会议的含义和要素具体内容分析

（一）会议的含义和要素

1.会议的含义

某一社会群体为解决某一问题而召集有关人员进行讨论、商议或表决的一种组织形式。具体地说，就是三个人以上、聚集在一起、就某种议题进行讨论、商议或表决，就是会议。

会议是人类社会一种有组织的正式活动形式。它既是实施领导的重要工具，又是领导贯彻民主集中制、实现决策民主化和科学化的必要手段，也是各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，还具有宣传教育、研讨、表达思想感情等重要作用。

2.会议的要素

会议的要素包括与会者、主持人、议题、名称、时间、地点等六种。

与会者是指包括主持人和秘书在内的参加会议的正式成员，不包括在会场上的其他服务人员。与会者应具有必要性、重要性、合法性。

主持人是指会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。主持人可以分为当然主持人和临时主持人。当然主持人是由其职务和地位决定的，也是组织的章程或法规决定的。临时主持人是各种代表会议由代表们选举或协商产生。特别重大的会议由主席团成员集体或轮流主持会议。

议题就是会议所要讨论或解决的问题，会议议题产生的方式因会议类型、性质的不同而有所不同。通常议题可由领导决定，或由秘书提议、领导审定，或由领导和专家商定。在确定议题的过程中，必须遵循重要性原则、必要性原则、合法性原则、可行性原则、鲜明性原则、单一性原则。如职代会的议题必须由代表提出提案，秘书处汇总，再由主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题；党的书记或行政首长都无权确定职代会的议题。安排议题后，还要确定会议步骤，即议程、程序、日程。

名称主要有三种作用:一是揭示会议的性质，如年终总结大会的性质是总结性会议；二是揭示会议的主要内容，如遗传工程学术会议；三是有些会议名称还有揭示会议时间、区别会议届别、指明会议出席对象、明确会议地点和范围的作用，如中华人民共和国第十届全国人民代表大会。确定会议名称可以从会议的性质、内容、会议时间、地点、出席对象、组织者等角度来考虑，但不必把这些内容全部包含进去。会议名称的一般构成模式是“会议主办单位＋会议主题（或届次）＋会议性质”。如“国际管理协会技术训练专题讨论会”。确定会议名称需注意两点:一是要力求简洁。如基层先进工作者表彰大会，称之为“××××先进工作者表彰大会”即可，不必称为“××市××厂××××先进工作者表彰大会”。二是庄重严肃的大会必须用完整的全称，不能用简称，尤其是在正式的会标、会议通知上。如:“中国共产党第七届中央委员会第二次全体会议”，就不能简称为“七届二中全会”。简称只能用于口头或非正式场合。会议名称的使用必要准确、规范，既要用于会前的会议通知，又要用于会后的宣传。

时间包含三方面的内容:一是指确定会议召开的时间；二是指整个会期的长短；三是每次会议的时间长短。确定会议召开的时间，既要考虑会议的筹备工作是否来得及，又要考虑与会人员能否出席；既要考虑选择最佳的召开日期，也要考虑选择效果最好的时段开会。人在一天内的工作能力有两个高峰期，一是在上午9～12时，一是在下午4～6时，当中的12～15时是人的波谷期。确定会期的长短，必须根据会议的内容和实际需要。这里要克服两个错误倾向:一是以会议时间的长短来衡量会议是否重要的倾向；二是以半天为单元的倾向。成年人集中精力的平均时间为45～60分钟，会议时间尽量压缩在1小时以内。如果会议的内容很多，则要分单元进行。会期的长短也关系到会议成本的高低，因为会期越长，会议成本就越高。

地点又称会址，既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体场地。确定会议地点有三条原则:一是需要原则。会议地点的确定首先必须服从于会议内容的需要。如中央党代会就需要在首都召开，省级人代会就需要在省会召开。起示范作用的会议，就要在工作先进的地方召开，扶贫帮困的会议就要在贫困落后的地方召开。保密性的会议就应该选择僻静而能保密的地点召开。国际性或全国性会议一般应在首都或其他中心城市召开，专业性会议应选择富有专业特征的城乡地区召开，小型的经常性的会议就安排在单位的会议室。二是择优原则。越是条件优越的地点，越适宜选择为会议地点。条件一是指会场及其辅助设施，会场的大小能否容纳得下与会人员，会场的音响灯光设备是否齐全，其他辅助设备能否解决与会人员的食宿等问题。二是指会议地点的交通条件，是否有利于四面八方的与会人员赴会。三是指气候、自然环境、社会环境等条件。四是节约原则。能就近召开的会议决不舍近求远。反对专找有山有水，风景秀丽的地方开“候鸟会议”。在考虑择优原则的时候要有度，注意涉外会议和非涉外会议之别，不能无原则地追求场面的奢华。