4.5 政务信息利用
4.5.1 政务信息利用的含义和意义
(1)政务信息利用的含义
信息资源利用是指将经过采集、处理并存储的信息资源提供给相关组织或个人，以满足其信息需求的过程。因此可以认为，所谓政务信息利用，就是指政务信息管理机构的信息工作人员将政务信息应用于行政管理活动中，使政务信息直接或间接地为行政管理活动提供有效支持，并带来良好效益的过程。
政务信息利用，实质就是政务信息的消费，消费政务信息的使用价值，利用政务信息的有用性为行政管理活动服务。
(2)政务信息利用的意义
政务信息管理活动的目的，不是开发出政务信息产品，其最终目的是为了更充分有效地利用政务信息。政务信息的利用，对于实现政务信息的价值，发挥政务信息的作用，提高行政机构管理的水平和效益，都有着十分重要的意义。
●有利于实现政务信息资源的使用价值，促进社会生产力的提高
政务信息资源的使用价值，是指政务信息能满足人们某种特点的需要，可为人们带来一定的效用和效益的特征。政务信息是一种重要的资源，可以为人们利用，满足人们一定的需求，给人们带来一定的效益，但是这种资源并不能像物质那样可以直接地为人们提供实体，也不像能源那样可以明显地为人们提供能量。政务信息使用价值的实现，必须通过人们对它的有效利用，使它渗透到行政管理活动之中，才能直接或间接地为行政管理活动带来效益，产生巨大的社会效益和经济效益，促进社会生产力的提高，从而实现政务信息资源的使用价值。例如，一条政务信息如果只是记在纸上或者存储在信息库中，即使价值连城，它也不会产生任何价值，但是如果将其运用到行政管理活动中，只要运用得当，它就可以为行政管理活动带来巨大的效益。
●有利于实现政务信息资源的增值和共享，产生政务信息的放大效应
信息具有可复制、可扩散、可共享等特性，它通过人们在利用过程中的转换、复制，可以实现政务信息在空间上的广泛传递；通过人们合理的存储管理，可以实现在时间上的长久传承，这样，政务信息便能在广阔的时空范围内扩散、渗透，达到共享的目的，发挥更大的作用。通过人们在利用过程中的加工整理、分析研究，可以实现政务信息资源不断地增值和升华，效用放大。事实上，人们对政务信息的采集越全面，加工越精细，分析越深刻，传递越广泛，就越能使政务信息得到充分利用，从而更能使政务信息的效用扩大、作用增强，更能使政务信息成为对行政管理活动和广大社会公众有用的知识和信息。
●有利于提高行政机构决策的成功率，能不断提高行政机构管理的水平
行政管理活动需要有政务信息的支持，需要对政务信息的利用。从总体上来讲，行政管理活动的每一个步骤、每一个环节，都需要有政务信息为基础，都需要有政务信息为原料，都需要有政务信息为指导，因此都需要大量地运用政务信息。行政决策可被看做是政务信息的加工和再生产过程，而政务信息资源的传递和利用则决定着该过程的原料供给，从而间接地影响到组织决策的成功率。不对政务信息进行有效的利用，行政机构的管理水平也不能得到提高。因此，政务信息的利用，有利于提高行政决策的成功率；政务信息的利用，能不断提高行政机构管理的水平。
4.5.2 政务信息利用的原则
(1)目标性原则
决策的基本属性的出发点就是要达到某种目标，否则就导致盲目性而毫无意义。信息的运用也同样如此，应坚持目标性原则。
首先，在信息运用中必须发现问题，决策者在信息运用中应当善于从中发现问题，哪些问题需要解决，并且这些问题的轻重缓急如何，然后加以排队，一一加以解决。
其次，在信息运用中必须认真分析问题，找出原因，弄清性质。信息所揭示的矛盾其主要原因、次要原因是什么，问题性质如何，必须有所分析，只有找出问题的症结，才能设法解决。所以有人说，把问题弄清楚就等于把问题解决了一半。
再次，在信息利用中必须明确目标，信息利用过程实际上是决策过程，而决策的目的是为了达到某一目的、某一效果。发现问题、分析问题是确定目标的前提条件，而确定具体目标则是必然结果。
(2)及时性原则
及时性原则是由信息的时效性决定的，信息在特定的时间范围内才能发挥其效用。它要求信息利用一定要在最短的时间内完成，这样，可以使信息发挥最大的使用价值，使信息的生产成本最小，信息利用的经济效益最大。
(3)易用性原则
对用户研究结果表明，用户利用信息受信息的可获得性和易用性影响较大。这就要求信息服务机构应为用户获取、利用信息提供最大的便利条件。
(4)计划性原则
计划性是指信息的利用一定要有计划、有目的地进行。计划的内容主要包括信息利用的目的、具体方法、任务分配、具体负责人和完成的时间等。
(5)保密性原则
由于政务信息的特殊性，要求在利用过程中做好保密工作，严格划分信息利用主体的范围，设置政务信息利用人的信息查看权限。
4.5.3 政务信息利用的策略
政务信息利用的策略包括：建立全国性政务信息资源管理机构；完善政府信息资源体系；科学引导政府信息消费；加强与社会其他部门联合，深层次开发信息资源；转变政府职能，提供社会急需的政务信息；建立政务信息资源共享机制；加强政府信息资源基础建设；制定相关的政府信息利用法律法规等。
具体地说，应该做到以下几点：
(1)从无到有
从无到有，顾名思义就是从表面似乎与特定需要无关的信息里面，或者是从似乎没有什么使用价值的信息里面，发掘出有价值的信息来。换而言之就是从表层信息所表征的事物状态中，着眼于发掘出其深层次的信息价值的意思。
从无到有的策略不是消极地适应现状，也不是只从某个角度或层次、方位上去认识信息，而是积极主动地开拓信息的使用价值，是从多角度、多层次、多方位地去发掘其深层次的信息价值。
(2)由小到大
由小到大，如果用信息科学的词语来表述，就是在利用信息的过程中，以信息所表征的事物的某种性能为基点，对其有用度进行放大、扩张的意思。由小到大的策略，着眼于对信息功能的扩大，使其一能多用，小能大用，也就是进行扩张性开拓的意思。
(3)由隐而显
由隐而显，是指对信息所表征的事理经过引申推导，使初始信息难以显示出来的价值表现出来；或者说使隐含在该事物深层次中的信息充分显示出来，从而使其发挥充分作用的意思。
由隐而显的策略，实际上是对信息价值的深入发掘，它要求利用信息的人员能高瞻远瞩，站得高看得远。“人看表层，我看里层”、“人看一步，我看三步”，从而看到一般人所看不到的东西。
(4)推陈出新
所谓推陈出新，是指以过时信息所表征的事实为出发点，通过筛选和思维加工，而发现其中某种有价值的新信息。在现代社会生活中，不仅有现时信息，也有过时信息，而且相对来说经过日积月累之后，过时信息的数量则更多，因为过时信息是更丰富的信息源。为了使过时信息得到有效的利用，就必须把握好推陈出新的策略。
一般来说，信息的推陈出新有以下几种不同情况和利用措施：
●有些陈旧信息是一种长时信息，虽然信息陈旧但是却并不过时，经过开发后仍然具有很高的价值。
●有些陈旧信息就其原有内容来说，虽然早已过时，但是由于人们认识水平的提高和科学技术的发展，人们用新的眼光、新的方法去重新认识这类信息，也可以发现它的新价值。
●把分散在各个时代、各个学科的陈旧信息，用某种统一的认识而集中起来，也就是归类，然后经过分析综合而发现某种新的信息和规律，这同样是利用过时信息的一种有效措施。
(5)把握好信息的时效周期
信息的时效周期也称信息价值的时效周期，它是指信息的价值随着时间的变化而呈现出某种规律性变化的意思。
信息的时效周期可分为升值期、峰值期、减值期和负值期四个阶段。如果一条信息具有很强的新颖性，那么此时该条信息就处于升值期；而一段时间后该信息已为不少人所认识，此时该信息就处于峰值期；当该信息已广为人知的时候，该条信息这时就降为减值期了；再经过一段时间以后，其没有价值了，就处于负值期。
由此可见，一条内容相同的信息，如果所处的时效周期不同，其价值大小是不一样的。因此，只有准确把握每条信息所处时效周期的具体情况，是处于升值期、峰值期、减值期还是负值期，这样才能科学地利用它。
为了更好地利用好信息的时效性，必须注意以下两方面的问题：
第一，首先必须清楚地了解拟用信息其时效周期的长短。不同的信源所发出的信息，其时效周期长短是不一样的，我们只有准确把握该信息时效周期时间的长短，才能具体情况具体对待。
第二，准确把握该信息现在具体处于时效周期的哪一个阶段。比如是峰值期还是减值期，然后对其下一阶段进行预测，进而考虑具体的利用策略。
一般来说，要获得升值期的信息是比较困难的，因为大多数人此时可能尚未认识它；而获得峰值期的信息则较为容易。
(6)提高识别征兆信息的能力
征兆是指未来将要发生某种事件或变化的迹象。征兆信息是普遍存在的，而且种类也不一，主要可分为以下几种：
●苗头性征兆信息
每一个新事物的壮大，一个旧事物的衰败，一场社会的大变革，都不是一朝一夕的事情，都必须经历一个长时间的量变过程，而在这一过程中，会表露出某些迹象或出现某些异常情况，它们预示着日后事物发展变化的趋向、进程等某些主要特征，这些迹象或异常特征情况就是苗头性征兆信息。
●连动性征兆信息
自然界和人类社会的万事万物，是相互联系、相互依存的，因此其中一事物发生变化，往往使与之密切相连的其他事物也随之而发生某种相应的变化，表现为一种连动的态势，这种态势或表现为空间上的横向扩散，或表现为时间上的前后相继，我们就将这种以某事物的变化将引起其相关事物也随之而发生变化的信息源所发出的信息，称为连动性征兆信息。
●中介性征兆信息
任何事物的发展变化都是有条件的，而这些变化所需的条件从某种意义上说也就是一种中介。往往有这样的情况，即当人们对某事物发展变化所需要的条件尚不明确或尚无把握之时，却突然得知或发现了其有关条件(中介物)将要出现的某种征兆，我们就将这种预示中介物即将出现的征兆信息，称为中介性征兆信息。
●反常性征兆信息
人和事物的活动都是按照一定的规律，或者是传统、程序、规模等进行或展开的。然而在其环境条件发生变化之后，它们的活动就会出现某些反常现象，或者是出现某种失去常态的情况，这种现象或情况我们就称之为反常信息。由于这些反常信息往往都是预示某种新情况或新事物即将出现的征兆，因此我们就称之为反常性征兆信息。
●类似性征兆信息
如果两类对象具有某种本质上的类似，其发展变化也遵循着某种共同的规律，那么先期发生变化的事物所表现出来的状况和特征，就为预见滞后发生变化的事物提供了类似性的征兆信息。
4.5.4 政务信息利用的方式
(1)政务信息资源提供服务
●信息提供服务
信息提供是历史最传统的一种信息服务方式。它主要运用了阅览、外借、复印、参考咨询等多种方式为用户服务，并取得了较好的效果。在当今网络普及的情况下，传统的信息提供方式也随之发生了变化。虽然这些手段得以保留并将在很长的时期内占据主要地位，但网络等现代信息技术的应用极大地丰富了传统手段的内容与效率。
●信息检索服务
信息检索服务是根据用户的要求，从各种不同的检索工具或检索系统中，迅速、准确地查出与用户需求相符合的，有价值的信息的过程。这项工作既可以由专职信息人员根据用户的要求进行，也可以在信息人员指导和帮助下，由用户自己来完成。
●信息报道服务
信息报道就是信息部门及时地将采集到的信息通过广播电视、报纸杂志等途径报道出去，满足用户的信息需求。相对信息提供服务的被动性，信息报道是一种主动的服务方式。
(2)信息咨询服务
信息咨询服务是指利用现代科学知识和现代技术手段、方法，为解决社会发展和经济建设中的各种复杂问题而进行的服务活动。咨询服务是对知识的扩大再生产，是通过对原有的知识经过脑力加工和综合，以产生巨大的智慧效益的过程。从广义上来说，咨询的过程也是对信息进行加工的过程，即信息的交流、反馈与处理。因此，信息咨询服务是一种重要的信息利用方式。
咨询服务有利于充分发挥专业人员的作用，节约时间和费用，提高劳动生产率，降低风险，促进决策的科学化与民主化。现代社会活动日益复杂，要求决策者能够审时度势，最大限度地综合分析各种信息、情况。它对决策者提出了更高的要求。咨询服务在社会产业结构中已经形成了独立的门类，即咨询服务业。特别是在知识经济条件下，它已成为典型的知识产业，成为知识经济时代的支柱产业之一。现代咨询服务业主要有六大类：政策咨询、管理咨询、工程咨询、技术咨询、专业咨询和涉外咨询。
在政府信息部门主要提供政策咨询和政府信息咨询。政策咨询是为政府决策或出谋划策，或提供政策的替代方案，或提供选择政策的材料，或向政府政策施加影响。这类咨询带有全局性、战略性、综合性，因而又被称为综合咨询和决策咨询。
政府信息咨询主要是针对公众而言的，是指政府信息部门为公众提供政府公开信息的咨询服务。随着政府信息公开的实施，公众的政府信息获取意识越来越强，这也就需要政府信息部门考虑到这一点。
(3)信息资源网络服务
信息资源网络服务是指信息机构和行业利用计算机、通信和网络等现代技术通过Web网站、电子公告板(BBS)和论坛的方式从事信息采集、处理、存储、传递和提供利用等活动，其目的是为用户提供所需的网络信息产品和服务。
网络信息服务与传统的信息服务相比，呈现出以下特点：
●资源范围不断扩大，从以前的以纸张型资源为主发展为网络型资源。
●服务手段更加现代化，利用了大量先进的信息技术。
●服务方式更加主动化。
●服务领域不断拓宽，由传统信息服务向全新的网络信息服务新领域过渡。
●服务实施由定时服务向不受时空限制的实施服务发展。
●服务更加个性化，能针对独特用户的特殊需求，而开展独特的个性化信息服务。
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