第三节 会计档案管理
一、会计档案收集
会计档案是老年护理院档案中的一个门类，会计档案收集归档的收集范围一般是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料4个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。
（一）会计凭证
1．是记录老年护理院经济业务、明确经济责任作为记账依据的书面凭证。包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。
2．原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过账本尺寸的大中型原始凭证等应折叠摆放；银行存款对账单、银行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。
3．会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。
（二）会计账簿
1．是以会计凭证为依据，记录和反映经济业务的簿籍。包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。
2．订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。
3．账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。
（三）会计报表
1．是根据日常会计核算的资料，加以汇总整理，概括反映老年护理院在一定时期内经济活动情况和成果的一种报告文件。分月、季度、年度会计报表。
2．每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。
3．会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，方法与账簿相同。
（四）其他会计核算资料
此属于财务业务范畴，数据资料与会计核算、会计监督紧密相关。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
二、会计档案整理
每年形成的会计文件材料，均应由会计部门按照会计档案立卷归档的要求，进行规范化的整理立卷。
会计档案的分类方法。最常用的几种是按年度—名称分类法，即首先按年度分开，把一年中形成的会计材料分为会计报表、会计账簿和会计凭证3个类别，分别组成保管单位，一年编一个流水号。
（一）会计档案组卷
1．会计凭证。按照会计凭证材料形成的时间顺序，连同所附的原始凭证整理装订成卷。
2．会计账簿。一般是一本为一卷册。
3．会计报表。按年报、季报、月报等分别组卷，填写报表封面栏目和备考表，编写卷内目录。
4．会计档案封面的规格要符合财政部门的规定。在案卷排列上，一般先排报表，再排账簿，最后是凭证。
（二）会计档案归档
当年的会计档案在会计年报终了后，应由会计部门装订成卷，并可暂由会计部门保管1年。保管期满后，按规定手续交给院档案部门集中保管。
三、会计档案鉴定与销毁
会计档案保管期限可分为永久和定期两种，划分保管期限应按《会计档案管理办法》的附件规定执行。应由本单位档案部门会同财务会计部门共同鉴定，报请老年护理院领导批准后实行监督销毁。
（一）过期会计档案的鉴定标准
1．会计凭证的鉴定标准。以下过期的会计凭证不能销毁：
（1）单位建立时，征地、房屋拆迁补偿的付款凭证；
（2）单位与周边单位矛盾（水、电、路、围墙等）处理时一次性了结的付款凭证；
（3）单位发生的重大事故（工伤、医疗事故等）的一次性理赔付款凭证；
（4）单位职工被辞退、死亡等一次性解决的付款凭证；
（5）单位较大基建项目（50万元以上）的大额付款凭证（10万元以上）；
（6）如有重要的经济合同在有关凭证的附件中，文书档案中没有保存，不予销毁；
（7）本单位认为不能销毁的其他会计凭证；
（8）本单位职工反响比较大的经济事项有关会计凭证。
2．会计账簿的鉴定标准。凡涉及与鉴定认定不予销毁的会计凭证相对应的会计账簿不予销毁。
3．会计报表的鉴定标准。会计年报表作永久保存，不予销毁。如某个年度年报表缺失，则该年度的月、季报表不予销毁。
（二）会计档案在保管期满需要销毁时参照的程序
1．由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，共同鉴定和审查，编制会计档案销毁清册，并列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2．老年护理院领导在会计档案销毁清册上签署意见。
3．销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。
4．监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告（一式两份），一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。
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