公文立卷与归档

第四节　公文立卷与归档

《办法》第三十八条、三十九条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。”“归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。”这就指明了公文立卷、归档的基本方法。

一、公文立卷

立卷，又称组卷，是整理与保存文件的一种工作方法和形式。是指将机关在工作中形成和处理完毕的具有保存价值的公文材料，按照它们形成过程中的内在联系和一定的规律，进行系统的整理、组成案卷，以便日后查考和利用。立卷的结果，是使零散的文件组成一个个案卷，这种案卷是有关某一问题或某项工作的系统的文件组合体，是文书档案的基本单位。

1．公文立卷的意义

机关工作中形成和处理完毕的公文材料之所以要进行立卷，是由公文材料本身所具有的凭证作用和参考作用等历史价值决定的，其意义表现在以下几个方面：

（1）可保证文件的完整和安全，有利于管理　机关在日常工作中形成和运转的大量公文材料，由于工作的需要，往往分散在各处。有的在机关内部，有的被有关单位借用，有的在文书处理部门，有的在各职能部门，有的在承办人手里，有的直接在领导手里……加上单份文件，规格不一，有的一页，有的数页；因此文件材料很容易散失、破损，很不便于管理。及时把这些文件收集起来，组成相应的案卷，即可避免上述弊病，保证文件的完整和安全，管理起来也大为方便。

（2）可形成公文的检索系统，有利于发挥公文的凭证和参考等作用　一项具体工作结束以后，围绕其产生的公文材料，虽然已完成了传达意图和阅知处理的现行效用，但公文的多种作用并未全部消失。有许多文件在一定时期甚至较长时期内都还具有执行效用，如有关方针政策的指示、决定、规章、条例等。这类文件在它的有效期内都是指导工作的依据，需要继续贯彻执行，因而不时需要查阅；尚且大多数文件都具有凭证和参考作用，将来办文和处理工作经常需要查考它们；尤其是那些延续性和发展性较强的工作以及案件的复查、合同纠纷的处理、债务清理等，随时调用和参考有关文件的频率更高。如果公文材料堆积如山、杂乱无章，查找起来如大海捞针，必然极大地影响工作效率。而立卷之后形成检索系统的公文材料有目可查、有件可循，则将大大有利于文件的查找和利用。

（3）可保持公文材料之间的内在联系，反映机关的工作面貌，有利于积累历史材料　就单份文件而言，它是独立的，有其特定的内容。但在同一问题、同一工作中形成的若干文件之间，它们又是相互联系的。如处理同一问题的请示与批复，一个会议的通知、报告、简报与决议等，如不加以集中、归类，势必支离破碎，无法反映问题和会议的面貌。立卷工作就是要把那些有内在联系的公文材料集中归纳在一起，反映问题的来龙去脉，体现机关的政务活动、组织机构和工作情况等各方面的完整面貌。而各机关的公文材料集中在一起，就是该地区工作面貌的真实记录；各地区的公文材料集中在一起，就是国家在一定时期的工作全貌的历史记录，反映了国家的政治、经济、文化等各方面的实践，是党和国家宝贵的历史资料。因此，立卷工作也就是为历史研究、科学研究和经验借鉴等积累和提供丰富的档案资料。

2．公文立卷的原则

归档范围内的公文，不是杂乱无章地堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利地查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务；不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的；不坚持保管原则，公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用；而不坚持利用原则，有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷的根本目的，立卷工作也就毫无意义。因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辩证关系，前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。

（1）联系原则　联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。

（2）完整原则　完整原则，即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。

（3）保管原则　保管原则，即对不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分别立卷。

（4）利用原则　利用原则，即归档公文的分类组合应便于及时、准确地提供利用服务。

3．公文立卷的特征

一份完整的文件，一般具有四个基本特征，即文件的作者、文件内容所反映的主要问题、文件名称及文件形成的时间，还有一些文件具有通讯者特征或地区特征。概括起来，就是公文立卷的六个特征。

（1）作者特征　指撰制文件的机关、单位或个人。比如，《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》，中共中央办公厅是文件的作者。

（2）问题特征　指文件内容反映的主要问题或工作。比如，前例中“中国共产党机关公文处理”就是文件的问题特征。

（3）名称特征　指文件种类。比如，指示、决议、请示、通知、条例、办法等都是文件的名称。

（4）时间特征　指文件形成的时间或文件内容所涉及的时间。所有的文件材料都是在一定的时间产生的，因而都具有时间特征。

（5）通讯者特征　有些文件是由不相隶属机关之间通过公文往来而共同形成的，通常称作通讯者特征。这个特征只属个别文件所持有。

（6）地区特征　指文件所涉及的地区，如某省、地、市、县、乡等。

4．公文立卷的基本方法

灵活地运用六个特征和按文件的保存价值组卷，是公文立卷的基本方法。文件的六个特征，从不同的方面反映了文件的特点，要根据实际情况，灵活地运用六个特征，结合文件的保存价值，科学地进行组卷。

（1）要选择最能体现文件之间紧密联系的共同特征组卷　从一份文件看，都是同时具有几个特征，如作者、问题、名称、时间等。每个案卷到底采用什么特征作为组卷的主要依据，必须从实际出发，认真分析文件的各种情况，选择最能体现它们之间本质联系的共同特征立卷。这就要求立卷人员在组合案卷时，不要只看文件的某一特征是否相同来组卷，而应认真分析文件之间的内在联系。比方说，围绕某一个问题的处理而形成的文件，它们之间有着紧密的联系，就不要拆开分别立卷。比如，评定技术职务职称工作，对上级下达的指示性、政策性文件和本单位形成的实施办法和细则，要根据它们之间联系最紧的共同特征（都是关于评定技术职务职称问题）进行组卷。对于有关同一个问题的问文与复文、请示与批复、报告与批转等，也不应该强调作者和名称的不同而分别立卷。对于一些同类问题（如农业问题或工业问题）、同类名称（如都是指示或请示）或同类作者（如均属某一些机关、单位形成的文件），虽然它们之间的联系并不十分紧密，但有一定规律可循，为便于查找和利用，也可酌情考虑一起组卷。

（2）灵活地结合运用文件的几个特征组卷　对于文件的几个特征，不能机械地分割使用，应根据实际情况，结合采用两个以上特征组卷。因为立卷不是分类，分类必然要根据统一的标准去划分所有的分类对象。而组卷并不要求在每个案卷之内只有一个同一的特征。实际上，只用一个特征、一个标准进行组卷也是不可能的，因为每一份文件都是同时具有的几个特征，而一个特征只能反映卷内文件在某一方面具有共同点和联系。如果结合运用几个特征组卷，就可以使卷内文件具有几个方面的共同点，它们之间的联系就必然更为紧密，就能更系统、更准确地反映卷内文件的内涵和外延，检索利用时就更为方便。如果与之相反，单纯按照一个特征组合案卷，卷内文件之间的联系一定不会紧密，并且造成卷内文件的庞杂混乱。比如，一律只按作者立卷，以一个县为例，就要将以县人民政府名义对上级机关发出的请示、报告、各种报表，对下级机关发出的各种文件，以及通知、函件等，统统组合在一起，不仅案卷杂乱无章，检索利用也很不方便。又如，只按文件名称立卷，将本机关一年内所发出的通知合立一卷，或者是把所有的请示合立一卷，案卷内就会将工业、农业、商业、文教事业等各种业务性质不同的文件组合在一起，这样的案卷也必然是十分杂乱的。

（3）根据文件的主要特征，兼顾其他特征组卷　文件的六个特征，在组卷时使用频率是不相同的。在通常情况下，作者、问题、名称三个特征使用较多，而地区特征和通讯者特征则很少使用。至于时间特征，除按年度立卷之外，针对特定时间立卷的文件并不多见。所以一个机关或单位，在立卷时，应从所形成的文件的实际情况出发，首先抓住文件的主要特征，同时照顾到其他特征、保存价值、文件之间的联系，以及文件数量的多少，经过认真分析，组成若干个案卷。比如，第一，属于综合性文件，如计划、总结等。以党委或行政名义发出的综合性文件，可按作者结合名称、时间等特征组卷。第二，属于具体业务问题的文件，如党务方面的组织、宣传、统战工作，政府方面的人事、工业、农业、商业、文教、卫生、体育等业务工作。可以根据实际情况适当划分为若干问题，然后结合作者、文件名称或形成时间等特征进行组卷。第三，也可以按照文件的名称，兼顾文件所反映的问题、文件的作者、文件之间的联系等，进行组卷，如请示、指示、决议、通报，以及法规、规章等，分别组卷。第四，也可以按时间特征立卷，就是把属于同一个年度的文件，按文件形成的时间先后排列，集中组卷。但在文件较多的情况下，仍须按文件的问题特征、作者特征，参照文件之间的联系、保存价值，分别立卷。文件很少的单位，可以不再细分，只按年度立卷即可。按时间特征立卷，要解决好以下几个具体问题：针对性很强的文件，如年度计划、工作总结、预算、决算等，放在针对年度立卷，两年以上的长期规划、计划，放在针对时期的第一年立卷。跨年度形成的文件或跨年度办完的文件，按文件涉及的主要年度或办完年度立卷。跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的请示，放在请示年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结束年立卷。

（4）按文件保存价值组卷　一个机关或单位，在一年内形成许多文件，保存价值是不相同的。文秘工作者在组卷时，正确分析和鉴别文件材料内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定文件材料的保存价值，区别不同保存期限分别立卷。否则，将具有重要历史查考价值、科学研究价值而需要长久保存的文件与一些只有短期查考价值的文件混杂在一起立卷，久而久之，势必造成档案体积庞大，也给档案管理带来麻烦。若干年后，要剔除已失去保存价值的文件，就必须重新鉴定，拆卷整理，造成人力、物力的浪费。根据国家档案局有关文件规定，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年左右，短期为3年至15年。

文秘工作者在立卷时，应参照国家档案局关于机关档案保管期限的规定，准确地判定文件材料的保管期限。

①永久保存　凡是反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，应组立永久保存卷。永久保存的文件主要包括两部分：一部分是本机关制定的属于法规性、政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，本机关党委（党组）和行政办公会议的记录、纪要和讨论通过的文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，本机关机构设置、演变、人员编制、职工和党员名册，本机关领导人与本机关对直属单位领导人任免的文件材料等。另一部分是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要的文件材料；非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料；党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料等。

②长期保存　凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对机关工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。列入长期保管的文件材料也包括两部分：一是本机关一般工作问题的文件材料，如半年的、季度的一般专题的工作总结、报告等；本级或本机关各种重要代表大会的贺信、贺电、讨论未通过的文件，本机关召开的工作会议和重要专业会议的典型材料、代表发言，简报；人事管理工作形成的一般文件材料，如本机关内部机构负责人的任免材料，干部职工录用、转正、调资、定级材料，调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等。二是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并重要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告等文件材料。

③短期保存　凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，应列为短期保管。比如，本机关制发的一般事物性的文件材料，一般专业会议文件材料；上级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；不相隶属机关制发的非本机关主管业务但要参照执行的文件材料；下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

文秘工作者在进行组卷时，对难以判定保存价值的文件材料，要和有关同志商量，请示有关领导，特别是要征求档案部门同志的意见，以求较为准确判定。

二、公文的整理与归档

无论是收文办理，还是发文处理过程，都有一个处置办理完毕公文的活动。决定对办毕的收与发的文稿的处理，包括：清退、销毁、暂存、立卷归档几个环节。

1．清退

清退即经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文、被明令撤销的公文、仅供征求意见或审阅的公文、一些未经领导本人审阅的讲话稿、其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。

2．销毁

销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所作的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁的方式有：焚毁、变成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。

3．公文归档

为保证文件材料的齐全完整，全面反映和维护机关主要职能活动的历史面貌，有效地为机关工作服务和为国家积累档案史料，必须建立完善的立卷归档制度。国家档案局于1981年12月制发的《机关档案工作业务建设规范》第九条第一款规定：立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

（1）归档范围　归档范围是指文秘部门在立卷归档时，经过对机关文件材料的鉴别与筛选所确定的应该归档和不需要归档的界限。

按照《中华人民共和国档案法》及相关法规的要求，立卷归档的范围是：一是本机关产生撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等。二是本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等。三是下级报来的请示、报告；上级对本机关工作的指示、批示、批复等。四是本机关编印的出版物、图表、账簿等。五是反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。

（2）归档时间　归档时间是指文秘部门所组成的公文案卷交付机关档案室的时限。《机关档案工作业务建设规范》要求，文书档案要在次年6月底以前，将前一年的文件材料立卷移交机关档案室。这个时限规定是符合实际情况的，也是科学的。首先，公文立卷是按年度进行的。上一年的有些文件往往在下一年还要继续执行或经常查阅。为了文秘部门和机关开展工作对文件材料的使用方便，也为了减少案卷移交档案室后又经常调阅的麻烦，所以，上一年文件在文秘部门存放一段时间，对各方面的工作是有利的。其次，有些文件于次年初仍在承办过程中，文件的办结和清退需要一定的时间，为使文件材料收集齐全、完整，也需要一定的时间。第三，文秘部门在一年当中形成的文件材料很多，文秘工作人员整理立卷也要有一定的时间。但是归档时限不能无限期地延长，规定半年的归档时限比较合适。

（3）归档要求　归档要求主要是指归档的质量要求。归档质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管和利用，按照《机关档案工作业务建设规范》关于立卷归档的规格、归档时间、立卷归档的步骤等各项要求，高质量完成立卷归档工作。

（4）立卷归档步骤　立卷归档步骤，也就是立卷归档程序，包括以下几个方面：

①对立卷归档的文件材料进行全面检查，组立成卷　主要是要求承办人对归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数进行全面检查，做到文件材料齐全、完整；要检查每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，是否做到按它们之间的紧密联系组立在一起，发现不符合要求的要及时进行调整；电报随同文件一起立卷；不同保存期限的文件，一定要按保存期限分别立卷，不得混杂。

所有文件材料都要以年度立卷，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但也有特殊情况，要根据具体情况进行立卷。在组立案卷时要全面检查是否符合立卷原则和按文件特征、保存期限立卷的要求。经过检查和调整，便组成了年度案卷。

②对卷内文件材料进行排列和编号　卷内文件材料，应按其形成规律、特点以及立卷原则，依序进行排列。进行文件排列时，要注意对联系紧密的文件材料依次排列在一起，如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿本依序排列在定稿之后；非诉讼案件卷，结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；等等。

文件材料排列定卷后，即可依次编写页、号和件号。对装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号，不装订的案卷，应在案卷内每份文件材料的右上方加盖档案号章，并逐件编写件号；图表和声像盘片材料等，应在装具的背面或背脊处逐件编号。

③填写卷内文件目录和备考　凡需归档的案卷，无论永久，长期或短期，都必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写目录时，对文件的标题不要随意更改和简化；没有标题的文件，应根据其主要内容拟写一个标题，或者是虽有标题但无实质内容，也应该重新拟写标题。属于会议记录类文件材料，填写卷内文件目录时，应填写每次会议的时间和主要内容。文件作者，即发文机关。有的文件材料没有作者，或者没有文件形成的年、月、日，应该考证清楚，填入有关项内。顺序号即件号，以每份文件为单位，按卷内文件的排列顺序填写。正文和附件编一个号，但附件名称可别行填写。问文和复文各编一个号。一份文件的存本和定稿只编一个号。两种文字的文本编一个号。文件所在张号，按顺序填写每份文件在卷内的起始页号，最末一份文件要填写起始和终止页号。卷内文件目录所列各项都必须认真填写，字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

卷内备考表是案卷内一个不可缺少的组成部分，必须认真填写。凡有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应置卷尾。

④填写案卷封皮与拟制案卷题名　案卷封皮上的各个项目都应按规定逐项填写清楚，为了醒目和便于长期保存，应用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。机关名称应写全称，如机关有变更应在现名后面用括号注明原名。机关名称通常在印制封皮时即已印好，如“××省人民政府办公厅、××县人民政府”等。案卷类别，本机关公文立卷采用什么分类方法，就按什么类别填写类名。如果是按问题分类，则填问题类名，如综合类、会议类、政法类、工业类、农业类、财贸类等。如果是按组织机构分类，应填写组织机构的全称，如××局、××处等。机构有变动时，将原机构名称加括号写在现机构名称后面。案卷起止日期，是指本卷内最早一份文件和最末一份文的形成日期。卷内件数、页数、保管期限，都要一一填写清楚。全宗号、目录号、案卷号等，由档案部门填写。

案卷题名，也叫案卷标题，是填写案卷封皮的核心都分。据《机关档案工业业务建设规范》要求：所拟制的案卷题名，要能够确切地反映卷内文件材料的内容，一般包括责任者（作者）、内容和名称等，体式一致、文字简练，使用简称要规范易懂。具体要求：

首先是案卷题名对卷内文件材料内容的概括要准确。这是因为案卷题名是直接引导和帮助利用者查阅档案的向导，也是案卷科学分类、系统编目以及编制档案检索工具的主要依据。所以，拟写的案卷题名绝不能含混不清，令人费解，更不能歪曲卷内文件的原意。

其次，文字表达要简练通顺。也就是用最简练的文字，全面地提示出卷内文件材料的成分与内容。比如，下面的案卷题名，文字表达就不简练：

“中共中央批转共青团中央关于干部子弟学生情况，中学生生活与健康状况，全国共青团积极分子大会情况，当前少年儿童读物缺少问题，培养青年共产主义道德，青少年教育，在职青年业余文化、业务学习问题的报告。”

这是由若干份批转文件组成的案卷，拟写案卷题名时对文件的内容未作概括，而是罗列了许多份文件的事由，使案卷题名长达九十余字，既不精练又不醒目。可以改拟为：中共中央批转共青团中央关于青少年学习、生活、健康、思想教育等问题的报告。这个改写后的题名，既全面概括了卷内文件的内容，也标明了文件的作者和名称，文字比较简练。如果将内容概括为“青少年问题”，则又显得太笼统。

最后，案卷题名格式要规范。一个完整的案卷题名至少应包括三部分：责任者—内容—名称。比如，“中共中央批转共青团中央”就是责任者（作者），“青少年学习、生活、健康、思想教育等问题”是卷内文件内容（问题），“报告”是名称。卷内文件都是在一定时间形成的，所以案卷题名在必要时应标明卷内文件的针对时间，如“××县一九八七年关于经济体制改革的试点计划……”。就是说是“一九八七”的经济体制改革计划，而不是其他年份的。在立卷时，往往照顾到文件的问题特征和内容的紧密联系，而卷内文件却有不同的名称，在拟写案卷题名时，应予以标明。比如，“……关于经济体制改革的试点计划、情况报告、经验总结”，这里的“计划”“报告”“总结”都是卷内文件的名称。如果案卷是以通讯者特征组成，那么，在拟写案卷题名时，还应标明卷内文件的通讯者这一特点。一般写法为“××（本机关名称）与××（对方机关名称）关于××问题的往来公文”，或者写成“本机关（如局、县、厂、校）关于××问题与××、××等往来文书”。有时案卷题名还要标明卷内文件涉及的地区。

⑤案卷装订　以上四个步骤完毕后，即可进行案卷装订。案卷装订是为了固定卷内文件之间的排列顺序，保护文件在搬运和借阅时不受损坏或散失。凡是需要归档的案卷一般都要装订，对于极少量特别珍贵的文件、手稿或其他不适于装订的文件材料，要使用卷盒或卷袋保管。案卷装订时，根据文件书写情况和纸型大小，确定案卷装订线。文件上的金属物，如订书钉、大头针等都要去掉，以防日久生锈，腐蚀文件。对未留装订线或装订线上有字迹的文件，要加边装订，对破损的文件材料，应按装裱技术要求托裱。对字迹已扩散的文件，应复制并与原件一起保存。文件纸型大小不一的要折叠理齐，不可刀割。案卷装订应采用三孔一线的方法。三个孔眼之间的距离为6厘米（以案卷封皮上下二分之一处为中），用线绳装订，结头打在背面。装订要牢固、整齐，不压字迹，不损坏文件，不掉页、不倒页，不妨碍阅读。不装订的案卷，卷中文件应逐件用细线装订。

⑥编目归档　完成上述一系列程序后，即可编制案卷目录，移交归档。案卷在移交机关档案室时，公文处理部门要填写案卷目录，作为办理案卷移交手续的清单。案卷目录由档案部门汇总后，它又可视作档案的“名册”。编制案卷目录，可以由机关档案室通盘组织，指导各部门的公文立卷人员统一分类，直接填写案卷目录。实行集中立卷的机关，可以采用直接编制案卷目录的方法。

案卷目录填写好以后，移交案卷时，移交人和接收人要对案卷清点检查，然后双方履行签字手续。案卷目录和备考表一式二份，公文处理部门和机关档案室各执一份。至此，公文处理部门最后完成了公文办理程序，案卷归档保管，公文转化为档案。