政务信息存储的含义、意义和原则

4.3　政务信息存储

4.3.1　政务信息存储的含义

信息采集和加工工作完成之后，存储信息成为又一项重要的工作。相对于信息采集和加工而言，信息的存储比较简单。

信息是抽象的东西，它必须寄附在某种载体上才能被人们所接受，才能实现长久保存。信息寄附在载体上的过程，就是信息存储的过程。因此，信息存储是指对加工后的信息进行科学有序的存放和保管，以便于使用的过程。它主要包含两层含义：一是将加工后的信息按照一定的规则，记录在相应的信息载体上；二是将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成系统有序的信息集合体，即信息排序。

信息存储应包括物理存储和逻辑组织两个方面。也就是说，信息存储不仅要强调信息存储的设备，更强调信息存储的思路。首先根据信息管理需求确定哪些信息需要存储，存储的信息不仅要求具有新颖性和全面性，同时也要求尽量降低费用，以便最大限度地提高效益。然后再考虑存储介质，如何建设和管理好与信息资源存储相关的设备和设施。

所谓政务信息存储，是指将加工后的政务信息按照一定的组织体系和组织方法集中地存入某种载体，并将这些载体按照一定的特征和内容性质组织成系统化的检索体系，以形成完善的政务信息集合体的过程。

4.3.2　政务信息存储的意义

政务信息存储是政务信息采集、加工与传播利用的中继站，在政务信息工作中有非常重要的意义，其主要体现在以下几个方面：

(1)有利于增大政务信息资源的拥有量

政务信息存储就是将经过加工后的各种政务信息存储于一定的载体之中，逐步汇集为完整的政务信息体系的过程。通过政务信息的存储工作，有利于增大组织的政务信息拥有量，以满足对各种政务信息的基本需求。一般而言，稳定应用的信息保存越多，说明一个组织的信息实力越强。这一情况在现实中也可以得到证实，例如，在当今的政务信息机构中，都把政务信息的拥有量作为政务信息机构信息实力的客观标志之一。

(2)是工作查考的重要依据

行政机关是重大方针、政策的决策部门，决策前，通常有大量的为决策提供参考依据的信息；决策后，又有许多实施过程中的反馈信息。决策是否正确，实施是否得力，在工作中是否取得预期效果，还存在哪些问题，需要在哪些方面进行改进和完善等，这些问题都可以通过所存储的信息资料进行查考。充分利用所存储的信息资料，可以帮助党政机关更好地总结经验，吸取教训，减少失误，提高工作效率。

(3)有利于开发高层次的信息资源

有些预测性信息或揭示事物规律的信息，在产生这些信息的当时，可能没什么作用或作用不大，但对今后的工作有重要的指导意义。另外，还有一些重大信息可以多次使用、多次发挥作用，所以将这些第一次使用后的信息资料存储起来，今后可以再次使用，使信息资料的价值得到深层次的开发和利用。

(4)有利于充分利用信息资源，提高管理工作效率

我们知道，真实性是政务信息资料的重要特点之一。因为政务信息资料的真实可靠，所以，它记载的内容在一定程度上反映着历史的原貌，我们说“在一定程度上反映社会史实”，是针对政务信息的真实程度而言的。因为政务信息的真实同历史的真实不同，政务信息在传递途中难免受到噪声等因素的干扰，不可避免地造成“失真”。如反映突发事件的信息，或当时了解情况不全面、不真实，或人为地歪曲篡改，或传递途中噪声的干扰，所反映的事情与事件的本来面貌可能不尽一致，所以我们只说在一定程度上反映社会史实。

4.3.3　政务信息存储的原则

(1)统一性原则

统一性原则就是指信息的存储形式应该在全国甚至全世界范围内保持一致，这就要求信息存储时需要遵循相关的国际标准。

(2)便利性原则

便利性原则是指信息的存储形式要以方便用户为前提，否则会影响用户使用该信息资源。

(3)有序性原则

有序性原则就是指信息存储要按照一定规律进行排列，以方便检索。

(4)全面性原则

全面性是指信息资源的存储应该尽可能做到全面系统。

(5)经济性原则

经济性是指信息资源的存储过程中要尽量降低费用，以便最大限度地提高效益。

4.3.4　政务信息存储的技术

信息的存储主要是指将信息记录复制到一些载体如纸张、缩微品、磁盘、光盘等介质上。随着信息数量、种类的增加，需要存储的信息越来越多，对信息存储的要求也越来越高。因此，传统的手工存储已满足不了需要，必须借助于现代化的手段，如电子计算机、缩微技术、光电子技术等。信息技术的发展也要求存储器件必须具备超高存储密度、超快存取速率及长存储寿命三大特点。目前信息存储的技术大致有以下几种：

(1)纸张存储技术

东汉宦官蔡伦发明了造纸术之后，由于纸张比较轻、薄，成本低，还可以大量生产，所以它成为人类在较长时期内使用的主要信息存储载体。特别是南宋时期毕昇发明了活字印刷术，使得纸张存储广为传播。目前，纸张存储是最普遍的信息存储方式，在电子化设备安全和法律问题没有完全解决之前，这种状态还将存在下去。

纸张存储具有信息直观可读性，信息存储和载体保管技术相对成熟，纸张保存时间也很长。但是随着科学技术的迅猛发展，社会信息量剧增，用纸张存储的弊端越来越明显，第一是体积大，一座图书馆要数千平方米；第二是查找不方便，在浩如烟海的信息资料中查找到自己所需要的信息费时费事。第三是维护不便，纸张容易发霉、受潮和虫蛀等。

(2)缩微存储技术

所谓缩微技术就是将资料或图书通过专用设备利用照相原理缩小到底片上，使用时再用专用设备阅读或复印。当今的缩微技术是一种成熟的信息模拟存储技术，是目前信息资料较为理想的存储方式。这项技术已在图书、情报管理中运用多年。其优点是：

●缩微技术成熟稳定，有完善的标准规范

缩微技术在长期的发展过程中，从制作工作到存储规范形成了一整套标准，目前ISO标准已有30多种，我国的GB标准也全部完善，各种规格的缩微品只要按照ISO标准和GB标准制作，便可以在任何国家使用。

●缩微胶片最大的优势是保存寿命长

据美国影像持久研究所于1988—1990年和1991—1994年先后两次对胶片实施的人工老化实验，令人信服地证明了醋酸片的寿命可达100年以上，聚酯片的寿命可达500年以上，而且这两个数据还是相当保守的数据，据美国KODAK公司1997年初技术报告公布的测试数据，缩微胶片的保存期限为1000年。日本1996年阪神大地震时，存储在磁介质及光盘中的信息大部分丢失，而保存在缩微胶片上的信息则完好无损。

●缩微胶片存储文献安全可靠

缩微胶片记录的是光学影像。阅读这种影像对设备的依赖性小，在最困难的时候有一个较高倍率的放大镜就可以简单阅读。胶片即使是一点损坏也是部分文献的丢失，多数文献仍可以读出。不存在光盘等载体记录过程中的误码率、文献丢失无法察觉、计算机病毒影响软件、网络黑客破坏系统等问题。据有关资料报告，全世界有850家以上的大型金融机构，出于安全考虑将计算机内需要保存10年以上的数据，全部通过COM系统保存在缩微胶片上。由此可见缩微胶片作为文献安全存储的作用至今无法替代。

●缩微胶片具有法律凭证作用

缩微品和原件具有同等的法律地位。国务院1990年10月24日发布的《中华人民共和国档案实施办法》中第四章第二十一条确立了缩微品具有与档案原件同等效力的法律地位。从而为缩微品替代档案原件的使用以及档案的销毁或异地保存提供了有效的法律依据。

●缩微信息安全、可靠

可以永久保存，且不受病毒、技术进步、设备更新换代和其他突变因素的影响。今后不仅纸张载体的信息要通过缩微技术来实现长久保存，为安全起见，对于有一定历史价值和学术价值的数字化文献资料、数据资料也要转换为缩微品进行安全保存。

●体积小、价格低廉

缩微品体积很小，占用的空间小，同样一种资料，以缩微品的形式收藏比印刷品节约上架空间98%；同时缩微品价格也比较低廉，同样一份文献，缩微品比印刷品要节约费用1/2～2/3。

虽然缩微技术作为图书馆存储技术有着许多优点，但也存在着一些弱点，例如：无法支持信息检索，尤其是网络查询，并且需要使用专用设备，投资高昂；查找速度慢；阅读缩微胶片容易产生视觉疲劳；缩微胶片在使用过程中容易损坏等。

(3)磁存储技术

在现代信息存储技术中，磁存储是信息存储的主要手段，磁存储信息系统，尤其是硬盘存储系统，是当今各类计算机系统的最主要存储手段。

磁能存储一切可以转换成电信号的信息，如文字、声音、图像等。它具有下列特点：

●信息能长久保持在磁介质中，并可以重复使用，而一旦所录信息无用时，又可随时抹去，再重新记录新信息。

●能同时进行多路信息的存储，而且当采用多路频率调制方式进行存储时，能保证这些信息之间的时间和相位关系。

●存储频带宽广，可存储直流2兆赫以上的信号。

以下是几种主要磁存储介质：

●磁带

磁带存储可以说是最古老的存储方式之一。磁带存储可以说是最古老的存储方式之一。从1952年第一台13mm(0.5英寸)磁带机在IBM公司问世以来，它已经走过了50多年的历史，积累了大量的使用经验和可靠性数据。磁带存储是一种安全、可靠、易用、效率高的数据备份方法。因为磁带可以从驱动器上取出，因此可以实现非现场方式的保存或存放过去版本的数据。磁带存储系统大多易于操作，甚至可以做成无人值守的数据备份和磁带管理。磁带的速度虽然比硬盘和光盘更慢，但它也能在相对短的时间内(如一个晚上)备份需要的数据。由于磁带的可靠性很高(实践证明，一盘磁带上的数据可以保存30年以上)，而且容量大(以目前的存储技术，一盘磁带存储容量可达200GB，磁带库则可扩展到几十TB的水平)，所以它是当之无愧的大容量数据备份的首选存储介质。磁带有着其他存储介质无法比拟的优势，磁带的可移动性、高容量和可靠性是其生命力长久的主要因素，不过磁带存储的存储速度是其被应用的最大瓶颈。

●硬盘

硬盘又称硬磁盘，是在铝合金圆盘上涂有磁表面记录的磁记录载体。硬盘的直径有14英寸、8英寸、5.25英寸和3.5英寸等几种，其中以14英寸的硬盘用得最多。硬盘通常由多个盘片组成，成为盘组；每张盘片由若干闭合同心圆组成磁道；盘组中同一半径的磁道构成一个立体的筒壁，称为柱面；每面上又被均匀地以扇子形状划分为若干段，每段称为一个扇区。不同的磁道上的扇区弧长虽不相同，但存储量是相同的。一般说来，盘的大小不同，密度不同，盘面上的磁道数也不同，扇区的分法也不尽相同。磁盘存储器最大的优点就是能够随机存取所需要的数据，数据传输速度快，适合作为大容量的检索设备。

●软盘

软盘技术诞生于20世纪70年代。软盘又称为软磁盘，是在柔性塑料圆盘上涂有磁记录层的载体。软盘的直径有8英寸、5.25英寸、3.5英寸等几种，其存储容量大多在180KB～3MB。软盘的优点是它的驱动器体积小、重量轻、结构简单、价格低；缺点是存储容量小，存储速度与数据传输率都较低。目前，软盘慢慢退出了历史的舞台，基本上很少被用来作为信息存储的载体。

●移动存储磁盘

移动存储磁盘可用于存储任何数据文件以及在电脑间方便地交换文件，是近年来新兴起的信息存储方法和技术，包括移动硬盘、MP3、U盘等。移动存储磁盘以其大容量、小体积、兼容性好、性能稳定等优点正逐步取代软盘成为人们在电脑间传递数据的最佳工具。

(4)光盘存储技术

光存储以光盘为代表光盘的研究始于1961年，在1962年实用化的IC技术、1970年开发成功的室温连续震荡半导体激光器等相关技术的支持下，于1972年首先由Philips公司推出了激光视盘。10年之后，CD(Compact Disc)问世并迅速普及，光盘从此走上快速发展的轨道，短短30余年的时间，光盘形成了阵容强大的光盘系列产品。光盘按功能可分为只读式、可记录式、可擦重写式或随机存储式等几种。CD、DVD光盘为代表的光记录介质具有记录密度高、容量大、随机存取、保存寿命长、稳定可靠、使用方便和价格便宜等一系列优点，特别适用于大数据量信息的存储和交换。光盘和磁盘相比，仅仅是速度上没有磁盘快，但是它在单位容量上占有很大的优势，非常适合于存储大容量的数据。

光盘存储技术是一种光学信息存储新技术，具有存储密度高、同计算机联机能力强、易于随机检索和远距离传输、还原效果好、便于拷贝复制、适用范围广等特点。近年来，光盘技术已受到普遍重视，并得到了迅速的发展和应用。

①存储密度高。目前光盘的信息存储密度比磁盘和普通缩微品高1～2个数量级。随着光盘技术的不断改善，还可进一步提高光盘的存储密度。例如，通过采用短波长激光器和大数值孔径的物镜进一步减小记录信息点的直径、缩小预刻槽轨道的间距以及采用压缩技术等方法来加大光盘的存储密度。

②与计算机联机能力强，易于实现随机检索和远距离传输。二进制数据光盘系统易于与计算机联机，易于实现磁带记录与光盘记录的信息转换。

光盘系统很容易同计算机联机进行随机检索。检索时，只需将要查找的信息编码通过计算机键盘输入机内，所需的信息就可显示在CRT屏幕上或发出音响。需要时，还可利用激光印字机将显示的信息印制在纸张上。例如，从存储有160万页资料的64张光盘信息库中取出其中任何一页资料的信息只需用5秒钟左右，输出一张纸印件的复印时间也只需3～5秒钟即可，检索和输出十分迅速。

记录在光盘内的信息还可通过发送装置传递到远处，并利用终端接收装置接收，显示在CRT屏幕上。

③便于大量拷贝复制。在复制烧坑记录的光盘时，是以直接录制的光盘为母盘，利用压印的方法制出金属(镍)膜版，然后，再利用膜版压印出拷贝光盘。这样便可将母盘上的烧坑信息转录到拷贝光盘上，进行大量的拷贝复制。光盘具有操作简便、拷贝效果好等特点，同时，不会发生随着拷贝代数的增加其拷贝光盘的影像质量下降的问题。因此，拷贝复制光盘的影像效果稳定、可靠，而且随着拷贝数量的增加，还会降低光盘的成本。可见，光盘适于进行出版、发行等大批量生产和使用。

④影像还原效果好。记录在光盘内的信息具有还原效果好、影像质量高的特点，尤其是在记录的字迹浅淡，字迹扩散、底色发黄、含有污迹或有局部破损等缺陷的原件时，由于光盘记录会使中灰色调消失，因此，光盘信息的还原影像反而比原件图像的反差大、线条清晰，而且会使原件上的某些缺陷(污迹、破痕等)减轻或消失。此外，在进行活动画面显示时，还可利用调速方法改变其动作的快慢，甚至使活动画面静止不动或进行反时序动作显示。

⑤适用范围广。光盘技术不仅可以记录载有声像的活动画面，而且可以记录各种原件的图形或文字信息。利用光盘既可以存储一般幅面的原件，又可以存储大幅面的图纸和资料；不仅可以存储单页原件，而且可以存储装订成册的原件，还可以存储记录在磁带或缩微胶片上的信息。总之，几乎所有的信息表现形式都可利用光盘载体进行信息的记录和存储。

由于光盘采用的是非接触的，即激光扫描的记录和读出方式，因此，在光盘多次读出使用时，光盘上的记录信息不会受到破坏。

为了适应各种不同使用目的的需要，近年来还出现了由计算机、光盘和缩微胶片三者组成的信息处理系统——电子复合信息存储系统。利用该系统可进行原件信息的记录存储，也可实现磁盘、光盘、缩微胶片三种不同载体上记录信息的转换。

光盘存储技术是近年来发展迅速的一种光学信息存储新技术，在解决档案、图书等原件的全文存储和使用方面显示了许多独特的优点。但是，这种技术也存在着一些不足之处，还有一些尚待研究和解决的问题。例如，同缩微胶片相比，光盘记录时的误码率有时还比较高；由于光盘采用的是激光扫描的输入方式，因此，其记录速度不如缩微胶片快门曝光的记录速度快；目前，记录在光盘上的信息虽然比磁带(盘)记录信息的保存寿命长，可保存十几年或几十年，但还远不如缩微胶片，因此，光盘目前还不能作为永久保存的档案载体使用；另外，由于目前还未建立统一的光盘技术国际标准，光盘技术的通用性较差，影响推广使用，等等。今后，随着记录介质、记录方法和系统性能的不断改进和提高，随着光盘与磁带(盘)和缩微胶片等多种记录载体和信息存储技术的结合，光盘存储技术一定会达到更加完善的程度，满足人们对信息处理的多种需要。

4.3.5　政务信息存储工作的程序

(1)登录

登录就是建立账目，对加工后需要保存的信息进行登记。它是文献信息管理的前提，信息存储工作的第一个环节。它有助于了解信息存储的全貌，保持信息资源的完整，形成一种方便检索和便于利用的工具。

没有完备的政务信息资料的登录，政务信息资料的保存和管理工作便无法进行。登录的作用表现为以下几个方面：

●通过登录，可以及时反映政务信息资料的入藏情况和动态，有助于了解政务信息存储的概貌保证政务信息资料存储的完整性。

●通过登录，其结果可以作为统计、清点和剔除政务信息资料的依据。

●通过登录，还有利于政务信息资料的移交使用，保证政务信息资料的接收流转情况有据可查。

登录可分为形式登录和内容登录。形式登录，又称总括登录，是将存储的信息按类别进行概括登记，一般只登记信息的名称、批次、件数和入藏时间等。这种方法作用不大，因而很少使用。政务信息的内容登记，又称个别登记，是按每种信息资料的自然入藏时间顺序所进行的流水登记，登记时要填清登记的时间，信息资料的登录号码、名称、发布单位、发布时间、来源、份数等。

不论是采用哪一种登录，在每一件信息的载体上都标明了流水号，就是按照存储的先后顺序所编的顺序号，一个资料一个号，重复的资料可用特定的尾号加以区分。

(2)分类

各政务信息资料管理机构的政务信息资料太多，如不加以分类整理，就不利于区分和识别。通过分类，把相同类别的政务信息资料归为一类，把不同的政务信息资料区分开来，成为一个具有逻辑结构的政务信息资料体系，有助于人们有效地管理政务信息资料，并对政务信息资料作各种分析研究，为人们有效利用政务信息资源提供保证。

政务信息的分类就是根据政务信息资料所具有一定的外表特征和内部特征，如内容、范围、特征等，分门别类地加以区分整理，以便人们有效地存储和迅速检索政务信息资料的一种方法。

为了保证政务信息的分类做到准确、适用，分类工作应遵循一定的原则，主要包括以下几方面原则：

●综合性原则

分类的目的不在于对政务信息进行详尽的区分，而是要分类综合化，即能使相应的政务信息资料得以集中。因此，分类要贯彻综合性原则。

●适应性原则

政务信息资料的分类是一种适应性的分类，因此，必须遵循适应性原则，也即分类要本着以用为重的原则来进行。

●渐进性原则

分类不能从细微之处开始，它应按照下列顺序进行：上位类→中位类→下位类。只有这样才能保证分类工作的正常进行。

●相斥性原则

即经过分类而形成的类别都应有明确的定义，类别之间不能有概念的重复和欠缺。若无法避免概念之间的重复和欠缺，还应以其他方法加以限定和补充。

(3)编码

编码就是用统一的符号或者代码替代各种各样的客观存在的公共信息资料的过程，即将已经登记的信息按照“排序”时所确定的体系结构分别归入各类，并在信息载体上标明这种体系结构的序列号。编码不仅符合政务信息存储的要求，而且为政务信息的查找、索取和利用提供了方便。

政务信息资料的编码应遵循以下原则：

●简便性原则

应选用简单、易记的符号或最小值的数值作代码，以减小差错率和工作量，方便查找者利用。

●逻辑性原则

也就是说选用的符号与代码应具有逻辑性强、直观性好的特点，以便于工作人员和使用者掌握。

●通用性原则

尽量使用现有的、通用的、规范的符号和代码，以便于与其他方面的信息工作连接对应，也便于使用者理解掌握，以方便其查找利用。

●稳定性原则

一旦采用某种编号制定就应相对稳定，不得随意改变，在实际编号工作中不能因为某些方面的情况而随意增删。

●扩展性原则

充分考虑政务信息资料不断增长、变化的情况，留有充分的余地，使编码体系具有可扩展性特征。

常见的编码方法有：

●顺序编码法

就是只用一个标准对入藏的政务信息资料按顺序排列编码的方法。如以时间为顺序标准，采用这种方法简单易行，但编号较粗，不便于利用。

●分类编号法

即在分类的基础上，用英文字母或数字给各类编码，然后对每类资料用数字编码。一般采用字母对每类编码，如A、B、C……然后对各种资料用数字编码。如反映信访工作的资料为S，则反映信访工作的资料可依次编码为S0001、S0002、S0003……采用这种方法简便易记，容量较大，是一种常用的编码方法。

●区间编码法

这是以一定的数字来表示某一类信息资料的方法，这种方法相对而言更细，并可留有一定的备有号码，以便于在信息类别扩展时编号用。如反映社会公众意见的信息资料为0001～0009，其中，0001为政务机构类，0002为企业组织类，0003为事业组织类等。

(4)存放

政务信息资源的存放是指将政务信息资料按照一定的规则和顺序存入到资料库中相应位置的物理性存储过程。有规则地存放对于政务信息资料的完好保存、便于查找、长期利用都有十分重要的作用。

政务信息资料的存放一般有以下方法：

●按编号顺序存放

这是以政务信息的编号为标志，把存放与编号相统一的存放方法。主要有形式编号和内容编号两种。形式编号法实际上是以登录号为排列标志，依顺序存放。这种方法比较简单，一般适用于藏量不大、内容单一的政务信息资料的存放。内容编号法多是以分类号为排列标志，依顺序存放。这种方法有利于政务信息资料按类管理和按类检索，是政务信息存放的一种主要方法。

●按标题字顺存放

每件政务信息资料经过加工编写后都有一个标题或名称。按照其标题和名称的字顺存放，就是标题字顺存放法。标题字顺存放有利于按标题进行检索，对于知道标题和名称的信息资料来说，查找起来比较方便。

●按来源存放

这种方法可以按照正式渠道信息和非正式渠道信息、组织内部信息和组织外部信息等交互分类后规定一定的顺序来进行存放。在各大类下，还可以按其他特征区分存放。这种方法便于依据来源来管理和查检利用。

●按地区特征存放

这种方法是按照政务信息所涉及的地区特征进行存放，它便于及时查检利用有关某一地区情况的完整信息资料。