账簿更正规则

(一)试算发现差错的查找方法

如试算不平衡则说明账簿记录有错误，应立即查找错账并予以更正。查找错账的方法一般分为全面检查和重点检查。重点检查主要包括以下几种方法。

1.差额法

差额法就是直接从账与账之间的差额来查找过账时一笔分录一方重记、漏记或错记造成的差错。例如:摊销公司财产保险费6000元，记账时漏记“预付账款”账户，在试算平衡表上，资产一方为842000元，而负债及所有者权益一方则为836000元，其差额6000元是漏记的“预付账款”的金额。

2.除2法

除2法是把账与账之间的差额数字除以2，用来查找记账方向错记的错误。如果登账时将应记借方 (贷方)的数字记入贷方 (借方)，则借贷双方合计数的差额是错记金额的两倍。将差额除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字，然后再到账簿中查找与之相同的数字，不必逐笔查找。例如:在试算平衡时发现账户借方发生额合计比贷方发生额合计大6000元，将6000除以2得商3000元，很可能就是将应记贷方的3000元记到借方了，然后到账簿中查找与3000元相同的数字，看是否将其记错方向了。

3.除9法

除9法是将差额除以9，以检查邻数倒置、数字移位的错账，即试算不平衡时，将借贷双方合计数的差额除以9，若能被整除，则很可能是记账过程中出现了数字移位 (错位)或数字颠倒的差错。

数字移位，往往是在过账时，在应记的数字后多加或少加了“0”，使正确的数字扩大9(或99等)倍或缩小0.9(或0.99等)倍。因此，数字移位又分为将数字写大和将数字写小两种错误。

(1)将数字写大 (将数字后多加了“0”)，如将100写成1000。查找的方法是将其差额除以9，得到的商数是正确数，商数乘以10所得的积为错误数。本例中的差数为900 (1000-100)，除以9后，所得的商数100为正确数，100乘以10的积1000即为错位数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数之积相同的金额是否存在记录上错位的情况。

(2)将数字写小 (将数字后少加了“0”)，如将5000写成500。查找的方法是:将差数除以9，得到的商数为错位数，将商数乘以10后所得的积为正确数。本例中的差数为4500(5000-500)，除以9得商500即为错误数。500乘以10即为正确数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否存在记录上错位的情况。

上述方法是错移一位的情况。当错移两位时，将差数除以99得到的商为正确数 (将数字写大的情况)或错误数 (将数字写小的情况)。如将68000写成680，其差额为67320，除以99得商680即为错误数，680乘以100得68000即为正确数。

当错移三位时，除以999，以此类推。数字颠倒，如将59写成95、将28写成82等。查找的方法是:将差数除以9，所得到的商数连续加11，直到出现颠倒的数字为止。如59写成95，两数之差为36，除以9得4，连加11为15、26、37、48、59、70，其中就有被错写的59。在查找错误时，以此为线索，重点检查有与连加11后的数字相同金额的业务是否存在记录上数字颠倒的情况。

此外，如果差错的数字只是角位、分位，就可以专查角位、分位的数字，其他数字就不必一一检查，此乃尾数法。

总之，当发现账簿记录有误时，一般可根据其具体特征先进行重点检查；若无法查明差错，则应用顺查法或逆查法进行全面检查，以及时更正错账。

(二)更正错账的方法

1.划线更正法

划线更正法是指用划红线注销原有错误记录，然后在划线上面更正错账的一种方法。该方法主要适用于结账前发现账簿记录中文字、数字有误而记账凭证无误的情况。划线更正的方法是:先将错误的文字或数字划一条红线以示注销，然后在所划线的上方空白处写上正确的文字或数字，并由更正人员盖章，以明确责任。值得注意的是:首先，在划线时，不得涂抹，应保持其整洁，且使原有字迹清晰可辨，以备查考。另外，对于错误的数字，应整个划掉，不能仅仅划掉其中的几个错误数字。例如:记账人员李艳误将8764元记为8674元，应做如下更正:

8764

8674 2.红字更正法

红字更正法是指用红字冲减或冲销原有错误记录，以更正或调整账簿记录的一种方法。该方法适用于两种情况:第一，记账凭证中会计科目、记账方向正确，但所记金额大于应记金额，导致账簿记录错误；第二，记账凭证中会计科目、记账方向或记账金额有误而使账簿记录有误。

对于第一种情况，采用红字更正法将多记金额予以冲销，具体操作为:编制一张会计科目、记账方向与原错误记账凭证相同的凭证，用红字填写多记的金额，在“摘要”栏注明“更正某月某日某号凭证”，并据以登账。【例8-1】结转销售A产品成本，价值50000元，原记账凭证误写成: 借:主营业务成本　　　500000

贷:库存商品　　　　　500000

并已登账。更正时应用红字金额填制一张记账凭证，冲减多记金额45000元，并据以记账。

借:主营业务成本

贷:库存商品

有关账户记录更正用“T”型账户的结构如图8-1所示。

图8-1　账户更正的T型结构

对于第二种情况，先用红字金额填制一张内容与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”并据以记账；再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“更正某年某月某日某号凭证”并据以记账。

【例8-2】结转销售材料的账面成本3000元，原记账凭证误记为:

借:生产成本3000

贷:原材料　　　3000

并已入库。

更正时，首先用红字金额填制一张内容完全相同的记账凭证并登账。

借:生产成本　　3000

贷:原材料　　　3000

然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登账。

借:其他业务支出3000

贷:原材料　　　　　3000

账户记录的更正如图8-2所示。

图8-2　账户记录的更正

3.补充登记法

补充登记法是指通过编制一张蓝字记账凭证来补充账户中少记金额的一种方法。该方法适用于记账凭证中会计科目、记账方向正确，但所记金额少于应记金额并使账簿记录也少记了金额的情况。

更正时，用蓝字将少记的金额编制一张与原会计科目、记账方向相同的记账凭证并据以记账。【例8-3】通过银行转账支付原已计提的长期借款利息30000元误记为: 借:长期借款　　3000

贷:银行存款　　3000并已入账。

更正时，应用蓝字金额填制一张补充的记账凭证，补足金额并据以记账: 借:长期借款　　27000

贷:银行存款　　27000账户记录中的更正如图8-3所示。

图8-3　账户记录中更正