办毕文件处理方法

办毕文件处理方法_文书学教程

第二节　办毕文件处理方法

办毕文件处置需要根据文件的价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿，使办毕文件持续地充分发挥文件的效用，维护文件的安全，避免无用信息干扰机关的正常工作。

一、平时归卷

平时归卷是对办毕文件进行适时管理、适时归类、集中保管的一种科学方法。

平时归卷是文书人员根据机关职能和往年文件管理的经验，预设归档类目，待文件办理完毕后，按类目归卷。平时归卷的优势性主要体现在以下几方面:一是有利于文件的管理和安全，使办毕文件也纳入日常的文件管理，使文件管理始终有条不紊，防止文件散乱丢失;二是方便对办毕文件的查找利用，使办毕文件也能充分发挥作用;三是能保持机关文件的有机联系和历史联系，归卷的办毕文件也能保持着内在联系;四是有利于提高归档文件的质量，保证档案的齐全完整，为档案的留存打下良好的基础;五是把工作做在平时，化难为易，大大减轻了年终管理工作的负担，避免年终集中突击而顾此失彼。

(一)预设归卷类目

归档类目，是以本单位文件分类大纲类目条款为基础而设立的一种预设类目。归档类目拟定完成后，文书工作人员于年初根据类目条款和预计文件数量，为第一条款准备一个文件盒，平放于归卷类目分类框内，并事先把条款和顺序号填写在一张标签上，将标签贴在文件盒的左下角，一有办毕文件就“对号入座”，随时归进。标签的格式见表8-1。

表8-1　归卷标签

归卷的办毕文件，在归卷前应进行检查并编上条款号，同时将该条款号在收发文簿和内部登记簿中注明，以便平时查找利用。

(二)收集文件归卷

文书人员要根据文件登记簿，了解档案的去向和办理情况，做好办毕文件的归卷工作。在收集办毕文件归卷时，要准确判定文件是否办理完毕，把握归卷的恰当时机，如指导性、法规性文件以及重要决议、年度计划、长远规划等，从发文机关来说，当文件发出后便可将原稿和存本归卷;不必办复的收文，经本机关负责同志批阅或传阅后，即可归卷;来往文件，本机关或对方机关收到复文后，即可归卷;会议文件待会议结束后，即可归卷;调研材料和涉及案件的文件，等结论作出后，便可归卷;总结性材料完成即归卷。

在归卷时，文书人员要严格把好文件质量关，一是要齐全完整，收文、发文、内部文件;红头文件、白头文件;文件正本、复印件;底稿、正本;计划、总结;来文、复文;文字、图表;本单位内的文件、外出参观调研的文件;外出开会带回的材料;本单位领导在外单位的讲话稿等，在归卷时，宁宽勿漏。二是要对重要文件载体情况和字迹状况进行检查，对残缺破损的文件要寻找复本替换，如无法替换，要进行补救;对字迹不清晰或不耐久的文件，应该退回经办人重新处理，待处理合格后再归卷。三是归卷文件交接要有手续，交接双方签字认可，以作凭证。

二、清退

机关文书处理工作中会收到一些按照有关规定和发文单位要求退还原发文单位或转往其他机关的文件，对于这部分文件，在本单位办理完毕后，必须按要求予以清退。

清退文件的范围包括:

①涉密文件;

②限制阅读范围的文件;

③征求意见的讨论稿;

④文件的清样、草稿;

⑤内部参考资料、简报;

⑥未经本人审阅的讲话稿、发言稿;

⑦涉及个人著作权的作品;

⑧会议中使用、会后应收回的材料;

⑨有重大错漏的文件等。

在清退过程中，应根据收文登记时或事后通知的清退要求，按清退时限如数退还，并填写《文件清退清单》，逐件核对、清点，要求接收人签字。涉密文件和限制阅读范围的文件应由机关的机要人员负责清退，防止泄密。

清退工作完成后，应在平时归卷卷盒标签上和收文登记簿注销。

三、暂存

在归卷文件中，有些文件虽已办理完毕，但对以后的工作还有一定的后续影响，又没有整理归档的必要，为此，需要采取暂存的处置方法，以供在以后的工作中查阅参考。

暂存文件的范围包括:

①为工作方便保留的复本、复印件;

②未被批复的请示;

③上级单位的工作简报、参阅资料;

④下级单位报送的备案性材料;

⑤平时收集的文件写作素材;

⑥与外单位一般性事务的往来函件;

⑦下级机关的总结、计划等。

在年终文件整理时，在归档文件整理的同时，对暂存文件也要进行整理，但可以根据需要灵活处理。暂存文件要整理成盒，并编写简易目录，集中存放于机关的文件管理处。暂存文件可在机关内部借阅使用，也可汇编成册。其中适用于对外公布、公开的文件，可作为政务信息公开的内容向社会提供利用。暂存文件在保管一段时间后，再根据具体情况进行归档和销毁处置，而不必长期暂存，为文书管理徒增负担。

四、归档

归档是按照国家有关规定，将机关工作中产生和形成的，反映机关工作面貌并具有保存价值的文件进行有序整理，然后移交档案部门管理的一项业务活动。归档工作具有两方面的意义，一是对本机关有保存价值的文件进行系统化整理，以便于长久利用，二是为国家积累档案资源。归档工作质量不仅关系到本机关文书工作的结束，也关系到机关档案工作的开展，发挥着重要的承前启后的作用。

其一，应确定本机关归档的基本范围。每年机关产生和形成的文件数量很多，不可能全部归档保存，既无必要，也不可能，因此，要根据上级制定的归档范围和本机关的实际情况确定归档范围，从而确保文件的精华能保存下来，提高档案的质量。同时，在归档时，也要明确划分不归档的文件范围，以利于实际操作，如重份文件;一般事务性文件;文件定稿之前的草稿、修改稿;上级普发性文件;为传阅使用的复印件;与本机关职能无关的参考性文件;会议简报等。归档文件范围的划定，既要考虑本机关职能活动的需要，也要从国家大局考虑档案资源的建设;既突出自我，也要在整体大局中进行定位。

其二，要严格执行文件归档的基本原则。文件归档的基本原则是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在具体操作过程中，可能会遇到难以全面兼顾的情况，如遵循文件形成规律和特点，却难以区分不同价值;保持文件之间的有机联系，可能会不利于保管和利用等。因此，不能机械地生搬硬套，“为联系而联系”，“为保管而保管”，而应在归档文件整理过程中灵活地运用，正确处理好保持文件之间的联系与文件保管利用的关系，因地制宜地正确贯彻归档的原则。

其三，要参照国家关于档案管理的相关标准和要求，以使归档文件与档案实现无缝对接。因为文件归档后，便成为档案移交给档案室，若干年后移交给档案馆，所以，文件归档应该考虑档案管理的需要，要与档案馆(室)的管理规范保持一致，以免日后再为档案管理规范化而重新整理，造成人力物力的浪费。

其四，要确定本机关的归档范围。由于各个单位的职能不同，接收和产生的文件类型并不相同，本书不可能完全罗列。为此，下面罗列的内容只能作参考，各单位需要在实践中探索本单位归卷文件的类型。

1.归档文件的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件均属归档范围。

上级机关文件的归档范围包括:

①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件;

②上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

③党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料;

④代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载);

本机关归档文件包括:

①本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料(由召开机关收集归档);

②本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导的会议文件，本机关召开的工作会议、专业会议材料;

③本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿;

④本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;

⑤本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

⑥反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件;

⑦本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件;

⑧本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机存储材料等);

⑨本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件;

⑩本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件;

内部重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;

机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件;

本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件;

本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件;

本机关制订的工作条例、章程、制度等文件;

本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件;

本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、专业、评残、抚恤、死亡等工作及奖惩文件;

本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清单;

本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;

本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件;

本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

各种普查工作中形成的文件;

按有关规定应当归档的死亡干部档案材料;

同级机关和非隶属机关归档文件包括:

①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件;

②有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件;

③同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

下级机关归档的文件包括:

①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

②直属单位报送的重要的科技文件;

③下级机关报送的法规性备案文件。

2.不归档文件的范围

上级机关不归档的文件包括:

①上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件;

②上级机关发来供工作参考的抄件;

③上级机关征求意见未定稿的文件。

本机关不归档的文件包括:

①重份文件;

②无查考利用价值的事务性、临时性文件;

③未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件，定稿除外)、铅印文件的各次样稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

④从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

⑤无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;

⑥机关内部互相抄送的文件，不应履行公文的行文、介绍信等;

⑦本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件;

⑧为参考目的从各方面收集的文件。

同级机关和非隶属机关不归档的文件包括:

①参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行、不需办理的抄送文件和无查考价值的文件;

②非隶属机关抄送的不需要办理的文件。

下级机关不归档的文件包括:

①下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件;

②越级抄送的一般的、不需要办理的文件;

③下级机关抄报备案的一般性文件。

在具体实践过程中，各机关应根据上述归档与不归档文件的范围，结合本机关实际情况，制定本机关文件归档和不归档的具体范围。

五、销毁

办毕文件经过清退、归档、暂存等处置后，还会有一批失去保存价值的文件，则需要进行毁灭性处理，即销毁，为机关文书管理工作消肿减负。除不归档范围的文件外，还包括文件复本、复印件;一般性的登记簿册;破损严重、字迹不清的文件;文件信封等。

销毁文件是一项严肃的工作，要严格按操作程序进行。

其一，要进行鉴别，逐文核实，经确认无误后，认真填写《销毁文件清单》。

其二，要经过审查批准。在销毁前，应向领导提交销毁申请，说明销毁数量，文件内容，以及销毁理由，并附《销毁文件清单》，经批准后，方可实行销毁。任何部门和个人不得私自销毁文件。

其三，要彻底销毁。数量较少的销毁文件可用碎纸机处理，也可与其他单位集中一起，送往造纸厂打成纸浆，切不可当废品出售。文件销毁应有专人负责监销，销毁完毕之后，在《销毁文件清单》上签字，以示负责。《销毁文件清单》要保存一段时间备查。