办公室日常文书管理

案例导入

年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。公司总经理要求销售部汇总去年全公司的销售完成数字，并指示查一下去年给某分公司的“批复”件中规定他们今年减少生产的具体数字是多少。结果，管文书工作的人员查遍了去年的所有文件也未找到，仅查到某分公司“要求减少生产”的请示。因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都受到了处分。

通过这一次检查，还发现了不少部门拿复印件归档，并且没有盖公章。经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。

在文书的办理过程中，不管是收文还是发文，不管是正在处理中还是在处理工作完成后，都需要对文件进行科学管理。所以，要有条不紊地管理好各种文书，既不遗失和泄密，又便于查找和调阅，这样才能方便工作，提高工作效率。办公室日常文书的管理工作主要从以下几个方面入手。

一、文书的保管

文书的保管，就是对文书保存的管理。文书在处理完毕之后，其现实效用有的已经结束，有的正在执行中。因此，这些文书需要由文书部门进行收集和保存，以便整理归档，也便于平时的使用。

（一）文书的收集

一般来说，按正常程序运转的文件不需要去专门收集，但有的文件材料并非通过正常的运转渠道运行，这就需要文书人员去进行专门收集。收集的原则和方法如下。

1.文书收集的原则

（1）按归档制度收集。文书工作人员要依据归档制度的有关规定，通过各种渠道，把好收集的关口。如按登记情况如数清退有关文件，如果不完全，要及时收集；对于发文，没有定稿就不予编号，底稿、附件如果交得不完整，就不予盖章等，要尽一切可能把应归档的文书材料全部收集起来。

（2）加强对零散文件的收集。除了正常的归档工作以外，办公室文秘人员需要采取相应措施，如将文书材料的形成、积累工作，纳入有关部门及有关人员的岗位责任制度和奖惩制度予以检查；同时，结合保密检查、清理文书、机构调整或人员变动等工作，把应该保存的文件材料全部集中起来，以便将平时使用的零散文件及时收集，避免出现文件归档不完整的问题。

（3）专人负责文件的收集。在文书管理工作中，要由文秘人员把好阅办关、印发关。凡是经过文书部门盖印发出的文书，无论是定稿、存本，还是附件，一律由专门人员收全；外出人员带回的各种会议材料、会议记录由文秘人员负责收集；本单位召开的会议，由本单位参加会议的文秘人员负责收集；内部文书（本单位形成的计划、总结，各类统计表和规章制度，各种活动中形成的文书等材料），由文秘人员随时收集。收集工作要落实到人，要有专人负责。

2.文书收集的方法

（1）周期收集法。文书的收集工作要形成制度，要定期收集，或按月份、按季度要求各部门按时上交清退，或文秘人员按时去收集。各单位一年之中的大部分文书的处理是通过正常运行程序进行的，因此按既定方针去做，有利于工作的规范化和制度化。

（2）平时收集法。各单位在一年之中，不经过正常运行程序、正常渠道形成的文书材料很多。有些材料，特别是内部材料，一般很少有人专门保管，而且内容有针对性，时限性又很强，如果等年终整理前再专门收集，往往收集不到或收集不全，这就必须在平时随时收集，不断积累。文秘人员应在日常工作中，尤其要注意对失去现实效用的文书进行收集，这样才能保证文书收集的齐全完整，保证不失密、不泄密。

（3）主动收集法。主动收集，即要求文秘人员发挥主观能动性，积极主动地去收集文书材料，而不是被动地坐等别人把文书材料送上门来。平时，要注意掌握每一份发文和收文的运转情况，注意会议文书和内部文书的形成情况，注意外出开会带回的文件和报刊上公开发表文件的情况。凡遇到上述情况，都要积极主动地进行收集，并加以保存，防止疏漏。

（4）重点收集法。重点收集，即抓住形成文书材料的重点部门，如综合部门、调研部门、业务主要部门和秘书部门等，收集不是经过正常渠道运转的文书材料；抓住应该归档的重点材料，尤其是本单位内部形成的重要文书的原稿和定稿要进行重点收集，保证文件的完整性。

（二）文书的保存

被收集和清退回来的文件，在未进行整理和归档之前，文书部门需要有一段保存的时间，这就是收文处理程序中所指的“暂存”环节的工作内容。

1.文书保存的作用

（1）利于正常的文书工作秩序。在工作中，每年都会产生大量的文件。如果不采取切实可行的方法来保存文件，会造成工作的混乱；如果文件乱堆乱放，势必影响文件的传阅、利用和正常的工作秩序。所以，要对文件采取科学方法进行保存，做到存之有序，归之有类，用之有效，使文书工作做到井然有序。

（2）利于文书的完整和安全。如果文件存放无序，可导致几种情况的发生：承办人员因担心查考不方便，而将借阅的文件久留不还，增加了文件散失的可能性；文件无序堆放，一方面单页文件容易散失，另一方面在文件堆里反复查找，会加剧文件的磨损，毁坏文件。所以应该注意文件的保存，做到完整无缺地归档保存。

（3）利于文书的查找和利用。要使文件能够有序地保存，就要合理地分类和归类，为文书的查找和利用提供方便。这就要在保存的实用性和适用性方面下工夫。

（4）利于文书的整理和归档。单位每年到年终时，都要做文件的归档工作，要根据文件的存放情况对文件进行调整，文书部门按时向档案部门移交文件，由档案部门进行专门保管。这就需要平时做好文件的收集和保存，不至于到年终时工作忙乱而无章法，影响归档工作的进行。

2.文书保存的方法

（1）文件夹和文件盒存放。目前，许多单位最常用的方法就是采用文件夹和文件盒存放文件。这种方法，具有形散而实不散的特点。说它“形散”，是因为文件装在文件夹（盒）内，并不装订成册，仍处于活页状态，这样便于文件的查找和利用，并且不妨碍用完后归还。说它“实不散”，是因它虽然呈活页状态，但文件之间都存在着必然的联系，实质上是一个整体，且每份文件都有自己相对固定的位置，用完后可以对号放回，因此说它们是散而不乱。这种保存文件的方法，便于查找和利用。文件夹和文件盒存放是文书管理的传统方法，也是有效方法。

（2）电子文件夹保存。由于电子文书的大量使用，许多单位现在已开始对电子文书专门保存，建立专门的电子文件库和电子文件夹，利用电子文书的再现与可读性发挥它的作用。各部门对电子文书的归档范围、管理方法和有关标准要根据实际情况作出规定，并定期检查监督。为了文件的完整和齐全，应该对电子文书进行集中统一管理。

（3）纸质文书与电子文书的双套保存。虽然提倡“无纸化办公”已经有很长时间，但是在电子文书的证据性、管理制度、管理技术、管理设备、通信设备等问题没有得到全部解决之前，不能轻易地将电子文书取代纸质文书保存。纸质文书与电子文书将会长期并存。因此电子文书和纸质文书双套保存的状况必然存在。双套保存的电子文书与纸质文书要注意建立对应关系。

3.文书保存的管理要求

（1）文件夹（盒）保存文件的管理要求。在采用文件夹和文件盒存放文件的时候，为了做到条理清楚，便于利用，必须注意以下几个环节。

①文件夹和文件盒的置备工作。文书保存的基本条件是备好文件夹（盒）。文件夹和文件盒是平时盛装、存放文书的工具，必须有充足的备品。文书部门必须在每年的年初购进足够的文件夹（盒），以备使用。

②文件夹和文件盒的分类工作。文书管理中重要和必要的工作内容之一就是对文件进行分类。文件夹和文件盒的分类，实质上就是对装在文件夹（盒）中的文件的分类。合理的分类，可以使文书管理工作井井有条。

分类的方法很多，如：

按文件密级分类，这种分类有利于文件的安全保密；

按发文机关分类，这种分类便于查找文件；

按收文时间分类，这种分类便于对近期文件的使用和阅办；

按文件内容分类，这种分类便于对同一内容文件进行参考；

按整理归档要求分类，这种分类便于平时归档和年终整理。

各级机关，应根据本单位的实际情况，选一种或几种分类方法，以利于本单位的文书管理为原则。

③文件夹和文件盒的编目标注。文件夹（盒）内均应编写文件目录，记载夹（盒）内文书的内容，以便查找和管理。文件目录的内容有：顺序号、文件标题、发文机关和行文日期等几项。另外，文件夹（盒）的封面或脊背上应注明类别，以示醒目。

④文件夹和文件盒的陈放和排列。文件夹（盒）一般陈放在特别的卷柜内。摆放时，应按类集中排列，这样才能便于管理和查找。也可以根据文件的存放情况对文件夹（盒）进行调整，如对文件多的文件夹（盒）可以考虑分夹（盒）存放，文件少的文件夹（盒）可以合并等。

⑤文件夹和文件盒的调整和整理。对文件夹（盒）中的文件应定期整理，随时调整置放错的文件，并把已处理完毕的文件，做一些整理准备工作。如重复的文件可以剔除，没有意义的文件可以销毁。这样在年终整理时，就可以在文件夹（盒）所保存的文件组的基础上稍加调整，便可以整理归档。

（2）电子文书的保管要求。由于电子文书的特殊性，使得它的保管原则、保管体系等与纸质文书有很多不同之处。

①注意文书的完整性。随着计算机的普及，机关的电子文书制作可由各部门甚至个人完成，这样，电子文书就会呈现分散化的趋势。并且由于电子文书的信息与载体具有可分离性，使文书实体的概念不复存在。这种分散化和非实体化特征，要求在电子文书管理的各个环节应该想办法来确保它的齐全完整，而且与它相关的程序软件以及纸质文书也应完整无缺地保存。

②注意文书的可读性。电子文书具有对系统的依赖性，存储格式不同，硬件设备不兼容，会使一些电子文书无法识读。因此，要求电子文书在保存时，应同时把电子文书本身、支撑软硬件环境说明、信息格式介绍等包括在内，以利于电子文书的再现与可读。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行保存电子文书的载体转换工作。

③注意文书的可靠性。电子文书易于修改并不留痕迹，文书的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术，所以要采取各种措施加以解决这个问题。因此要在电子文书的管理中建立健全制度，以堵塞各种漏洞，确保文书的真实有效。还要注意在文书的处理中严格遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护其可靠性。

④注意文书的安全性。由于电子文书的形成、处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文书既看不见也摸不着。同时，电子文书是在特定的软件环境下制作的，离开了软件系统和具体生成软件，电子文书也无法识读。因此，各单位每年都需要对电子文书的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检查，如发现问题应及时采取恢复措施。

另外，还要对归档电子文书进行防写处理，避免擦、刮、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。环境温度为17～20℃，相对湿度为35%～45%。

二、文书的利用

文书管理中所有环节的进行，包括收文处理、发文处理、整理归档以及文书的收集和保管，最终目的只有一个，就是为了文书的利用。只有正确、充分地利用文件，把文件中的所有政策、规定、意见、措施和方法贯彻并落实，将字面精神转化为具体行动，这才是文书工作的价值和意义所在。

文书的利用就是对外机关发来的文件，特别是上级机关发来的文件，进行传阅、传达、贯彻、落实，并根据文件精神和本单位的实际情况，制定具体实施意见和办法等一系列行为。另外，在文书处理完毕整理归档后，对文书的使用和参考，或者查阅和研究等行为，也属于文书利用的范畴。

（一）文书利用的原则

1.利于保密与便于工作相结合

文秘人员在日常利用文书的工作过程中，要注意掌握以下两个原则。

（1）不能因为急于传达贯彻文件，忽视了文件的保密规定，而任意提前或扩大文件的传达范围，造成失密或泄密现象的发生。

（2）不能因为强调文件的保密性，就把文件锁在柜子里，不按照文件的规定及时向有关人员传达贯彻落实，造成工作的延误。

也就是说，在利用文件时，一方面要考虑保密要求，另一方面又要考虑推动实际工作的开展，要将利于保密与便于工作结合起来。

2.坚持原则与灵活应变相结合

在文书利用的过程中，一方面要考虑上级文件的基本原则、基本标准和基本要求，贯彻落实文件精神不走样、不打折扣，不能上有政策下有对策，要按照文件的要求处理具体问题。另一方面要结合本地区、本单位、本部门的实际情况，具体问题具体分析，在不违背基本原则的基础上，对某些具体情况经请示领导后，做一些机动灵活的变通处理。也就是说，既要讲原则性，又要讲灵活性，不能墨守成规，要根据实际情况的变化适当作出调整，将原则性与灵活性结合起来。

（二）文书利用的方法

1.传阅和传达

传阅和传达的方法是文书利用最基本的方法。当收到外单位特别是上级单位的文件之后，根据办公室主任或有关领导指示，由文书人员安排本单位领导进行传阅，并根据领导的批示，向单位有关人员传达文件，使他们能及时了解文件的内容，并立即进行办理。

2.承办和拟制

收到来文之后，要根据文件的要求马上着手进行承办。有的需要对收文进行回复，如对下级单位的请示进行批复，批转报告，对上级机关的询问进行答复，对群众的投诉信件进行处理等；有的需要起草新文件，如对上级机关发来的方针政策性、指导批示性文件，需要根据本地区、本单位和本部门的实际情况，拟制新的贯彻落实的文件，或者根据上级的法规性文件，制定适合本地区本部门的具体实施办法或细则等。在承办和拟制新文件的过程中，都要对原文加以利用，也就是说，回复和起草新文件，都离不开原文件。

3.查阅和借阅

文秘人员在工作中经常会遇到这样的情况：在处理目前出现的各种问题时，往往要根据以往的发文和上级来文精神来解决；在拟制本单位的新文件时，往往需要参考以往的有关文件；在解决群众需要和应该解决的问题时，往往需要查找以往的文件规定；向上级机关提意见和建议时，也需要根据以往的文件精神等。凡遇上述情况，都需要向文书部门及档案部门调阅已处理完毕或已归档的文件。因此，查阅和借阅文件也是文书利用的重要手段。

4.复印和汇编

一些上级机关发来的重要文件，或者有关部门发来的信函，因份数较少，传阅和传达起来很不方便，就需要进行复印或翻印；有些经常使用的重要文件，特别是涉及方针政策以及法规性文件，为了提高文件的使用率，需要把它们汇编成册，发给有关人员和部门；有些重要资料，如基本数据、典型材料和情况简介等，要进行复印或汇编。这都离不开对原有文件的利用。

另外，还可以通过阅文室来利用文书。

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阅文室

采取传阅方式组织领导和有关人员阅文虽然方便可行，但有许多弊端，已跟不上时代的要求。为了文书的方便利用和利于保密，在有条件的单位，尤其是文件收发量较大的单位可以建立阅文室。

1.阅文室的作用

（1）有利于保证领导的阅文时间和阅文质量。传阅文件时，领导人须在限定时间内阅完文件，否则将会影响他人阅读。但若干领导逐一传阅，就会拖长传阅时间。建立阅文室，领导可不受时间限制，自行安排阅文时间，或集中或轮流，能够充分利用文件的阅读期限。由于领导工作忙，往往没有充裕的时间阅文，为了不影响传阅，往往只是浏览一遍，不能深刻领会文件精神，影响阅文质量。而建立阅文室，就能避免这些问题，既保证了阅文时间，又保证了阅文质量。

（2）有利于提高文件的周转率和办文效率。在传阅文件时，领导往往由于忙于处理事务而造成文件的积压，延长了文件传阅的时间。在阅文室阅文就可以避免这种情况发生，使文件的阅读周期大大缩短。另外，在传阅文件时，由于文件周转慢、周期长，领导的批办意见得不到及时承办，就会延缓办文速度。在阅文室阅文，领导的批办意见文秘人员马上就能看到，可以立即办理，大大提高了办文效率。

（3）有利于加强文件的管理和保密。文件长期在外传阅，容易被阅文范围之外的人员接触到，很容易造成失密或泄密。文件集中保管在阅文室，可以防止阅文范围之外的人接触，防止了文件的丢失和泄密，利于文件的保密与安全，也有利于文件的管理。

（4）有利于提高文书工作的效率。传阅文件需要文秘人员的重复劳动和大量时间，而集中在阅文室阅文，可以减少很多不必要的劳动，节省时间，有利于文秘人员集中精力管理文件，提高文书工作的效率。

2.阅文室的建立

（1）阅文室的地点，应设在距离领导办公室较近的地方，为领导阅文提供方便；同时阅文室也应考虑设在机要室附近，便于文书人员管理文件。

（2）阅文室的环境，应保持安静，光线充足，避免潮湿，室内应清洁干净。

（3）阅文室的设施，最基本的应配置齐全，如铁皮卷柜、文件夹（盒）、桌椅等，还应配备计算机、复印设备等。

（4）阅文室的安全，这是应该引起重视的问题。应采取安全防护措施，如安装保险门窗、防盗及消防器材等。

3.阅文室的管理

（1）专人负责管理。阅文室的管理人员必须可靠，应选派那些政治素质高、组织纪律性强、保密意识性强、工作细心的工作人员来担任。

（2）文件分类管理。阅文室内保存的文件要进行分类，不但要考虑调阅的方便，而且要考虑阅文人员的层次和身份。因为到阅文室阅文的人员，有不同的级别和身份，而有些文件的阅读是有级别限制的，尤其是密级较高的文件。因此，阅文室的文件在分类之前，首先要考虑的是文件的密级和阅读范围，然后再考虑发文机关和制发时间等要素。按上述概念的先后顺序分类后，把文件整齐地排放于文件柜中。阅文室内的桌子上应放置醒目标牌，标明阅读范围和密级，以便阅文人员按规定在相应的阅文桌上阅文。对一些保密性很强的重要文件，需设专柜保管。对分类的文件，应分别进行登记，并编写目录，以便查找。

（3）建立阅文制度。为了便于对阅文室的统一管理，阅文室必须订立严格的制度。凡是来阅文的人员，均应严格遵守。根据需要，发“阅读通知单”，通知有关人员前来阅读文件，并签字。

阅读通知单

（三）电子文书的利用

电子文书的利用方式多种多样，可以采用以下几种。

1.电子文书联机阅览

（1）计算机网上阅览。就是将可公开利用的电子文书上网，相关人员只要上网就可检索出所需的电子文件，并进行阅览。网上阅览简便、快捷，没有时间、地域的限制，且用户面广，是电子文书利用的最基本方式。

电子文书上网是有一定的条件的。不同类型的文件，有时需要不同的软件环境要求。因此，为了方便人们阅览，还应指出阅读电子文书所需要的软件环境。如果所需的软件是共享软件，则应同时上网提供，以方便使用者阅览时下载。

（2）计算机单机阅览。就是将电子文书放在单机上阅览。这种阅览方式通常是对部分不宜公开的电子文件或有密级的电子文件的利用。这类文件由于有保密的要求，不宜上网、不可随意复制，但由于属于机读文件，其内容必须由计算机“读出来”，阅览者才能利用，所以可以采用这种单机阅览的方式。单机阅览可以在办公室或者阅文室进行，但要注意采用这种方式的保密性。

2.电子文书脱机阅览

脱机阅览就是将计算机显示屏上的电子文书内容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览。这种阅览方式可以不借助于计算机。

3.电子文书复制

复制是电子文书利用中最常见的方式。电子文书可以通过复制形成电子文书副本，从而能够满足广大阅读者的需求。

电子文书的复制既可以是副本复制，也可以是摘录复制。副本复制就是对电子文书的所有组成部分进行复制，摘录复制就是仅对电子文书的某一部分进行复制。可以根据工作需要进行选择。

电子文书的复制根据载体不同有以下多种形式。

（1）软盘复制：即将电子文书的数字化代码复制于软盘上。这种利用方式简便、易行、花费少，是过去复制中最常用的复制形式。但这种复制的载体可靠性比较差，软盘易损坏，且容量小。目前已不采用。

（2）光盘复制：即将电子文书的数字化代码复制于光盘上。由于光盘的存储容量大，可以进行大量复制，且可靠性也比软盘好，所以是复制中的首选方式。

（3）硬盘复制：即将电子文书的数字化代码复制于硬盘上。硬盘的存储容量更大，可以进行大量复制，读取很方便。

（4）磁带复制：即将电子文书的数字化代码复制于磁带上。磁带的存取速度慢，而且只能顺序存取，所以只适用于需长时间保存的电子文书的复制。

（5）U盘复制：U盘是目前常用的一种移动存储装置，灵活方便。但由于容易损坏，不宜作为长期保存的副本。

4.电子文书网上展览

网上展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上对电子文书进行展出。这是通过展出和介绍有关电子文书的内容和成分而提供利用的一种方式，保证了电子文书利用的高效性。

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网络安全防范的主要措施

（1）修复操作系统漏洞，堵住后门。主要的方法是按照补丁程序、升级、修补等。

（2）制定网络安全传输协议，如安全超文本传输协议和安全会话层协议等。

（3）信息加密及密码技术。密码技术是网络安全防范技术中最常用的手段。

（4）设置网络防火墙。防火墙通过检测，限制和更改穿越它的数据流，从而实现网络的安全防范与保护。

（5）采用实时检测等具体方法，防范木马、炸弹和网络病毒。

（6）监视端口状态和更改端口。

三、文书的管理

在办公室工作中，做好文书管理工作最重要的是贯彻集中统一管理的原则。为了遵守这一原则，除了以上所谈的收集和保存以及利用的工作之外，还要包括以下几个方面的工作。

（一）编制立卷类目

编制立卷类目指的是在文书还没有形成以前，根据单位的工作活动和文书形成规律，对一年内可能产生的文书材料事先编制成的一个文书管理的方案。它不仅是平时文书归类的主要依据，同时又是文书立卷前的重要准备步骤。

立卷类目由类别和条款组成，其中类别的划分方法主要有两种：一是按组织机构分类；二是按问题分类。每一类下面是条款，条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题。有了类别和条款之后，文书就可以对号入座，将文书按照立卷类目分别归类放置，避免了零乱堆积。这样，在文书工作中，给查找和利用、保管和统计文书都带来方便。

（二）文书的日常归类

立卷类目编制好以后，要为立卷类目中的每一个条款准备一个文件夹（盒），或者是文件袋，并随时将办理完毕的文书归到有关的条款中。使文书能够随时办完，随时集中保管，符合集中统一管理的原则。

（三）文书的调用

已归类的任何一份文书，平时还要发挥它的作用，因此，根据工作需要随时调用。由于文书的日常管理有了立卷类目，既可以随时调出，也可以随时归类，为文书的利用提供了方便。

（四）文书立卷

在文书工作中，到每年年底或者第二年年初，都需要将办理完毕的具有查考保存价值的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，就叫文书立卷。这是每个单位都必须完成的一项重要工作。

经过平时的归类工作，文书都集中到了相应的条款，在正式组卷前，对每个条款内的文书再进行检查调整，使其具有相同特征（作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通信者特征、地区特征）的文书集中到同一个条款内。通过对同一个同款内的文书进行鉴定，使每一个条款内文书的保存价值大体一致。重复的文件可以剔除，没有保存价值的文件可以销毁。这样，每一个条款内的文书基本上就可以构成一个案卷或者数个案卷，装订成册后，再加上案卷标题，立卷工作基本上完成。

（五）立卷归档

把立好的案卷按规定的制度移交档案室集中保存的工作就叫作归档。立卷归档代表着全年文书管理工作的结束。这项工作通常是在第二年的三四月份进行，文书部门向档案部门移交文件，由档案部门验收合格后对案卷进行专门保管。

案例分析与点评

本节“案例导入”中某公司的文书管理工作没有做好。应做到以下两点：

（1）加强对文书的收集和管理。文书工作人员要依据归档制度的有关规定，通过各种渠道，做好平时收集的工作。移交文书时，按登记情况如数清退有关文件，如果不完全，要及时收集。否则时间一长，不了了之，就会给工作造成损失。只有“请示”而没有“批复”的文件，是没有价值的。由于与该案例有关的工作人员工作马虎，所以受到处分是应该的。

（2）复印件的归档价值有限。在制作文件时，应同时保留原件的定稿、正本留存本等。现在的技术使文件同时能制作出在外观形式上与正本完全相同，都具有公章的文件，因此在发文的同时就可以保留存本，不能拿复印件去代替。