电子政务群件协作技术的分析介绍

6.5.2　电子政务群件协作技术

关于CSCW的研究可以分成两个方面，一方面是关于协同工作本身的研究，即CW；另一方面则是如何使用信息技术的手段去支持人们进行协同工作，即CS。群件系统作为这种信息技术手段的一种具体化，主要指的就是支持人们群体进行协同工作的计算机系统。在电子政务中，桌面会议系统、工作流系统、电子邮件系统等，都可以看成是支持人们群体进行不同层次与类型协作的群件系统。

1. 群件技术概述

群件（Groupware），又称组件。群组软件是群体（Group）和软件（Software）的组合词。群件是指以计算机网络技术为基础，以通信、协作与协调以及信息共享为目的，面向群体协作和任务需要的软件，它允许个人和小组成员间进行有效的协作。CSCW着重群体协同工作的实现，而群件则着重于技术研究。群件是从一个更高的角度认识办公自动化，是在网络基础上的计算机应用形态，是计算机应用的全新模式。

在电子政务中群件是政务群体协同工作、实现“一站式”办公的技术基础。电子政务协作方式的多样性及计算机在各种不同领域的广泛应用使得几乎不可能去开发一个能够支持各种类型协作的通用群件系统，但可以方便地决定某个系统到底是不是群件系统。为了对这些系统功能上的一些特点有一个更清楚的认识，可以对不同的群件系统按照某种方式加以分类，以便发现它们之间的相同特征并分辨其不同之处。

群件的类型有多种，我们可以按照协作发生的时间与空间的分布关系对各种不同的协作方式进行分类。图6-10为群件的分类结果图。

图6-10　电子政务群件的分类

图6-10的纵坐标表示协作参与者在地理位置上的分布关系。“相同”指的是那种面对面的、相互之间能够看得见对方、能够听到对方说话声音的情况；“不同”指的则是超出了视野范围、相互之间无法进行面对面的自然交流的情况；“可否预知”指的是能否估计出协作者来自什么范围。

图6-10中横坐标表示协作过程在时间上的分布关系。时间上的“相同”指的是协作参与者在同一时间段内进行协作；“不同”则表示协作者按照一定的先后顺序参与到某协作过程的不同阶段；“可否预知”指的是此种先后顺序能否事先确定。例如，会议室系统属于“时间上相同，空间上不同但可预知”的群件系统，因为它的主要功能是支持多个预先能够知道的用户就某个问题进行实时的讨论。而工作流管理系统属于时间和空间上都不同并不可预知的系统，因它主要支持的是工作任务在多个分散用户之间的分配与调度。另外要特别说明的是，上述分类只是按群件系统的主要特征完成的。也就是说，某些群件系统的功能可能会跨几个不同的区域，从而具有多种不同的协作支持能力。这种群件协作支持能力的强大来自于两个方面的作用：一是用户对协作交互的要求不断提高；另一方面是计算机技术的发展使群件的功能更加强大。

2. 电子政务群件协作

在群件中，电子政务的协同工作根据协作的方式划分为五个不同的协作层次：

（1）数据通信。指政务数据的传送与交换，它是政务群体协同工作赖以完成的基础，但难以直接体现出协作。

（2）信息通信。政务群体通过各种媒体或资源进行信息交流与共享，但信息的提供者与接受者不存在显式的、强制的或有明确目标的协作关系。

（3）协调。协作成员之间未必有共同的目标，但因有共同的利益或组织关系而需要共享资源，由此导致个体动作之间的互相影响。其主要目的是保证个体动作之间的同步及其与整个协作过程之间的一致。

（4）合作。指多个独立的协作成员由于某种工作关系而在一起参与同一过程、执行某种行动。合作是否成功取决于成员的共同理解和共享资源。合作结果归属协作全体而非某特定个体，当然个体也可以有自己的目标。

（5）协同。是最高层次的协作。在这一层次上，协作体的共同目标完全取代个体目标，协作成员之间的竞争是最少的，协作体是以整体而不是以个体核定的。协同过程中往往要共享知识与资源，以达成共识，做出具有高可信度与可靠性的共同决策。

3. 电子政务群件系统

电子政务群件系统的目标，就是要支持上述各种类型的协作。例如，帮助公民与政府、企业与政府进行数据与信息的通信、协调群体的活动、支持政府工作人员进行合作等。在此总体目标下，可以将电子政务群件系统定义为：给公民、企业和政府提供一个访问某共享环境的界面以支持他们去完成某个总体的目标或任务的计算机应用系统。在这个定义中，有三点需要说明：

（1）总体的目标或任务

这是群体进行协作的基础。正是因为有了这个基础，个体才会走到一起进行某种类型的协作。在此过程中，个体虽然可能各自有自己不同的兴趣或目的，但参与此协作过程的每一个个体都将会为了一个新的目标（即总体目标）来完成自己的、与他们各自身份、知识背景、能力等相对应的任务。这种应用需求上的特点要求电子政务群件系统既要考虑总体任务或目标的约束、限制，又要考虑如何支持在实现总体目标的过程中可能会动态出现的、变化的、具有不同性质的子任务或目标。

（2）协作环境

群体之间为协作进行信息与数据交换所共用的空间就称之为“协作环境”，该环境中维护有协作过程中所生成的各种类型的数据对象，协作过程实际上是用户通过操作去改变这些数据对象的状态。群件系统本身在一定的条件下也会自动进行数据对象及其自身状态的转换。这种系统状态及数据对象状态不断转换的过程也相应地描述了协作的进行过程。在协作过程终了所生成的数据对象可以看成是此种协作的最终成果。电子政务协作环境的作用，就是让参与者能够方便地按他们自己的需要去访问、处理这些数据对象，并将相应的处理结果借助于某种方式及时让其他感兴趣的协作者感知到。这种协作环境与传统的分时系统及数据库系统等有着显著的区别，传统的分时系统的主要目标是将每一个用户同其他用户完好地分隔开，最理想的效果是让每一个用户都意识不到其他用户的存在，这一点与电子政务群件系统所提供的协作环境是有着根本上的差别的。

（3）计算机应用系统

这里所说的计算机应用系统就是电子政务群件系统。随着数字化及计算机化潮流向各个领域的渗透，越来越多的设备都将具有一定的计算能力。电子政务群件系统的目标就是将这些具有不同特点的计算设备连接起来，以便将它们从单纯的解决问题的计算设备转变成支持人们方便地进行交流与协作的信息基础设施的组成部分，这一点是电子政务群件系统与传统的单用户办公自动化系统最大的差别，同时也将成为未来计算机软件发展的一个重要方向。群件系统面向的是具体的应用，也即用户直接使用它就可以进行某种类型的协作，而无需再进行其他进一步的开发。那些需要进行二次开发才能支持协作的系统只能称为是群件开发环境或平台，它们应被称作是元群件，而不应称作是群件。

4. 典型群件系统简介与分析

典型群件系统是指那些群件技术已被广泛应用的系统。通过总结，可以分析在它们电子政务建设中的具体形式和新的应用。

（1）消息系统

消息系统的主要作用是给协作者提供一种消息（通常是文本形式的异步消息）交换手段。协作参与者通过相互之间消息的交换，达到交流思想或传递任务的目的。目前得到大量使用的消息系统包括电子邮件系统、电子公告牌系统（BBS）等。前者的功能重点在于在一个比较大的地理范围内提供一种分布式的数据传输工具，如Internet上的邮件可以到达全球的任何一个角落。借助于它所提供的服务，可以实现数据传输、数据通信、协调及合作（实际上在协同过程中也可以使用它）。正是因为电子邮件系统的这一特征，它已成为使用得最为广泛、也是最成功的群件系统。BBS的功能重点体现在集中式的、同步性的信息发布与交换，例如在BBS的某一个版面上发布的消息可以供登录到BBS上的所有用户阅读，并且用户对这些消息还可以进行其他一些处理，如回复、转发等。消息系统为电子政务中群体之间的信息交换、知识管理提供了基本的实施方法。

（2）计算机会议系统

会议系统的主要目标是使用计算机支持地理位置上分散的多个用户之间进行实时的交互，以方便他们就某个共同关心的问题进行讨论，并做出结论。参与会议的用户可以是在同一房间中，也可能分布于某个较大的地理范围内。这类系统所提供的交互手段一般包括实时视频、音频、白板及共享应用。实时视频及音频服务的主要目标是使得协作者能够像面对面那样进行自然的交流，而白板及共享应用的作用，是一种类型的消息分发，它可以将各协作过程及结果记录下来，并即时地通知到同一会议中的其他参与者。会议系统可以是在某个特定的环境下实现的，也可以运行于某种通用的计算机环境（如Internet）中。不同类型的会议系统所提供的服务丰富程度也不一样。计算机会议系统将为电子政务的网上办公提供会务支持。

（3）群组决策与会议室系统

群组决策支持系统（GDSS,Government Decision-making Supporter System）的主要目的是通过某种方式去加速决策过程、提高决策结果的质量以使人们决策的效率得以改善。许多GDSS都是通过会议室系统而实现的。在这种会议室系统中，一般都配备有一些用计算机网络连接起来的工作站设备、视频、音频设备以及较大的公用显示设备。决策参与人员可以使用这些设备去表达他们的意见或看法。与前面的计算机会议系统不同的是，这些设备的操作可能需要一些专业人员去完成，而且各协作者在协作过程中所扮演的角色及所处的地位一般都是不一样的（计算机会议系统中除会议主席在会议管理方面具有一些特殊的作用外，其他方面与会议参与者是一样的）。

（4）工作流管理系统

电子政务中的业务过程一般都可分成若干个相互之间有某种联系的步骤，这些步骤可能需要不同的用户（组）或应用程序，在不同的时间按照一定的要求进行处理。为了促使整个业务过程的顺利完成，需要将多个用户或应用程序的活动有机地协调起来。这种协调功能就称之为工作流管理。许多系统（如前面提到的电子邮件系统等）都具有某种工作流管理功能。但应说明的是：不能把具有工作流管理功能的系统与工作流管理系统混淆起来。工作流管理系统的范畴比工作流管理功能要广泛得多，它关注的重点在于具有通用性的活动协调、信息集成，并提供有一整套具有此种能力的工具，如过程定义、工作流执行服务、过程实例监控、外部信息资源的集成等。