文秘语言的要求

第三节　文秘语言的要求

文秘语言除了要注意通俗化、通用化、规范化等特色之外，还应对其提出以下要求。

一、要准确恰当

准确恰当是文秘语言的第一要义。前面已经讲过，任何秘书文稿涉及的内容几乎都是事关党和国家的方针政策、法律法规的大事，稍有差池就会造成大的失误，形成无法挽回的影响。因此，准确无误应当是文秘语言的首要标准。这里的准确无误不但是指任何概念、判断、推理要准确客观地反映客观对象，而不能用感性的，具有情感色彩浓烈的非理性语言；而且要求所使用的每个字词，都必须恰如其分。因而，文秘语言不但要准确无误，而且要准确恰当。不但用词用字要准确恰当，同时，遣词造句要合乎语法规则，使词语的组合准确恰当地反映要表达的意思。含糊、模糊、生硬、别扭的字、词、句不用，曲折、含混和可能造成歧义及变形的比喻、夸张或修辞方式不用，意思没有考虑准确不落笔。作为一个文秘人员切不可小看了这些字、词、句上的小毛病，任何用词造句上的不当，都可能让人们对你的责任心、智能水平和文稿整体水平产生怀疑。他会认为，你连文字表达都不准确，那就更谈不上什么科学性、政策性和指导价值，这就是俗语所说的“一颗老鼠屎可能坏一锅粥”。

要做到准确恰当，首先必须把要写的意思吃透弄准。要想写得准确，必须想得准确。我们在写作中常常遇到某个意思不知怎么表达，某个地方不知用哪个词妥当等情况，其根本原因在于你对那个意思，那个概念，还吃得不透，把握不准。语言是思想的直接现实，是记录思想的符号。思想不到的地方，语言也不会达到，这应该是“词不达意”的另一层意思。因此，要想使语言准确，必须使思想明确。比如，有的政府工作报告中有这样的话：“适时规范减持国有股比例。”这话实际上是没弄清自己要说的概念是什么，实际上，这里的“国有股”是指上市发行股票的股份公司中国家所持有的股份，一般所占比例偏大，不利于股份公司的规范运行和效益的提高，因此要在适当时机减持。而减持国有股比例是一层意思；规范股份公司经营管理体制是另一层意思；选择适当时机（指上市公司国有股减持时的社会承受度）又是一层意思。这三层意思夹杂在一起，用一句去表达，就让人莫名其妙了。正确的表达应当是：“选择适当时机，减持上市公司国有股比例，规范股份公司经营管理体制。”

其次，选词造句要确当。理清意思，重要的在于严格区别词与词之间、句与句之间的不同含义，选择恰当的词和句。句子是由词组成的。意义完全不同的词比较容易区分，难的是意义相同、相近的词。意义相同、相近的词看似词义相同或相近，但由于感情色彩不同，所指程度、范围不同，所使用的语言环境不同，其效果是不尽相同的。如不注意仔细区分，选择其中最合适的词语，也容易造成不良后果。如“消除”与“消灭”，看似意思差不多，但我们可以说“消除影响”而不能说“消灭影响”；反过来我们可以说“消灭蚊虫”，不能说“消除蚊虫”；可以说“清除旧基地”，不能说“消除旧基地”。再如词义的褒贬，如“死亡”、“逝世”、“毙命”都是指“人的生命终结”的意思，但其感情色彩是不一样的，“死亡”的意思一般是中性的，不含褒贬色彩；“逝世”的含义则比较庄重，含有尊敬的成分；“毙命”则含有贬义，且含有不正常死亡的意思。不同的对象，不同年龄，其用词也不一样。如对中老年人的死亡一般称为“逝世”、“去世”；而对少年儿童的死亡则称“夭折”；对因公非正常死亡则称“牺牲”、“因公捐躯”，“以身殉职”；对和尚的死亡则称“圆寂”；而对一些社会名流、长者的逝世有时会称作“驾鹤西游”、“仙逝”等。

第三，要合乎语法规则。语法是指词、词组、句子等语言单位的组合规律及方法，它是在人们长期的语言实践中约定俗成的法则。违反了它，就会造成意思的混乱。如下面这句话：“许多学校有意压低计划内招生，计划外高收费。”（大众日报2003年12月17日引新华社北京12月16日电）这个复句就令人十分费解，原因主要是语法上出现了毛病。第一个单句谓语宾语搭配不当，在这里，“许多学校有意压低”的应是计划内所招学生的“数量”或“比例”，而不是计划内招的“学生”这个词，所招学生是无法“压低”的。再者是第二个单句缺少合适的介词、关联词和中心词组成一个完整的主语结构，如变成“而在计划外招生中多收费”就可以了。合乎语法规则，就是选词要准确，词与词的搭配要合乎规范，句子要完整、通顺，能准确恰当地表达思想内容，而努力避免各种违反语法规则的现象，如成分残缺不全、用词用语不当、词语累赘多余、结构搭配不当等。

二、要简洁朴实

朱镕基同志在审阅国务院办公厅2003年《政府工作报告》的起草设想报告时指示：要“言简意赅，朴实无华，尊重历史”。这不仅是对政府工作报告的要求，也应当是对所有文秘稿的要求。当然，这里不仅是指对文秘语言的要求，更重要的是指一种对待事物的实事求是的态度；但用一种实事求是的态度对待语言，却是对文秘工作者的至关重要的要求。“言简意赅，朴实无华”，就是要求文秘人员在起草任何稿件的时候，用简练的语言，不加任何粉饰和渲染地表达文稿的思想内容，要在最少的文字中，包容最多的内容，每个词，每句话，每段文字，都扎扎实实，言之有据，言之有理，言之有力，实实在在。无论何时何地，领导工作都是极其繁忙极其紧张的，这就要求文秘人员在处理语言文字的时候，极其节省，极其精炼。这是秘书文稿必须遵循的一项基本原则，也是减少文山会海，克服文牍主义的一项根本措施。这里所要求的既是一个态度问题，也是一个文风问题，必须像鲁迅先生所说的那样，要“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄”。有一说一，有二说二，不说大话、空话、套话，不兜圈子，不故作高深、故弄玄虚，更不能玩弄文字游戏，耍花腔花调。

同时，在语言的锤炼方法上也要注意下功夫。首先，要注意炼意。节省文字的最好方法是在内容上节俭，而内容节俭的最好办法是善于抓住基本的事实、事物的本质和关键性的问题，单刀直入，一语中的。如果作者对事物缺乏实质性的了解，说出话来，就会如隔靴搔痒，不断地兜圈子，说来说去，总是说不到点子上；或者是思维混乱，粘上扯下，颠倒重复。只有认识深刻，抓住了实质和关键，说话才能入木三分，简明扼要，条理清楚。早年，前苏联文学顾问会在《给初学写作者的一封信》中讲过一段有趣的轶事：“俄国布尔什维克派中有个老编辑家奥里明斯基，人们给他散布了一种谣言说：‘凡文章经过他修改之后，光剩下标点了。’奥氏对这种言过其实的谣传是这样批驳的：‘为驳复外界的诽谤起见，举个还没有忘记的例子来说。有篇文章，我记得好像是描写蒂威尔城的示威游行，末了说：在游行的地方，曾来了地方警察，拘捕了八个游行示威的人。这种类似的句子是很普通的，把它们整个儿排印起来是否需要呢？譬如地方两字，难道在蒂威尔城来的警察不是当地的，而是卡桑的吗？至于警察云云，除了警察之外，谁还可以捕人呢？最后，游行示威的人云云，自然，不是母牛，也不是行路的人吧。所以，留下排印的仅仅是八人被捕，也就是需要的字，其余的统统删掉了，虽然留下的不仅是标点，还有四个字，但是这四个字已经说明一切了。’”奥里明斯基的主张说明了这样一个道理，使用语言要力求经济，用尽可能少的文字表达尽可能多的内容，这就是平时我们所说的凝练。所谓凝练，就是要用最少的语言文字，负载最大的信息量，在炼意上下功夫。元代陈绎曾《文说》总结作文经验时这样说：“师初先生曰：凡作文发意，第一番来者陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不用；第三番来者，精语也，方可用之。”陈绎曾在这里讲的是语言随着作者思想认识的深化、提炼而逐步精炼提高的三个阶段：第一阶段进入作者脑海的往往是陈旧俗套的语言，为一般常人所言，不可用；第二阶段才进入正题，但仍不过是一种正儿八经的普通语言，还没有什么警拔新颖之意，仍没有使用价值；第三阶段思想进一步飞跃，真正认识到了事物的本质和特征，这时的语言才真正达到精要的程度，方可用之。因此要想使语言精练，首要的是在炼意上下功夫，抓住事物的要害和本质，提高语言的概括力和穿透力。

其次，注意炼字、炼句。古人云：“始于意格，成于句字。”意思是炼意的成果要最终体现在语言表达上，字句成功了，意方能成功。我们要善于抓住那些富有表现力和概括力的词句表达自己的思想，在选词造句上下一番功夫。唐朝诗人贾岛用两句诗描写自己炼字炼句的情景：“两句三年得，一吟双泪流。”贾岛是和尚，写的又是诗，自然有时间锤炼字句，为求一字妥当，竟然花了三年功夫；现在的文秘人员自然没有这样的消闲，写的又是政务性文稿，不可能在语言上花如此大的功夫，但那种在文字上刻意求精的精神，那种“语不惊人死不休”的负责态度，却是值得学习的。诗人锤炼诗句是为了审美，文秘人员锤炼字句则是为了政治上的实用。因此，文秘人员在任何行文中，都应当努力做到用最少的语言，表现最丰富最深刻的意思，能够用一句话说清的意思，决不拉成两句、三句，能够用一个字表达的内容，决不拉长为三、四个字，使每句话、每个字都能做到精干有力、一以当十。为了使文字精简，人们常常采用一些必要的手段，如使用一些成语、古语、典故或简称、代码等方式，但要注意的是要做到义旨清楚，明白通俗，不致造成歧义或含混。

再者，要努力删繁就简。鲁迅先生在回复北斗杂志社讨论怎样写文章的一封信中说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”毛泽东对此评论说：“鲁迅说‘至少看两遍’，至多呢？他没有说，我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表”（见《毛泽东选集》第三卷《反对党八股》）。他在分析这样做的原因时又说：“现在的事情，问题很复杂，有些事情甚至想三四回还不够。”作为现代中国革命和建设的最伟大领导者和创始者的毛泽东，尚且对什么事情都要想它三四回还觉得不够，而要求写过的文稿“不妨看它十多遍”，作为文秘人员，我们不妨更应该自问一下，遇事是否能想它三四回以上，删改文稿是否能够达到十遍以上呢？如果真能做到这一点，我们的文稿又何尝写不好、写不精呢？“昨夜西风凋碧树，独上高楼，望断天涯路。”近代学者王国维把它比作治学的一种境界。其实，它也应该成为为文的一种境界。这就是说，做学问、写文章，开始的时候，总不免混沌迷茫，看不明朗，即使形成思路，也往往枝繁叶茂，山穷水复，繁杂忙乱。随着思路的逐渐明晰，文字也逐渐干练起来，一种高阔疏朗的境界就会逐渐显现出来。这个过程，是个炼意的过程，也是炼字炼句的过程。随着这个过程的展开和深化，一切可有可无的字句，一切不着疼痒的内容，将被删除干净。正如朱熹所言：“删繁就简三秋树，标新立异二月花。”一种干净利索、澄明高洁的境界是在不断的删改中出现的。其实，看看那些写得很好的报告、文件及一些重大会议的有分量的领导人讲话，就会明白这个过程的必要性，那往往是经过无数的人、无数道手删改提炼的结果。

三、要鲜明生动

现在人们普遍反映，各级党政机关单位几乎普遍地存在着一种“会议语言”。这种会议语言，官腔十足，陈旧老套，了无生气，几乎是千人一面，千部一腔，使人昏昏欲睡、望而生厌。作为一个负责任的文秘人员，应当引以为耻，引以为戒，而要努力协助领导打破这种陈陈相因的沉闷局面，使我们的文件、会议讲话、报告尽可能鲜明生动起来，给人以振奋和力量。

要做到语言鲜明生动、富有朝气，除了从思想内容上做到新鲜、生动、深刻、有力之外，还应当在语言文字的运用上多方面下功夫。

从语言的历史发展进程上说，文秘语言也要与时俱进，具有鲜明的时代特色。秘书文体是一种时代色彩很强的文体，其语言的时代色彩更明显。一切新鲜的语汇，一切新式的语法变化，往往都要先在处于时代前沿的工作和事业中表现出来。文秘工作紧密配合领导工作，始终处于各项社会生活和工作的前沿，引导潮流前进，因而文秘工作应该首先在语言上感受到这种变化，显示出时代色彩，才能为广大群众所喜闻乐见。我们正处在一个伟大的变革时代，无论是科学技术革命、社会政治经济体制改革，还是人们的日常工作、学习、生活，都在以日新月异的速度变化，各种新的语汇、新的表达方式、新的内容，都在以空前未有的规模和速度涌现出来，使人有目不暇接的感觉，特别是处在信息革命时代，变革更加剧烈。有人统计过，近几年现代汉语每年吸收外来词汇和创造新的词汇上千个。有谁能够在十几年前听说过“科学发展观”、“循环经济”、“生态农业”、“绿色食品”、“IT产业”、“QFII”、“QDII”、“入市（市场经济国家）”等这些名词呢？有谁又听说过“做大做强”、“打造新机制”、“努力把人民的利益维护好、实现好、发展好”这样的组词组句结构呢？社会生活发生着如此剧烈的变革，作为现代社会的组织者、管理者、引导者和服务者的各级各类领导，以及为领导服务的各级各类文秘人员，在他们向人民群众发表各种意见、撰写各类文稿的时候，就不能不把这些发生在生产、生活、工作中的语言变化反映进去、表现出来。同时他们也有责任将现实生活中的最新鲜、最靓丽、最富有时代色彩，因而也最富有表现力的语言采撷进去、表现出来，只有这样，才能走在时代的前列，引导人民前进。如果一味抱着各种陈词滥调不放，不断重复着过去已经死亡的语言或俗而不堪的语言，那就难免被群众、被社会所淘汰。“请君莫奏前朝曲，听唱新翻杨柳枝”，在这种长江后浪推前浪的过程中，文秘人员有责任协助领导，在不断改变思维方式、思维理念的同时，转变文本语言和口头用语，使之更新鲜、更活跃、更生动、更具有时代色彩。

当然，语言作为一种社会交际工具，又是具有较强稳定性和传承性的东西，特别是一些基础词汇和语法关系，往往具有长用不衰的力量。一些使用量很大很广的骨干词汇，如一些常用名词“天”、“地”、“日”、“月”、“人”、“马”、“牛”、“羊”等，一些常用动词如“飞”、“跑”、“跳”、“打”、“拉”、“哭”、“笑”、“叫”等，怕是自汉语诞生以来就已经存在了，而至今沿用不衰。有些成语语约而义丰，具有经久不衰的力量，如“天行健，君子自强不息”、“否极泰来”、“学而不厌，诲人不倦”、“得道多助，失道寡助”等，至少已经沿用了几千年。正是这种长期的稳定性，使汉语言积累了无比丰富而富有表现力的词汇及构词方式，为我们提供了取之不尽、用之不竭的语言宝库。只有认真地继承它、学习它、掌握它、充分地利用它，才能使我们笔下的文字变得无比生动鲜明，丰富多彩。

但从根本上讲，要使语言鲜明生动，最重要的是写稿人要有对人民事业的强烈感情和责任感。写文学作品要有激情，激情是文学，特别是诗歌散文赖以联想和想象的翅膀和根本动力；而作为文秘稿的语言要鲜明生动，其决定因素则来自对人民群众的真挚感情和对事业的强烈责任感。一些文秘稿之所以写得干干巴巴、枯燥无味、套话连篇，就是因为对人民群众缺乏起码的人文关怀，对自己所从事的事业和工作缺乏一种发自内心的正义感，一些人拟写稿件不过是为了敷衍塞责、应付公事。这样的思想感情又怎能使语言具有生动感人的力量呢？而在很多老一代无产阶级革命家手里，由于他们对人民和革命事业具有强烈的责任感和正义感，即使一些政治性很强的文稿也写得那样鲜明生动，富有感染力。请看毛泽东同志《湖南农民运动考查报告》里的文字：“很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都将压抑不住。他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。一切帝国主义、军阀、贪官污吏、土豪劣绅都将被他们葬入坟墓。一切革命的党派，革命的同志都将在他们面前受他们的检验而决定弃取。”对群众的强烈感情，在恶势力面前的深刻义愤，对人民进步事业的欢欣鼓舞，爱岗敬业的庄严责任感和使命感，在大是大非面前的鲜明正确的立场和正义感等，都是一个负责任的领导者和文秘人员必须具备的品格，也是他们在发表任何意见时的根本动力。有了这种动力，他们的语言才能鲜明、生动、真挚、自然和富有生命力。零度的感情，温吞水似的思想观点，是绝对不可能生动感人的。当然，感情不应当影响人们知人论事的客观、冷静及其分析判断，不应影响其决策的科学性，感想亦不能代替政策。但作为文秘人员来说，一种事业的正义感、责任感，一种对人民群众的人文关怀和他在工作事业上的客观性、科学性应当是一致的，而不是对立的。他对社会工作和各项社会事业的客观的科学的态度，正是人民和社会进步事业所需要的；只有有了这种正义感、责任感和人文关怀，才能保证言辞上的客观公正性及工作上坚持科学负责的态度。

要使语言鲜明生动，还应当注意在修辞上下功夫。修辞是语言的润色修饰和加工功夫，其手段多种多样，但作为文秘语言而言，常用的修辞手段主要有排比、对仗、长短句搭配、和谐的音韵排列等。其中，最常见的是排比句式，特别是一些大会讲话稿，为了增强气势，加强鼓动力，常常要将一系列相并列或相递进的意思，用整齐的句式排在一起，形成一种一浪接一浪的气势，这样，既给人一种排列的音韵美，又增强了语言的说服力。更常见的是将一连串的小标题进行修饰和整齐排列，给人一种美感，并起到加强记忆的效果。这里需要注意的是不要为整齐而整齐，以辞害义，更不要硬性拼凑，把一些似通不通牵强附会的句子硬性排列在一起。否则，不但不能形成美感，增强气势，反而会令人生厌。同时，排比句不可排列过长过多，过长过多也会令人生厌，使人觉得是在玩文字游戏。在经过一番有节奏的排列美之后，反而需要一些长短不一、参差不齐的句子，使之相互穿插，协调相应，在这里，参差不齐和多变的句式也是一种美。句子有长有短，短的如匕首，长的如长枪。匕首长枪，各有优势，关键在于使用得当，各尽其妙。如闻一多先生《最后的讲演》中痛斥国民党特务暗杀爱国民主人士李公朴时的一段话：“今天，这里有没有特务？你站出来！是好汉的站出来！你出来讲！凭什么要杀死李先生？杀死了人又不敢承认，还要诬蔑人，说什么‘桃色事件’，说什么共产党杀共产党，无耻啊！无耻啊！这是某集团的无耻，恰是李先生的光荣！李先生在昆明被暗杀，是李先生留给昆明人的光荣！”这里全是短语，激昂慷慨，掷地有声。但如果换成长句，就失去了激昂慷慨的气势。当然，这种长短变化性句式的穿插也应当是自然的，应根据内容的需要，决定是否需要长短穿插，不可为变化而变化，这也可以叫做“随物赋形”，“因情而异”。此外，一些对联式的句式也经常在行文过程及标题中出现，给人一种对仗美。在音韵上，秘书文体并不要求押韵合辙，也不要求像骈体文那样四六对句，排列整齐；但要求语言尽可能和谐协调，有节奏感，有音韵美是应该的。如果读起来觉得别扭，说起来感到拗口，疙疙瘩瘩，歪歪扭扭，那就是不和谐不协调。如果读起来抑扬顿挫，朗朗上口，给人一种美感，那就达到了和谐协调的要求。

再者语言格调要因文设体，量体裁衣。我们开头曾经提到，文秘题材、体式是多种多样的，因而其语言的风格要求也应当是多种多样的，而不能用一种风格、一种色调去应对一切文体。一篇文稿选择何种语言格调，是热烈的还是冷峻的，是活泼的还是严肃的，是形象的还是抽象的，是庄严隆重的还是欢乐祥和的，是飘逸潇洒的还是刚健有力的等，所有这些全要由所写的内容和规模大小所决定，并以妥善得体、恰如其分为宜。人们总不能用贺词的调子去吊唁，用会议通知的体例去写政府工作报告。正如俗语所说的那样，应当是到什么山上唱什么歌，去什么场合说什么话，完全根据实际情况而定。在这里，除了要考虑具体思想内容的性质、规模之外，还要考虑领导者的身份、地位、口气、特点，以及接受对象及发表的环境等因素。总之，要根据不同的发言人、发言对象和发言的具体环境气氛，确定不同的口气、语言格调和色彩，做到看菜吃饭，量体裁衣。