收文办理程序

第三节　收文办理程序

收文办理是指对收到公文所实施的处置与管理活动。收文办理是收受公文并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。

收文办理包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

一、签收

签收是公文发送方与接收方的交接手续。公文发送一般以信件形式套封送达。送出文件时，应在公文送达簿上填写以下项目：发文单位、送达日期（月、日，急件需具体到时、分）、收件人（单位）、收文号、件数、密级等。收件人应在公文送达簿上签收。

签收人应首先核对收到的公文信件与公文送达簿上填写的内容是否相同，如有差异，耍弄清楚再签收。绝密件、特急件要由指定的机要人员或行政机关领导人签收、亲启。作为公文处理的第一步，签收时应注意以下几点：一是仔细查看收文单位名称，避免外单位的信件混在其中。二是核对收文日期，特别是签收急件时，更要核实准确，以便明确责任。三是注意信件与签收编号保持一致，以便作为日后查询的依据。四是签收簿或有关单据要保存好，以备查询时参考。

二、登记

收文登记是公文进入收文处理过程的重要环节。收到的公文经过拆封、清点、分类后，应立即登记在《收文登记簿》上（用微机处理的公文也不例外）。登记的内容包括：收文日期（月、日，急件需具体到时分）、来文字号、收文号（即顺序号）、来文单位、来文标题、份数、密级、紧急程度、处理过程及结果等。还要在登记完毕文件首页的固定位置（一般在右上方）盖上本机关的收文章。收文章内容有：机关名称、收文号和收文年、月、日三项。一份文件在《收文登记簿》上和收文章上的收文顺序号、日期要一致，以方便日后查找。来文字号的登记，可以全登（包括机关代字、年份和序号），也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号，不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。

来文登记注意的事项：一是随到随登，应于收文当日进行登记。所以，收文日期应是收到文件登记的日期，不要把公文的成文日期当成收文日期。二是要准确无误，特别要防止随意简化或省略，特别是使用计算机管理公文，这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文，可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文，可根据公文内容自拟标题，不应只登记“通知”“函”，这样会造成日后查找困难。对标题太长的，可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文，应注明密级，保密期可不注。

登记以上内容，应做到及时、准确，用语简明扼要。

三、审核

审核是受文机关对公文内容和处理进行审核，决定是否接受办理的关键环节。按规定，对下级机关报上来的公文应由文秘部门负责审核。

审核的重点有以下几点：一是先审核来文是否应由本机关办理，对不应由本机关办理的公文要选出，待下一步作退办件处理。二是审核来文是否符合行文规则，如发现有越级请示、一文多事、报告中夹带请示内容的，视为违背规则之处，要予指出。三是审核来文是否符合国家法律、法规及其他有关规定，这项工作是审核中的重点和难点，应十分谨慎。它要求审核者要有较高的思想、政策法规和业务素质，有一双“火眼金睛”和对工作高度负责的精神；否则是发挥不好领导的参谋和助手作用的。四是涉及其他部门和地区的事项是否经过了协商和会签。这是因为凡涉及其他部门、地区的公文必须就有关事项协商一致，才能行文。五是文种使用、公文格式是否规范。审核重点一般是“请示”“意见”文种方面；格式上注意“签发人”“附注”等是否标注齐全。

审核的结果是将收到的公文分为两类，一类进入下一个流转程序——拟办，另一类的出路——退办。对符合规定的公文，文秘部门应及时提出拟办意见送负责人批示或交有关部门办理。对实行退办的，要填写《收文审核退办单》并经过负责人批准。退回来文时，还应附上退回的原因，以便来文单位明白。

四、公文摘编

摘编是对重要公文在办理前做的加工处理，目的是为节省办理公文的时间提供便利条件。

文摘是公文内容的摘要，它对篇幅较长、内容较复杂的公文，作了简单而精确的再表达。文摘应该准确地反映出原文的精神，不遗漏重要内容，不能做补充解释或评论，力求简要而明确，要使读者无须看原文就能知道公文的重点内容与概貌。

提要是公文的内容提要，对公文内容有简要介绍和评价，作用是向读者概要提示公文内容。编写提要时对内容作出的分析和评价，要言之有据，客观而准确，篇幅简短。

综述是针对某一问题，对一段时间内收到的有关公文进行全面系统的归纳、整理、分析后编成的综合材料。它一般不需要评论和提建议，只是客观地综合叙述各份公文中涉及的情况和问题即可。

数据资料汇集是根据一定的需要和题目，对分散在多份公文中的有关基础数据资料加以汇编集合而成的系统材料。它的内容可以是针对某一地区、系统、机关单位的全面情况，也可以是集中反映一个方面或一个具体问题。其形式有文章式的、报表式的等多种。

文摘、提要可以附在公文上供有关人员阅读，还可刊登在《公文信》《来文摘报》《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般是单独成文，也可刊登在《信息快报》《大事纪要》等刊物上。

五、拟办

拟办是公文的处理人员在对公文认真阅读和分析之后，提出自己的见解和建设性意见，供领导人审核决策。拟办意见提得如何，直接关系公文办理的质量和效率。一份公文在审核之后，公文处理人员要根据来文的内容提出拟办意见，并写在《文件办理批办单》“拟办意见”一栏内。具体内容是：

1．摘写“内容提要”

对篇幅长、内容较复杂的公文，要用准确、简练的文字表达出来，为领导阅文提供便利。做好此点，首先要细读全文，然后把核心内容提炼出来加以压缩，做到言简意赅。

2．提出具体的处理意见，也称办文预案

这是秘书人员在办文中根据文件内容和要求，预先为领导提出的办理意见或设想的方案，并附上有关的背景材料，供领导人审批时选择、参考，如果所提的方案有两个或两个以上时，应将倾向性意见放在最前面。如果对公文中的问题处理认为有把握时，可以草拟出复文文稿一并供领导审核等。

3．传阅

传阅是公文拟办的一部分。在多种传阅活动中若想取得好的效果，应做到以下几点：一是科学合理地安排传阅路线。一般情况下，参与办理者在先，单纯知情者在后；主管领导、主管部门、主管人员在先，其他人员在后；涉及先决条件者在先，利用条件者在后。二是适当分流。一份公文的阅读者有既阅又办的，也有只阅不需要办的。可以采用多种形式使阅、办分流，以提高传阅的效率。三是创新传阅方式。如开辟阅文室；设置内部阅文栏窗；利用有关会议集中传达文件；特别要注意利用现代办公手段，如传真机、计算机网络等传阅公文，更是方便快捷。四是要有一套严格而又简便的传阅登记管理制度，既使阅文者便于阅读，又能严格管理。

六、批办

批办就是将公文批交承办部门办理。这是由法定责任者履行事务处置权的活动，它规定了公文的具体处置办法、程序、承办原则和具体责任，对公文实现实质性的落实、办理有决定性的影响。

对上级来文需要遵照办理和长期执行的，要明确主办部门，转请办理。需发文贯彻的，按发文程序运转。对不相隶属单位及兄弟地区、单位来文，内容涉及有关部门的，转请有关部门按其职责阅处、办理或办复。对下级的请示件需有关部门提出意见的，请主办部门会同协办部门研究办理，并要限定返回办理意见的时间。

批办意见要明确，不能只阅不批。请承办部门如何办理，是研究提出意见还是遵照执行，或是综合协调；是正常办还是限时急办，都应该有明确的意见，不能模棱两可。涉及两个以上部门共同承办的，要确定主办部门，这是为了明确承办中的责任。

在批办时，如果发现公文所涉及的问题是自己无权或无力办理的，要将批办改为拟办，实事求是地提出建设性意见，提供给上级领导者参考。

应该注意的是，在公文送批时，文秘人员要严格按照程序办理，那就是先将公文送分管领导阅批，然后才能送主要领导者阅批。如果把送批程序弄颠倒了，会带来很多麻烦，甚至影响工作。

七、承办

公文批办后到达承办部门，即进入了承办过程。承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误或推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属本单位或不宜本单位办理的，要及时退回交办部门并说明理由。

公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。协商中如有分歧，应该报请上级机关协调或裁定。协同办理的部门如参加主办部门召集的会议，研讨办文事项，应由负责人参加。

承办单位的文秘部门应及时了解文件运转和办理的情况并做好记录。如需负责人协调的，要在事前备好相关材料，提出参谋意见供负责人参考。按时限要求向交办机关报告办理进度及有关情况，接到电话催办或催办单时，要如实回复和填写，确保向交办机关报出的是本部门的意见，而不能是某个人或本部门某单位的意见。上报的办理意见应经过本部门负责人的审签。要定期催办、查询和统计本部门所属单位承办公文的办理情况，向分管负责人报告，消除“死角”和“梗阻”，防止文件积压，提高办文效率。

八、催办

催办是对交办公文的办理情况进行督促检查，防止漏办和延误。公文处理必须建立严格的催办制度，执行这项制度的是文秘部门。

催办的方式有以下几种：一是电话催办。也是最为常用的一种方式，用电话询问公文办理的情况方便快捷，可以反复使用多次，有利于随时掌握新情况、新进展。二是发催办函（单、件），此时需要对方按要求填写催办内容，这样便于催办方掌握日后有可查的资料。三是会议催办，召开专门会议催促和了解承办方的办理进度及有关情况。对牵涉诸多部门的事项，适宜采用会议催办的方式。四是上门催办，针对十分紧迫的重要事项，有关人员到承办事项所在地现场催办，这种方式较前几种效果要好得多，但除非情况紧急时不宜过多使用上门催办方式。

催办中还要注意以下几点。要建立科学的登记制度，有完备的催办手续，将催办的情况以（文件催办单）等形式记录在案，作为催办的依据和资料。注意信息反馈，验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，及时注销已办结的公文。

九、查办

查办是公文处理的管理机关或其他专门组织对一些重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。查办与催办都带有监督性质，但又有明显区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按时完毕；查办不仅监控公文的承办过程，重点要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕。催办是以一份公文展开活动，查办则是以一类事情展开活动。在若干份公文都反映同一类事情的情况下，查办往往针对这类情况展开活动。

查办工作的过程一般为：确定查办对象，决定对哪些公文的办理结果进行检核。向有关部门布置查办任务，履行登记手续，落实查办人员和查办要求等，询问核查办理结果。由查办人员将查办情况和结果上报领导者。最后是注销已有结果的承办事项，对办毕公文作出处置。

十、注办

由公文的承办人在承办公文的过程中，将承办活动中的情况记录在《文件处理单》上，其主要内容有：是否办复、复文号和日期、召开会议的名称和与会人员、决议和结果、电话联系时受话人姓名和通话内容、现场办公的人员、解决问题的方法和结果、主要阅卷人、签注日期等。