办毕文件处理要求

第一节　办毕文件处理要求

在机关工件中，文件办毕的时间有先有后，每项工作的文件有多有少，文件有上级、下级、同级、内部、会议文件等多种形式，头绪多而杂，处理不当将会给机关工作带来消极影响，轻则影响机关工作效率，重则造成严重后果，必须慎重对待。而且，办毕文件处理并非是一年工作结束后突击一下便可完成的，更多的是在平时进行科学管理。因此，办毕文件的处理应该具有一些基本要求，以利于工作的开展。

一、有序

机关文书人员应以领导签署和办公室签办意见为依据，对文件的办理程序实施监控，了解文件流程和办理动态，待文件办理完毕，及时收纳于文书处理部门，切勿使文件办毕之后长时间地积存于具体承办人员手中，对外文件要按照发文字号或发文顺序集中处理。最后由机关文书处理部门对办毕文件根据文件的具体情况进行处置，文件承办人员不得对办毕文件进行随意处置。

在办毕文件处理中要视办毕文件为具有有机联系的整体，办毕文件不应是单份文件，应为一组文件，如下发文件应有底稿、定稿和正本，会议文件应有通知和会议产生的其他文件，收文应有依收文而产生的办理过程中形成的文件，工作计划应有总结等，所有文件依文件办理的程序按顺序排列。一项工作的文件为一个整体，不得与其他文件混淆。

为保证机关工作的顺利进行，对办毕文件管理的介入不宜过早或过晚，过早会影响文件的办理，过晚则会影响办毕文件的管理，也不能年终集中送交文书部门，这样会形成平时对办毕文件无人过问、年终再来突击处置的局面，从而无法保证办毕文件管理的质量，有些办毕文件因时过境迁，造成的消极影响已无法挽回，使办毕文件管理在机关工作中不能充分发挥作用。

二、高效

办毕文件管理是提高机关工作效率的措施之一。通过办毕文件管理可使机关工作人员从过时或失效的文件信息中解脱出来，避免陷入大量的信息中无法确定工作重点和方向，没有了日常大量文件管理的重负，从而能使其将全部精力投入到正常的工作之中。因此，及时、高效地进行办毕文件的管理工作也成为一项基本要求。

办毕文件要及时处理，以免造成积压，成为机关工作人员的工作负担。对办毕文件的处置要果断，不能犹豫，要迅速采取处置措施，不能散乱堆放，使之影响后续文件的处理。当年文件应该当年处置，而不能形成文件积压，对文书工作和档案工作造成消极影响。

三、安全

办毕文件仍然是文件，并不因为其办理完毕，而放松安全要求。对办毕文件的安全要求体现在信息和载体两个方面。

办毕文件承载的信息是机关的核心信息，记录着机关工作的历史面貌。办毕文件管理要求之一便是要对办毕文件进行科学鉴定，根据其价值，分别采取处置方法，确定其去向，保证其信息的安全。因此在管理和处置的过程中也要贯彻安全原则，要保证文件信息内容不出现泄露，或造成遗失、泄密事件。

在对办毕文件管理和处置的过程中，要保持文件载体良好的品相，纸质优良，字迹清晰，无破损和字迹模糊现象。有复本的文件，尽量选择其中载体情况最好的予以留存。对一些无法替代的已损坏的重要文件，要采取补救措施。

办毕文件在经过鉴定，并处置完毕之前，文书工作人员要保证办毕文件的信息和载体的安全，与机关的收发文采取同样的安全措施，维护办毕文件的安全。