（二）公文管理
1.公文处理的含义
行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文处理是指对公文的创制、处理和监控，即公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是行政机关实现其管理职能的重要形式。
公文处理的原则包括两方面:一是应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；二是必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
公文处理的主要任务是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。
公文处理的具体内容包括五个方面:创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文。
公文处理的管理机构是各级行政机关的办公厅（室）主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
2.发文办理
（1）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。
（2）草拟公文应当做到:
符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
应当使用国家法定计量单位。
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（3）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
（4）公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是:是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
（5）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
（6）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
3.收文办理
（1）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（2）收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（3）经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（4）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
（5）收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
（6）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
（7）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（8）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
4.公文归档
（1）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷），归档。个人不得保存应当归档的公文。
（2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
文书立卷的原则包括三个方面:一是保存文件之间的历史联系，二是区分保存价值，三是便于保管和利用。一般卷内文书数量是50～200张，国际文件立卷厚度有10mm、15mm、20mm三种。
文书立卷方法主要有三种:一是根据文件特征立卷，如问题、时间、文种、作者、地区、通讯者等六个特征；二是将上述六个特征灵活结合使用；三是根据文件的保存价值，划分保管期限，如永久保存、长期保存即16～50年、短期保存15年三种。
（3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
（4）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
（5）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
（6）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
5.公文管理
（1）公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（2）文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
（3）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
（4）公开发布行政机关公文，必须经发布机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
（5）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
（6）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
（7）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
（8）销毁秘密公文应当指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
（9）机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
（10）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
