经济信息组织的意义与原则

一、经济信息组织的意义与原则

在经济信息的管理和利用活动中，信息组织具有十分重要的意义。经过长期的理论研究与实践工作，人们总结出经济信息组织的多项原则。

(一)经济信息组织的意义

信息不加以组织就很难查找。在检索信息时，应尽量利用各种经过有效组织的工具，如书目、索引、文摘、辞典、百科全书、电话本、地址录、数据库等。要想快速地检索利用经济信息，就必须事先了解和掌握经济信息组织的原理与方法。

1.经济信息组织的概念

经济信息组织是信息组织的一个重要组成部分。信息组织是指按照一定的原则与方法，对信息的形式特征与内容特征进行分析、揭示、排序，使其成为系统化、简略化集合的方法及过程。它也称信息整序。信息组织的结果，就是各种检索工具或检索系统，如图书馆目录、搜索引擎等。

经济信息的组织是指按照特定的原则与方法，对经济信息的特征进行分析、揭示、排序，使其成为系统化、简略化集合的方法及过程。经济信息组织的成果，就是各种经济检索工具或检索系统。如经济类工具书、经济信息数据库、经济类搜索引擎等。

经济信息组织与其他学科领域的信息组织相比，在组织原理与方法上基本一致。它要以语言学、逻辑学、知识组织、系统科学等理论为基础，也要采用信息揭示、排序和重组的各种方法。当然，经济信息组织也有其个性化的特点，这主要体现在信息内容及由此而派生的具体组织细则上。因此，要科学、系统地组织经济信息，就一定要熟悉经济信息的内容特征及有关的组织规则。只有在掌握各种经济知识的同时，也掌握了信息组织的理论、方法和技能，才能顺利地开展经济信息的组织工作。

2.经济信息组织的意义

经济信息组织的目的，是使大量的信息有序化和优化，以便它们能被有效地管理、便捷地检索和充分地利用。这主要包括了两方面的任务，一是最大限度地满足用户的需求，使他们能方便地浏览、查找、识别、选择和获取经济信息;二是科学的存取与管理信息，采用现代化的手段将庞杂的信息整理为系统、简明的结构形式，创建经济信息检索系统和检索工具。

经济信息组织可以将各类信息“提升”为资源，减轻社会信息流的混乱程度，提高经济信息产品的质量和价值，促进经济信息充分、有效的利用。通过组织，杂乱无章的原始信息变成有序的经济信息系统，为信息的利用提供便利的条件。经济信息检索的实现，无论采用手工检索还是计算机检索方式，都有赖于信息组织的基础。

经济信息组织具有十分重要的意义。它是经济信息精准化、条理化的需要，是经济信息资源建设的基本手段，是经济信息科学管理的必要条件，是经济信息检索和咨询的基础，也是经济信息充分开发利用的保障。

(二)经济信息组织的基本原则

信息组织的原则是研究和解决信息组织诸问题的准绳。它是对古今中外信息组织理论与实践概括与升华的结晶，反映了信息组织的基本原理、基本方法及基本规律，是适用于创建各种类型信息组织成果的科学原则。

经济信息组织必须遵循一定的原则，其主要原则可以概括为以下五项。

1.目的性原则

目的性原则是指信息组织工作必须具有明确的目的。经济信息组织的最终目的要符合用户的需要，与经济信息管理与服务的发展目标一致。

遵循目的性原则，就必须在开展经济信息组织工作时，对用户进行研究，如对用户信息需求、信息利用行为、信息检索要求等的调查、分析。只有充分地了解用户的需求，才能使经济信息组织的成果满足用户的需要。遵循目的性原则，不仅要有近期目标，还要有中、长期目标，使经济信息组织不仅符合用户当前的需要，还要符合用户发展的需要。此外，在接受每一项经济信息组织任务时，也都应该事先明确具体的目的和要求，以便采取相应的对策。

2.客观性原则

客观性原则是指信息组织必须符合信息本身的状况，同时也符合用户检索利用信息的特点及规律。经济信息组织的成果是报道与检索经济信息的工具，人们利用这些工具时，常常只能通过它们的著录内容来了解信息。如果信息组织凭主观臆断或缺漏过甚，都会使用户难识信息真面目，信息组织也失去了原有的意义。若要使组织的成果符合要求，实现其自身的价值，经济信息组织就必须遵循客观性原则。

遵循客观性原则，经济信息组织就应根据用户检索信息的特点与规律，客观、准确、全面地揭示信息的各种特征，谨防加工整理出现误差。这样，经济信息组织的成果才能成为来源信息的缩影和代表，真实地反映来源信息的原貌，便于用户了解、鉴别、选择符合自己需要的信息，快速、准确地查询、检索信息。

3.系统性原则

系统性原则是指信息组织工作和信息组织的成果都要求系统化。

经济信息组织工作的系统化，不仅要考虑一个机构中信息组织工作各个部门、各个环节的协调性，保证流程顺畅;还要考虑更大范围内信息组织市场占有和分工协作，从而形成信息组织工作的宏观体系。

经济信息组织成果的系统化，要求检索工具和检索系统反映的信息内容具有全面性、连续性和系统性。这样，用户就可以用较少的时间和精力，全面系统地了解信息、进而获取大量有价值的参考资料。

4.一致性原则

一致性原则是指由不同个人或机构创建的信息组织成果必须在编制原则与规则方面基本一致。这种一致性是实现信息组织工作标准化、自动化、网络化的前提条件，是开展信息组织工作协作、协调的重要基础，也是实现广泛的信息组织成果交流与共享的根本保障。

信息组织的一致性原则是随着时代的变迁而不断发展成熟起来的。早期的信息组织活动并不强调这项原则。随着信息类型与数量的不断增长，人们对信息传递的效率及其交流的范围有了越来越高的要求，过去那种以个人或单独部门为主、各自为政的信息组织方法已无法适应信息社会的要求。信息组织要追逐时代的潮流，就必须引进最先进的技术与手段，扩大信息交流的范围。而这些都要以信息组织的一致性为必要前提。因此，一致性原则逐渐发展为当代信息组织工作的一项重要原则。

经济信息组织遵循一致性原则，就要求不同个人和机构的信息组织工作及成果具有一致性。当这种一致性发展到高级阶段，就表现为信息组织的标准化。信息组织的标准化是指以标准文件的形式(如国际标准、国家标准、行业标准)对信息组织工作(原则、内容、形式等)做出有关方面共同遵守的规定，并在一定范围内加以贯彻实施。标准化的目的是使不同创建者的信息组织工作规范化、组织成果具有一致性与通用性，以实现其在行业内或一个国家内乃至国际的交流与共享。

5.适用性原则

适用性原则是指信息组织的成果符合用户的要求，便于检索利用。经济信息组织的最终目的就是要符合用户的需要，要使信息组织成果便于利用，在遵循上述原则的同时，也要充分考虑适用性问题。

经济信息组织遵循适用性原则，就要根据信息类型与特点、用户对象等具体情况，采用相应的技术、方法和策略。例如，为便于用户查获最新的信息，就应加快信息组织工作的运转速度、提高效率，迅速地组织出新的信息产品;为便于用户准确、充分地了解信息，就应对信息优选、提炼、去粗取精、去伪存真，使其简明精要、通俗易懂;为便于用户查询、检索，就应尽可能地提高检索系统和工具书的易用性，提供友好的检索界面和更多的检索途径。

以上五项原则联系密切、相辅相成，在当代经济信息组织工作中缺一不可。全面遵循这些原则，才能使经济信息组织工作达到高质量、高标准和高水平。