛盾。

(三)大学生档案管理机制不完善

一般来说，大学生档案的管理工作主要是:录取新生(考生)档案材料的整理和建档，在校学习期间形成的档案材料归档，以及毕业生档案的整理、利用和转递等。这些工作被分配给各个不同的部门:有的高校将大学生档案放在了学生工作处，因为学生的学籍管理在这里;有的放在了招生就业处，因为学生毕业时转档案要依据就业计划;有的放在了档案馆，以便统一管理。这么多的部门存放大学生档案，使得档案工作难以顺利开展，给统一管理造成了许多不方便。此外，为找寻自己的档案，大学生们往往要跑很多的部门去询问，以致学生对学校的办事效率不满。

管理机制的不完善还体现在对档案管理的考核、奖惩机制等不明确。由于档案管理本身工作的繁琐和枯燥，导致很多档案管理人员有轻微的厌倦或懈怠情绪。随着学生量的增大，档案管理工作中漏档、重复归档等事件发生的频率也增加了。而档案室影响学生一生的重要文件，它的完整、准确和系统是最基本的要求。

随着信息时代的到来，人们对档案信息化的要求也越来越高。然而，许多高校还不能建立一套完整、系统的学生档案电子信息系统，也没有办法实现网上查询电子信息功能。档案管理信息化是档案管理发展使上一个重要的里程碑，这方面的薄弱严重影响了档案管理的发展进程。

(四)大学生档案内容更新缓慢

大学生在校期间形成的档案材料可以归纳为三个方面的内容:一是学业情况，反映大学生学习科学文化知识的水平;二是大学生行为表现情况，反映大学生思想道德素质;三是大学生身体健康状况，反映大学生是否有一个健康的体魄。大学生的学业情况，一般可以通过成绩单来呈现，客观地记录了大学生的学分和考分。但是，每一所高校每一门科目的学习成绩不具备横向可比性，用人单位很难直接获取有效信息。大学生行为表现情况目前主要的归档材料有:奖惩材料、党团组织材料、学年鉴定表。由于学年或学期时间跨度比较长，表格简单，个人成长经历不能全面反映到材料中去，而学生在校的行为表现往往是企业关注的重点。大学生身体健康状况主要是通过体检和体育测试达标来体现的，一般都能比较真实、客观地反映大学生的身体健康状况。

(五)档案管理工作者的素质有待提高

随着大学扩招后带来学生人数的增加，各高校纷纷成立了专门的档案馆或档案室来负责管理大学生档案。这比从前只请一些兼职人员来负责档案管理是一个明显的进步，但是，现在负责档案管理的人员也暴露了一些问题。特别是档案信息化处理已经迫在眉睫，而档案管理人员在计算机系统、外语、检索等方面的专业能力有待提高。由于学生人数多，信息量大，输入建库、核实、查询等工作量非常大，而且不允许出任何的差错。事实上，这些新的变化都对档案管理人员提出了新的要求。从前那种“坐等上门”的工作观念要改变，要用一颗热诚心主动地去为学生考虑，去为学生服务。

三、大学生档案管理服务大学生就业需求的策略

大学生的档案管理工作原本就是为了服务学生，服务用人单位，服务社会的一个项目。当我们的大学生在面对就业压力时，只有把档案管理工作做得更好、更周全，才能更好地服务于大学生、用人单位和社会。从大学生就业需求和用人单位的要求来看，大学生档案管理应该朝向更加全面、更实用、更便捷的方向发展;其主要体现如下所述:

(一)加强档案转递过程的安全性明确档案转递的途径

大学生档案转递主要发生在新生入校和毕业生离校这两个交接时段。由于大学生人数多，分流严重，很难统一规范管理，加上许多大学生和私人小企业对档案重视不够，导致大学生档案很容易遗失或遗漏。这样严重影响了大学生档案转递的安全性。针对于此，高校应该将大学生档案转递过程和途径专业化、规范化，确保学生档案的安全存放和转递。另一方面，作为大学生本人更应该提高自己对档案安全性的认识和重视。从每个大学生自己做起，转变态度，提高认识，确保档案的安全和完备。

(二)完善档案管理机制规范学生档案归档范围

根据档案法的有关规定进一步完善档案管理机制，实现对学生档案管理的制度化、规范化、信息化。高校大学生档案管理应该明确规定从大学生入学开始包括新生档案的接收、日常档案的管理、大学学习期间档案的整理和归档、毕业生大学档案转递的详细内容和原则、明确需要归档的内容、档案整理转递的步骤等。

对大学生档案采用计算机管理，实现跟踪式的全过程动态管理，必须制定统一的归档范围，明确需要归档的材料。特别是行为方面的内容，获得何等荣誉，收到何种批评，参加何种活动等都应该明确归档原则和内容。

(三)加强大学生档案材料的收集和整理

大学生档案材料一般记载大学生的学业情况、行为表现情况、学生身体健康状况等，是用人单位全面了解大学生能力的重要参考资料。大学生档案材料的收集和整理工作不到位会严重影响大学生以后的就业和学习深造。一般而言，学业情况和学生身体健康材料可以通过成绩单和体检结果来直接了解到，而行为表现情况却很难做到全面、及时、客观。行为表现情况归档的内容一般包括奖惩材料、党团组织材料和学年鉴定表。由于学年时间跨度大，教师写评语大多相同，并不能全面、准确、客观地反映学生的行为状况。同时，用人单位最需要了解到的正是学生在校的行为表现、信誉情况、组织协调能力、社会交际能力等。因此，档案管理材料收集上应该做出调整和变革。首先，应该实行跟踪式的全程动态管理、使归档的信息量大，并使用计算机系统操作。其次，可以借助学生兼职管理队伍，及时增添学生档案的个人信息。再次，统一归档内容的标准，如参加哪一级的活动或奖励该归档，何种批评惩罚该归档，等等。最后，由专职管理档案的教师进行审核，把好最后的关口，保证档案管理的质量。

(四)认真做好档案信息化处理工作尽早实现网上查询系统

计算机系统在档案管理中的使用已经是大势所趋，也是档案管理史上一个重要的发展阶段。实现档案网络管理和查询是档案管理工作者努力的目标，也是大学生对档案管理的期望。毫无疑问，档案管理工作如果能完全实现网络系统管理，这将是高校服务大学生职能上一个重要的进步和表现。因此，建立和健全计算机网络档案管理系统的任务已经是迫在眉睫。它要求档案管理工作公开、公平、便捷、实用，同时也是对档案管理工作人员的业务技术水平一次新的要求和考验。

(五)提高档案管理人员的素质建设一支高素质高能力的档案管理队伍

新的档案管理工作自然对传统档案管理工作人员提出了新的要求，不仅要在业务上要比以前更专业，而且还要用以人为本的思想和理念来服务于大学生。尤其是在今天，大学生人数增多，分流加大，我们的大学生又是最求个性发展的新一代，那么档案完备和及时显得越来越重要。也许在从前档案管理是“冷门”，那么在今天档案管理将是被千万大学生关注的焦点。所以，档案管理工作要求建设一支高素质、高能力的档案管理队伍。一方面，他要有为学生服务的理想和心态，了解学生的学习生活状况;另一方面，他要有专业的素质，包括档案管理的专业知识和计算机方面操作能力等。因此，可以将档案人员分成专职管理档案人员和与学生接触比较多的兼职档案管理人员等。既要全面的管理又要动态跟踪，这是对档案管理工作人员的新要求和新挑战，同时也是时代进步对人素质发展的要求。

四、结束语

高校大学生的档案管理工作，是一个容易被人遗忘的角落，似乎无足轻重，繁琐细小。但是，当我们的大学生离开学校，走向社会，寻找工作处处碰壁的时候，突然发现有一份完整而真实的档案是何等重要。事实上，大学生档案，是他们在校成长历程的真实记录，它记载着大学生在校学习、生活、政治历程的状况，客观而全面地为用人单位提供毕业生在校期间德、智、体、美、劳等多方面的综合情况，可作为用人单位录取与否的重要依据之一。因此，大学生档案管理工作，是高校服务大学生就业的重要表现，应该成为一个被重视和被关注的新领域。信息时代下的高校大学生档案管理，将朝着更全面、更实用、更便捷的方向发展，而给我们管理工作者提出了新任务和新标准。