电子公文的处理方法

第二节　电子公文运行要求

无纸办公是信息时代工作管理的一个重要特征。电子公文是无纸办公的一个具体实施，不仅节约能源，还大大节约了人力资源，大大提高了工作效率。

本节，主要介绍电子公文运行的基本要求、注意事项以及相应的安全保卫工作，书后收录了《中国人民银行系统有关电子公文的管理办法》，以供参阅。

一、电子公文运行基本要求

电子公文运行的基本要求包括四个方面:传输要求、录入要求、发送要求和接收要求。

（一）电子公文传输要求

电子公文的传输，必须使用统一的电子公文编排软件进行传输。这是说，在一个系统内部，在上级与下级之间，平级之间，无论是发文还是收文，所使用的电子公文编排软件，必须统一。比如中国人民银行系统，所使用的电子公文编排软件，是方正软件。这样做的目的，不仅是为了发送与接收电子公文的顺利与快捷，同时也是为了确保电子公文的准确无误与安全。

这一要求的布置与落实，由该系统最高公文管理机构负责。所属下级机关，必须按照要求认真落实。

（二）电子公文录入要求

电子公文录入，有两个具体要求。

1.电子公文录入，必须任用专职人员进行录入。这是说，任用的人员是专一的和稳定的，不应随意指派人员录入，不应经常变动。这是对电子公文使用单位的领导提出的要求。

2.电子公文录入人员的职责是，负责电子公文的录入、编辑和排版，同时负责指定电子公文文头及公章在电子公文中的明确位置。

这一要求表明，电子公文录入人员有以下五项职责:

（1）录入电子公文;

（2）编辑电子公文;

（3）给电子公文排版;

（4）指定电子公文文头位置;

（5）指定电子公文公章位置。

需要强调的是:电子公文的文头必须是红色。其所在位置被录入人员明确指定后，其他人员不能随意移动;电子公文公章位置也一样，一旦被录入人员指定，其他人员不能随意移动。

（三）电子公文发送要求

电子公文发送，有两个具体要求。

1.电子公文发送人员，应该是专职发送人员。这是说，电子公文发送人员不是电子公文录入人员，也不是其他随便什么人员，而是电子公文发送的专职人员，其专职负责该项工作。这项要求既是对电子公文发送人员的要求，也是对电子公文使用单位主管领导提出的要求。主管领导首先要把好这一关，指派专门人员负责该项工作。

2.电子公文发送人员对于电子公文的发送，必须依照下列7个程序实施发送:

（1）手里必须持有电子公文的纸质清样，必须依据纸质清样发送;

（2）必须使用指定的电子公文传输系统连接需发送的电子公文及附件，不许使用其他系统连接;

（3）打包盖章;

（4）选定发送范围;

（5）定义打印份数及相关附注信息;

（6）最后审校被发送电子公文内容，确认正确无误;

（7）实施发送。

（四）电子公文接收要求

电子公文接收，有两个具体要求。

1.接收电子公文，像录入电子公文和发送电子公文一样，须设有专职接收人员，其他人不得随意充任。这是对电子公文使用单位主管领导的要求。主管领导要把好这一关。

2.电子公文接收人员的主要职责如下:

（1）及时接收电子公文，确保不延误;

（2）按照规定的打印份数进行打印;

（3）按照规定对打印好的公文进行装订和处理;

（4）及时填写回单。

二、电子公文运行注意事项

电子公文运行，有三个需注意的事项。

（一）一定要建立电子公文传输、收发登记制度，对所有收发的电子公文进行认真登记，以备查询和检查。

（二）负责电子公文传输工作的联系人、联系电话发生变更时，须及时报告上级主管部门，及时更换备案。

（三）对于节假日前传输的特急电子公文要及时接收，并将接收情况及时用电话告知对方。

三、电子公文运行安全保密工作

电子公文运行安全保密工作，有以下八个工作原则。

（一）必须设置电子公文传输系统专用机房，并作为机要重地，明确要求非有关人员不得随意进入。

（二）在电子公文专用机房内，必须单独配置微机，用以专门发送和接收电子公文。

（三）电子公文传输系统各环节操作人员必须严守机密，不得向无关人员透露操作程序、公章密码。

（四）电子公文用户的IC卡、印章电子磁盘，必须有专人保管。

（五）电子公文操作人员必须及时发送和接收电子公文。有关人员不许随意扩大电子公文阅读范围和延误办文时间。

（六）印有发文机关标识和印章的被废止的电子公文的纸质文本，要及时收回并销毁。同时，在电子公文传输系统上删除该电子公文文本，并注明删除原因。

（七）在接收到代传送的电子公文时，如果在主送栏、抄送栏里均没有本单位，传送完毕，须及时删除该电子公文文本。

（八）为防止受到计算机病毒和网络黑客攻击，电子公文传输系统操作人员必须严格遵守如下6项规定:

1.严禁将电子公文专用计算机与互联网连接;

2.严禁在电子公文专用计算机上玩电子游戏;

3.严禁在电子公文专用计算机上进行与传输电子公文无关的操作;

4.严禁在电子公文专用计算机上使用来历不明的软件;

5.使用电子公文软盘传输电子公文以前，在电子公文专用计算机上，首先必须对该软盘进行杀毒处理;

6.电子公文专用计算机传输系统在操作时如遇异常情况，操作人员须及时与技术部门联系，及时发现隐患，及时解决。