会计账簿的启用与记账规则

第三节　会计账簿的启用与记账规则

一、会计账簿的启用规则

会计账簿是重要的经济档案，账簿应由专人负责保管。为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的真实性，明确记账责任，防止账簿资料的丢失和其他舞弊行为的发生，单位必须加强对账簿启用环节的管理。在每次启用新的账簿时，应遵守以下规定：

（1）填写“账簿启用表”，写明单位名称、账簿名称、账簿号码、账簿页码、启用日期、单位负责人签章、会计主管人员签章等。其一般格式见表6－16。

（2）填写账簿扉页上的“经管本账簿人员一览表”（活页账和卡片账一般在装订成册后填列），填明经管人员姓名、职务、接管日期、移交日期等有关事项，并签名、盖章，以示负责。其一般格式见表6－17。

（3）订本账在启用时应写明页数和编号；活页账启用时，应编制账户目录，并注明每个账户的编号、名称和分页号。为了便于查阅，也可在每一个账户所在位置的第一页，贴上写明账户名称的纸卡。

新年度开始使用新账簿时，除按规定办理启用手续外，还应把上年度各账户的“年末余额”转记到新账簿中该账户第一页的第一行，并在摘要栏中注明“年初余额”字样。

表6－16　账簿启用表

表6－17　经管本账簿人员一览表

二、会计账簿的记账规则

会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求是：

（1）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（2）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

（4）登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

（5）下列情况，可以用红色墨水记账：

1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。

2）在不设借方栏或贷方栏的多栏式账页中，登记减少数。

3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。

4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

（6）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

三、错账的更正方法

会计人员应该尽量避免账簿记录中发生错误，但要完全避免发生错误是不可能的。账簿记录中发生的错误是多种多样的。有的凭证没有错，登账时却错了；有的由于凭证错误而导致记账错误。有的是科目记错；有的是摘要或金额记错；有的是合计错误。账簿记录中的错误一经发现后，应立即更正。账簿记录错误的更正是一件非常严肃的事情。为了明确责任，也为了防止出现舞弊行为，必须按照严格的程序和规定的方法来进行更正。由于错误发生的具体情况不同，更正的方法也不一样。一般有以下几种更正方法。

（一）画线更正法

画线更正法，就是把账簿记录中错误的文字或数字用红线画去，然后再在上面用蓝字写上正确的文字或数字，再由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章，以示负责。这种方法就称为画线更正法，也叫红线更正法。用这种方法画线时，对于注销的数字，应全部一并画去，而不应只画去其中错误的部分；而对于文字错误，则可只画去其错误的部分。画线后，原字迹应能够清晰可辨，以便事后查考。

画线更正法适用于记账凭证没有错误，只是账簿记录有错的情况。例如：某单位会计人员把1234．56误写为1243．56，应把1243．56用红线画去，然后在上面写上正确的1234．56，再在更正的地方盖上会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）的印章。

（二）红字更正法

所谓红字更正法，就是用红字编制一张记账凭证，以冲销原来错误的凭证记录，因而叫红字更正法，又叫赤字冲账法或红笔订正法。

这种方法适用于记账凭证有错误，且由于记账凭证有错误而导致账簿记录也有错误的情况。红字更正法一般可用于以下两种情况：

（1）记账凭证的会计分录做错科目，导致账簿记录中记错账户。这时，应用红字金额编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证，冲销原有错误记录，然后再用蓝字金额编制一张正确的记账凭证，重新登记入账。

［例6－1］某工厂从外地购进一批原材料1000元，记账凭证误记为：

发现这个错误后，应用红字编制一张内容一样的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销某年某月某日某号错误凭证”字样，据以入账，以冲销原错误记录。

然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证，在摘要栏内注明“补记某年某月某日某号账”字样，据以入账。会计分录为：

（2）记账凭证上所作会计分录中使用的会计科目，以及登账时所记的账户都没有错，但金额却记错了，并且被错记的金额大于正确的金额。这时，也可以与前例一样，用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证，冲销原有错误记录，然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证，重新登记入账。但这种情况由于科目完全正确，只是数字记大了，因而更正方法可以简化为：编制一张会计科目完全一样，但金额用红字填写且数字为超过正确数的差额的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销某年某月某日某号记账凭证多记金额”字样，然后据以入账，这样就把错误的数字调整为正确的数字了。

［例6－2］某工厂以银行存款归还购料欠款10000元，误作下列分录：

这张凭证已经入账。随后发现这笔分录会计科目完全正确，但金额应是10000元，错记为100000元，多记了90000元。发现这个错误后，应将多记的金额用红字作如下分录：

（三）补充登记法

根据记账凭证登账后，如发现会计分录其他部分没有错，只是金额错了，且所记金额少于应记金额，这种情况，就可以采用补充登记法来更正（如所记金额大于应记金额，则应用红字更正法）。补充登记法的具体做法是：按少记的金额编制一张其科目与原记账凭证一样的记账凭证，并在摘要栏内注明“补记某年某月某日某号凭证少记金额”字样，然后据以入账，这样就在账簿上补记了少记的金额，把错误记录更正了过来。

［例6－3］某工厂从外地购进一批原材料1000元，货款未付。会计分录误记为：

这笔分录所记的科目及方向都没有错，只是1000元误记为100元。发现这个错误后，应用蓝字编制一张金额为900元的记账凭证，并在摘要栏内注明“补记某年某月某日某号凭证少记金额”字样：

然后据以入账，这样在账簿上补记了少记的金额，把错误记录更正了过来。

以上三种错账的更正方法的适用范围，如表6－18所示。

表6－18　三种错账更正方法的适用范围

四、总账与明细账的平行登记规则

（一）总账与明细账的关系

如前所述，所谓总账是指按总账科目开设的账户，它对总账科目的经济内容进行总括核算，提供总括性指标；所谓明细账是指按照明细科目开设的账户，它对总分类账的经济内容进行明细分类核算，提供具体而详细的核算资料。这就表明，总分类账和明细分类账是既有内在联系，又有区别的两类账户。

1．总分类账户与明细分类账户的内在联系

总分类账户与明细分类账户的内在联系主要表现在以下两个方面：

（1）二者所反映的经济业务内容相同，如“材料”总账账户与其所属的“原材料”、“辅助材料”等明细账户都是用来反映材料的收发及结存业务的。

（2）登记账簿的原始凭证相同，登记总分类账户与登记其所属明细账户的记账凭证和原始凭证是相同的。

2．总分类账户与明细分类账户的区别

总分类账户与明细分类账户的区别主要表现在以下两个方面：

（1）反映经济内容的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括资料；明细账反映资金运动的详细情况，提供某一方面的资料。有些明细账还可以提供实物数量指标和劳动量指标。

（2）作用不同。总账提供的经济指标是明细账资料的综合，对所属明细账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充，起着详细说明的作用。由此可见，二者关系密切。在设置明细分类账时，一定要考虑二者这种既有联系又有区别的特征。

（二）总分类账与明细分类账的平行登记规则

为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。所谓平行登记就是指经济业务发生后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账户，另一方面要登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。

采用平行登记规则，应注意以下要点：

（1）对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要记入同期总分类账所属的有关明细分类账户。

这里所指的同期是在同一会计期间，而并非同一时点，因为明细账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证于平时登记，而总分类账因会计核算组织程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类账和明细分类账必须在同一会计期间内完成。

（2）登记总分类账及其所属的明细分类账的方向应当相同。这里所指的方向，是指所体现的变动方向，而并非相同记账方向。一般情况下，总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设专栏登记，如存货账户和债权债务结算账户即属于这种情况。但有些明细分类账户按组成项目设多栏记录，采用多栏式明细账格式。这种情况下，对于某些需要冲减有关组成项目额的事项，只能用红字记入其相反的记账方向，而与总分类账中的记账方向不同。如“财务费用”账户按其组成项目设置借方多栏式明细账，发生需冲减利息费用的存款利息收入时，总分类账中记入贷方，而其明细账中则以红字记入“财务费用”账户利息费用项目的借方，以其净发生额来反映利息净支出。这时，在总分类账及其所属的明细分类账中，就不可能按相同的记账方向（指借、贷方向）进行登记，而只能以相同的变动方向进行登记。

（3）记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等。总分类账户提供总括指标，明细分类账户提供总分类账户所记内容的具体指标，所以，记入总分类账的金额与记入其所属各明细分类账户金额相等。但这种金额相等只表明其数量关系，而不一定都是借方发生额相等和贷方发生额相等的关系。如上举“财务费用”账户的明细账，采用多栏式时，在本月既有存款利息收入，也有存款利息支出的情况下，“财务费用”总分类账户的贷方发生额与明细账的贷方发生额就不一致，但作为抵减利息支出的利息收入数额是相等的。

综上所述，总分类账户及其所属的明细分类账户，按平行登记规则进行登记，一般可以概括为：依据相同，方向一致，金额相等。但要注意对方向一致、金额相等的正确理解。

在会计核算工作中，可以利用上述关系检查账簿记录的正确性。检查时，应根据总分类账与明细分类账之间的数量关系，编制明细分类账的本期发生额和余额明细表，同其相应的总分类账户本期发生额和余额相互核对，以检查总分类账与其所属明细分类账记录的正确性。明细分类账户本期发生额和余额明细表根据不同的业务内容，可以分别采用不同的格式。

现以材料核算为例，对总分类账和明细分类账的平行登记加以说明。

［例6－4］某企业2007年5月份“原材料”总分类账及其明细分类账如表6－19、表6－20、表6－21所示。

表6－19　总分类账

表6－20　原材料明细分类账

表6－21　原材料明细分类账

（1）本月购入甲材料50公斤，每公斤单价100元；购入乙材料20公斤，每公斤单价150元，货款已用银行存款支付，材料已验收入库。根据这一经济业务，其验收入库的会计分录为：

（2）本月生产产品领用：甲材料40公斤，每公斤单价99元；乙材料10公斤，单价152元。发出材料的会计分录为：

根据上述资料及会计分录对“原材料”总账及甲、乙材料明细账进行平行登记，如表6－19、表6－20、表6－21所示。

从表中可看出，明细账期初余额之和、本期发生额之和以及期末结存额之和与总账相应的指标是相等的，即：

期初余额：2425＋6120＝8545（元）

本期购进：5000＋3000＝8000（元）

本期发出：3960＋1520＝5480（元）

期末结存：3465＋7600＝11065（元）

由于总分类账和明细分类账是按平行登记的方法进行登记的，因此对总分类账和明细分类账登记的结果应当进行相互核对，核对通常是通过编制“总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表”进行的。对照表的格式和内容见表6－22。

表6－22　总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表

以上总账和明细账这种有机联系，是检查账簿记录是否正确的理论依据。会计人员一般在期末都要将总账和明细账进行相互核对，以便发现错账并及时加以更正，保证账簿记录准确无误。

五、会计账簿的更换与保管

各种账簿同会计凭证及会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照会计制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。保管期满后，必须按照规定的审批程序报经批准以后，再行销毁。

如前所述，会计档案的保管，既要做到安全、完整，又要保证在需要的时候能从账簿中迅速查到所需要的资料。为此，会计人员必须在年度结束后，将各种活页账簿连同“经管本账簿人员一览表”装订成册，加上封面，统一编号，与各种订本式账簿一起归档保管。

对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账都应每年更换一次。但有些财产、物资明细账和债权、债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，这些明细账可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查账簿也可以连续使用。对于更换的会计账簿，各单位要进行必要的整理并移交档案管理部门保管。

会计账簿与会计凭证、财务会计报告等会计档案，是记录和反映单位经济业务的重要资料和证据。各单位必须按照《会计档案管理办法》和国家统一会计制度的要求，建立严格的会计档案管理规章制度，并严格执行安全和保密制度，认真保管好各种会计档案，做到会计档案保管妥善、存放有序、查找方便。