熟练会计账簿

为了保证账簿记录的正确、规范，记账人员登记会计账簿应遵守下列五个规则：

依据经过审核无误的会计凭证登记会计账簿，是基本的会计记账规则。记账人员在登记账簿之前，应当首先审核会计凭证的合法性、完整性和真实性，这是确保会计信息质量的重要措施。

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要计入有关的总账；另一方面要计入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

会计账簿应当按照账户页次逐页逐行登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水画对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签章，以明确责任。为了避免发生重记或者漏记，记账人员根据记账凭证登记完毕账簿后，应在记账凭证上签名或盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾，表明记账完毕。

为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

如图2-4所示情况可以使用红色墨水记账。

图2-4　红色墨水记账的情况

会计中的红字表示负数，因此，除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页发生额合计及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在“摘要”栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在“摘要”栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

各种账簿应当每隔多长时间登记一次，没有统一规定。但是，一般的原则是：总分类账要按照单位所采用的会计核算形式及时登账；各种明细分类账，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记，也可以定期（三天或五天）登记。但是现金日记账和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。

为了明确记账责任，确保账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，会计人员必须按照一定的规则启用账簿。

启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。

账簿扉页上应附“经办人员一览表”，内容包括记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和公章。会计人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或者盖章。

当记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，也要在“启用表”上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或者盖章。这样做是为了明确有关人员的责任，加强有关人员的责任感，维护会计账簿记录的严肃性。

日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时按顺序逐笔登记，最少每天登记一次。

现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收款凭证和付款凭证直接逐日逐笔登记，如果从银行提取现金，现金的收入数则应根据银行存款的付款凭证登记。每日终了，应计算全日的现金收入、付出和结余，并与实际库存的现金核对相符。在实际工作中，具体而言，现金日记账的登记要求主要有以下几点，如图2-5所示。

图2-5　现金日记账的登记要求

现金出纳人员在办理收付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细的复核，并以经过复核无误的收付款记账凭证和其所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。如果原始凭证上注明代记账凭证字样，经有关人员签章后，也可作为记账的依据。

每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。日记账应逐笔分行记录，不得将收款凭证和付款凭证合并登记，也不得将收款付款相抵后以差额登记。登记完毕，应当逐项复核，复核无误后在记账凭证上的账页一栏内做出过账符号，表示已经登记入账。

逐笔、序时登记日记账，做到日清月结，就能够做到及时把握现金收付和结余情况，现金日记账必须当日账务当日记录并每日结出余额，有些现金收付业务频繁的单位，还应随时结出余额，以掌握收支计划的执行情况。

现金日记账和银行存款日记账一样都要采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内，账簿尚未用完时，不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应由记账人员盖章，明确经济责任，并在空页或空行中间画线加以注销，或注明“此行空白”或“此页空白”等字样。

现金日记账的记录要精确，记录时如果金额是没有角、分的整数，为了规范和准确也应在角、分栏内写上“0角0分”，不得省略不写，或以“-”号代替。

现金日记账在记账时，为了使前后账页的合计数据相互衔接，并便于计算了解日记账中连续记录的累计数额，在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样，当然，也可以先用铅笔字写出发生额合计数和余额并写在本页最后一行，核对无误后，即在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。

现金日记账必须在每月月末按规定结账，分别结出本月借、贷方发生额合计和月末余额。以此类推，在年度终了时，还要结出全年累计发生额。但是在结算余额时，现金日记账不得出现贷方余额或红字余额。

银行存款日记账是用来逐笔记录和反映银行存款的收入、付出及结余情况的账簿。设置和登记银行存款日记账，可以加强对银行存款的日常监督和管理，便于同银行进行账项核对，以保证银行存款的安全。

因为银行存款日记账逐日进行，所以银行存款日记账的登记极为重要。因此，登记银行存款日记账应由专人负责。登记时应做到数字真实准确，内容完整，登记及时，账证相符，书写工整，摘要清楚，便于查阅，按期结算，不拖延积压，发生记录错误必须按规定的方法更正等。在实际的工作中具体登记时，还应该注意以下几点，如表2-4所示。

表2-4　银行存款日记账的登记方法一览表

采用多栏式现金和银行存款日记账可以减少收付款凭证的汇总编制手续，简化总账登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，了解现金和银行存款收付款项的来龙去脉。

明细账主要根据审核无误的记账凭证登记，有的也可根据原始单据登记，例如现金出纳账、存货账和销售账等。

往来结算明细分类账的账户按债权人和债务人的名称设置。

应收账款明细账登记的明细程度应具体到每个欠款单位和个人，增加时，将记账凭证中应收账款各明细科目的借方金额分别登记在各相应的明细账户的借方；减少时，将记账凭证中应收账款各明细科目的贷方金额计入应收账款各相应的明细账户的贷方。登记完毕，立即将各明细账户中金额加总与总账账户的金额核对。如果不一致，要立即查出原因并加以更正，不得将问题留到月末时再去处理。

应付账款增加时，将记账凭证中应付账款各明细科目的贷方发生额计入应付账款各相应明细账户的贷方；减少时，将记账凭证中应付账款各明细科目的借方发生额计入应付账款各相应明细账户的借方。登记完毕，将各明细账户的金额加总并与总账账户的金额核对，如不一致，应当即查出原因并加以更正。

其他应收款增加时，将记账凭证中其他应收款各明细科目的借方发生额计入其他应收款各相应明细账户的借方；减少时将记账凭证中其他应收款各明细科目的贷方金额计入其他应收款相应明细账户的贷方。登记完毕，将各明细账户的金额加总与总账金额核对，如不一致，应查出原因并加以更正。

其他应付款增加时，将记账凭证中其他应付款各明细科目的贷方发生额分别计入其他应付款各相应明细账户的贷方；减少时，将记账凭证中其他应付款各明细科目的借方发生额计入其他应付款各明细账户的借方。登记完毕，将其他应付款各明细账户的金额加总与总账账户的金额核对。

按会计制度的规定，企业对存货即原材料要按原材料的种类设置明细账，一般采用三栏式明细账。其借方是按照材料采购的会计凭证和入库单登记的，因为增值税是价外税，所以只登记原材料增加的不含税价即可。贷方数登记减少数，通常是财务部门的材料稽核会计根据本月发生的全部领料单经过汇总编制材料领用汇总表，并注明生产领用、对外调剂销售、在建工程领用等，并据此进行会计处理，而后凭会计凭证和材料耗用明细表登记材料明细账的贷方。

工业企业成本费用明细账由于采用多栏账，并且是借贷合一的，借方发生额是正数，全部计入合计栏中，后面附有多栏说明，要同时登记；贷方发生额为负数，也要计入合计栏中；正负相抵为余额。

销售明细账，也是借贷合一账，贷方发生额是正数，借方发生额是负数，同时登记在一个栏次中。

三栏式明细分类账主要是用于只反映价值量，不反映实物量的明细分类账。其主要是结算类账户和实收资本账户（如应收账款、应收票据、其他应收款、应付账款、应付票据、应付工资等）。数量金额式明细分类账主要适用于既核算价值量又核算实物量的明细分类账。存货类、固定资产明细账都采用数量金额式明细分类账（如原材料、库存商品、低值易耗品、包装物、委托加工物资、固定资产等明细账）。

结账是一项将账簿记录定期结算清楚的工作，是会计核算工作的一个重要环节，是编制会计报表的必要准备。结账也就是在会计期末（月末、季末、年末）将本期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额，并将其余额结转下期或者转入新账处已计划结账标志的程序和方法。

出纳人员将本期所发生的所有资金收付业务全部登记入账并经对账确认无误后，计算出本期内现金和银行存款的收入总额、支出总额和期末余额，以了解本单位在本会计期间内货币资金的全部收付情况和期末结存情况，为编制会计报表提供依据。结账前，出纳人员应首先查明本会计期间内（当天、当月、当季、当年）所发生的所有款项收付业务是否都已取得原始凭证，是否都已编制收付款凭证并已登记入账，是否账证、账账、账实相符，对于在对账过程中发现的各种问题，应及时处理解决后才能结账。结账的时间主要有日结、月结、年结等。日结、月结、季节和年结的结账方法如表2-5所示。

表2-5　结账的方法

结账工作包括以下两方面的内容，如图2-6所示。

图2-6　结账工作的内容

《会计基础工作规范》规定的结账程序及方法如图2-7所示。

图2-7　结账的程序

需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏画单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏画红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下应当通栏画双红线，年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

工业企业查账的方法包括以下两种，如图2-8所示。

图2-8　查账的方法

顺查法是指根据会计业务处理程序进行分类，即按照所有原始凭证的发生时间顺序进行检查，逐一核对。工业企业采用顺序查账法是由原始凭证开始，到账簿，最后到报表，侧重于账、表、单、证之间的核对。审查的重点是原始凭证的审查，以确定经济业务的真实性、合法性；注重记账凭证的审查，以确定数字计算的正确性和科目运用的适当性。

逆查法是指在检查过程中逆着记账程序进行检查的方法，又叫倒查法。通常先从记账程序的终端检查，从会计报表或账簿上发现线索、寻找疑点，然后逆着记账程序追根求源进行检查。如从会计报表查到会计账簿，再查到记账凭证，最后查到原始凭证。

工业企业一般多采用逆查法，因为顺查法费时费力，而且按时间发生顺序检查原始凭证和记账凭证，就无法按照业务类别审查。查账人员遇到不同业务，就需要同时查找不同科目的明细账，不便于系统研究各类业务，分散查账注意力；另外，顺查法不便于了解个别会计事项与其项目整体之间的联系；不便于进行专项查账或按业务进行查账分工，不便于按同类业务实行抽样查账。

通常发生于财会制度不健全的单位，特别是开票与收款同属于一人最易出现此种现象。针对这种情况，一般应从以下几个方面组织调查，如图2-9所示。

图2-9　收入不入账、多收少记或少付多记的查账技巧

对这种情况，主要舞弊手段是伪造、盗用、涂改或重报购货发票和费用单据。对此应从以下几个方面组织调查，如图2-10所示。

图2-10　虚报冒领费用开支的查账技巧

一种是经税务机关登记的有税契的合法形式的发票；另一种是未经有关部门允许而印制的非法发票和白条。对使用这种作案手段进行贪污的案件查法：一是组织查账人员认真细致地审查发票的来源，重点应审查票据的出处、样式、规格和发票本身记载的品名、数量、单价、金额等。要注意查对发票的出处与购货渠道和内容是否一致，发票本身反映的内容与购货的渠道是否一致，发票上反映出的内容与购货单位所需要的产品、原材料是否相符，发票的首尾内容是否相一致，是何人书写等。通过审查，从中发现疑点，进行追查。二是发票与入库的实物相对照，从中发现有无实物入库。三是对发票进行科学的笔迹鉴定，以证实是否伪造。

在实际工作中，有以下几种发现问题的方法：

（1）从异常数字中发现问题的方法。

（2）从异常业务往来单位发现问题的方法。

（3）从账户之间异常对应关系发现问题的方法。

（4）从异常时间中发现问题的方法。

（5）从异常地点发现问题的方法。

（6）从有关人员异常生活变化中发现问题的方法。

（7）从逻辑矛盾中发现问题的方法。

（8）从异常结算方式中发现问题的方法等。

纳税审查后及时对企业的错漏账务进行调整，保证企业会计核算资料的真实性，能使税务部门的征收管理资料与企业会计核算资料保持一致。

追溯调整法是指对某项交易或事项变更会计政策时，如同该交易或事项初次发生时就开始采用新的会计政策，并以此对相关项目进行调整。即应当计算会计政策变更的累积影响数，并相应调整变更年度的期初留存收益以及会计报表的相关项目。追溯调整法的运用程序：

图2-11　追溯调整法的运用程序

未来适用法指对某项交易或事项变更会计政策时，新的会计政策适用于变更当期及未来期间发生的交易或事项。即不计算会计政策变更的累积影响数，也不必调整变更当年年初的留存收益，只在变更当年采用新的会计政策。根据披露要求，企业应计算确定会计政策变更对当期净利润的影响数。

红字更正法是指记账凭证的会计分录或金额发生错误，且已入账。更正时，用红字填制内容相同的记账凭证，冲销原有错误记录，并用蓝字填制正确的记账凭证，据以入账的一种更正错账的方法。

适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所填的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法时，将少填的金额用蓝字填制一张记账凭证，并在“摘要”栏内注明“补充第×号凭证少计数”，并据以登记入账。这样便将少记的金额补充登记入账簿。

年度后调账方法是指本年度对上一年度或者以前几个年度的错账进行纠正的一种调账方法。对于需要调账的事项，应当按照以下的情况进行账务处理：

（1）对于涉及损益的事项，需要通过“以前年度损益调整”账户进行调账处理。“以前年度损益调整”科目的借方，登记调整减少以前年度收益或者增加以前年度亏损的事项以及通过调整需要增加的所得税；“以前年度损益调整”科目的贷方，登记调整增加以前年度收益或者减少以前年度亏损的事项以及通过调整需要减少的所得税。“以前年度损益调整”账户的借方或者贷方的余额，转入“利润分配——未分配利润”科目。

（2）对于涉及利润分配的调整的事项，直接通过“利润分配——未分配利润”科目核算。

（3）不涉及损益以及利润分配的事项，调整相关科目。