会计账簿的设置及登记

第六章　会计账簿

第一节　会计账簿的意义和种类

会计账簿是以会计凭证为依据，由具有一定格式的账页所组成，用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。如前章所述，会计凭证可以核算和监督每项经济业务的发生和完成情况，但会计凭证数量很多，又很分散，所提供的核算资料是零散的，不能全面反映全部经济活动情况，因此就有必要通过设置和登记账簿来解决这样一问题。账簿的设置，对于加强经营管理，提高经济效益具有重要意义。

一、会计账簿的意义

设置和登记账簿主要有以下三点意义:

第一，登记账簿可以系统、完整地归纳和积累会计核算资料，把企业经营活动情况和财产购置使用情况全面系统地反映出来，有利于掌握企业全貌，加强经营管理。

第二，通过账簿的核算资料，可以为会计检查提供依据，有利于检查核对和控制企业的财产和资金情况，确保物资安全和资金的合理使用。

第三，登记账簿可以为编制会计报表提供依据。会计账簿记录是否完整，不仅直接影响着会计报表的质量，而且通过账簿的核算资料，可以计算、分析企业的财务成果，为提高经济效益发挥作用。

二、会计账簿的种类

会计账簿的种类很多，通常分为按用途分类和按外表形式分类两种。

(一)账簿按用途分类

账簿按其用途，可以分为日记账、分类账和备查簿。

1.日记账。日记账也称序时账，是按照经济业务完成的时间先后逐日逐笔地顺序登记的账簿。日记账有两种形式，一种是把全部经济业务的会计分录都按照时间顺序记录在账中，称为分录簿或普通日记账。另一种是把性质相同的经济业务分别登记下来，称为特种日记账。如常用的现金和银行存款，收付频繁，企业通常设置现金日记账和银行存款日记账以便加强对货币资金的管理。此外尚有转账日记账等。

2.分类账。分类账是对全部经济业务按照总分类科目和明细分类科目进行分类核算和登记的账簿。因此又可以分为总分类账和明细分类账两种。

总分类账简称总账，是按照总分类账户开设，用以分类反映和监督各种资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料的账簿。

明细分类账简称明细账，是用来核算和监督明细核算资料的账簿。明细分类账的格式分三栏式、数量金额式、多栏式和平行式四种。

在经济业务比较简单的企业中，日记账和分类账可以结合在一本账簿中登记，这种既进行序时登记，又进行分类登记的账簿称为联合账簿。如日记总账就是这一种账簿。

3.备查簿。备查簿也称辅助账，是对序时账和分类账等主要账簿未能记载或者记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。如“租入固定资产登记簿”、“代销商品登记簿”等。

(二)账簿按外表形式分类

账簿按外表形式分类可分为订本账、活页账和卡片账三种。

1.订本账。订本账是在启用前就已经顺序编号并固定装订成册的账簿。现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用这种形式。其优点是可以防止账页散失或被抽掉，其缺点是账页固定后，不能确定各账户应该预留多少账页，也不便于分工记账。

2.活页账。活页账是把账面装在活页账夹内，可以随时增添或重新排列的账簿，适用于一般明细分类账。其优点是使用灵活，便于分工记账，其缺点是账页容易散失和被抽换。因此在使用时要求按账页顺序编号，在期末装订成册，加盖目录，并由有关人员盖章，以克服其弊端。

3.卡片账。卡片账是以分散的卡片组成，放在卡片箱中，可以随取随放。一般使用于“固定资产明细分类账”。其优缺点与活页账相同，但不需要每年更换。在使用时，要求在卡片上连续编号，并加盖有关人员印章存放于卡片箱中。

会计账簿的种类列表如图所示。

图6—1　会计账簿的种类

第二节　会计账簿的设置及登记

会计账簿的设置包括确定账簿的种类，设计账簿的格式、内容和登记方法等事项。为了科学地记录和反映经济活动内容，账簿的设置必须根据各单位业务工作的特点设计。必须保证能够全面系统地核算和监督经济活动情况，必须有科学严密的结构和简明实用的应用格式，以便科学地使用和保管。登记方法应根据不同账簿有所区别。现分别说明如下:

一、日记账的设置和登记

日记账分为普通日记账和特种日记账两种，上面已经作了简要说明。普通日记账是两栏式日记账，是序时地逐笔登记各项经济业务的账簿。它逐笔登记每一分录的借方账户和贷方账户的名称和金额。其格式及内容举例说明如表6—1所示。

表6—1　普通日记账

特种日记账一般设有“现金日记账”和“银行存款日记账”，有的单位还设置“转账日记账”等。

(一)现金日记账

现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收、付凭证，序时逐笔登记的账簿。有的企业则分别设置“现金收入日记账”和“现金付出日记账”。

“现金日记账”的基本结构分为“收入”、“付出”和“结余”三栏。出纳人员每日在业务终了后将现金收、付款项逐笔登记，并结出余额，同实存现金相核对。其格式举例说明如表6—2所示。

表6—2　现金日记账

“现金收入日记账”和“现金付出日记账”一般采用多栏式。现金收入要按对应科目的金额记入有关的“贷方科目”栏，并计算“收入合计”栏;现金支出要按对应科目的金额记入有关的“借方科目”栏，并计算“付出合计”栏。每日终了，要将现金付出日记账的支出合计数登入现金收入日记账的“支出合计”栏，并结出余额，填入“余额”栏。现将以上经济业务举例说明，如表6—3、表6—4所示。

表6—3　现金收入日记账

表6—4　现金付出日记账

表6—3中所记5月2日从银行提现500元，为了防止重复，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而这笔现金收入是根据银行存款付款凭证登记的。

(二)银行存款日记账

银行存款日记账应根据不同开户银行分别设置，通常由出纳人员根据审核后的各种银行存款收、付款凭证，逐日逐笔进行登记。对于现金存入银行的业务，由于只填现金付款凭证，故应根据现金付款凭证登记。每日逐笔登记完毕，应结出银行存款余额，月底与银行对账单进行核对，以检查各项收支是否记载正确。银行存款日记账的格式举例说明如表6—5所示。

表6—5　银行存款日记账

银行存款日记账也可以根据需要分为“银行存款收入日记账”和“银行存款付出日记账”，其格式与表6—3、表6—4相似。

(三)转账日记账

转账日记账是根据转账凭证登记除现金、银行存款收支业务以外的经济业务的一种序时账簿。设置转账日记账是为了便于集中反映转账业务的发生情况。但一般企业通常不单独设立转账日记账。该账采用两栏式，格式与普通日记账基本相同，可参见图表6—2。

二、分类账的设置和登记

分类账是对全部经济业务按照总分类科目和明细分类科目进行分类登记的账簿。按照总分类科目登记的分类账称为总分类账，按照明细科目登记的分类账称为明细分类账。

(一)总分类账

总分类账能全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供可靠的依据。所以总分类账应按照会计科目的编码顺序没立账户，一般要求采用订本式账簿。

总分类账的格式一般采用“借”、“贷”、“余”三栏式账页，可以直接根据记账凭证按经济业务的先后循序逐笔登记;也可以按不同的方法汇总后，分次或一次汇总登记。分别列示如表6—6、表6—7所示。

表6—6　总分类账

表6—7　总分类账

(二)明细分类账

明细分类账是按照二级科目或明细科目设立的。各明细分类账根据记账凭证和原始凭证的内容登记入账，可以对企业提供有关经济活动的详细资料，并对总分类账所提供的总括资料作一定的补充。明细分类账的格式有三栏式、数量金额式、多栏式和平行式四种:

1.三栏式明细分类账。其格式基本与总分类账相同，金额栏分为“借”、“贷”和“余额”三栏。这种格式一般只适用于不需要进行数量核算的债权、债务等结算科目。

2.数量金额式明细分类账。其格式是在“收入”、“发出”和“结存”栏内分别设置“数量”、“单价”和“金额”栏目，分别登记实物的数量和金额，如“原材料”明细分类账、“库存商品”明细分类账。其基本格式如图表6—8所示。

表6—8　原材料明细分类账

3.多栏式明细分类账。其格式是根据管理需要而在一张账页内分设若干专栏，以集中反映有关明细项目的核算资料。这类账页适用于有关费用、成本、收入、成果等科目，如“制造费用”科目、“管理费用”科目等。其基本格式如表6—9所示。

表6—9　制造费用明细分类账

4.平行式明细分类账。平行式明细分类账也称横线登记式明细分类账。其特点是将前后密切相关的经济业务，于核销账项时在同一横格内进行登记，以检查每笔业务的完成及变动情况。如“物资采购”账户，当办理结算付款时，记入“物资采购”账户的借方，材料验收入库后，从“物资采购”账户的同一格内贷记这笔金额，由此可以查明哪几笔材料尚未验收入库。其基本格式如表6—10所示。

表6—10　物资采购明细分类账

三、登记账簿的程序和规则

记账是会计核算工作的重要环节。为了保证建立正常的会计工作秩序，加强会计基础工作，记账时必须严格遵守以下规则:

(一)账簿启用的规则

启用账簿时应在账簿的扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”。内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账页，其账页应顺序编号，不得跳页、缺号。使用活页式账页，其账页应在装订后再按实际使用的顺序编写页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。“账簿启用和经管人员一览表”的格式参见表6—11所示。

表6—11　账簿启用和经管人员一览表

(二)账簿登记的规则

1.为了保证账簿记录的准确、整洁，应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记时，应将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登记入账，书写的文字和数字上面要留有适当空格，一般应占格距的二分之一。发生错误时应按规定的方法进行更正，不得刮、擦、挖、补，随意涂改或用退色药水更改字迹，务求数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

2.为了使账簿记录清晰有效，登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。用红色墨水记账的只限于下列情况:

( 1)按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;

( 2)在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;

( 3)在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;

( 4)统一会计制度规定的其他内容。

3.各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行或隔页登记。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销;或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员在更正处盖章。对各种账簿的账页不得任意抽掉或撕毁，以防舞弊。

4.账簿登记完毕后，应在“过账”栏内注明账簿的页数或作出“√”符号，表示已经登记入账，并在记账凭证上签名或盖章。

5.各账户结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。没有余额的账户在“借或贷”栏内写“平”字，在“余额”栏内写“0”。

6.每一账页登记完毕，应在账页的最末一行加计本页发生额及余额，并在摘要栏内注明“过次页”，同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额，并在摘要栏内注明“承前页”。如果不需要结计累计额的，可以只将每页末的余额结转至次页。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为本月初起至本页止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数。

7.会计账簿的各种记录应定期与有关账簿、凭证和实物相核对并定期进行结账。

(三)错账更正方法

记账发生错误，必须按规定的方法更正。常用的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

2.红字更正法。红字更正法是在已经入账的记账凭证中发现应记科目、借贷方向和金额发生错误，用红字冲正错误的更正方法。更正时，先用红字填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正第×号错误凭证”，据以入账，以冲销原来的错误记录，然后重填一张蓝字的正确的记账凭证登记入账。

例如:企业提取一笔固定资产折旧费用，在编制记录凭证时误将应属于管理费用的行政部门折旧费5 500元列入制造费用，并已登记入账。更正顺序如下:

( 1)原错误凭证:

( 2)为冲正这笔错误，应填制一张红字记账凭证，冲销原分录:

( 3)再填制一张正确的记账凭证:

更正后的账簿记录如图6—2所示。

图6—2

红字更正法也可用于冲减多计金额的错误。如上例，假设会计科目、借贷方向都未发生错误，但金额计算错误，应将制造费用改为5 000元。在这种情况下，只要填制一张500元的红字金额记账凭证，并在摘要栏内注明“冲转第X号凭证多计数”字样，据以入账即可。更正顺序如下:

( 1)原错误凭证: ( 2)更正错误凭证:

图6—3

3.补充登记法。补充登记法是在记账后发现会计科目、记账方向都正确，但金额小于正确金额的错误更正方法。在更正时可以用蓝字填制一张金额差额的记账凭证，在摘要栏内注明“补记第X号凭证少计数”字样，入账后就补充了原来少填的金额。如上例，若制造费用的金额应为6 000元，则只要用蓝字填制一张500元( 6 000—5 500)的补充记账凭证，就可以将错误更正。更正后的账簿记录如图6—4所示。

图6—4

这种错误，也可采用红字更正法更正。其优点是既改正了差错，又不致发生虚增虚减的情况。

(四)对账的基本内容和结账的方法

记账、对账和结账是会计核算不可分割的工作环节。对账就是对账簿记录的有关数据加以检查和核对;结账就是在一定时期内，把全部登记入账的账务结出并记录其本期发生额和期末余额，据以编制会计报表。所以在做好记账工作的基础上，认真做好对账和结账工作是提高会计核算质量的重要保证。

1.对账的基本内容。对账的基本内容包括账证核对、账账核对、账实核对。通过对账以求做到账证、账账、账实相符。

( 1)账证核对。账证核对是指各种账簿记录与有关的原始凭证和记账凭证相核对。这种核对是账务核对的基础工作。一般要求会计人员在编制凭证和记账过程中认真进行复核，在复查中也要重点进行核对，以保证账证相符。

( 2)账账核对。账账核对是指各种账簿之间有关数字的核对。主要包括:

①总分类账中全部账户的月末借方余额合计数应与月末贷方余额合计数相符;②现金日记账、银行存款日记账的月末余额和各种明细分类账的月末余额合计数应该同总分类账中各有关账户的月末余额核对相符;③各种财产物资明细分类账期末余额应该同财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细账的储存数核对相符。

( 3)账实核对。这是指各种财产物资和结算款项的账面余额与其实存的数额核对相符。主要包括:

①现金日记账的账面余额与现金实存数核对相符;②银行存款日记账的账面余额与银行对账单核对相符;③各种应收应付款项明细分类账的账面余额与有关单位或个人核对相符;④各种财产物资明细分类账的账面余额，定期与实存数额核对相符。

账实核对的具体方法，将在本书第八章中作具体说明。

2.结账的程序和方法。企业把一定时期内发生的经济业务全部登记入账以后，必须定期计算和登记本期发生额和期末余额，据以编制会计报表，以总结某一时期内的经济活动情况和经营成果，这就是结账。

结账分为月度结账、季度结账和年度结账三种。具体的程序和方法如下:

首先，在结账以前，应先检查本期所发生的经济业务是否都已登记入账;对本期内应转账的业务包括应收、应付账项，收入、成本结转、财产物资盘点盈亏等是否都已编制凭证登记入账。

其次，应检查各种成本、收入账户的余额是否已按制度规定进行结转并计算出本期的成本、利润(亏损)以及利润的分配。

再次，经过上述账务处理后，应分别结出各种日记账、总分类账、明细分类账的本期发生额和期末余额，并按规定在账簿上作出结账的手续。

最后，在每一会计年度结束后，应按会计制度规定，对账簿进行更换。

月度、季度、年度的结账手续有以下几个方面:

第一，月度结账时，在各账户的最后一笔数字下，结出本月借方发生额、贷方发生额和期末余额;在摘要栏内注明“本月合计”或“本月发生额及期末余额”字样，并在数字的上端和下端各划一根红线。对需要逐月结转累计发生额的账户，在计算本月发生额及期末余额后，应在下一行增加“本年累计发生额”，然后在数字下端划一红线。

第二，季度结账时，结出本季度发生额合计数，记入月结下一行内的借方和贷方栏内，并在摘要栏内注明“本季累计”字样，并在该行下划一道红线。

第三，年度结账时，结出本年四个季度的发生额合计数，记入第四季度季结的下一行，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在该行下划双道红线，表示封账。

年度结账后，应将各账户的年末余额过入新账簿。年初可将旧账簿中各账户的余额直接记入新账簿有关账户新账页的第一行“余额”栏内，同时在“摘要”栏内加盖“上年结转”戳记。将旧账页最后一行数字下的空格，划一条红线注销，并在旧账页最后一行“摘要”栏内加盖“结转下年”戳记。双方转记金额时不必填制凭证。各项账簿除个别变动不多的，如“固定资产明细账”等外，一般都应按规定更换新账簿。如表6—12所示。

表6—12　应收账款

注:“┈”表示红线。

练　习

一、单项选择

1.账簿按其用途可分为(　)。

A.三栏式、多栏式、数量金额式　

B.日记账、分类账、备查账

C.订本账、活页账、卡片账　

D.普通日记账、特种日记账

2.企业的现金日记账属于(　)。

A.明细分类账　

B.总分类账　

C.普通日记账　

D.特种日记账

3.账簿按用途分类，明细账属于(　)。

A.日记账　

B.订本账　

C.分类账　

D.活页账

4.下列应采用划线更正法更正的是(　)。

A.记账凭证错误，尚未记账　

B.记账凭证正确，记账时发生数字错误

C.记账凭证金额大于应记金额，已入账

D.记账凭证金额小于应记金额，已入账

5.为保证账证、账账、账实均相等，必须进行(　)工作。

A.过账　

B.转账　

C.对账　

D.结账

6.总分类账簿应采用(　)账簿。

A.订本式　

B.活页式　

C.数量金额式　

D.卡片式

7.将现金送存银行，登记银行存款日记账的依据是(　)。

A.现金收款凭证　

B.现金付款凭证

C.银行存款收款凭证　

D.银行存款凭证

8.数量金额式明细账适用于(　)的明细核算。

A.原材料　

B.短期借款　

C.应收账款　

D.应交税金

9.产成品明细账应采用(　)账页。

A.数量金额式　

B.三栏式　

C.多栏式　

D.卡片式

10.记账前发现记账凭证有错误，可以采用的更正法是(　)。

A.将错误的凭证作废撕毁，重新填制正确的记账凭证

B.将错误的数字或文字涂改

C.红字更正法

D.补充登记法

11.结账后，发现记账凭证中应借应贷科目错误，应采用的错账更正方法

是(　)。

A.划线更正法　

B.红字更正法　

C.补充登记法　

D.平等登记法

12.在进行生产产品领料，领料金额应该是5000元，但错记为500元，可以采用的更

正方法是(　)。

A.划线更正法　

B.红字更正法　

C.补充登记法　

D.加盖“作废”字样

13.结账不包括(　)。

A.日结　

B.月结　

C.季结　

D.年结

14.启用账簿时，账簿启用表中不应注明(　)。

A.账簿名称　

B.会计主管姓名　

C.记账人员姓名　

D.行政领导姓名

二、填空

1.账簿按其外表形式可分为____________、____________、____________。

2.结账就是在会计期末计算各账户的_和_。

3.账簿按其用途可分为________________________、________________________ 和________________________。

4.分类账有____________________和____________________两类。

5.更正错账时，所记金额大于应记金额时，应用____________________更正;所记金额小于应记金额时，应用____________________更正。

三、名词解释

1.账簿

2.结账

3.对账

四、简答

1.登记账簿的规则有哪些?

2.简述更正错账的方法。

3.简述对账的内容。

4.设置和登记账簿的作用是什么?

5.简述账簿按用途如何分类。