武汉大学档案馆网站服务功能研究

武汉大学档案馆网站服务功能研究

刘春弟

(档案馆)

在当今网络相当发达的时代，充分发挥网站的作用已经成为全社会的共识，特别是对于信息服务部门，网络和网站更是不可缺少的必备工具。高校档案馆作为高校档案信息服务的机构，已经普遍建有自己的门户网站，且致力于将其建设成为开发高校档案信息资源并为学校和社会服务的一个重要平台。笔者访问了全国部分高校档案馆网站，发现高校档案馆基本上都利用网站开展了网络服务。本文主要以武汉大学档案馆(以下简称本馆)网站为例，结合兄弟院校档案馆网站的建设经验，对档案馆网站服务功能的建设情况以及进一步完善和深入等问题进行研究。

一、武汉大学档案馆网站服务功能建设现状及实施评价

(一)网站服务栏目建设比较全面，但服务功能相对薄弱

综合目前高校档案馆网站服务建设情况，虽然各网站具体栏目名称不尽相同，但服务项目基本上包括服务指南、档案信息查询、现行文件查询、网站咨询服务、网站链接和联系方式六个方面。本馆网站服务模块的建设基本也包含了以上六个方面，具体栏目名称为:服务指南、对外服务、档案信息查询、现行文件查询中心、高校档案馆网站、校内网站，这些内容都能在档案馆网站主页上可以找到，而且在主页底部还有档案馆联系方式。与兄弟院校档案馆相比，本馆服务栏目建设也算比较全面。需要注意的是，主页上服务内容并不是主要内容，所占网页空间也比较少，因此服务功能体现得并不突出。

(二)服务指南和联系方式两个板块的功能体现得比较完善

服务指南主要是向用户介绍利用档案的须知内容，常见的有档案借阅利用制度、查档流程、对外服务的档案类别和内容、利用时间等。服务指南中一般会把用户最为关心、档案利用率最高的档案的利用查询要求和流程进行详细的介绍。如本馆网站服务指南有档案借阅利用制度、开放时间、查档流程、对外服务范围及要求、办理学籍档案注意事项、档案馆办公电话六个方面的内容。其中在对外服务范围及要求板块中对本馆对外服务的档案类别和内容根据利用频率的多少进行了介绍;而办理学籍档案注意事项则专门针对利用频率较高的学籍档案的办理进行了说明。总的来说，本馆服务指南栏目一是比较系统，二是重点突出。服务指南既是向用户介绍本馆服务内容，同时也是体现本馆服务特色的一个很好的平台。

本馆联系方式栏目做得也比较到位，在主页上就在对外服务范围及要求、主页底部两个地方加以显示，另外在服务指南中还专门把档案馆办公电话全部加以显示，不仅如此，在档案馆概况栏目下的机构设置网页，也对每个部门的电话加以公示，这样用户可以从多个页面找到档案馆的联系方式，充分体现了用户至上的原则。

(三)档案信息查询功能和网站咨询服务功能作用发挥得不明显

档案信息查询是档案馆信息服务功能的重要呈现，是档案馆网上服务的一种重要方式。档案信息查询基本上都是以一定的系统平台为支撑，对本馆数字化档案信息资源的检索和查询。目前我馆网站提供的是一个统一的档案信息检索平台，全馆收藏的12类档案和收发文等现行文件都可以实现目录级检索。但从使用的数据统计来看，本馆的档案信息查询系统使用率非常低。目前很多高校档案馆已经在网站上搭建了档案信息检索的平台，但都面临着低利用率的窘境。所以有些高校档案馆干脆就不进行这一方面的建设，如复旦大学档案馆、北京大学档案馆、北京科技大学档案馆、华中科技大学档案馆等。出现这一现象的原因，一是因为档案利用的限制条件较多。二是检索途径不具备普遍适用性。如我馆档案信息查询网页的表格提供的检索路径更适合于馆内档案工作人员或校内熟悉档案工作的机关单位的查阅者使用，普通用户基本上无法使用。因为归档时间、归档年度、归档单位、案卷题名、文号、档号这些信息普通用户是无从得知的，而且主题词的专业术语也不是所有人都能知道的。三是大部分档案馆基本上不提供全文，即使有幸找到目录，也不能实现网上浏览，所以网上信息查询基本上没有发挥应有的检索功能。

网站咨询服务有实时咨询服务(或在线咨询服务)和非实时咨询服务两种形式。目前高校档案馆基本上是非实时咨询服务形式，一般有电子邮件方式、常见问题解答、电子公告系统、留言板等服务方式。每个馆开通的非实时咨询形式从一个到多个不等。本馆网站咨询主要是通过电子邮件方式进行，方式相对单一，不利于服务业务的拓展。

(四)现行文件查询和网站链接有待进一步完善

现行文件查询主要是适应学校校园政务公开的要求而发展起来的一项新的服务内容。现行文件查询是对学校各个机关制发文的查询，目前已经有部分高校档案馆在网站上开通了这一业务，且80%以上已经开通此业务的档案馆能够实现电子全文检索。如南京大学档案馆、重庆大学档案馆、武汉科技大学档案馆等。目前武汉大学档案馆现行文件查询中心已经实现2000年至2008年现行文件目录的查询，从可检索的现行文件的年限上来看是相对较长的，但可惜的是只能检索文件目录，而且现行文件更新的速度也不是很及时。

网站链接是档案馆加强与兄弟院校及其他网站联系，同时显示本馆网站服务广度的重要方式。目前高校档案馆网站链接的网站种类和数量的多少存在着很大差异，个别档案馆网站只能链接6个网站站点，而有些档案馆网站不仅链接同类的大部分档案馆网站，而且还会链接一些常用的搜索引擎，甚至会链接一些公共商业网站，如北京大学档案馆。另外还有些档案馆网站可链接国外同业网站，如华中师范大学档案馆。本馆链接的高校档案馆网站有70多个，与兄弟院校相比，链接的网站数目还是较多的，但是链接的网站的种类相对单一，这是以后需要加以改进的。

二、武汉大学档案馆网站服务功能建设改进策略

针对以上本馆网站服务功能建设的现状，笔者认为，应该从以下几个方面入手，进一步加强本馆网站服务功能的建设。

(一)做好档案馆网站服务功能的定位，建设服务型网站

档案馆网站服务功能的定位就是明确档案馆网站建立的目的。纵观高校档案馆网站发展的过程，可以发现档案馆网站的功能定位也是一个逐步变化和发展的过程。大多数档案馆网站在建立初期，由于受数字化资源匮乏、检索水平不高以及经费有限等客观条件的制约，只能将档案馆网站定位于“宣传—展示”型网站。随着档案馆数字化资源的丰富和发展，档案信息化程度的提高，档案利用需求的增长以及档案服务意识的提高，部分发展较好的网站基本上已经转化为“宣传—服务”并重型网站，如清华大学档案馆、中国人民大学档案馆、上海交通大学档案馆、西安交通大学档案馆、浙江大学档案馆、南京大学档案馆、湖北大学档案馆等。本馆网站目前基本上也属于“宣传—服务”并重型网站。随着社会信息化、校园数字化、服务网络化的进一步发展，高校档案网站已成为校内外了解档案信息、查阅利用档案的重要平台。因此，为创新档案工作，提高档案服务水平，充分发挥信息技术在服务高校档案领域中的重要作用，我们应该突出档案馆服务功能的定位，将档案馆网站建设成为以服务功能为主的服务型网站。目前本馆网站主页与服务有关的内容所占的页面比例较少，笔者认为可以借鉴本校图书馆网站的做法。我校图书馆网站主页整个页面都是与服务有关的内容，图书馆各部门的工作则是另外链接到图书馆工作网，从而充分体现了网站的服务型特征，档案馆网站的服务功能的发挥和深化发展也应该向着这一方向迈进。

(二)加强馆藏数字化建设和档案信息资源的二次开发

数字化资源的数量和质量是实现档案馆网站服务功能的关键。巧妇难为无米之炊，没有电子资源，加强档案馆网站服务功能就只能是一句空话。另外，对原始的数字化的档案资源重新加以有效的组织和开发也是充分挖掘档案信息资源、提高档案服务质量和服务效益的必要手段。本馆合校后档案数字化建设取得了飞速发展，截至2010年12月31日，我馆案卷级目录177138条，文件级目录934214条，档案目录数据库机读目录数据总量突破110万条，基本实现了目录及文件级检索。但由于经费紧张，全文数字化规模太小，全馆近20万卷的档案资源，只完成了1万多卷教学档案的全文数字化扫描。这是目前制约档案馆网站服务功能充分实现的瓶颈，也是今后档案工作发展的重点。

(三)完善档案信息检索系统，提高检索能力，切实发挥档案网络服务功能

目前高校档案网站的检索能力相对较弱，大多数检索局限于案卷级或目录级，且设置的检索入口太过专业，基本都不支持关键词检索，用户用起来很不方便。部分网站虽然开设了站内检索，但大都无法真正实现对馆藏档案信息的检索。本馆网站档案信息检索也面临着同样的问题，因此，应该进一步完善档案信息检索系统，改善用户检索界面，设置符合用户特点的检索入口，提供查询帮助和指导，提供检索示例和使用说明;提供多功能查询窗口，如站内检索、馆际互借(复式检索)和站外检索;进一步充分利用现有的数据库资源，实现跨库检索、跨类目检索，增加档案信息的检索层次，提高网站档案检索能力。

(四)联合职能部门，推进电子文件同步归档，积极促进学校政务公开建设

结合校园信息化、数字化建设以及校务公开建设的进程，高校档案馆应该协调学校相关职能部门，通过技术手段，建立档案馆与各个职能部门管理系统的对接接口或统一数据平台，实现电子文件的同步归档;完善本馆现行文件检索系统，争取电子文件全文查询和阅览。现行文件的上网是校务公开的一项不可缺少的工作，同时也是学校数字化建设成果的一个重要体现，而电子文件的同步归档则更能保证现行文件发布的时效性。

(五)开设服务直通车栏目，加强与学校各个单位的对口服务

高校档案馆保存的档案基本上都是学校在招生、教学、科研、管理等工作中直接产生的档案材料，与学校日常工作的开展息息相关，因此高校档案馆首先应该为本校日常工作服务，具体来说就是为学校中心工作服务，为领导决策服务，为教学科研服务。利用网站开通服务直通车，密切结合学校的工作部署和工作进程，有针对性地开展专题、专项服务，积极推动学校各项工作的顺利有效开展，将是网站服务的一项重要内容。

(六)进一步完善现有网站服务项目和内容，创新网站服务方式

针对本馆网站咨询方式相对单一的现状，我们可以增加留言板、电子公告牌、用户意见反馈等栏目，增加与用户的互动交流，或建立FAQ数据库，将常见的问题与解答存放在FAQ数据库中，方便读者进行查询与浏览。在网站链接板块可以借鉴北京大学档案馆、南京大学档案馆、华中师范大学档案馆等的做法，增加网站链接的范围和种类，增加本馆网站与同行业网站及其他网站的联系渠道。在努力对现有网站服务项目和内容做深做细做实的基础上，进一步创新网站服务手段与方式，如开展电子档案馆际互借和电子文件传递等服务，以促进档案馆网站服务功能的进一步发展。

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