会计账簿的登记和使用规则

第三节　会计账簿的登记和使用规则

《会计法》第十五条规定：会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。

登记会计账簿是会计核算工作的基础工作和中心环节，为了正确、及时、全面地反映和监督经济活动情况，为成本的计算、经营成果的考核及财务会计报告的编制提供真实、可靠的数据资料，每个企业都必须认真做好账簿登记工作。为此，应当严格遵守会计账簿登记的一般规则。

一、会计账簿的启用、更换和交接规则

会计账簿是重要的会计档案资料和会计信息的主要储存工具，为了保证账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计账簿应由专人负责登记。

在新的会计年度开始时，除固定资产明细账等少数账簿因变动不大，可继续使用外，其余账簿一般均应结束旧账，启用新账，切忌跨年度使用，以免造成归档保管困难和查阅困难。启用新账或更换旧账时，应在账簿的扉页上填写账簿启用表，内容包括：单位名称，账簿名称，启用日期，账簿页数，记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应办理交接和监交手续，并在表内注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章，以明确经济责任。“账簿启用和经管人员一览表”如表7-12所示。

表7-12　账簿启用及经管人员一览表

二、会计账簿的登记规则

会计账簿登记工作必须切实做到登记正确及时、内容完整、数字准确、责任明确，同时还要做到不错记、不漏记、不重记，并便于日后查阅。因此，记账人员必须分工明确，严格遵守各项会计账簿的登记规则。

（1）记账必须以审核无误的会计凭证为依据，将会计凭证中的日期、凭证号数、业务内容摘要、金额及其他有关资料逐项记入账簿内。做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，同时划“√”表示已登记入账，以避免重记、漏记。

（2）各账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

（3）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。

（4）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及余额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

（5）账簿中书写的文字和数字应书写规范，并紧靠底线，上面要留有适当空格，不要写满格，一般占格距的二分之一。

（6）登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。下列特殊情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记账；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。红色数字在会计核算中表示负数，或者是对蓝色数字的冲减、冲销。

（7）账簿记录发生错误时，不准刮、擦、挖、补或随意涂改，不准用退色药水、“消字灵”等更改字迹，也不准重新抄写。应根据具体情况，按规定的方法进行更正。

（8）实行会计电算化的企业，总账和明细账应定期打印；发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出库存现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。

三、错账更正的规则

记账作为一项手工工作，由于疏忽或其他原因，会计账簿记录难免会发生错误。发现错误，应该按照规定的方法进行更正，不允许用挖补、涂改、刮擦、药水消除字迹等方法进行更正，也不允许撕毁重抄。

错账更正的方法，一般有以下几种。

（一）划线更正法

这种方法适用于在记账以后，结账之前，如果发现账簿记录中，文字或数字有笔误，或者计算有误，而记账凭证并没有错误的情况。

更正时，先在错误的文字或数字上划一红线，表示注销，然后在红线上方空白处用蓝黑或碳素墨水填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。必须注意，在划线时，如果是文字错误，可只划销个别错字；如果是数字错误，不能只划去其中个别写错的数字，而应将整个数字全部划销。划销时，还必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。

［例7-1］　记账人员在根据记账凭证登记账簿时，将65 380元误记为63 580元，更正时，应将63 580全部用红线划去（而不能只划去35），然后将正确数字65 380写在错误数字上方，并盖上印章。更正如下：

65 380（印章）

63 580

划线更正法也适用于填制记账凭证或编制会计报表时发生的错误。

（二）红字更正法

这种方法适用于由于记账凭证所列会计科目或金额发生错误，继而引起账簿记录错误的情况。具体适用于以下两种情形：

其一，记账以后，如果发现据以记账的记账凭证中，所记的会计科目名称错误，或者科目名称及金额均有错误，而引起账簿记录有误的，可用红字更正法更正。

更正时，先用红字金额填制一张与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏中注明“注销×年×月×号凭证”，并据以用红字登记入账。冲销原有的错误记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏中注明“订正×年×月×号凭证”，并据以登记入账。

［例7-2］　以银行存款6 000元偿还前欠A单位货款。

（1）在填制记账凭证时，借方科目误记为“应收账款”，且已登记入账。记账凭证的分录如下：

（2）更正时，先用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证，并据以用红字金额登记入账，以冲销账簿中原有错误记录。记账凭证的分录如下：

（3）再用蓝字金额重新填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。这样，账簿中原有的错误记录就被更正过来了。记账凭证的分录如下：

其二，记账以后，发现记账凭证中会计科目运用正确，但所记金额大于应记金额的，也可以采用红字更正法进行更正。但只需采用部分冲销的方法。

更正时，先计算出正确金额与错误金额之间的差额，然后以此差额编制一张与原记账凭证相同科目的红字金额凭证，在摘要栏注明“冲销×年×月×号凭证多记金额”，并据以用红字登记入账，就可将多记金额冲销。

［例7-3］　企业基本生产车间生产产品，领用原材料900元。

（1）在填制记账凭证时，误将金额记为9 000元，且已登记入账。记账凭证的分录如下：

（2）更正时，应将多记金额8 100元（9 000-900），用红字填制一张与原错误记账凭证科目相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，这样就可以冲销多记金额。记账凭证的分录如下：

（三）补充登记法

这种方法适用于在记账以后，发现记账凭证的会计科目运用正确，但所记金额小于应记金额的情况。

更正时，只需将原记金额小于应记金额的差额，即少记金额，用蓝字填制一张原应借应贷科目的记账凭证，并在摘要栏注明“补充×年×月×号凭证少记金额”，并登记入账，这样就可将少记金额补记入账。

［例7-4］　企业基本生产车间生产产品，领用原材料900元。

（1）在填制记账凭证时，误将金额记为90元，且已登记入账。记账凭证的分录如下：（2）更正时，应将少记金额810元（900-90），用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目相同的记账凭证，并据以用蓝字登记入账，这样就可以补记少记金额了。记账凭证的分录如下：