会计凭证设计概述

第一节　会计凭证设计概述

会计凭证，是记录经济业务，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。它是在法律上具有证明效力的书面文件。

一、会计凭证的作用

根据会计凭证在填制程序和用途上的不同，可将会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证只是原始记录的一种形式，不是所有的原始记录都可以作为会计凭证的原始凭证使用。原始记录是指基层经营单位对自己的经营过程和结果所作的记录，这种记录是反映经济活动过程中的第一手资料，也是企业管理和核算工作所依据的部分原始资料。原始记录是对各项经济活动随时作出直接的记录，其可信程度高。原始记录有两种基本形式：第一种是以专门的表格形式进行记录，或直接在记录簿、台账上进行的记录；第二种是用单据的形式，即采用自制原始凭证所进行的记录。前一种形式的记录在会计核算、统计核算、业务核算中叫做原始记录；后一种形式的记录，有关会计核算的部分可以直接作为原始凭证。原始凭证的设计是会计凭证设计的基础和重点。

会计凭证的主要作用有两个：其一，可以如实记录经济业务的实际情况。任何一项经济业务的发生都要由有关人员根据经济业务的实际内容制成会计凭证，并经过审核后才能作为记账的依据。其二，监督检查的依据。任何一张会计凭证都有载明经济业务的具体内容，都有经手人、制证人、审核人的签章，这就可以反映出其凭证的传递程序和所经过的部门或个人所作的处理情况，由此为监督、检查工作提供了依据，也为对各个控制环节的考核提供了方便。

二、会计凭证设计的原则

原始凭证的功能在于忠实地记录经济业务的发生过程，而记账凭证在于对原始凭证的忠实地整理加工，以利于记账。虽然它们两者用途不同，但必须根据企业经济业务的特点来进行设计。其应遵守的原则是：

（1）要有利于提供完整、详细的第一手资料。如把经济业务发生的时间、地点、内容、条件、责任情况记录下来，为正确、及时反映各项经济业务情况及进行账务处理奠定基础。

（2）要有利于进行各种核算、分析、检查，有利于加强企业的经济核算。如规定编制各种不同的凭证，建立合理的传递程序等，使企业内部各个部门之间的联系不断加强。

（3）要适应内部会计控制的需要，要充分发挥会计凭证是控制手段的作用，如多设核对点等（凭证存根、连续编号、多联复写等），使凭证设计遵守统一性，做到规范化。如尽量应用全国或地方统一的会计凭证，单位内部采用的会计凭证其种类、格式、用途尽量做到统一和标准化。

（4）要遵守相对稳定的原则，一经选用的原始凭证和记账凭证不要轻易改动。

三、会计凭证设计的要求

会计凭证的设计就是从本单位的实际需要出发，在财务会计制度中规定本单位应设置的会计凭证的种类、格式、内容、用途、份数、传递路线和时间要求，使本单位发生的经济信息及时、正确、全面地通过会计凭证集中到会计部门，以便于进行会计核算和监督。会计凭证的设计是财务会计制度设计工作的一项重要内容。在设计时除要遵循一定的原则外，还必须符合下列四项要求。

（1）要能全面详细地反映经济业务的发生过程。这一要求是指对经济活动能起到事前监督、事中协调、事后分析检查的作用。会计凭证是会计工作的重要依据，对会计核算的质量有直接的影响，它必须能提供完整、详细的第一手资料。因此，会计凭证必须把经济业务发生的时间、地点、内容、责任等基本情况都记录下来，为进行会计监督和分析提供充分的原始资料，为会计管理的后续步骤创造良好的条件和基础。

（2）要能符合账务处理程序的要求。不同的账务处理程序需要不同种类的记账凭证。在确定了账务处理程序后，应分别设计“收款”、“付款”、“转账”三种凭证或通用凭证，以保证账务处理程序的需要。

（3）要体现内部控制制度的要求。会计凭证是实施内容控制的重要工具。设计会计凭证格式和传递程序时，应体现不相容职务分工负责的原则，研究何种经济业务需要设置什么凭证才能堵塞漏洞，如何传递才能严格手续，使内部控制制度充分体现并发挥作用。

（4）要符合简明实用的要求。会计凭证应当在保证需要的前提下，力求简化，文字通俗易懂，体现实用性、可行性。凭证的编制和制作环节应尽可能简化，格式应满足填写的需要并保持相对稳定。