备查账簿的设计

第四节　备查账簿的设计

一、备查账的特点及反映的主要事项

备查账是对某些在日记账和分类账等主要账簿中记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。其特点是：它与有关明细账有勾稽关系但不受总账统制；在账务处理上比较灵活，不受会计期间结算工作的严格限制。备查账的特点决定了它没有固定的格式，要根据实际需要去灵活确定。

备查账反映的主要事项有下列五项。

（1）代保管的财产物资。代保管的财产物资是指所有权不属于本单位，但由本单位代为保管或使用的财物，如经营性租入的固定资产、受托加工的物资、受托代销商品、租入包装物和代管商品物资等。为了反映租入固定资产的租入、归还时间、支付租金的情况及受托加工物资加工费的收取和保管责任等，单位应设置“租入固定资产备查簿”和“受托加工物资备查簿”进行详细登记。

（2）发出财产物资。发出财产物资是指所有权属于本单位，但由于某种原因已发往外地或外单位的财产物资，如展览中的商品、委托代销商品、分期收款发出商品等。为了避免这些财物受到损失，按期收回实物或货款，应设置如“分期收款发出商品备查簿”、“委托代销商品备查簿”等进行登记。

（3）大宗、贵重物资。这主要是指对同一业务需要进行多方面登记的财产物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等。

（4）重要的空白凭证、经济合同执行记录、贷款还款情况记录等。这些资料由于管理上的需要而必须予以反映的事项，应设置相应的备查账簿进行详细的记录。

（5）其他不便于在日记账和分类账中反映的事项。如单位的长期股权投资，在确认被投资单位发生的净亏损应由本单位负担的部分冲减“长期股权投资”的账面价值时，长期股权投资的账面价值只能减记至零为止，对本单位应负担的未予冲减的金额，应设置“长期股权投资备查簿”进行登记，待以后各期被投资单位实现净利润，按本单位应分享的部分冲减备查登记数后的余额，再恢复“长期股权投资”的账面价值。再如为了详细反映应收票据、应付票据的种类、起止时间、金额、利率和贴现等情况，应分别设置“应收票据备查簿”和“应付票据备查簿”进行记录。

二、备查账簿的设计

备查账不受总账统制，与明细账也无直接联系，也不需要通过制证进行记录，因而其设置只需要根据需要灵活确定，其格式只要能反映所表现的内容就可以，无特定要求。现列举如下。

（1）租入固定资产登记簿。其一般格式见表5－23。

表5－23　租入固定资产登记簿

（2）有价证券登记簿。有价证券包括股票、债券等，其一般格式见表5－24。

表5－24_______登记簿

（3）空白凭证登记簿。其一般格式见表5－25。

表5－25　空白凭证登记簿

（4）应收票据登记簿。其一般格式见表5－26。

表5－26　应收票据登记簿