论科技档案的价值鉴定

论科技档案的价值鉴定

陈作明

绝大部分科技档案具有比较规范的成套性。开展每一个科技项目，包括一个课题研究、一项工程建设、一个产品开发等所形成的全部文件，归档之后就是一套档案。根据这一特点，科技档案价值鉴定工作一般可以分为两个层次开展。第一层次是分析每一份档案在整套档案中所处的地位和作用。处于重要地位的单份档案应当同整套档案的价值相一致；处于次要地位的单份档案可以低于整套档案的价值；个别有文物收藏价值的单份档案，不管整套档案的价值如何，都应当永久保存。

为什么对于科技档案的价值鉴定要分层次进行呢？除了因为有这种可能（因为它有成套性）之外，还有两点好处：（1）由于第一层次的鉴定是以科技档案所载科技知识的价值为依据的，所以便于征求科技人员的意见，避免档案人员单独进行鉴定而发生的片面性；（2）由于先确定了整套科技档案的价值，所以就可以使单份科技档案的价值鉴定不发生大的偏差。

（一）关于第一层次的价值鉴定

科技档案第一层次的价值鉴定，基本上可以按照前述两种价值因素进行分析。

1.史料价值因素

科技档案的史料价值因素主要表现在两方面：一是科技发展史的研究价值，包括国家的、行业的、地方的和本单位的科技发展史；一是自然界发展史的研究价值，包括天文、气象、水文、地质运动等的演变历史和各类生物的生长发展历史。现将具有史料价值的科技档案概括如下：

（1）获得发明奖、科技进步奖和专利权的科研成果和新产品开发成果的档案；

（2）获得奖励的工程设计档案；

（3）虽然未获奖励或专利权，但在本单位历史上具有首创性质的各种科研成果、新产品开发成果和工程设计成果的档案；

（4）对本单位、本地区乃至全国具有纪念意义的各类工程建设档案，不管这些工程是否还存在着；

（5）国内外闻名的、由本单位开发的或以本单位为主继承的传统工艺品生产技术档案；

（6）城市规划和城市变迁档案；

（7）水文、气象、天文观察成果档案；

（8）地质勘探和地形测绘成果档案；

（9）农业、畜牧业、水产养殖业中重大病虫害的调查、观察和防治成果档案；

（10）各类自然资源的调查成果档案；

（11）灾害性地震记录及整理成果档案等。

上述第（1）类到第（6）类具有科技发展史的研究价值；第（7）类至第（11）类具有自然界演变历史的研究价值。具有自然界演变历史研究价值的档案，积累越系统、年代越久远，就越能反映演变规律，其价值也就越大。

2.日常工作查考价值因素

所谓日常工作查考价值就是除史料价值和文物价值之外的工作查考价值，归纳起来主要有以下三方面：

（1）科技知识参考价值。即指科技档案所载的知识内容对于科研、生产、设计等科技活动的参考价值，包括启迪和套用，等等。科技档案的这一使用价值必须符合一个条件，那就是所载科技知识是“合时”的，有技术生命力的。过时的、老化了的科技知识就失去了这种价值。这一点与科技资料的使用价值具有相同的性质，可以参考情报学中的文献老化规律理论和有关的具体研究成果，确定科技档案在这方面的保管期限。按照文献老化规律理论推算，现代文献老化周期都比较短，应用学科的文献老化周期大多在10年左右。当然，科技档案保管期限的确定可以参考而不一定拘泥于这一数据，而且科技档案的使用价值也往往不只是这一方面，若另有长效的使用价值，应当从长确定其保管期限。

（2）日常工作活动的凭证价值。科技档案作为凭证使用的领域很广泛，前述史料价值实际上也可以说成是史实凭证价值。这里指的是除史实凭证之外的其他凭证价值，大致上可以归纳为三点：

①经济活动的凭证价值。科技档案为经济活动作凭证使用，借以排解纠纷的事例很多，现仅举例说明：一是在对产品规格和产品质量发生争端时，要凭产品档案（包括装箱文件）中的有关数据为证。常见的产品质量索赔案件，就是以质量达不到设计要求为依据而提出的，要以设计文件中的技术参数与产品质量实测数据档案为凭证。这种凭证价值为期甚短，通常以产品质量保证期为准，因此，它常常要服从其他长效的使用价值期。二是当科技成果所有权发生争执时，要以科技成果开发档案为凭证。诸如科技成果开发的实验记录、汇总成果报告，等等。这里所说的成果所有权包括专利申请权和科技成果转让权等。科技档案在这方面的价值又常常可以参照科技成果老化周期确定其保管期限。一般地说，科技成果老化了，就不会再发生所有权的争执。三是工程建设的凭证价值。包括土地使用权的凭证和建筑物合法性的凭证，等等。当土地使用权发生争执时，或者建筑物的合法性受到质疑时，工程档案中的土地征用文件和施工许可证就要发挥其凭证价值。其中的施工许可证可以略短于或等同于建筑物的寿命，因为建筑物不存在了，就不会发生建筑物合法性的争论。土地征用文件则往往有更长远的价值，同属本单位的老建筑物拆除、新工程上马的话，土地征用文件仍然有效，它又成了新工程的土地使用权凭证。所以这类档案都要长期或永久保管。

②科技决策活动的凭证价值。有许多科技决策要以档案为凭证。例如，某一工程指挥部在抉择工程地基处理的技术方案时，一种主张采用“沙井预压打桩法”，另一种主张用“直接打桩法”，两种意见争论不休，最后查阅了紧邻的、地质条件相同的并且用“直接打桩法”施工的一项已竣工程的地基沉降观察记录，一致同意用“直接打桩法”，从而使工程费用节省一千多万元，缩短工期15个月。科技档案的这种凭证价值的期限，有的与技术生命周期有关。如果某项技术已经落后，那么其档案显然不可能成为科技决策的凭证。有的则与自然的或社会的条件变迁有联系，条件不变则这种凭证价值不变。

③科技干部考核凭证价值。各级组织在处理科技干部技术职称的晋升，确定对科技干部的使用，对科技干部进行科技能力和工作实绩的测定时，都要查证有关科技档案，以便取得证据，提高考核的可信度。科技档案在这方面的价值有效期，通常可以参照科技干部的科技活动生命周期。一般地说，一名科技干部离休或退休之时，是他正常的科技活动结束之日，尽管有不少人还会“发挥余热”，但对他的科技实绩的考核也就不那么必要了，科技档案在这方面的价值必然会减弱甚至消失。

（3）实物结构查真价值。设备和建筑物等档案，具有对实物结构的查真价值，以对实物进行使用、维护和检修提供参考。科技档案在这方面的价值有效期可以参考实物寿命周期，也就是说，实物报废了，档案的“查真”价值也就消失了。各单位的固定资产折旧制度，为我们判定实物寿命提供了一个极有参考价值的数据，从而也为我们确定设备和建筑物档案在实物查真价值方面提供了参考性的保管期限。

综上所述，科技档案在日常工作查考价值方面，可以分别参照科技知识生命周期、科技干部科技活动生命周期、实物寿命周期等，确定不同的保管期限。若干价值共存的，按照其最长效的价值确定保管期限。

3.文物收藏价值因素

这在前面“总论”中已经阐述，对科技档案的鉴定没有特殊的要求，这里就不重复了。

（二）关于第二层次的价值鉴定

如前所述，科技档案第一层次的价值鉴定，就是要逐件地判定它在整套档案中所处的地位和作用。单份档案除具有文物收藏价值的以外，一般都可以按照等于或小于整套价值的原则具体确定其保管期限。具体分析方法大致上可以归纳如下：

（1）区别零星记述还是综合反映。一般是综合的从长，零星的从短。例如，每一项科研成果档案中，实验记录是零星的，成果报告是综合的。

（2）区别是全面性的还是局部性的。一般是全面性的从长，局部性的从短。例如工程档案中，竣工图是反映工程全面情况的，施工记录是记述局部情况的。

（3）判断是否记述重要部位。记述重要部位的从长，记述次要部位的从短。例如，施工记录中就明显地存在记录重要部位和记录次要部位的区别。

这里所说的从长或是从短，基本上是在前述整套档案的价值范围内变动。从长的可以长到与整套价值相同；从短的就是低于整套价值，低于的幅度要具体情况具体分析，有的甚至可以确定为无保存价值。

可能有人认为，科技档案成套性强，整套档案应当确定同一个保管期限，否则到时候剔除销毁了一部分之后，剩下的就不成套了。这个疑问只要面对实际就不难解答。例如，有一家工厂经过了改建和扩建之后，对于旧厂房的档案只保留了全厂总平面图和方案设计图，并在厂史陈列室里作为新旧厂房对比资料展出过。对于这种情况，总不能指责他们为什么不整套保存，或者为什么不整套销毁。其实，“整套档案”的构成是有条件的，条件之一是都有保存价值，无保存价值的是废纸而不是档案，当然不能包含在整套档案之中。任何一套档案，在剔除了其中已无保存价值的材料之后，剩下的仍然是整套档案。这是因为从档案中剔除了无保存价值的部分，只是剔除其糟粕而不破坏其成套性。众所周知，在文件归档时就已剔除了无归档价值的文件，谁也不会说这归档文件是不成套的。那么，档案保存到一定年限之后，剔除了已失去保存价值的那一部分，怎么能说它不成套了呢！

此外，还有许多专门档案的价值鉴定问题，应当另作研究。

（注：本文是1996年《档案学通讯》第6期发表的《论文书档案的价值鉴定》一文的后续部分。本文中所说的“前述”，都是指那篇文章中已有的论述。）

（原载《档案学通讯》1997年第6期）