团干部处理公文的方法和艺术

要成为一个合格优秀的团干部，学会处理公文也是必不可少的。

公文，就是国家党政机关的公务文书。它是按照特定的公文格式、行文格式和行文程式撰制的、具有法定作用的一种文书体式，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。团干部作为一级部门或组织的领导，对于公文的接收和公文的制发，还有一些公文的写作，都需要细致了解，并学会应用。即使是一般的团干部，工作中也不可避免地面对公文，因此，学会处理公文必不可少。公文的特点和作用公文的特点

(1)具有鲜明的政治性和政策性。公文随着阶级和国家的产生而出现，是统治阶级维护其统治地位和阶级利益的工具，就我们社会主义中国来说，它是维护全体人民利益，实现广大人民群众利益的工具。因此，公文具有鲜明的政治色彩，公文的制发是一种政治活动的体现，它所承载的内容具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。同时，代表一定阶级利益的国家政权和社会政治集团为了实现政治统治、社会和生产管理，必须制定一系列的方针、政策和法律、法令，为了保证这一系列的方针、政策和法律、法令得以贯彻落实，需要采取一些具体的强制性的实施办法和措施，而公文就是传达这些办法和措施内容的重要工具，所以公文又具有很强的政策性。

(2)具有高度的权威性和严肃性。公文担负着国家机关、单位行使权力、组织和推动各项公务活动的重任。因此，具有高度的权威性，对受文单位有着不可动摇的约束力，在贯彻执行公文过程中，受文单位不允许擅自改变、变通、曲解公文的精神，更不允许加以抵制。正因为公文代表了制发机关的法定权威并具有行政约束力，所以公文具有严肃性。制发公文是一项严肃的工作，必须按照既定程序、格式来进行，它通过文件的起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关，使公文的制发处在多方、多环节的监督之下，从而使公文的准确性、有效性、合理性得到保证。

(3)具有强烈的倾向性和标志性。任何一级组织和机关颁发的公文，就其思想政治内容而言，都有着强烈的倾向性。赞成什么，反对什么，提倡什么，限制什么，都要一清二楚、明明白白，既不能含含糊糊，吞吞吐吐，也不能模棱两可，藏锋隐锐。这是由其思想政治内容的明确性和公文本身的目的性决定的。任何公文实际上都是代组织和机关而立言的，都是一级组织和机关对自身行为的书面语言的包装。任何组织和机关颁发的公文，就其产生的客观效果看，无疑是该组织和机关在社会和世人面前树立的一面旗帜和标志，它不仅让人们了解到其思想倾向和政治态度，也能让世人认识其面目和形象，因此，公文既有强烈的倾向性，又有强烈的标志性。

(4)具有现实的指导性和时效性。公文是随着具体工作的开展而产生和使用的，通过强制或引导的方式告诉人们应该做什么、怎么做，什么不应该做、不能做，本身就是一种行为规范，目的在于指导实际工作，因此，它同样具有相对的时限要求。随着工作进度的不断发展，情况的不断变化，以及发文机关本身的不断变革，旧的公文会不断被新的公文所取代。一项工作结束之后，那么为开展这项工作而形成并使用的公文也就自然结束了使命。公文的使用寿命长短不一，有的时效性长，如法规性文件，有效期可达十几年、几十年甚至更长，通过不断地修订完善，可持续不断地延续下去；有的时效性短，如某一单项工作的部署、检查等，随着这项工作的终结，公文的效用也便结束了。

(5)具有严格的程式性和规范性。所谓程式，就是指公文的撰写和处理具有一系列的原则、方法、程序、规范和程式等。制发公文应当遵循严格的程式和特定的结构，从公文的内容看，它有一套自成体系的撰写格式和规范要求；从公文的形式看，它有规范的文面、眉首、主体、版记等，并且各部分都纳入规范化、标准化的管理；从公文的管理看，它有一系列的办文程序、管理制度。这些程式化的规定和要求，在行文中都必须严格遵守，任何单位和个人都不能另搞一套，自行其是、擅自改变。

(6)具有特定的密级性和范围性。机关公文都会由制发机关根据公文制作目的和要求，确定其流通范围。除了公告、布告、通知等公布性的公文外，大多数公文都是内部公文，都有密级限制，需要严格保密。凡有密级限制的公文都统称为机密性公文。凡根据规定可以接触和阅读公文的人员，都有保密的义务和责任。通常来说，公文的密级限制和发放范围大体是一致的，密级高的公文，发放范围就规定得相对窄些，密级低的公文，发放范围就规定得相对宽泛一些。因此，公文的发放范围往往是根据工作需要和机密程度因文而异。公文的作用

公文因其性质、种类、特点和流通范围不同，其发挥的社会作用也不尽相同。任何一种公文或文件，它所发挥的作用并不都是单一的，往往同时具有几种效能和作用。

一是领导指导作用。党和政府机关的领导作用，很重要的一条是制定路线、方针、政策，制发各种方法、措施。而路线、方针、政策、措施，通常是以制成各种公文的形式下达的。上级机关下发的文件，就是把领导意图直接发布出去，表明对有关问题的态度，并提出解决的意见、办法；这些文件对各条战线、各个地区的工作都起着领导和指导的作用。

二是联系公务作用。各级党政机关单位都是党和国家政权机构的一个组成部分，各机关单位之间必须保持密切的联系，使之上下沟通，左右协调，彼此了解。公文本来就顺应着联系和处理公务的需要产生的。联系、处理公务的范围是十分广泛的。一个机关、单位反映意见、交流情况、解答问题、商洽工作等联系上下左右的活动，往往都是通过公文往来实现。比如，下级机关经常以请示、报告、汇报等形式，把工作中的情况问题反映给上级机关，这对于上级领导机关了解下情，行使职权，推动工作，都是非常需要的。

三是宣传教育作用。任何一种公文，从党中央、国务院的“红头文件”，到乡、街道的通知、公告，都是通过宣传某种主张、阐发某种道理去说服教育广大党员、干部和群众的，目的是让广大党员、干部和人民群众相信文件的内容和观点是正确的，以使其自觉执行。公文的宣传教育作用，体现在公文中要提出工作方针、任务和措施，讲解工作意义，使人们提高认识，使人们不但知道要做什么，怎么去做，而且知道为什么要这样做；从而减少盲目性，增强自觉性，把党和政府的意图变为自觉的行动。

四是规范言行作用。在我国，许多党的纪律、行政法令法规都是通过公文颁发并宣布生效的，而有些公文，如布告、通知、指示、命令、条例、规定等，本身就具有法律效力，一经发布，就必须坚决执行，任何人不得违反。这样，它们就必然成为人们在某一方面的言论、行为的规范。

五是工作依据和法律凭证作用。公文是用于记录和传达机关意图的，下发后，又要求有关部门和个人必须遵照执行，这自然就使公文起到工作依据和凭证作用，人们要根据公文的内容和精神处理工作，因而与之相关的公文就是进行这一工作的依据。任何一种公文，已经形成并发布之后就具有法规效力，本身就是法律凭证，因此，过若干年后，为了说明或弄清某个问题，都可以文为据，或对簿公堂，或公布于众。执法和仲裁机构也可以此为据，对事情的是非曲直做出客观公正的裁决。

六是门面和形象作用。任何种类或形式的公文，最直接最现实的目的，是为了传达和记录机关或组织的意图或活动，代机关或组织立言，这也应该是公文最基本的作用。公文之所以能够产生并成为现实存在，其最主要的原因也在于此，当党和国家领导机关形象成了某项方针、政策，要下达于下级，并使之得到贯彻执行，就必须依靠公文将其记录下来，传达到全国或有关部门和单位。从这个意义上说，公文是机关或组织的留声机，是机关或组织的喉舌，也是机关或组织的门面。它的质量优劣与否，不仅直接影响到机关或组织的权威，也影响到机关或组织的形象。从这个意义上说，机关或组织的公文实际上是机关或组织以外部门和单位观察、认识机关或组织的一面镜子和窗口，通过公文这面镜子和窗口，人们可以清楚地窥出公文制发者的品格和风貌。

七是历史记载和文献作用。党政机关或组织正式发布的各种公文，本身就是为了传达指示，指导工作而产生的。而公文一旦办结立卷归档之后，过十年、百年甚至更长时间，自然就成为一种历史材料，这些材料作为档案保存下来，不仅具有重要的历史文献价值，同时，还具有较高的科学研究价值，足可为后来者查阅和研究历史提供信实的材料和可靠的证据。公文的格式

公文的格式指公文的整体格局及公文的外部组织形式。公文具有固定的结构形式，它要求结构完整、标识准确、各单位保持一致。为提高公文质量，党和国家对公文的格式都作了具体的规定。如2000年8月24日国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”中规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。各数据项目的排列必须遵循国家规定的统一要求。按照上述内容，公文结构形式可分为三大块，即眉首、主体、版记。眉首

眉首即文件版头，也称文件头，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项目组成。

(1)公文份数序号。指公文印刷的份数的顺序编号，标注在文件首页左上端。

(2)秘密等级和保密期限。秘密等级分秘密、机密、绝密，标注在文中首页右上端。如需要同时标识保密期限，将保密期限与密级标在同一行，中间用“★”隔开。

(3)紧急程度。紧急程度分特提、特急、加急、平急，标注在文件首页右上端。如需要同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级在右上角第一行，紧急程度在第二行。

(4)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

(5)发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位，不加“第”字；年份标全称，用六角括号括入。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(6)签发人。上行文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名居主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。发文字号与最后一个签发人同处一行。主体

主体即公文正文，也是公文结构的核心部分，它是由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等项目组成。

(1)公文标题。由发文机关、发文概括内容和公文种类组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标书名号。公文标题可分一行或多行居中排布。

(2)主送机关，即公文的主要行文对象。应顶格写。下行文，如普发文、“公告”、“通知”等要求各单位都了解和执行的公文可不写主送机关。上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报几个上级机关，可用“抄送”形式或在写主送单位名称时按上行关系加上“并报”二字。

(3)公文正文。这是公文的核心内容。一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文在主送单位下面另起一行，每自然段左空两字写。

(4)附件。附件是随文附上的有关文字材料、图表、统计数字等，在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。

(5)成文日期。公文发文的年月日，以领导人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。

(6)公文生效标识。它是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关发文加盖印章时应端正、居中，下压成文日期。当联合行文需要加盖三个印章时，应将各发文机关名称或简称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。

(7)附注。它是指公文需要说明的其他事项。居左空两字加括号标识在成文日期下一行。版记

版记也称文件尾，它是由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等项目组成，整个版记部分排列在文件末页下端。

(1)主题词。即用规范化动词、名词或词组简明扼要地反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成，所有正式文件均应标注主题词，主题词居左顶格标识。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(2)抄送机关。指主送单位之外需要了解此公文内容的有关单位。公文如有抄送机关，在主题词下一行标注，中间用直线隔开。

(3)印发机关和印发日期。印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期同处一行在抄送单位下一行排列，中间用直线隔开。公文的行文程序

公文的行文程序，是指机关内部以及机关与机关之间的行文必须遵守的程序和规范。公文的行文一般包括三个方面的内容：行文关系、行文方向和行文方式。行文关系

行文关系是机关单位之间的组织隶属、工作关系在公文运行中的体现，各级党政机关单位都处在整个党和国家的组织系统之中，因而构成了相互之间的不同的组织关系。一般有这样几种关系：领导与被领导的关系，即上下级关系。其间又有隶属关系与非隶属关系之分，隶属关系同属于一个组织系统，非隶属关系不属于同一个组织系统。此外还有平等级别的关系，即平行关系。这些关系体现在文件的运行之中，就是行文关系。行文方向

行文方向指的是根据一定的行文关系，文件向不同机关单位流动的去向。这种流向大致有三种情况：一种是向上，即文件的去向是送往上级机关单位，这样的公文称为上行文。一种是向下，即公文的去向是送往下级机关单位，这样的公文称为下行文。一种是平向，即公文的去向是送往平级或不相隶属的机关单位，这样的公文称为平行文。行文方式

根据行文关系和工作需要，文件的运行方式主要有五种：

(1)逐级行文。逐级行文是指本系统内上下级机关之间的行文。这种方式的行文是发文时最常用的办法，因为无论是党的机关或国家机关都是采取集中统一领导和层层负责相结合的方式进行管理的，所以，机关的对外联系主要是与自己的直接上级或下级的联系。这种固定的工作联系就决定了发文单位在正常情况下只能是逐级行文。

(2)越级行文。越级行文是指超越本机关的直接上级或下级向更高一级或更低一级的机关行文。这种行文方式一般情况下使用较少，如确有必要使用时也要慎重行事。越级行文按上行与下行的不同方向又分为两种情况：一种是向上越级行文；另一种是向下越级行文。向上越级行文，一般是在几种情况下进行：

一是下级机关遇到突发性的紧急情况，如战争、暴乱、重大事故、重大灾害等，若按常规逐级上报将延误时间，造成损失。

二是按规定可以越级上报的文件。

三是对间接上级机关直接交办的事项需要进行询问、答复或请示等。

四是与直接上级机关无直接关系而需要与间接上级机关或领导联系的一般事务。

五是与直接上级机关多次联系未获答复或未获解决的事项。

六是与直接上级机关产生工作纠纷而需要请更高一级机关出面调解、裁断的事项。

七是对直接上级机关的控告、揭发、检举等。

上级机关有特殊需要时，可以不通过直接下级机关向更下一层的机关行文。向下越级行文一般是在如下几种情况下进行：

一是与直接下级机关职责无关，但与间接下级机关工作直接相关的一般事务性联系，如调阅材料、询问情况、交办一般事务等。

二是对间接下级机关越级报来的文件的答复。

三是对直接下级机关工作中出现的问题进行调查。

(3)多级行文。多级行文是指同一文件同时发往直接、间接的多个上级机关或下级机关的行文。如向直接和间接上级报告他们都有必要了解、掌握的重要情况；向直接和间接下级机关同时传达有重要指导意义的指示、意见。以上情况一般可采用多级行文的方式，但如文件内容对各收文机关的要求不尽相同时，应区分主送单位和抄送单位。

(4)普发行文。普发行文主要是指在同一系统和行业内，上级机关将文件直接发至有关机关或广大群众的行文。普发行文由于保密性要求不高，并且要使大众普遍了解文件内容，因而常常采用按规定下发范围行文或公开张贴及通过广播、电视、报刊等传播媒介进行公布而不再另行文。

(5)联合行文。联合行文是指两个或两个以上的机关对涉及各自职责或各自利益的事项，经协商后达成一致意见，然后用文件的形式加以公布。联合行文的机关一般应是平级机关，上下级机关不能联合行文。

机关发文除应注意以上不同行文方式的特点，遵守不同的行文的要求外，还应注意分清党政关系。例如，不能用党的机关的名义对政府机关行文；反之，也不能用政府机关名义向党的机关行文。但如有必要，同级党政机关可以联合行文。还有“不要滥制公文”：为保守机密，保持公文的严肃性，国家机关的公文不能随便复制、翻印。如有必要，要经发文机关或发文机关的办公部门负责人批准后方可复制或翻印。复制、翻印文件时，要注明复制、翻印机关的名称、时间与份数，以示负责，并便于管理。关于公文的行文规则和程序，中央办公厅和国务院办公厅都有明确规定。团干部在处理公文时要注意的事项

团干部一般接收文件多，发制文件少，但同样负有一定的责任，所以，要注意把好几个关口。把好行文关

机关公文是用以指导工作和商洽工作的，应有的放矢，不能无目的乱发。有的团干部以为“红头文件”威力大，有它好办事；有的以为发文件可以用来衡量自己的工作成绩；有的只是把接到的文件再发出去，当“二传手”；还有的把本来属于自己职责的事，为了更有“权威性”，要求上级给予批转行文，多发行文；另有一些本可以用电话等方式解决的问题，也依赖发文，凡此种种，都是在滥发公文，不仅影响工作效率，助长扯皮和官僚作风，还会造成极大浪费。把好政策关

政策出差错，就会指挥失灵，甚至引起混乱。团干部在处理团的公文和其他文件时，一定要注意政策运用是否得当，把好这一关。在阅读文稿时，一要先看其内容是否符合中央精神，与党和国家的方针、政策、法律、法令保持一致的文件，可以通过，如有违反，或有抵触，绝对不发。二要看其提法与现行政策是否一致，有些人在起草文稿时，没有注意到新的政策和精神，结果内容与现行政策有出入。三要特别注意文件内容要和与青少年相关的法律法规相吻合，维护好青少年的合法权益。四要注意与以往有关文件内容是否相衔接，团的工作具有连续性，应注意与相关的文稿内容衔接，避免前后矛盾。凡历史上没有废止的规定，现行文就不能与之相悖；如果历史上的一些规定今天已不适用，需要重新作出规定时，必须注明“凡过去的规定与本规定不一致的，以本规定为准”或“必须同时废止”等字样，以保持历史的连续性。五要看是否有与其他部门的规定相左或重复的内容。团的工作面很大，在发文不多的情况下，如果发的文件与其他部门的文件矛盾或同样的内容又发一遍，势必造成不良后果。因此，团干部在工作中要特别注意。把好结构关

这里指团干部在审阅文稿时，要注意把握文稿的总体结构，看文稿是否条理分明，是否紧扣主题，段落之间有无相互照应，形成有机联系。如文稿出现层次不清、结构重叠、内容杂乱的现象，应立即改正。把好文字关

文稿应当行文流畅，无错别字，标点符号使用得当，人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。把好格式关

公文格式及应用范围有严格的规定。标准、统一的公文格式，文面应严整、庄严、鲜明，体现出机关严肃认真的精神面貌和严谨、准确的工作作风。团干部对公文格式要非常熟悉。主要应注意这样几方面：

(1)文种的使用是否准确。有的文稿，“请示”和“报告”不分，将两个文种连在一起，成了“请示报告”；有的是“通知”、“通告”混用，“通知”是用于发布行政法规、规章，传达上级机关指示和要求下级机关办理、周知事项的文种，“通告”则仅限于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，两者不可混用；还有的是“通报”、“通知”不分，“通报”是用于表彰先进、批评错误和传达重要情况的文种，与“通知”有严格的区分；再有的是该用“函”则用了“请示”。平行机关和不相隶属机关之间行文，应当用“函”，不要为了“尊重”对方而用错文种。

(2)公文编号是否规范。编号内容一般应包括：机关代字、年号和发文顺序号三部分。机关代字要规范、准确，不能随意使用，如“区委发”、“市办发”等，同一城市里市，区委有若干个，是哪个区委不清楚；市一级的办公室也有多个，是哪个办公室也不明确。还有年号标注要完全，不能随意省略，如只标注［90］而不标注［1990］。再就是发文顺序号要规范。不能在顺序号之前随意加“0”或“00”。

(3)主送、抄送单位是否适当。公文的主送单位，是指与公文内容有直接关系的受文机关，即要求主办或答复的单位。正确认定主送单位，是公文发出后能够得到及时回复或批示的前提。抄送单位，则是指与公文内容有间接关系的单位，带有“周知”性质。确定主送或抄送单位，要符合行文关系和行文规则。

(4)标引的主题词是否合乎规范。为了使文件格式进一步规范化，方便机关文书立卷归档和适应电子计算机主题检索的需要，目前从中央到地方各级党政机关的公文，都开始标引主题词。主题标引，分高层次和低层次两级。高层次标引，选用《主题词表》中的词；低层次标引，可以自由选用最确切表达主题概念的、规范化的名词或名词性词组。主题标引，主要是对文件内容的标引，不涉及文件的外部特征。每份文件标引主题词的个数不限，一般对于每个有检索意义的主题，标引一至两个主题词。团内几种常用公文写作的要点、格式

共青团是一个正式的青年组织，工作要求有序、规范，团干部在工作时需要完成组织任务，履行职务职责，因此，也必须掌握团内几种常用公文的写作方法。这里列出了常用的工作计划、请示和总结三项公文的写作要点。工作计划行文

团干部写的工作计划，一般指团干部管辖的团员青年范围内一年或半年要做的工作。工作计划拟就之后，既方便领导了解并支持团的工作思路和想法，便于让团员青年清楚并配合团委的工作安排，也有利于团干部自己清晰、合理地安排工作。

注意事项：

(1)时间一般在一年、半年左右。

(2)范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作。

(3)内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排扩展、概要。

(4)只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发。

写作格式：

标题——单位名称+时限或内容+工作计划。

开头——阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要。

主体——计划的核心内容，阐述“做什么”(目标，任务)，“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白，全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。

结尾——或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，也可不写结尾。请示行文

请示行文适用于向上级机关请求指导、批准的公文，属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。

请示行文适用于向上级机关请求指示、批准；属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项；工作中发生了新情况、新问题而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的情况；因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；因意见分歧，无法统一，难以工作，有待上级裁决才能办理的事项；超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

注意事项：

(1)观点明确，事项和理由要具体充分。

(2)内容集中，一文一事。

(3)不能多头主送，受双重领导的机关可用抄送形式。

(4)不能送领导个人；不能越级请示；不能抄送下级机关。

写作格式：

标题：关于+事由+的请示。

主送机关：只写一个。

正文：

(1)请示理由。导语式，扼要讲明请示的背景和根据，概括写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，要紧接着写“现将……报告如下”，随之点上冒号，有些极短小的请求可不写。

(2)请示内容。提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，这样有关领导才能心中有数。情况简单有条文和规定可依据，出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示，请示内容部分只需提出请示事项即可。

(3)请示结语。一般另起一行空两格书写，通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”等。

最后注明发文时间、发文单位。总结行文

总结行文是指单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出全面系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。总结行文又叫评估、汇报、回顾、小结等。

分类：

（1）综合总结（全面总结）。对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。

（2）专题总结。对某项工作或某方面问题进行专项的总结。尤以总结推广成功经验为多见。

注意事项：

(1)要充分占有材料。最好通过不同形式，听取各方面意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

(2)要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

(3)要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

写作格式：

(1)标题。一是由单位名称、时限内容、文种名称构成。二是概括主要内容或基本观点，不出现“总结”，仅对总结内容有提示作用。三是以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点或概括内容，副题点明单位、时限、性质和总结种类。

(2)正文。一般介绍工作背景基本概况等，也可交代总结主旨并作出基本评价，力求简洁，开宗明义。包括主要工作内容、成绩及评价，经验和体会，问题或教训等，是核心部分。可按纵式或横式结构形式撰写。

纵式结构。按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。成绩有哪些，表现在哪些方面，怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质，怎样产生的，都应讲清楚。总结经验教训时，须进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

横式结构。按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

(3)结尾。作为总结的结束语可以归纳、呼应主题，指出努力方向，提出改进意见或表示决心信心等。结束语要求简短利索。

(4)落款。一般在正文右下方署名署时。如是报纸杂志或简报用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。介绍信的书写

介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。

介绍信通常有两种形式：

(1)普通介绍信。用公文纸书写：

①在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

②联系单位或个人的称呼。

③被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多，可写成“×××等×人”)。

④接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

⑤本单位名称和写信日期，加盖公章。

(2)带存根的印刷介绍信。有规定格式，使用只需填上有关内容。

①存根部分简填，以便日后查考。

②本文部分要填写详细些。

③派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

④重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

⑤除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。启事的书写

单位或个人有什么事情需要向大家公开说明，或者对大家有什么要求，把它简明扼要地写出来张贴或刊登的短文，就是启事。启事内容要周到完整，语言要具体明确，中肯礼貌。如果内容多，还应分条开列清楚。

(1)第一行正中写启事的名称，如“招领启事”、“寻物启事”、“征文启事”等。

(2)写启事内容，一般包括目的、意义、内容、形式、要求等项目。

(3)最后写启事者的称呼和启事的日期。条据的书写

条据是作为凭证的条子，是日常工作和生活中最常用、最简单的一种文体。一般分为凭证条据和说明条据。

条据的格式和写法是：

(1)在条子的上方中间，要写上反映条据性质的字样，如“收条”、“借条”、“欠条”、“领条”、“请假条”等。

(2)写对方的名称。有的可以不写。

(3)正文内容，即写给谁，什么事。如涉及钱或物，要写明钱或物的数量(大写)，关于“钱”的收条或借条，要在“钱”的具体数字末尾加个“整”字；数字如有改动，必须在上面加盖图章，或重写一张。

(4)正文完后，另起一行写上“此据”或“此致×××”。

(5)最后写开条者名称和开条日期。活动倡议书书写

倡议书是团的工作和活动中动员团员青年的常用文体，也是把党团组织的号召和要求转化为团员青年自觉行动的“冲锋号”。倡议书的内容一般由标题、正文、结尾和落款4部分构成。

倡议书的标题一般应当写明倡议的主题，如：关于开展迎奥运、树新风活动的倡议书。让人对倡议的主题一目了然。

倡议书的正文要简要说明发出倡议的原因、目的和意义，写清楚倡议的具体事项，让响应者明白应当做什么和怎样做。

倡议书的结尾应当明确表达倡议者的希望和要求，如果需要响应者报名参与的活动，还应该写上报名时间、地点、联系方式等。

倡议书的落款包括倡议组织、倡议者署名签章，发出倡议的时间。

如果倡议书采用张贴的方式，应当将原始文稿存档。会议记录的书写

为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行，并作为以后检查执行情况等的根据，或者便于传达一次会议的精神，有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。记录要真实准确，符合原意。

会议记录包括两个部分：

(1)会议的组织情况：

①会议的名称。

②开会的时间、地点。

③出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。

④列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。

⑤缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。

⑥主持人。

⑦记录人。

(２)会议内容，是会议记录的主要部分。记录方法有两种：

①摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。

②详细记录。要把每一个人的发言都记下来。

最后，要由主席或主持人和记录人签名。工作计划的书写

工作计划是团干部经常要写的公文之一，写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

(１)工作计划的格式：

①计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“×××团支部2010年工作计划”。

②计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

③最后写订立计划的日期。

(２)工作计划的内容。一般地讲，包括：

①情况分析(制订计划的根据)。制订计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

②工作任务和要求(做什么)。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

③工作的方法、步骤和措施(怎样做)。在明确工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

(３)制定好工作计划须经过的步骤：

①认真学习研究上级的有关指示办法，领会精神。

②认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。

③根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。

④根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预计克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。

⑤根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。

⑥计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要靠群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。

⑦在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式通过或批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。团工作汇报提纲的书写

汇报提纲是下级团组织向上级团组织汇报工作时使用的文书。通常在口头汇报时用来理顺思路。比较重要的工作汇报，上级团组织会要求将书面汇报提纲一并上报。特别优秀的汇报提纲，进行文字修改后还可能作为文件批转，成为重要的工作参考。拟定汇报提纲的过程分为搜集材料、梳理归纳、提炼标题、组织材料4个阶段。

(1)要尽可能全面地掌握相关工作情况、原始材料。

(2)归纳出汇报的主要方面，通常包括基本情况、工作过程、经验与问题、今后设想等。

(3)列出材料的大小标题，形成清晰的汇报思路。

(4)将相关材料、案例对号入座，形成有观点、有例证的完整的汇报提纲。

一个好的汇报提纲，应当观点鲜明，条理清楚，事例具体生动，语言流畅简洁并尽可能口语化。团决定书的书写

团的决定一般针对某重大事项或重大活动作出。团的决定种类很多，常用的有表彰决定、开展重大活动的决定、干部任免决定、对团内重大事项的决定等。决定一般是由上而下，影响范围广，具有较大的约束力和时效性。团的决定一般由4个要素构成：

(1)标题。决定的标题包括发文机关、事由、决定。如共青团XX省委关于表彰2009年度五四红旗团委的决定。

(2)发文时间。有些决定可以在标题下直接写发文时间，有些决定则需要加上XX会议通过。

(3)接收单位名称。如团中央的决定一般发给“共青团各省、自治区、直辖市委，军委总政治部组织部，全国铁道团委，全国民航团委，中直机关团工委，中央国家机关团工委，中央金融团工委，中央企业团工委”，其他各级团组织也有自己固定的发文范围。

(4)正文。内容比较简单的团的决定，如公布规则、机构设置、干部任免等，只需要写明根据和决定的具体内容即可。内容比较丰富的团的决定，则要说明作出该项决定的目的意义、任务要求、实施步骤、具体要求，并在结尾部分提出希望，发出号召。团内通知的书写

通知是团的文件中用途最广泛的一种文体。团内通知的种类很多。按照时间要求划分，有一般通知和紧急通知；按照发文机关划分，有单一通知和联合通知；按照内容的重要程度划分，有普通通知和重要通知；按照具体内容划分，有下达指示的通知、发布规定条例的通知、布置工作的通知、宣布决定的通知、告知事项的通知、批转或转发文件的通知等。

下达指示的通知主要用于上级团组织向下级团组织发表原则性指导意见，传达有关指示和政策精神等；发布规定、条例的通知主要用于宣布团内相关规定、管理办法等；布置工作的通知主要用于安排具体工作任务；宣布决定的通知主要用于团内干部任免、机构建立或调整、团内的表彰与处分等；告知事项的通知包括会议通知、活动通知等；批转或转发公文的通知主要用于批转上级团组织文件或转发下级团组织文件等。

团内正式通知的格式要求比较严格。属于正式文件的通知由标题、受文单位、正文、落款和发文时间4个部分构成，具体要求如下：

(1)通知的标题。根据具体内容，标题可以有不同的表达方式。①“发文机关名称+事由+通知”，如：XX团委关于XX事项的通知；②“发文机关名称+通知”，如：团县委通知；③“事由+通知”，如：关于开展拥军优属活动的通知；④“两个以上发文机关名称+事由+联合通知”，如：共青团XX市委、XX市劳动与社会保障局关于开展进城务工青年就业前培训的通知；⑤“发文机关名称+事由+紧急通知”；⑥“事由+补充通知”，如：关于开展进城务工青年就业前培训的补充通知。作为正式文件的通知要标出发文号，非正式通知的标题可以只写“通知”，不标文件号。

(2)受文对象。团的通知受文对象一般有3类。①全体下级团组织；②特定的下级团组织；③特定的个人。

(3)正文。内容简单的通知一般由通知事项和要求两部分构成；内容比较多的通知应当分项列出，使之清楚、醒目。

(4)落款和发文时间。凡标题中已经注明发文机关的，可以不再写落款，只写明发文时间，加盖公章即可。团内请示报告的书写

请示报告是下级团组织就某项工作或工作中的某个问题向上级团组织请求指示或批准的常用文体。

(1)请示报告主要包括4种不同类型：①求示性请示，请求上级团组织就某项工作作出明确指示；②求转性请示，请求上级团组织批转或转发所呈送的文件；③求答性请示，请求上级团组织对提出的问题给予明确的回答或解释；④求准性请示，请求上级团组织批准开展某项工作或某项会议等。

(2)请示报告一般由标题、受文机关、正文、落款构成。当请示事项同时涉及其他上级机关时，文尾要署“抄报XXX，XXX”等。

(3)请示报告正文一般要包括4项内容：①请示缘由。请示应在正文开始部分开门见山地说明请示原因、目的和根据；②请示事项。要把请示什么问题、请求上级团组织就什么事项作出指示、帮助解决什么问题说得清楚明白；③提出办法或建议。向上级团组织报告请示单位解决问题的思路、准备采取的措施等，给上级团组织决策提供参考；④结语。通常使用“以上报告，如无不当，请批准”或“以上报告，当否，请指示”等。团内批复的书写

“批复”一词包括两层含义：在下属的材料和下级组织的公文上签署意见曰“批”；对下级组织的公文给予正式答复曰“复”。团内批复主要是上级团组织对下级团组织请示公文的一种答复，也是团内常用文体。

按照受文对象划分，批复主要有专发性批复和普发性批复两大类。专发性批复只针对请示单位，普发性批复则针对所有下级团组织；按照批复的内容划分，有签署指示的批复、签署批转或转发意见的批复、答复问题的批复、表明是否同意的批复等。

批复一般也包括标题和公文号、受文单位、正文、落款4个部分。

批复的正文通常有两部分内容：第一部分是批复的引语。通常以“×年×月×日请示报告收悉”开头，说明批复的缘由。第二部分是批复意见。通常用“经研究，同意……”或“经研究，认为此意见不妥，不同意……”如果批复同意，应当简要复述请示中的关键内容；如果批复不同意，则应简要说明理由；针对工作请示，批复中还可以提出指导性意见、希望和要求。批复结尾的习惯用语是“特此批复”，也可以根据内容决定取舍。批复的落款与盖章与其他公文相同。青少年与青少年工作研究课题立

项申请书的书写为加强共青团理论建设，团中央启动了青少年与青少年工作研究课题。申报青少年与青少年工作研究课题，第一步工作是填写课题立项申请书。

课题立项申请书除了需要如实填写课题名称、课题主持人情况、主要参加者情况、课题预计完成时间、申请经费数额、其他经费来源、经费管理单位等一般性内容之外，重点需要写好以下两部分内容：

(1)课题设计论证。要说明本课题研究的主要问题，研究的难点和重点，同类课题的国内外研究现状，课题研究的方法，本课题的理论与实践意义，以及课题的创新。写好这一部分内容，需要申请人做大量的前期准备工作，广泛占有相关资料，理清研究思路。

(2)完成项目的条件与保证。通常包括课题主持人曾经完成的重要研究课题，课题组成员已经有的与本课题相关的研究成果，完成本课题的研究能力以及时间保证、资料设备、科研手段、支持力量等。