账簿输出模块设计

七、账簿输出模块设计

账务处理的最终目标就是产生各种账、表。账簿的查询与输出是账务处理系统必不可少的模块，该模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求，对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账簿，它包括屏幕显示输出、打印输出及磁盘或网络输出。输出的账簿主要有：日记账、明细账、总账及辅助账等。

1．账簿的输出方式

（1）屏幕显示输出。屏幕输出涉及的内容极其广泛，几乎涉及所有的账务数据，包括凭证、账簿以及各种辅助项目的查询等，使用频率极高。因此在设计查询模块时，应为用户提供任意可供查询的条件，并充分利用各种数据表之间的关联，通过链接实现总账—明细账—记账凭证等之间的联查，以满足用户的需求。

（2）打印输出。通常凡能够通过屏幕查询输出的内容都可以打印，但考虑到打印输出的速度和成本，一般只对那些有必要的或按照会计制度规定需要以纸介质保存的会计凭证和账簿进行打印。打印输出又可分为套打和完全打印，套打是指采用一定格式的专用打印纸进行打印工作，其打印速度快，成本低，且美观，但打印技术要求高，常用于打印账页和凭证；完全打印是指全部内容都由打印机打印，这种方式简单，但打印速度较慢。

（3）磁盘或网络输出。这种方式通常用于数据备份或向其他信息系统传递会计资料。

2．总账数据的输出设计

总账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从科目余额及发生额文件中提取数据并输出相应的总账。

（1）总账格式设计

在计算机方式下，总账可以用“科目余额及发生额”文件来代替。格式如表4-2所示。平时用户可通过设置查询条件来获得总账信息，而在月末结账后，则要通过打印输出来作为重要的会计档案资料进行保存。

表4-2　总分类账

（2）总账输出的处理流程

输出总账余额表的过程比较简单，从科目余额文件中将一级科目挑选出来输出即可。其具体过程在可视化程序设计条件下，可以实现很完美的明细账输出。（略）

3．明细账数据的输出设计

（1）明细账输出的格式设计

计算机方式下的明细账格式与手工方式基本相似，主要有三栏式、外币金额式、数量金额式和多栏式四种形式。三栏式明细账在会计实务中最为常见，通常三栏式明细账主要由借、贷、余三栏组成；外币金额式明细账主要是针对外币科目而设立的，其借、贷和余三栏均包括三小栏，即外币、汇率和人民币；数量金额式明细账主要针对既核算数量又核算金额的科目而设立的，其借、贷和余三栏均包括三小栏，即数量、单价和金额；多栏式明细账主要针对需要进行借贷明细分析的科目而设立的，账簿中突出借方科目分析或者贷方科目分析的内容。三栏式和多栏式明细账格式如表4-3、表4-4所示。

表4-3　三栏式明细账

表4-4　多栏式明细账

在手工条件下，使用多栏式明细账可减轻记账的工作量，便于集中反映某一大类（某一控制性科目）的经济业务。但由于多栏式明细账横向较长，而且栏目经常变动，不便于计算机处理，因此，在计算机条件下可适当减少或取消多栏式明细账的应用，而用普通三栏式代替，同时编制一些必要的报表来集中反映有关科目经济业务的发生情况（如企业管理费用明细表等）。

（2）明细账的输出处理流程

输出明细账可分为两步来进行。首先是准备数据，其次是将准备好的数据按照规定的格式显示或打印出来。明细账中的数据可以分为三类，一是期初数，这类数据要到科目余额文件中去读取；二是发生的各笔业务数据，这类数据要到记账凭证文件中去读取；三是期末数据，它可以根据前两类数据计算后得出。

第一步：准备数据

①将临时的明细账工作文件清空。

②用户输入日期和科目代码，告诉计算机准备输出哪个日期、哪个科目的明细账。

③在不同的工作区中打开科目余额及发生额文件和记账凭证文件。

④给工作文件加一条空记录，在摘要栏内填入“期初余额”字样，另外从科目余额文件取出指定科目的期初余额数填入余额栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷栏目。

⑤从记账凭证文件中将指定日期内与指定科目有关的记录筛选出来写入工作文件。

⑥最后再给工作文件加一条空记录，在摘要栏内填入“期末余额”字样，另外根据已有的数据计算期末余额数，填入余额栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷栏目。

第二步：明细账输出

在可视化程序设计条件下，可以实现很完美的明细账输出。（略）