第三节 会计账簿登记和使用的规则
一、会计账簿启用的规则
(一)启用会计账簿时的一般规则
会计账簿是储存数据资料的重要会计档案，登记会计账簿要有专人负责。为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任，保证会计资料的完整，启用账簿时应在账簿封面写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页的“账簿启用和经管人员一览表”中应详细载明单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿共计页数、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。“账簿启用和经管人员一览表”的格式和内容见前述表7－1所示。
(二)会计人员交接时的规则
记账人员调动工作或因故离职时，应办理交接手续，在“账簿启用和经管人员一览表”的交接记录栏内填写交接日期和交接人员或者监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。
二、会计账簿登记的规则
1.会计人员应根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。为了保证账簿记录的完整性、真实性和正确性，对于每天发生的各种各样的经济业务都要记账，记账的依据是审核无误的会计凭证。
2.登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔或签字笔书写，不得用铅笔或圆珠笔记账。这是因为，国家规定各种账簿归档保管年限一般都在10年以上，有些关系到重要经济史料的账簿更需要长期保管，因此要求账簿记录保持持久，字迹清晰，以便长期查核使用。
3.登记账簿时，应当将会计凭证日期、凭证号数、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到内容完整、数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
4.各种账户应按页次顺序逐页逐行连续登记，不得跳行、隔页。如果不慎发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，或加盖“此行空白”、“此页空白”戳记，并由记账人员签章。
5.账簿要保持清晰、整洁，记账文字和数字都要端正，文字和数字要符合规范。账簿中书写的文字和数字上面应留有适当空格，不应写满格，一般应占格距的二分之一。
6.各账户在一张账页记满时，应在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏内注明“过次页”字样。然后，再把这个发生额合计数和余额填列在下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”字样，以保证账簿记录的连续性。
7.凡需结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内注明“借”或“贷”的字样，表示余额的方向。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏“元”位上用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
8.登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号或划“√”，表示已经登记入账，以避免重记、漏记。
9.在账簿记录中，红字表示对蓝色(黑色)数字的冲销、冲减或表示负数。因此，只在下列情况，才可以用红色墨水记账：
(1)按照红字冲账的记账凭证冲销错误记录;
(2)在不设减少栏的多栏式账页中登记减少数;
(3)在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;
(4)根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
10.账簿记录发生错误，严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照规定的方法进行更正。
实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连续编号。经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账、银行存款日记账，并与库存现金核对无误。
三、错账更正的方法
会计人员在填制会计凭证和登记账簿时必须严肃认真，一丝不苟，尽最大努力把账记好算对，防止差错，以保证会计核算质量。如果账簿记录发生错误，必须根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正。更正错账的方法有以下几种：
(一)划线更正法
在结账之前，如果发现账簿记录数字或文字有错误，而记账凭证无错误，应采用划线更正法更正。
划线更正法具体做法是，先将错误的数字全部划一条红线予以注销，不得只划线更正其中个别数字;对已划销的数字，应当保持原有字迹仍可辨认，以备核查。然后，将正确的数字用蓝字写在划线上面，并由记账员在更正处盖章，以明确责任。例如，记账人员将5 130.80元误记为5 310.80元时，应将错误数字全部用红线注销，然后在其上方空白处填写正确数字，而不能只将错误的两位数字“13”更正为“31”。对于文字错误，可只划去错误的部分。
(二)红字更正法
红字更正法一般适用于下列两种情况：
1.记账以后，发现记账凭证中应借应贷符号、科目或金额有错误时，可采用红字更正法更正。更正时应用红字填制一张与原错误凭证相同的记账凭证，在“摘要”栏内注明“冲销某年某月某日某字号凭证”，以冲销原来的错误记录;然后用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，在“摘要”栏内注明“更正某年某月某日某字号凭证”，一并登记入账。
【例7－4】中信公司20××年5月计提本月银行短期借款利息1 200元。编制记账凭证时，应借科目误编为管理费用，并已登记入账，即：
借：管理费用 1 200
贷：应付利息 1 200
当发现凭证和记账错误时，先照原错误分录用红字填制一张记账凭证，并登记入账，冲销原会计分录：
同时用蓝字再填制一张正确的记账凭证，登记入账。其会计分录为：
借：财务费用 1 200
贷：应付利息 1 200
以上错账更正记录如图7－2所示。
图7－2 红字更正法
2.记账以后，发现记账凭证的应借、应贷会计科目正确，但所记金额大于应记金额，这时可采用红字更正法，将多记的金额(即正确数字与错误数字之间的差额)用红字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“冲销某年某月某日某字号凭证多记金额”，用以冲销多记金额，并据以登记入账。
【例7－5】中信公司用银行存款归还前欠购料款1 000元。在记账凭证中金额误记为10 000元，并已登记入账。
借：应付账款 10 000
贷：银行存款 10 000
发现错误后，应将多记的金额用红字冲销，即用红字编制一张调减的记账凭证，并以红字登记入账，以示冲销多记的金额。编制如下会计分录：
以上错账更正记录如图7－3所示。
图7－3 红字更正法
红字更正法不仅能保持账户间的对应关系，而且还能保持账户中的正确发生额，不致于因改正错账而使数字虚增或虚减。
(三)补充登记法
记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所记金额小于应记金额，可采用补充登记法更正，即再填制一张补充少记金额的记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记某年某月某日某字号凭证少记金额”，并登记入账。
【例7－6】中信公司购入一台设备，计20 000元，货款已经支付。但在记账凭证中金额误记为2 000元，少记18 000元，并已登记入账。
借：固定资产 2 000
贷：银行存款 2 000
当发现上述错账时，可将少记的18 000元另编一张调增的记账凭证，补记入账。编制如下会计分录：
借：固定资产 18 000
贷：银行存款 18 000
根据上列记账凭证登记入账后，有关账户记录如图7－4所示。
图7－4 补充登记法
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