纸质公文收文处理

纸质公文收文处理_文书学教程

第一节　纸质公文收文处理

公文收文处理的基本流程见第二章第六节，其具体环节包括:

一、签收

签收是在邮寄公文的投递单或送达公文的送文登记簿上签注收文人的姓名和收文时间，以示来文的收到。收文时间一般只注月、日，若是急件则要在月、日之后加注时、分。

签收一般由本机关的收发室负责。大中型机关通常设有内收发、外收发。外收发负责接收来自邮局、机要通信、机要交通、文件交换站或各机关直接递送的文件，经清点审核后，在送文登记簿或回执单上进行签收，见表6-1。这是第一道签收，需要认真负责。在签收时，首先要按照投递或送文登记簿对来文进行清点和核实。其次是要检查来文的机关名称是否相符和封皮是否完好。若发现有误投、误送或破封散包、密封损毁的情况，应当即拒收，严禁错收。外收发按照信封或包封上的标记进行简要登记，转送机关的内收发。内收发则进行拆封登记。外收发对内收发也需要履行签收手续。

表6-1　外收发送文登记式样

(机关名称)送文登记(外收发专用)

二、拆封

拆封是指拆去收文的封皮。一般地，内收发需要对外收发送来的公文进行拆封。

凡封皮上标明由机关、机关办公室及机关领导人收的所有来文，均可拆封。信封或包封上注有机关领导人“亲启”字样，或绝密件、特急件，除受托人可以拆封外，其他人均不得擅自拆封，而应将亲启件交领导本人或领导的秘书，将绝密件、特急件交机关办公室主任处理。

拆封前，内收发需要检查文件封套、封口、密封标签是否完好，文件是否属于本机关职权范围，并检查文件及其附件是否齐全完整。拆封时，要注意保持原封的完好和取净封内的物件。若发现来文无发文机关、发文日期，应据封皮上的文字、邮戳加以补注;若发现来文有缺页、无发文机关印章或领导人签署，应及时退回或立即查询;若发现来文不合行文关系，除急件可予处理外，一般亦应退回，并说明理由。

三、登记

收文登记要对收文日期、收文号、文件标题、密级、附件、份数、承办单位签收、处理结果、文书处理号等项目逐一进行登记，是一项量大而细致的工作。收文登记又是文书处理的一个重要程序。因为有了收文登记，便利于对收文的控制和管理，便利于对收文的查找和检查收文的下落及承办情况，便利于对收文的统计和催办，还有利于防止收文的紊乱、积压和丢失，有利于提高工作效率和保证了归档公文的齐全完整。

为了不使那些具有查考利用价值的公文与那些在短时间内就失去意义的公文相混，便于给以后的文书立卷、文书鉴定工作打下基础，有必要缩小等级范围。收文登记的范围，视公文的重要程度和机关的实际情况确定。一般来说，各种公开的和内部不保密的出版物;一般的公开信和私人信件;机关领导的亲启件;已被综合性公文包括了的公文;事务性的通知、便函、介绍信和请柬等，可以不必登记。

收文登记由机关收发室的外收发、机关办公部门和其他部门的内收发担任。

机关收发室的外收发签收来文后，使用《收文分送簿》对收文进行简要登记。登记项目有收文的流水顺序号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。登记后，将收文送机关的办公部门和其他部门的内收发。

办公部门和其他部门的内收发在对收文拆封后，要对收文进行详细的登记。登记项目有收文流水顺序号、收到日期、来文字号、文件标题或摘要、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。其中，来文字号、来文机关、文件标题、密级等项记载来文的自然特征，其余各项记载收文的运转和终结办理情况，在收文的运转和终结办理过程中，完成一项填写一项。

登记的形式有簿册式、联单式和卡片式三种形式。

1.簿册式登记

簿册式登记用预先装订成册的登记簿进行登记，见表6-2。这种形式适宜按收文流水顺序登记，应用比较普遍。收文不多的机关，一般建立综合性《收文登记簿》，即以一册分类登记机关所有的收文。为便于登记和查找，可在簿内做各类公文的标记。收文较多的机关，常以一册《收文登记簿》登记一类收文，即各类收文分簿登记。分类以便于登记和查找为原则，如分成“中央文件”、“国务院文件”、“省委文件”、“省政府文件”、“中央部门文件”、“省级部门文件”、“本机关文件”等，又如分成“上级来文”、“下级来文”、“平行机关来文”等。为保证密件、急件的安全、迅速运转，还有必要建立密件、急件收文登记簿，在密件、急件登入密件、急件收文登记簿的同时，还须将它们按收文类别登入上述相应的收文登记簿。

表6-2　收文登记簿式样

(机关名称)收文登记簿

凡以簿册式登记的，要求承办或回复的公文，都必须填写《文件处理单》送办公部门负责人拟办。《文件处理单》要贴附在收文的前面，随文运转和归档，见表6-3。

表6-3　文件处理单式样

(机关名称)文件处理单

2.联单式登记

联单可以是二联、三联以至多联。通常情况下，使用四联单为宜。四联单由内收发在收进公文时填写，将第一联贴附在收文的前面，随文运转;第二联送机关收发室，经顺序装订后作为总收文簿;第三联送承办部门留存备查;第四联送机关收发室用于分户催办，见表6-4、表6-5、表6-6、表6-7。

表6-4　联单式收文登记单式样

(机关名称)收文登记单

表6-5　收文登记单式样

(机关名称)收文登记单

表6-6　收文分送单

(机关名称)收文分送单

表6-7　收文催办单

(机关名称)收文催办单

簿册式登记与联单式登记可以结合使用。方法是先将收文在收文登记簿上登记，再对需要办复的收文填写两联单，一联用作运转，一联用作催办。

簿册式和联单式登记比较，各有长短。簿册式易于保管，便于来文统计，还可以用作催办，但用它查找公文费力。联单式减少了重复登记手续，一次登记代替了各种登记，避免了重复劳动，加速了公文运转，将联单分类装订还可制成检索工具。但联单式登记麻烦，而且形成的联单多了，容易混乱和丢失，因此，联单式登记采用的不多。

3.卡片式登记

卡片式登记是用单张的卡片进行收文登记，见表6-8。卡片上的项目可以参照联单式第一联的格式自行设计。每张卡片登记一份收文，必要时也可以登记一组联系密切的收文，如会议公文。卡片式登记能够适应使用和需要，在卡片盒里灵活地分类排列。例如，按来文机关排列，按公文内容分问题排列，按承办部门排列，按是否已经清退归卷等各种方式排列等，并且可以随时调整卡片的排列位置。年终时利用全套公文登记卡片进行多种排列，经加工抄录后，可以编制出多种检索工具。应用计算机管理公文时，在卡片上加填主题词后，逐张逐项输入电子计算机即可。卡片式登记也有不足，就是当卡片数量多，分类不当时，就不易查找，且易抽乱和丢失。

表6-8　卡片式收文登记单式样

(机关名称)收文登记单

收文登记不论采用何种方式，都应力求及时准确，手续简便。凡已登记的收文，都要在其眉头上加盖机关的文书处理章，并逐栏填写。文书处理章上的栏目有收文机关名称、收文号、收文时间、承办部门等项。如需阅后退回存档者，则要加盖相应的文书处理印章(如“阅后退回”)，以防散失。

四、审核

审核是依据《国家行政机关公文处理办法》规定的程序。该办法第三十一条规定:“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。”审核过程中，发现未经协商一致或会签的文件，经办公厅(室)主任批准后，可以退回呈报机关并说明理由。审核程序提高了办文质量与效率。

五、分办

分办是文书处理的转运传递程序。分办也称分文，是收文经过审核之后，按其内容和处理要求分送给有关领导、有关承办部门传阅和处理。通过分办，从各机关送来的文件便通过本机关的文书工作部门的统一调度，又根据业务范围分送到了本机关的各个部门，从而实现文件的使命。这一文件运转的枢纽一般由内收发担任。

内收发在清点文件后，在收文分送簿上进行登记，见表6-9。登记完毕，需要根据文件类型分送有关部门(领导)办理。因此，内收发的效率决定了办文效率。分办需要注意如下方面:

①“亲启”文件，直接送给领导本人;

②阅批文件，即需送领导人阅批的文件和不能判定承办单位的文件，送交综合办公室负责人拟办和批办，然后按照拟办和批办意见分送文件;

③常规文件，按工作常规及业务范围送交有关业务部门，属于行政管理事务的文件则送交综合办公室负责人;

④回复性文件，应将其送交承办原发文部门;

⑤临时性文件或不需要本机关办理的文件，视具体情况处理;

⑥急件或限时送达的文件，需要随时登记随时分办，应尽快送交有关部门或人员，不得延误;

⑦传阅文件由文书人员按指定的阅读范围或负责人批示意见组织阅读;

⑧需要办毕清退的文件，在分送之前，文书人员应按编号登记，以便在清退时检查各个单位已退和未退的情况;

⑨同一收文有多份，应将其按常规分送或转发;

⑩重要的或无法分办的收文，应将其送给机关办公部门负责人拟办，然后按拟办意见分送。

分送给本机关领导和部门的公文，要履行签收手续。表6-9的收文分送簿的式样，也可以设计成收文分送单式样。转发给外机关的公文，应在有关发文簿上登记。分办完毕，收文处理便进入收文的具体办理阶段了。

表6-9　内收发收文分送簿式样

(机关名称)收文分送簿

(内收发专用)

(备注中说明文件的份数、清退、短缺或暂存以及注办情况)

六、传阅

传阅是单份或份数很少的公文要经多位领导和部门阅知时，将公文在他们之间传递，以安排他们阅读。

传阅由机关办公部门的文书人员担任。传阅也是文书处理的转运程序，要求迅速、准确地将公文送达收文部门和承办人手中，以便及时地贯彻精神、处理工作，使公文在最短时间内满足各方阅读需要。

传阅的顺序采用“三主”优先的方式，即优先送给机关主要领导、主管领导和主管部门阅读，然后再送给其他需要阅读的对象。为保证文书人员及时掌握公文的传阅情况和防止公文的丢失和积压，传阅应以文书人员为中心进行。先阅完公文的部门或人员要把阅完的公文退回给文书人员，再由文书人员往后传递，而不能脱离文书人员自行传递。文书人员要在传阅的公文前贴附《文件传阅单》，阅毕公文后，阅文人要在《文件传阅单》的有关栏目内签注阅文人的姓名、阅文日期。在传阅的过程中，文书人员应经常对公文进行检查，若发现有领导的批示时，要按批示意见及时处理，见表6-10。

表6-10　文件传阅单式样

(机关名称)文件传阅单

为加快公文办理的速度，在公文较多的大机关，一般都建立有“阅文室”。凡属传阅的公文，由文书人员送到阅文室，并以“阅文通知单”通知有关人员前往阅文室阅读文件，见表6-11。阅文室应制定阅文制度，由专人管理。阅文人在阅毕文件后，要在阅文通知单上签注自己的姓名和阅文时间。

表6-11　阅文通知单式样

(机关名称)阅文通知单

七、拟办

拟办是对需要办理或答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。

拟办一般由综合办公室或业务部门负责人或有关人员担任。拟办时，办公部门负责人应当阅读收文，根据收文的性质、内容、密级、时限和阅读范围，以及机关领导的分工、部门的职能职权等情况，简明扼要地拟出切实可行的意见。拟办意见填写在《公文处理单》的“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期，见表6-3。

拟办的公文一般是上级机关要求贯彻执行的指示性文件;下级机关要求答复的请示性文件;平行机关要求答复的商洽性文件等，主要包括:

①上级机关主送本机关、要求落实或办理的文件，或重要的需要本机关领导或有关部门阅知的文件;

②本机关所属下级机关的请示及重要的报告;

③平行机关或其他不相隶属的机关主送本机关要求办复的文件;

④内容涉及几个部门的文件;

⑤其他重要的、与本机关业务活动有着密切关系的文件;

⑥重要的人民来信;

⑦有争议的文件。

拟办意见应当明确、具体。如该文件送哪位主管领导，或送哪几位有关领导阅示，或送哪个职能部门承办;承办的要求和时限，同时提出供承办参考的意见、材料，属于几个部门承办的，还需指明主办部门;该文发放范围和阅读范围，需传达时，还要提出传达范围、传达时间、传达形式和由谁传达等。例如，上级机关主送本机关的文件，拟办意见可以为“请××同志(或职务)批示”、“请××省长阅”等;对于需要两个或两个以上部门共同办理的文件，需要指定牵头单位，拟办意见可以为“请××局牵头，会同××局办理”。

对于难以提出拟办意见的公文，应先和有关部门沟通，听取意见或会商后再提出拟办意见。如果会商意见仍不统一，则可在综合分析的基础上，提出拟办的倾向性意见并说明理由，请领导批示。

拟办不仅关系到公文办理的质量、时效，而且拟办意见有时还相当于请示或建议，是协助领导思考和处理问题。拟办意见切实可行，能节省领导的精力，真正起到参谋助手的作用。因此，拟办一般由机关办公部门负责人担任，办公部门负责人熟悉和掌握机关及各部门的情况，并具备拟办所必需的素质和职权。

八、批办

批办是对公文的如何处理、办理原则、办理中应注意的问题或拟办意见所作的指示或批示。

批办是文书处理的一道具有决策意义的程序，是行使职权的体现，一般由机关领导人担任。批办应及时准确地表明领导意图，交代办文的具体要求，合理地组织人力、分配任务，以求迅速地处理公文、推动工作，避免承办的盲目和失误，或由于分工不明、责任不清，形成互相观望等待而使办文拖拉迟缓。因此，机关领导在批办前，应认真阅读收文，仔细考虑拟办意见后再作批示，并及时退交拟办人，而不应随意地浏览或只看标题，不斟酌拟办意见就信手签注“同意”或打勾画圈。批办意见填写在《文件处理单》的“批办意见”栏内，并签注批办人的姓名和批办日期，见表6-3。

机关的收文并非都需要批办。批办的文件包括:上级颁发的重大决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等;平行机关或其他不相隶属机关重要的协调性文件;下级机关重要的请示、报告等。批办的主要内容包括:

①交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理;

②指定该文承办的部门，凡需两个以上的部门共同承办时，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互相抢、于己无利的文件互相推的现象，或是各自为政而造成矛盾;

③限定要件和急件的办毕时间，以免误时误事。

为便于承办的办理，批办意见应明确、具体。一般来说，对于贯彻执行上级机关的来文，要批示组织实施的措施;对于只需阅知的来文，要批示传阅、传达的范围与时限;对于要求承办的来文，要批示承办的原则与方法、承办部门或人选;对于要求回复的来文，要批示拟稿人与回复的要点;对于需要两个以上部门共同承办的收文，要批示主办单位。如批办意见为“请××同志于×年×月×日前办理”，或者“请××同志查复”等，这些批办意见都非常具体，表达明确，一目了然。

在批办过程中，文书人员要注意与负责批办的领导保持联系，以随时了解公文的去向，掌握公文处理的情况。同时，为了达到批办的效果，文书人员需要了解批办意见的执行情况，确保批办意见的及时执行。

九、承办

承办是对收文的具体办理或办理复文。对收文的具体办理，是机关的业务工作，不属于文书学的范围。从文书处理来说，承办主要是对收文的拟稿回复，即办理复文。承办既是收文处理的一个程序，又是发文处理程序的开始。

承办的范围通常包括如下方面:

①上级机关或本机关的决定，不论这些决定是向下传达执行，还是在本机关内部执行;

②上级领导交办的事项或需要办复的公文;

③来自下级机关的请示或重要报告;

④平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函件等;

⑤人大代表的议案、建议和政协委员的提案。

承办的重要内容之一是办理复文，它直接关系到承办公文的效率。办理复文要注意以下几点:

①认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批办意见办理复文。若对批办有疑问，要向执行批办的领导反映，而不可自行其是;

②认真研究公文的内容，属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原委并及时退回;

③批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本部门和有关部门负责人会签后，再报请机关领导审批;

④内容涉及以前的收文或其他有关材料时，要查找有关文件作为复文的参考;

⑤需经领导审定的复文，要将有关材料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确的决策。

办理复文其实是发文处理程序的开端，不仅涉及发文程序，还离不开公文写作。相关内容详见第五章“发文处理”和第九章“公文写作”。

十、催办

催办是对承办的督促检查，以使承办按照公文的时限要求及时办理。

催办的公文主要是那些要求办复的收文、本机关与其他机关会办的文稿和要送领导审批的公文，重点是对要件、急件的催办和对拟稿、签发程序的催办。

催办一般使用《收文登记簿》、《收文催办单》和《文件处理单》，公文办理完毕后，在有关栏内填写办理结果、办毕时间和按下有“办理完毕”字样的印戳或作出办毕的标记。还可根据实际需要另行制作《催办登记簿》、《催办卡》等用以催办。《催办登记簿》是把要求承办的公文分先后缓急，集中登记于一册，办毕者即行注销，见表6-12。《催办卡》是把要求催办的公文分卡登录，依缓急先后排列一处，办毕者抽出另存，见表6-13。使用《催办登记簿》和《催办卡》，利于随时掌握催办情况和便于催办有序进行。

表6-12　催办登记簿式样

(机关名称)催办登记簿

表6-13　催办卡式样

(机关名称)催办卡

十一、注办

注办又称办复、留注，是对公文承办情况和结果的简要说明，由承办人在《文件处理单》的“办理结果”栏内填写，其目的是为了日后备考文件承办的过程、方式、结果以及承办的责任者等，并为文件的整理和利用做好准备。

注办的内容主要包括:

①要求办理复文的公文，办毕后应当注明“已复文”，并注明复文的日期和文号;

②不必办理复文的公文，应当注明“已办”，并注明办理日期;

③只需传阅的公文，在传阅完毕后应当注明“已阅”，并注明阅毕日期;

④用口头或电话答复的公文，应当注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容，并由承办人签名。

未附《文件办理单》的收文，注办的文字可以写在公文首页的右上方;在《收文登记簿》登记了的收文，要在“办理情况”栏内填写注办的有关内容;或在《收文分送簿(内收发专用)》的备注中填写注办情况。

为了便于以后对公文的整理和查考，承办情况要随办随注，注完还要检查，若发现有遗漏，还须补注。

注办工作结束，整个收文程序进行完毕。这时，文书人员要及时收回文件，并把办理结果报告有关的机关领导，特别是批办过的机关领导，然后将公文归入卷夹。