会计账簿的使用规则

7．3　会计账簿的使用规则

登记账簿是介于编制会计凭证和编制会计报表之间的一项重要的会计核算工作，账簿登记工作的质量直接影响着会计核算工作的质量，为了保证会计核算资料的完整无缺、准确无误，为编制会计报表提供可靠的数据资料，登记账簿必须遵守以下规则。

7．3．1　会计账簿的启用规则

账簿是企业重要的经济档案和会计资料，应由专门的记账人员负责账簿登记工作。为了保证账簿记录的合规性和账簿资料的完整性，明确记账责任，便于监督、监察工作，在账簿启用时，应在账簿的有关位置记录以下相关信息：

（1）设置账簿的封面与封底，除订本账不另设封面以外，各种活页账都应设置封面和封底，并登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。

（2）填列“账簿启用及经管人员一览表”。其内容包括账簿启用日期、单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并由有关人员签章及单位加盖公章。在会计人员发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿启用及交接表”中的交接说明。

（3）填写账户目录。总账应按照会计科目的编号顺序填写科目名称及启用页号。在启用订本式账簿时，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。在启用活页式明细分类账时，应按照账页顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按照实际使用过的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。

（4）粘贴印花税票。印花税票应粘贴在账簿的右上角，并且划线注销。在使用缴款书缴纳印花税时，应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。

7．3．2　会计账簿的登记规则

账簿必须按照规定的方法、依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记，一般应遵循以下规则：

（1）登记账簿时必须使用钢笔，用蓝、黑墨水书写，不许使用铅笔和圆珠笔，红字或红线只能在划线、冲账和改错时使用，以防篡改。

（2）登记账簿必须根据审核无误的记账凭证以确保账簿记录的正确性。在记账时，必须使用会计科目、子目、细目的全称，不得简化，并且为防止重记或漏记，要将记账凭证的日期、编号、业务摘要及其金额等内容逐一记入账簿内，同时在记账凭证上注明记入账簿的页次或画“√”符号，表示已经登账。

（3）各种账簿必须注明名称和页次，并严格按照页码顺序连续登记，即逐行逐页顺序登记，不得隔页、跳行缺号。如发生隔页、跳行缺号时，应在空页、空行处划红线注销，并加盖印鉴，注明此页或此行空白，不得任意撕毁或抽换账页。

（4）登记账簿时，每一页应留最后一行，结出发生额和余额，并在摘要栏内注明“转次页”，同时，在下页第一行摘要栏内注明“承前页”，并按要求记入金额，以便对账和结账。

（5）登账时或登账后如果发现差错，应根据错误的具体情况，按照更正错账的方法进行更正，不得刮擦、挖补、涂改或用退色药水更改字迹，应保持账簿和字迹清晰、整洁。

（6）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内写“0”。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（7）账簿中书写的文字或数字，不要写满格，一般应占空格的1／2，以便发生错误时，为进行划线更正留有余地。

7．3．3　错账的更正规则

1）错账的查找方法

在记账过程中，可能发生各种各样的差错，从而产生错账，如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反（反向）等，这会影响会计信息的准确性，应及时找出差错，并予以更正。错账查找的方法主要有：

（1）个别检查法

个别检查法，是针对错账的数字进行检查的方法，这种方法适用于检查方向记反、数字错位和数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法又可分为以下几种方法：

①差数法。差数法是按照错账的差数查找错账的方法。这种方法适用于漏记账目的情况。

例如，在记账过程中，只登记了会计分录的借方或贷方，漏记了另一方，形成试算平衡中借方合计与贷方合计不等。表现形式为：借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出；贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可以由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。

②除2法（又称倍数法）。除2法，是先算出借贷方的差额，再以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方（或相反）时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。因此，这种方法的实质是通过借贷方差额的一半来查找错误，适用于会计账簿因栏次写错而造成的方向错误。

例如，应记入“生产成本”账户借方的9　000元误记入贷方，则该明细账户的期末余额将小于某总分类账户期末余额18　000元，被2除的商9　000元即为借贷方向反向的金额。又如，若借方总额大于贷方1　000元，则应查找有无500元的贷方金额误记入借方。

③除9法。除9法，是先算出借贷方的差额，再以差数除以9来查找错误的方法。适用于下列情况：

一是将数字写小。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为写错的数字，商再乘以10即为正确的数字。例如，将800写成了80，错误数字小于正确数字9倍，差数720（800－80）除以9后，商80即为写错的数字，再乘以10就可以得出正确的数字800。

二是将数字写大。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为正确的数字，商再乘以10以后得到的是错误的数字。例如，将100写成了1　000，差数900（1　000－100）除以9后，商100即为正确的数字，再乘以10就知道错误数字是1　000。

三是邻数颠倒。如将67写成76。颠倒的两个数字之差最小为1，最大为8。查找的方法是：将差数除以9，得出的商连续加11，直到找出颠倒的数字为止。例如67与76的差数是9，用差数除以9得1，连续加11得出12、23、34、45、56、67、78、89，如有67数字的业务，就有可能是颠倒的数字。见表7．3．1。

表7．3．1

④尾数法。对于发生的角、分的差错，可以只查找小数部分，以此来提高查错的效率。

（2）全面检查法

全面检查法，就是对一定时期的账目进行全面核对的检查方法，具体又分为：

①顺查法，是按照记账的顺序，从头到尾依次检查原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表等。

②逆查法，检查时与记账的顺序相反，先查科目余额表中数字的计算是否正确，其次检查各账户的记录是否正确，再次核对各账簿与记账凭证是否相符，最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。

2）错账的更正方法

账簿记录发生错误时，应根据错误发生的具体原因按照会计制度规定的错账更正方法更正。常用的错账更正方法有：划线更正法、红字更正法和补充登记法。

（1）划线更正法

划线更正法，适用于在结账之前发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属在登记账簿时造成的文字或数字的笔误。例如，在登记账簿时将摘要内容写错、账户记错或金额写错等。

更正的方法是：先将错误数字或文字划一条红线予以注销，并使原来的字迹仍然清晰可见，以备查考；然后在划红线的上方空白处，用蓝字或黑字做出正确地记录，并由更正人员在划线更正处签章，以明确责任。

采用划线更正法进行错账更正时，对于错误的文字，只需划掉错误的部分，不必将与错字相关联的其他文字划去；而对于错误的数字则应当全部划线更正，不能只划线更正其中个别写错的数字。

【例7－1】　记账员张明，在根据记账凭证记账时，将3　600．05误记为6　300．05，应进行如下更正：

3　600．05

（2）红字更正法

红字更正法，又称为红字冲销法，是指用红字冲销原有错误账户记录或错误数字记录，从而更正原账簿记录的一种方法。这种方法一般适用于以下两种情况：

①记账以后发现记账凭证中的应借应贷会计科目使用错误或记账方向有误，但记账凭证同账簿记录的金额相符合。更正方法是：先用红字编制一张与原错误的记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字金额登记入账，冲销原错误记录；然后再用蓝字或黑字编写一张正确的记账凭证，并用蓝字或黑字据以登记入账。

值得注意的是，采用红字更正法更正错账时，一个科目运用发生错误，也必须根据复式记账原理，将原有错误记账凭证全部冲销，以反映更正原错误凭证的内容，而不能只冲销单个会计科目。

【例7－2】　生产A产品领用甲材料一批价值20　000元。记账凭证中的错误会计分录如下，并据以入账：

更正：

首先，该错误属于会计科目使用错误，更正时应先填制与原会计凭证内容相同的红字凭证，并据以入账：

然后，再编制一张正确的蓝字会计凭证，并据以入账：

根据上述错账更正的会计分录登记账簿如下：

②记账以后发现记账凭证中虽然应借应贷会计科目、记账方向均正确，但所记金额大于应记金额。更正方法是：将多记的金额用红字编制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借、应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以冲销多计金额。

【例7－3】　生产A产品领用甲材料一批价值20　000元。记账凭证中的错误会计分录如下，并据以入账：

更正：

该错误属于会计科目使用正确，但所记金额大于应记金额。更正时，将多记金额以红字编制一张记账凭证予以冲销并登记入账：

根据上述错账更正的会计分录登记账簿如下：

值得注意的是，采用红字更正法更正错账时，不能用蓝字或黑字填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销错误记录或冲销原错误金额，因为蓝字或黑字记账凭证反方向记载的会计分录反映某些特殊经济业务，而不反映错账更正的内容。如［例7－3］的更正，如果编制蓝字或黑字记账凭证，借记“原材料”科目，贷记“生产成本”科目，反映的是已领用的材料退库。尽管这样的记录也能使记账的结余数额与实际情况相符，但这不能表明更正错误记录的内容，很容易使人产生误解。

（3）补充登记法

补充登记法，是指在记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目、记账方向均无误，但所记金额小于应记金额，应采用补充登记法予以更正，即将少记的金额用蓝字或黑字编制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以补记少计金额。

【例7－4】　生产A产品领用甲材料一批价值20　000元。记账凭证中的错误会计分录如下，并据以入账：

更正：

该错误属于会计科目使用正确，但所记金额小于应记金额。更正时，将少记金额，以蓝字编制一张记账凭证补充登记入账：

根据上述错账更正的会计分录登记账簿如下：