会计账簿设计概述

第一节　会计账簿设计概述

一、会计账簿的作用

账簿是由许多具有一定格式的账页组成，用来序时地、分类地记录各项经济业务的簿籍。但是，它又不同于簿籍，簿籍的含义很多，凡序时账簿、分类账簿及备查簿，或原始经济业务凭证等都可以称之为簿籍，也就是说，无论是原始账簿、终结账簿、登记簿，甚至发票、凭单、契约以及与经济业务有关的各种文件，都可以称之为簿籍。我们现在所称的账簿，不应该包括会计科目及有关文件。会计账簿能够全面、系统、连续地反映经济活动情况，既可以提供序时的历史资料，又可以提供总括的明细核算指标；会计账簿为实行控制、考核经济责任提供了依据，为编制会计报表提供了必要的资料。

二、会计账簿的种类与设计原则

（一）会计账簿的种类

（1）会计账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿等四种。序时账簿是按经济业务发生的先后时序、逐日登记的账簿，又称为原始账簿或分录账簿。序时账簿既反映了经济业务发生的经过顺序，同时又是记入分类账的媒介，它又可以分为普通日记账和特种日记账两种。分类账簿是对经济业务按同一科目进行总分类和明细分类记录的账簿。分类账簿又可以分为总分类账和明细分类账两种。总分类账可以连续反映总括的核算指标，明细分类账可以反映具体、详细的核算资料。联合账簿是指把序时账和分类账结合在一起的账簿，例如日记总账和凭单日记账等。备查账簿属于备忘性质的登记簿，主要记录序时账和分类账不能详细反映的事项，或未作正式分录的各重要事实。例如，租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、账外财产登记簿等。它主要的作用是以备随时查考的需要。

（2）会计账簿按其组成方式不同，又可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿等三种。订本式账簿是将账页固定地装订在一起的账簿。订本式账簿装订固定，不能随意拆、换和增减，账页上有连续编号，可以防止账页散失，有利于防止偷换账页等造假现象的发生；其缺点是不便于进行分工记账和机器记账，有时会造成账页不足或浪费现象。活页式账簿和卡片式账簿是指事先不把账页或卡片装订成册的账簿。这种账簿有利于分工记账和机器记账，可根据需要随时增减账页，但账页和卡片容易散失和抽换，不利于控制。

（二）会计账簿设计的原则

账簿的设计，就是确定应设计哪些账簿，如何建立合理的账簿体系。各种账簿均有其不同的内容和格式，但在设计前应该考虑账簿的种类、数量、格式、应该提供的信息内容、时间要求、采用记账的手段等。因此，账簿设计时应遵循以下原则。

（1）账簿的组织要与单位的规模和特点相适应。账簿组织是指账簿的种类、格式及账簿之间的关系，设计账簿组织应考虑单位的规模的特点。一般来说，单位规模较大、经济业务较多，其内部分工也就较细，会计账簿的种类的和册数也就多；反之，单位规模较小、经济业务量少，在满足内部控制的前提下，一个会计人员可处理多种经济业务，负责多个账户的登记，设计账簿时就不必设多本账，所有的明细账也可以集合成少数几本。

（2）账簿设计要适应单位管理的需要。会计账簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此账簿设计应以满足管理需要为前提。但是这并不是账簿设置越多越好，在保证账簿组织的严密和完整的前提下，应尽量避免重复设账，以减少登账工作量，提高工作效率。

（3）账簿格式要适应操作手段和满足信息量的需要。现在很多单位都采用电算化记账，手工操作与电算操作不同，其账页格式和项目位置排列都有不同的要求，在设计账簿时应注意所用账页的大小、格式的内容都要与机器的性能相适应，不能硬搬手工操作的账页格式和结构。同时账簿设置的地点应与信息使用人相配合，不一定把账簿设置在财会部门，可以根据需要就地设计，以便随时利用信息，强化管理。例如，材料供应部门可以设置材料采购账簿、仓库设置材料卡片等，以便供应部门和仓库充分利用账卡提供的会计信息。

（4）账簿设计要与所采用的会计核算程序相适应。会计核算程序不同，对设置的账簿种类与格式有不同的要求。如“记账凭证核算程序”下，总分类账簿可设计为“三栏式”，而在“日记总账核算程序”下，则必须设计为“多栏式”。前者按会计科目分别设账，后者按会计科目分设专栏；前者属分类记录，后者兼有序时记录和分类记录的共同作用。

（5）账簿的设计应满足会计报表的信息需要。编制会计报表所需的资料主要来源于账簿。因此，在设计账簿种类和明细项目时，要考虑会计报表的指标需要，尽可能使账簿的种类、明细项目与会计报表的种类与指标做到口径一致，减少编表时的汇总或分解等计算工作，加快报表的编制和报送速度。

（6）账簿设计应做到省时省力、简便易行、便于查阅、控制与保管。账簿的设计要考虑登账、审核与保管的要求。账页尺寸不宜过大，账页格式不宜过于复杂，以方便账簿的登记，提高工作效率。此外，还要便于查阅、控制与保管。

三、会计账簿设计的要求

（一）账簿的选择

一个单位应设计和使用何种账簿要视单位规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算程序以及记账的机械化程度等因素决定。为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金日记账和银行存款日记账这两种序时账簿。只是在多栏特种日记账核算程序下，要将现金日记账和银行存款日记账都分割为专栏收入日记账和支出日记账两本，至于分类账簿的设计，在采用记账凭证核算程序、汇总记账凭证核算程序和科目汇总表核算程序以及多栏式日记账核算程序时，则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿，而在采用日记总账核算程序时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。一般单位设置的账簿可参见表5－1。

表5－1　核算程序及账簿设置参考表

（二）账页设计的要求

账页是具体反映经济业务的工具。经济业务内容不同，管理要求不同，账页的格式也不相同，但不管何种账页，一般都应具有以下要素（内容）：

（1）账户名称。

（2）记账日期。

（3）凭证号字。

（4）经济业务摘要。

（5）借方贷方金额及余额。

（6）余额方向标记。

（7）账页的编号。

设计账页时除具备以上内容外，还应符合以下要求。

（1）账页格式要符合账户所核算和监督的内容。例如，固定资产、原材料、产成品等明细账户，不但要核算金额，而且要核算数量、品名、规格、计量单位、存货地点等；为了加强固定资产管理，在卡片账中还要反映其购进或调入时间、使用年限、建造单位、折旧记录、大修理记录、主要技术指标、内部转移情况、附属设备名称及规格的内容、报废清理记录等；对原材料，为保证生产正常进行又防止资金积压，还应设计最高储备、最低储备项目；对债权债务类明细账及总账而言，一般只须设计借、贷、余额三栏即可，而有的明细账如管理费用、制造费用、经营费用等，由于其内容多，信息量大，须设计多栏式账页来核算。

（2）多栏式账页中有关明细项目的设计应尽可能与会计报表的有关项目一致，如生产成本账户的账页应按成本项目设栏次，以便月末编制主要产品单位成本表。

总之，账页设计既要简便适用，避免繁琐复杂，又要能保证全面、系统和有效地核算和监督经济活动情况，在内容排列上要科学合理。