会计账簿的整理

二、会计账簿的整理、归档

（一）会计账簿的分类

会计账簿也称为会计账册，是记录会计核算过程和结果的载体。会计账簿的形式和种类很多，按照其外表形式分类主要有“订本式账簿”，如总账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）等；“活页式账簿”，如材料、费用、往来等明细账等；“卡片式账簿”，如商品保管卡等，如图6-22所示。

图　6-22

（二）会计账簿的整理、归档

会计账簿作为全面、系统、连续地记载各种经济业务的工具，是编制各种财务报告所需要经济资料的主要来源，也是检查、分析和监督单位经济活动和财务收支的依据。因此，会计账簿是储存数据资料的重要会计档案，整理时要做到以下几点。

（1）为保证会计账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，明确记账责任和便于查阅，账簿在启用时，都要在账簿的扉页填写“经管人员一览表”和“账户目录”。

（2）对活页账簿，如明细分类账等，在会计年度结束后，要及时加工整理。①在装订前，撤去账夹和空白账页，填齐账户目录页号，还要分别将会计科目在账页的右上方编上总页数和分页数；②在前后加装会计账簿封面、封底，并在扉页上填写好启用表；③按封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底顺序排列，装订成册，封口处加盖装订人名单，账簿脊背注明所属年度。

（3）对订本账簿，如日记账、总账等，在会计年度结束后，也要及时加工整理。为了保证账簿的原来面貌，不撤去空白页，但需要在记录账页的最末一行下画红线，以示结束使用，并在账户目录上，详细记录使用账页的页数和空白账页的页数。

（4）认真填写会计账簿案卷的封面并详细写明：单位名称、会计年度、账簿名称、账簿编号、本账起讫页次、记账人员和会计主管签名盖章等。

（5）会计账簿一般按年编号，除跨年度使用的账簿外，应按照总账、现金日记账、银行存款日记账、往来明细账、存货明细账、固定资产明细账、收入明细账、成本明细账、其他明细账、辅助账簿的顺序，编制年度案卷总序号来立卷归档。

会计账簿是重要的会计档案之一，必须严格按《会计档案管理办法》规定的保管年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。通常总账（包括日记总账）和明细账保管期限为15年；日记账保管期限为15年，但现金和银行存款日记账保管期限为25年；固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年；辅助账簿保管期限为15年。实际工作中，各单位可以根据实际利用的经验、规律和特点，适当延长有关会计档案的保管期限，但必须有较为充分的理由。